外部共有用リンクを使用したファイルやフォルダーの共有
Zoho WorkDriveの外部共有用リンクを使用すると、アクセス権限や公開範囲を設定したファイルやフォルダーを外部と共有できます。外部共有用リンクでは、リンクを通じたアクセスを許可できるだけでなく、パスワード保護、アクセスしたユーザーの情報収集、アクセス履歴の追跡、リンクの有効期限の設定などの機能も利用できます。
外部共有用リンクは、アクセス権限を細かく設定した上で、
組織外にファイルやフォルダーを共有する必要がある場合に適しています。組織外の関係者、顧客、パートナーなどと共同作業を行う場合や、ファイルへのアクセスに期間などの条件を設定したい場合に役立ちます。
こちらの機能は、有料プランでのみ利用可能です。
外部共有用リンクの作成
- 共有するファイル／フォルダーを選択します。
- 画面上部の操作バーで、［共有する］をクリックします。共有設定の画面が表示されます。
または、ファイル／フォルダーを右クリックし、［共有する］→［新しい外部共有用リンク］の順に移動しても同じ画面が表示されます。 - ［アクセスできるユーザー］セクションで、［新しい外部共有用リンク］をクリックします。
外部共有用リンクの設定画面が表示されます。 - リンク名を入力します。リンク名を設定することで、同じファイルやフォルダーに複数のリンクがある場合でも識別／管理しやすくなります。
- ［アクセス権限］のドロップダウンで、外部ユーザーに付与する権限を選択します。
- リンクのアクセス権限、パスワード保護、ダウンロード設定、ユーザー情報収集などの設定を行います。
- リンクをパスワードで保護するには、［パスワードの設定］を有効にします。設定を有効にすると、外部ユーザーはアクセス時にパスワードを入力する必要があります。
- リンクの有効期限を設定するには、［有効期限を設定する］を有効にします。設定した期限を過ぎるとリンクは自動的に無効になります。
- 外部ユーザーにファイルやフォルダーのダウンロードを許可するには、［ダウンロードを許可する］を有効にします。設定を無効にした場合、ダウンロードはできません。
この設定は、チームフォルダーの管理者が、チームフォルダー単位で［ダウンロードと印刷のメニューを表示する］の設定を有効にしている場合にのみ利用できます。 - 外部ユーザーに氏名、メールアドレス、電話番号の入力を必須とするには、［ユーザー情報を依頼する］を有効にします。設定を有効にすると、ユーザーはリンクにアクセスする前にこれらの情報を入力する必要があります。
- ［作成する］をクリックします。指定した設定に基づき、外部共有用リンクが作成されます。
- リンクをコピーしてメール、グループチャット、SNSなどで共有するには［コピーする］をクリックします。
外部共有用リンクをメールで送信するには、［外部共有用リンクをメールで送信する］をクリックします。
同じファイルやフォルダーに複数の外部共有用リンクを作成し、それぞれに異なるアクセス権限を設定して、共有の目的に応じて使い分けることができます。
外部共有用リンクの管理
- 画面上部の操作バーで、ファイル／フォルダーを選択し、［共有する］をクリックします。［共有］の設定画面で、すべての外部共有用リンクが一覧表示されます。
- リンクをコピーするアイコンの横にある［処理］をクリックします。
以下の設定項目が表示されます。
- 統計情報を表示する：該当する外部共有用リンクのダウンロード数と最終ダウンロード日時を確認できます。
外部共有用リンクをメールで送信する：該当する外部共有用リンクをメールで送信できます。 - 設定を変更する：該当する外部共有用リンクの有効期限、パスワード保護、ダウンロード設定、ユーザー情報収集設定などを更新できます。
- ダウロード用リンクを削除する：不要になったリンクを削除できます。
ファイルの権限設定
- Zoho形式（Zoho Writer、Zoho Sheet、Zoho Showなど）のファイルでは、外部ユーザーに［表示］、［表示およびコメント］、［編集］の各権限を付与できます。
- Zoho形式以外（文書、表計算、プレゼンテーション、画像、動画、PDFなど）のファイルでは、［表示］と［編集］のみ付与できます。
フォルダーにおけるアクセス権限の設定
- 表示：フォルダー内ファイルの表示およびダウンロードのみを許可します。
- アップロード：外部ユーザーに次の操作を許可できます。
- ファイルのアップロード（プランにより上限が適用されます）
- ファイルのプレビューとダウンロード
- 編集：外部ユーザーにフォルダー内ファイルのアップロードと編集を許可します。
共有リンクの制限
- 外部共有の機能は、チームとチームフォルダーの両方で有効／無効にできます。
- チームフォルダーでの外部共有が有効になっている場合は、管理者と副管理者のみがファイルとフォルダーを外部へ共有できます。
- チーム管理者は、チームメンバーの［自分のフォルダー］における外部共有用リンクの作成を有効／無効にできます。
- アップロードできるファイルのサイズの上限は、スタータープランでは10GB、チームプランでは50GB、ビジネスプランでは250GBです。
- Zoho独自の形式（Zoho Writer／Sheet／Show）のファイルのみ編集可能です。
- すべての外部共有用リンクは公開リンクです。リンクを通じて誰でもアクセスできますのでご注意ください。パスワードや有効期限を設定して、アクセスを制限することも可能です。
- 外部ユーザーは、リンクを受信したメールやアプリを開き、ファイルやフォルダーにアクセスする必要があります。外部ユーザーがZohoアカウントを持っていても、これらのファイルやフォルダーがそのユーザーのZoho WorkDriveに表示されることはありません。
- 外部共有用リンクを削除すると、外部ユーザーは当該ファイルやフォルダーにアクセスできなくなります。