自動化のためのルールを作成する

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Rulesを使用すると、繰り返し行う処理を自動化できます。ワークフローを定義し、自動化するだけで、準備は完了です。

チーム用のルールを作成できるのは、チーム管理者のみです。

ルールの設定方法

Zoho TeamInbox にログインします。
左ペインで、ルールを設定したいチームにマウスポインタを合わせ、その他アイコンをクリックし、チーム管理をクリックします。
Rulesタブを選択し、Add Rulesをクリックします。
ルールの名前を入力します。
Triggerを定義します。選択できるトリガーは以下の通りです：
- 受信メッセージ - メッセージが受信されたとき。このメッセージは既存スレッドへの返信、または新規メッセージのいずれかです。
- 送信メッセージ - 新規メッセージが送信されたとき。このメッセージは既存スレッドの返信であってはなりません。
- 送信返信 - 既存スレッドで返信が送信されたとき。
- コメント - 任意のスレッドで新しいコメントが追加されたとき。
トリガーは複数選択できます。
ルールで処理を実行するために満たすべき条件を定義します。条件は任意の数だけ追加でき、すべての条件を満たすか、いずれか一つを満たすかを選択できます。選択可能な条件は以下の通りです：
- 受信トレイが - スレッドが指定した受信トレイに属していること。
- 担当者が - スレッドの担当者が指定したユーザーであること。
- 差出人 - メッセージの差出人に基づいてスレッドをフィルタリングします。
- To - メッセージの受信者に基づいてスレッドをフィルタリングします。
- CC - メッセージでCCに追加された人でスレッドをフィルタリングします。
- BCC - メッセージでBCCに追加された人でスレッドをフィルタリングします。
- 件名 - メッセージの件名に基づいてスレッドをフィルタリングします。
- メッセージ本文 - メッセージの内容に基づいてスレッドをフィルタリングします。
- 添付ファイルあり - スレッドに添付ファイルが含まれていること。
- 添付ファイルなし - スレッドに添付ファイルが含まれていないこと。
トリガーとしてコメントを選択した場合、設定できる条件は以下の通りです：
- 受信トレイが - スレッドが指定した受信トレイに属していること。
- 担当者が - スレッドの担当者が指定したユーザーであること。
- コメント内容 - コメントの内容に基づいてスレッドをフィルタリングします。
- コメント投稿者 - コメントを投稿したメンバーに基づいてスレッドをフィルタリングします。
- メンション - コメント内で@メンションされたメンバーに基づいてスレッドをフィルタリングします。

上記の条件が満たされた際に実行する処理を選択します。選択可能な処理は以下の通りです：
- 割り当て先 ‐ スレッドが指定した担当者に割り当てられます。
- Unassign ‐ スレッドの担当者が解除されます。
- Archive ‐ スレッドがアーカイブされます。
- ごみ箱 ‐ スレッドがごみ箱に移動されます。
- Unarchive ‐ スレッドのアーカイブが解除されます。
- 通知 teammates ‐ 選択したユーザーに対してルールが通知されます。
- 適用する tag ‐ 選択したタグがスレッドに適用されます。
- 削除する tag - 選択したタグがスレッドから削除されます。
- 追加する followers ‐ 選択したメンバーがスレッドのフォロワーになります。
- Reply with ‐ 条件が満たされた際に送信する返信テンプレートを選択します。
- 送信 Webhook url‐ サードパーティアプリケーションへ通知し、条件達成時にリアルタイムで処理を実行します。
必要に応じて複数の処理を追加できます。
作成をクリックします。

ルールを保存すると有効化され、処理が開始されます。無効にするをクリックすることで、いつでもルールを停止できます。必要に応じて再度有効化可能です。