共有リンクを使ってファイルとフォルダーを共有する方法

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共有リンクは、ファイルやフォルダーを外部と共有する際に、アクセス制御や表示設定を追加して共有するために使用します。パーマリンクと同様に、共有リンクでは、パスワード保護、名前・メールアドレス・電話番号などのユーザー情報の入力を必須にする設定、アクセス状況の追跡、有効期限（日付指定）などの詳細なオプションを利用できます。

共有リンクは、チーム外とコンテンツを共有しつつ、より厳密に制御したい場合に最適です。たとえば、クライアント、ベンダー、外部パートナーとのやり取りや、期間限定・特定のアクセス条件付きでファイルを共有する場合などに利用できます。

外部共有リンクを作成する

共有したいファイルまたはフォルダーを選択します。
画面上部の操作バーから共有をクリックします。「共有」ダイアログボックスが開きます。
または、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、共有> 新しい外部共有リンクを選択します。
［アクセスできるユーザー］セクションで、［新しい外部共有リンク］をクリックします。「外部共有リンク」ダイアログボックスが開きます。
リンク名を入力します。これにより、同じファイルやフォルダーに対して複数のリンクがある場合でも、この共有リンクを識別して後から管理しやすくなります。
［アクセスレベル］ドロップダウンで、外部共有したいファイルまたはフォルダーのアクセスレベルを選択します。
設定が完了したら、次のオプションを設定して、この共有リンクのアクセス、セキュリティ、利用方法を管理します。

［パスワードを設定］をオンにして、共有リンクをパスワードで保護します。有効にすると、外部ユーザーはリンクにアクセスする際にパスワードを入力する必要があります。
［有効期限を設定］をオンにして、アクセスできる期間を制限します。有効にすると、選択した日付を過ぎるとリンクは無効になります。
［ダウンロードを許可］をオンにして、外部ユーザーにファイルやフォルダーのダウンロードを許可します。オフにすると、ダウンロードは制限されます。

この設定は、チームフォルダー管理者がチームフォルダーレベルで表示、ダウンロード、印刷オプションを有効にしている場合にのみ利用できます。
［ユーザー情報を要求］をオンにして、外部ユーザーに名前、メールアドレス、電話番号などの情報の入力を必須にします。有効にすると、ユーザーはリンクにアクセスする前にこれらの情報を送信する必要があります。

［作成］をクリックします。設定した内容に基づいて、新しい共有リンクが作成されます。
［コピー］をクリックし、メール、グループチャット、SNS などを通じて外部ユーザーとリンクを共有します。
また、共有リンクをメールで送信をクリックするだけで、共有リンクを直接メール送信することもできます。

同じファイルやフォルダーに対して、セキュリティレベルや設定の異なる複数の共有リンクを作成し、共有の目的に応じて使い分けることができます。

共有リンクを管理する

ファイルまたはフォルダーを選択し、画面上部の操作バーから共有をクリックします。すべての共有リンクが「共有」ダイアログボックスに一覧表示されます。
目的の共有リンクの「リンクをコピー」アイコンの横にある操作をクリックします。
次のオプションが表示されます。

統計を表示: この共有リンクについて、ユーザーごとのダウンロード数と、最後にダウンロードされた日時を表示します。
共有リンクをメールで送信: 共有リンクをメールで直接送信します。
設定を変更: この共有リンクの有効期限、パスワード、ダウンロード設定、ユーザーデータ収集設定などを更新します。
共有リンクを削除: 共有リンクが不要になった場合に削除します。

ファイルの権限

Zoho 形式のファイル（Writer、Sheet、Show）では、外部ユーザーに対して、閲覧のみ、閲覧とコメント、または編集のアクセス権を付与できます。
非 Zoho 形式のファイル（ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション）や、画像、動画、PDF などのその他のファイルタイプでは、外部ユーザーには閲覧および編集のアクセス権のみ付与できます。

フォルダーの権限

閲覧 - 外部ユーザーは、フォルダー内のファイルの閲覧とダウンロードのみ可能です。
アップロード - 外部ユーザーは次の操作が可能です。

ファイルのアップロード（アップロード可能なファイルサイズの上限は、利用中の WorkDrive プランに基づきます）

ファイルのプレビューおよびダウンロード

編集 - 外部ユーザーは、フォルダー内のファイルをアップロードおよび編集できます。

共有リンクの制限事項

外部共有機能は、チームレベルとチームフォルダーレベルの両方で有効または無効にできます。
チームフォルダーで外部共有が有効になっている場合、そのチームフォルダー内で外部にファイルやフォルダーを共有できるのは、管理者（Admin）とオーガナイザー（Organizer）のみです。
チーム管理者は、メンバーのマイフォルダー内の外部共有リンクを有効または無効にできます。
アップロードできるファイルの最大サイズは、スタータープランで 10 GB、チームプランで 50 GB、法人プランで 250 GB です。
編集できるのは、Zoho Writer、Zoho Sheet、Zoho Show などの Zoho ネイティブ形式のファイルのみです。
すべての外部共有リンクは公開リンクであり、リンクを知っているユーザーは誰でもアクセスできます。アクセスを制限するために、パスワードや有効期限を設定できます。
外部共有されたファイルやフォルダーにアクセスするには、外部ユーザーは受信したメールやアプリに移動する必要があります。Zoho アカウントを持っている場合でも、その外部ユーザーのフォルダー一覧には表示されません。
外部共有リンクを削除すると、外部ユーザーによるファイルやフォルダーへのアクセスも削除されます。