組織内におけるファイルやフォルダーの共有

組織内におけるファイルやフォルダーの共有

Zoho WorkDriveでは、ファイルやフォルダーをチームメンバーやグループと共有し、適切なアクセス権限を設定することで、共同作業を効率化できます。さらに、詳細なアクセス権限や個別メッセージ、有効期限などを設定して、対象ユーザーのみにファイルやフォルダーを共有できます。

この機能は、チームフォルダーに属していないチームメンバーやグループと、ファイルやフォルダーを共有する場合や、特定のファイルやフォルダーに異なるアクセス権限を割り当てる場合に役立ちます。

Zoho One、Zoho Workplace、Zoho Directoryで作成した組織グループと、ファイルやフォルダーを共有することもできます。




チームメンバーやグループとのファイルまたはフォルダーの共有  

  1. 共有するファイルまたはフォルダーを選択します。
  2. 上部の操作バーの［共有する］をクリックします。
    ［共有］の設定画面が表示されます。
    あるいは、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、［共有する］→［メンバーを追加する］の順に移動しても同じ画面が表示されます。
  3. ファイルやフォルダーを共有するチームメンバー、グループ名、メールアドレスを入力します。
    メモWorkplaceグループとファイルやフォルダーを共有する場合は、グループのメールアドレスを入力して、アクセス権限を割り当てます。
  4. ［アクセス権限］ のドロップダウンから、割り当てる役割を選択します。
    メモ
    複数メンバーを同時に追加した場合、選択した役割が全員に適用されます。メンバーごとに異なる役割を割り当てる場合は、メンバーを個別に追加し、役割をそれぞれ設定する必要があります。
  1. メンバーを追加した後、［個別メッセージを追加してください］をクリックすると、共有通知にメモや指示を追加できます。
  2. アクセス期間を制限する場合は、［有効期限を設定する］をオンにし、有効期限の日時を選択します。
  3. ［共有する］をクリックします。

メンバーに共有したファイルやフォルダーは、［自分に共有］セクションからアクセスできます。
特定のグループと共有したファイルやフォルダーを表示するには、［自分に共有］の画面上部のドロップダウンから該当するグループ名を入力または選択します。

メモ
メモ：
  • ファイルやフォルダーをグループと共有すると、グループの各チームメンバーに、メールとアプリ内のポップアップ通知が送信されます。ただし、ファイルやフォルダーをWorkplaceグループと共有した場合、グループの各メンバーではなく、グループのメールアドレスにのみメール通知が送信されます。
  • グループと個人の両方のアクセス権限を持つメンバーには、より上位の役割が適用されます。

共有時のアクセス権限管理  

  • ファイルまたはフォルダーを選択し、画面上部の操作バーで、［共有する］をクリックします。［共有］設定の画面には、ファイルやフォルダーが共有されているすべてのメンバーとグループが一覧表示されます。
  • メンバー名の横にある［アクセス権限］ドロップダウンをクリックします。
  • こちらの画面で、アクセス権限の更新や削除、有効期限の変更を行うことができます。
  

ファイルのアクセス権限

  • 共有：ファイルの共有、編集、コメントが可能です。
  • 編集：ファイルの編集、コメントが可能です。
  • 表示とコメント：ファイルの表示、コメントが可能です（編集はできません）。
  • 項目値の編集（Zoho Writerのファイルのみ）：ファイルの表示、割り当てられた項目の入力が可能です。
  • 表示：ファイルの表示のみ可能です。

フォルダーのアクセス権限

  • 管理：フォルダー内のファイルの作成、編集、整理、共有、コメントが可能です。
  • 編集：フォルダー内のファイルの作成、編集、コメントが可能です。
  • 表示とコメント：フォルダー内のファイルの表示、コメントが可能です（編集はできません）。
  • 表示：フォルダー内のファイルの表示のみ可能です。