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共有リンクは、有料プランでのみ利用できます。

1. 共有したいファイルまたはフォルダーを選択します。
2. 上部の操作バーから共有をクリックします。[共有]ダイアログボックスが開きます。
   または、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、共有> 新しい外部共有リンクを選択します。
3. ［アクセスできるユーザー］セクションで、［新しい外部共有リンク］をクリックします。[外部共有リンク]ダイアログボックスが開きます。
4. リンク名を入力します。リンク名を付けておくと、同じファイルやフォルダーに対して複数のリンクがある場合でも、後からこの共有リンクを識別・管理しやすくなります。
5. ［アクセスレベル］ドロップダウンで、外部共有したいファイルまたはフォルダーのアクセスレベルを選択します。
6. 設定が完了したら、以下のオプションを設定して、この共有リンクのアクセス・セキュリティ・利用方法を管理します。

• パスワードを設定をオンにすると、共有リンクをパスワードで保護できます。有効にすると、外部ユーザーはリンクにアクセスする前にパスワードを入力する必要があります。
• 有効期限を設定をオンにすると、アクセスできる期間を制限できます。有効にすると、選択した日付を過ぎるとリンクは無効になります。
• ダウンロードを許可をオンにすると、外部ユーザーにファイルやフォルダーのダウンロードを許可します。オフにすると、ダウンロードは制限されます。
  

  

  この設定は、チームフォルダー管理者がチームフォルダーレベルで表示・ダウンロード・印刷オプションを有効にしている場合にのみ利用できます。
• ユーザー情報を要求をオンにすると、外部ユーザーに名前、メールアドレス、電話番号などの情報の入力を必須にできます。有効にすると、ユーザーはリンクにアクセスする前にこれらの情報を送信する必要があります。

7. 作成をクリックします。設定内容に基づいて新しい共有リンクが作成されます。
   
   
   
   
8. コピーをクリックし、コピーしたリンクをメール、グループチャット、SNSなどを通じて外部ユーザーと共有します。
   また、共有リンクをメール送信をクリックするだけで、共有リンクをメールで送信することもできます。
   
   

 
共有リンクを管理する

• ファイルまたはフォルダーを選択し、上部の操作バーから共有をクリックします。すべての共有リンクが共有ダイアログボックスに一覧表示されます。
• 操作アイコンを、リンクをコピーアイコンの横にある、目的の共有リンクに対してクリックします。
  次のオプションが表示されます。

1. 統計を表示: この共有リンクについて、ユーザーごとのダウンロード数と、最後にダウンロードされた日時を表示します。
   共有リンクをメール送信: 共有リンクをメールで直接送信します。
2. 設定を変更: この共有リンクの設定（有効期限、パスワード、ダウンロード設定、ユーザーデータ収集設定など）を更新します。
3. 共有リンクを削除: 不要になった共有リンクを削除します。

ファイルの権限

• Zoho形式のファイル（Writer、Sheet、Show）では、外部ユーザーに閲覧のみ、閲覧とコメント、または編集のアクセス権を付与できます。
• Zoho形式以外のファイル（ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション）や、画像・動画・PDFなどのその他のファイルタイプでは、外部ユーザーには閲覧または編集のアクセス権のみ付与できます。
  
  

フォルダーの権限

• 閲覧 - 外部ユーザーは、フォルダー内のファイルの閲覧とダウンロードのみ可能です。
• アップロード - 外部ユーザーは次の操作が可能です。

1. ファイルのアップロード（アップロード可能なファイルサイズの上限は、利用中のWorkDriveプランに応じて適用されます）
2. ファイルのプレビューおよびダウンロード

• 編集 - 外部ユーザーは、フォルダー内のファイルをアップロードおよび編集できます。
  
  

外部共有に関する管理者コントロール

1. チームフォルダー管理者は、チーム全体に対して外部共有を有効または無効にできます。
   
2. 外部共有がチームレベルで有効な場合、チームフォルダー管理者は、チームフォルダー単位でも外部共有を制御できます。
   
3. チームフォルダーで外部共有が有効な場合、そのフォルダー内で外部にファイルやフォルダーを共有できるのは、管理者とオーガナイザーのみです。
   
4. チーム管理者は、すべてのメンバーの［マイフォルダー］に対して外部共有を有効または無効にするか、特定のチームメンバーやクライアントメンバーのみに制限することができます。
   

共有リンクの制限事項

• ファイルの最大アップロードサイズは、Starterプランで10 GB、Teamプランで50 GB、Enterpriseプランで250 GBです。
• 編集できるのは、Zoho Writer、Zoho Sheet、Zoho Show などのZohoネイティブ形式のファイルのみです。
• すべての外部共有リンクは公開リンクであり、リンクを知っているユーザーであれば誰でもアクセスできます。アクセスを制限するには、パスワードや有効期限を設定してください。
• 外部共有されたファイルやフォルダーにアクセスするには、外部ユーザーは受信したメールやアプリからリンクを開く必要があります。Zohoアカウントを持っている場合でも、外部ユーザー側のフォルダー一覧には表示されません。
  
• トライアルユーザーが作成できる共有リンクは、チーム全体で最大5件までです。
• 外部共有リンクを削除すると、外部ユーザーによるファイルやフォルダーへのアクセスも削除されます。