Zoho Recruit

Zoho Recruit

Zoho SurveyをZoho Recruitと連携すると、アンケートの回答データをZoho Recruit内の候補者のデータに自動で同期できます。アンケートの質問をZoho Recruitの項目に関連付けておくことで、ユーザーが回答したアンケートの回答内容を、Zoho Recruitの対応する項目に自動で追加／更新することができます。

使用例：

ある人事担当者は、組織の面接に臨む候補者すべての経歴データを収集する必要があるとします。そのため、候補者の連絡先や学歴に関する質問をアンケート形式で作成し、候補者に回答してもらうことにしました。人事担当者は事前に、作成したアンケートの各質問とZoho Recruitの対応する項目の関連付けを設定しておきます。設定の完了後、配信リスト内の候補者全員にアンケートを送信しました。候補者がアンケートの回答を送信すると、Zoho Recruit内の該当の候補者データの対応する項目に、回答内容として送信された連絡先や学歴に関する情報が追加／更新されます。

Zoho SurveyとZoho Recruitを連携するには：

  1. アンケートの編集画面で［連携］タブをクリックします。 

  2. 画面左側のメニューから［連携］をクリックします。
  3. ［Zoho Recruit］の欄で［連携する］をクリックします。なお、Zoho Recruit連携を設定するには、ポータル設定でZoho Recruit連携が有効になっている必要があります。
  4. Zoho Recruitの対象のタブを選択します。
  5. ［次へ］をクリックします。  
  6. 処理の種類を選択します。アンケートの回答をZoho Recruitに同期する方法として、データの追加、データの更新、データの追加／更新の3種類があります。処理の種類を選択した後、アンケートの質問をZoho Recruitの項目に関連付けると、アンケートの回答データをZoho Recruitのデータに反映できるようになります。
    1. データの追加：重複するデータがある場合でも、回答ごとに新しいデータをZoho Recruitに追加します。 

    2. データの更新：Zoho Recruit内の既存のデータを更新します。Zoho Recruitを通じてアンケートを送信する際、Zoho Recruitからの情報をアンケート回答に事前入力する機能を有効にすることができます。これにより、回答者がアンケートを開いた際に、Zoho Recruitから情報が事前入力され、表示されます。また、回答者は事前入力された情報を編集することも可能です。たとえば、ユーザーの名前とメールアドレスがZoho Recruitですでに登録済みの場合、それらの情報がアンケート内の該当の回答欄に事前入力され、表示されます。

    3. データの追加／更新：以下のいずれかの方法で回答を同期します。

      1. Zoho Recruit経由でアンケートを送信すると、Zoho Recruitの一意のデータIDに基づいてデータが同期されます。
      2. 回答者に直接アンケートを送信すると、Zoho Recruitでは、まず既存データの有無が確認されます。データは更新または追加（作成）の方法で同期されます。既存のデータがある場合、アンケートの回答は該当のデータに反映されます。既存のデータがない場合、アンケートの回答はZoho Recruitの新しいデータとして作成されます。
  7. Zoho Surveyのアンケートの質問と、Zoho Recruit項目の関連付けを設定します。   
  8. ［Zoho Survey］欄のドロップダウンをクリックして、Zoho Recruit項目に関連付ける質問を選択します。 
  9. Zoho Recruitで対応する項目の名前を選択します。
  10. Zoho Recruit項目に指定の値を追加するには、Zoho Survey項目で［指定した値］を選択します。なお、指定した値を設定できるのは、チェックボックス、日付、数値、URL、個別の回答のURL、回答の開始日時／終了日時の項目のみです。指定する値を入力します。対応する項目がない場合、Zoho Recruitで項目を作成してから質問に関連付けてください。
  11. 新しい行を追加するには、［+］をクリックします。
  12. 行を削除するには、［X］をクリックします。アンケートに［署名］または［ファイルのアップロード］の質問がある場合、［添付ファイル］セクションに表示されるチェックボックスを有効にします。他に必要な質問やドキュメントがある場合も、チェックボックスを有効にします。
  13. 質問の選択肢をZoho Recruit項目の値に関連付けるには、［関連付ける］をクリックします。再度［関連付ける］をクリックして確定します。
  14. 個々の回答をPDFファイルとしてZoho Recruitのデータに添付するには、対象のチェックボックスを選択します。
  15. ［保存する］をクリックします。

連携の状況を確認するには： 

  1. アンケートの編集画面で［連携］タブをクリックします。 
  2. 画面左側のメニューから［連携］をクリックします。
  3. ［Zoho Recruit］の欄で［連携する］をクリックします。
  4. Zoho Recruitの対象のタブを選択します。
  5. 右上の［Recruitとの同期状況］をクリックします。 

    1. 完了：Zoho Recruitとの同期が完了した回答を表します。
    2. 未実行：Zoho Recruitにまだ登録されていない回答を表します。 
    3. 失敗：Zoho Recruitと同期できなかった回答を表します。 
    4. すべて同期する：アンケート内のすべての回答を一度に同期できます。 
    5. 回答を編集する：対象の回答にカーソルを合わせて、編集アイコン（）をクリックすると、回答を編集できます。 
    6. 回答を表示する：対象の回答にカーソルを合わせて、表示アイコン（）をクリックすると、回答を表示できます。 
    7. 回答を個別に同期する：対象の回答にカーソルを合わせて、同期アイコンをクリックすると、回答を同期できます。 
    8. 回答を削除する：対象の回答にカーソルを合わせて、削除アイコンをクリックすると、回答を削除できます。

連携を解除するには： 

  1. アンケートの編集画面で［連携］タブをクリックします。 
  2. 画面左側のメニューから［連携］をクリックします。 
  3. ［Zoho Recruit］の欄で［連携を解除する］をクリックします。 
  4. ［削除する］をクリックします。 

注意点：

  1. Zoho Recruit連携の設定は、Zoho Surveyのポータル設定ページの［ポータル管理］→［アプリとサービス］欄であらかじめ有効にしておく必要があります。Zoho Recruit連携を有効にすると、Zoho Recruitの組織名とポータルIDが表示されます。
  2. 表示されたポータルとは別のポータルを連携したい場合、既存のポータルの連携を解除してから、対象のポータルとの連携を設定しなおす必要があります。
  3. アンケートの公開前にZoho Recruit連携を設定した場合、すべての回答が自動的に同期されます。公開後にZoho Recruit連携を設定した場合、連携後に受信した回答のみが自動的に同期されます。連携前に受信した回答は手動で更新する必要があります。
  4. アンケートに独自ドメインを設定している場合、Zoho Recruit内でのメール送信時のテンプレートにカスタムドメインのリンクが表示されます。既存のテンプレートについては、いつでも独自ドメインのリンクを編集して保存できます。
  5. 指定した値を設定可能なZoho Recruit項目は、以下の通りです。
    1. チェックボックス（真偽値）：true／false／True／False
    2. 日付：YYYY/MM/DD形式の日付
    3. 数値：アンケートの数値項目と関連付けます
    4. URL：有効なURL形式と関連付けます
    5. 個々の回答のURL：Zoho Recruitの対応するURL項目と関連付けます 
    6. 回答の開始日時／終了日時：Zoho Recruitの日時項目と関連付けます
  6. たとえば、アンケートからZoho Recruitのチェックボックス項目に指定の値を追加するには、［指定した値］を追加して「True」／［False］と入力します。
  7. Zoho Recruitの対象タブからアンケートを送信するには、Zoho RecruitでZoho Survey連携の設定が必要です。手順については、こちらをクリックしてください。
  8. Zoho Recruitでアンケートの回答とレポートを表示するには、こちらをクリックしてください。

利用可能なプラン：

Zoho SurveyとZoho Recruitの連携は、Zoho Surveyのプロプラン、エンタープライズプランで利用できます。