チームフォルダーの退出、アーカイブ、削除
チームフォルダーの退出、アーカイブ、削除を行うことで、Zoho WorkDriveアカウント内を整理できます。これにより、表示をすっきりさせたり、データを保持したまま一時的にアクセスを停止したり、ストレージを完全に解放したりすることが可能です。Zoho WorkDriveアカウント内を整理され、安全で、管理された状態に保つことができます。
チームフォルダーからの退出
チームフォルダーから退出すると、不要になったファイルやフォルダーへのアクセス権限を削除し、現在進行中のプロジェクトやタスクに集中できる環境を整えることができます。なお、自分が退出しても、他のメンバーのアクセス権限に影響はありません。
チームフォルダーから退出するには
- 画面左側のメニューで、退出するチームフォルダーを選択します。
- 画面上部の［管理する］をクリックし、［チームフォルダーを退出する］を選択します。
確認メッセージが表示されます。 - 内容を確認し、［フォルダーを退出する］をクリックします。
各チームフォルダーには、最低1名の管理者が設定されている必要があります。自分自身が唯一の管理者である場合、退出する前に他のメンバーへ管理者権限を割り当てるよう求められます。
手順が完了すると、チームフォルダーのメンバーから解除されます。
チームフォルダーのアーカイブ
チームフォルダーが現在は不要であるけれども、今後必要になる可能性がある場合は、チームフォルダーをアーカイブできます。アーカイブすると、そのフォルダー内のファイルやフォルダーにはアクセスできなくなります。ただし、すべてのデータ、メンバーの役割、共有権限は保持されます。
チームフォルダーをアーカイブできるのは、チームフォルダーの管理者のみです。
チームフォルダーをアーカイブするには
-
左側のパネルで、アーカイブしたいチームフォルダーをクリックして開きます。
-
上部のチームフォルダー名の横にある［管理］をクリックし、［設定］を選択します。［設定］タブが開きます。
-
［チームフォルダーをアーカイブする］のセクションで、［アーカイブする］をクリックします。確認画面が表示されます。
-
確認画面で［アーカイブする］をクリックすると、チームフォルダーがアーカイブされます。
チームフォルダーがアーカイブされると：
-
チームフォルダーはアクセスできなくなり、すべてのメンバーから非表示になります。
-
チームフォルダー内で設定されていたすべての役割、権限、共有用リンクは無効になります。
-
共有されているファイルやフォルダーは、チームメンバーと外部ユーザーの両方からアクセスできなくなります。
ただし、フォルダー内のすべてのファイル、フォルダー、役割の設定は保持され、アーカイブを解除した際にそのまま復元されます。
-
アーカイブされたチームフォルダーも、引き続きチームのストレージ容量を使用します。
-
ファイルやフォルダーが連携中のアプリに関連付けられているチームフォルダーは、アーカイブできません。
-
アーカイブを解除できるのは、チームフォルダー管理者とチーム管理者のみです。チームフォルダー管理者とチーム管理者は、いつでもアーカイブを解除して再度有効にできます。
チームフォルダーのアーカイブを解除するには
チームフォルダーのアーカイブを解除できるのは、チームフォルダー管理者のみです。
-
左側のパネルで、［チームフォルダー］に移動します。チームフォルダーのページが表示されます。
-
チームフォルダーの種別のドロップダウンから、［アーカイブ済み］を選択します。アクセス権があり、アーカイブされているチームフォルダーの一覧が表示されます。
-
アーカイブを解除するチームフォルダーにカーソルを合わせ、［アーカイブを解除する］をクリックします。確認画面が表示されます。
-
確認画面で［アーカイブを解除する］をクリックします。チームフォルダーのアーカイブが解除されます。
アーカイブを解除すると、チームフォルダーは復元され、すべてのメンバーから再び利用できるようになります。
-
アーカイブ前に設定されていたすべての役割、権限、共有用リンクが復元されます。
-
共有されているすべてのファイルやフォルダーは、チームメンバーや外部ユーザーから再びアクセス可能になります。
チーム管理者は、管理画面からいつでもチームフォルダーのアーカイブやアーカイブの解除を行うことができます。
チームフォルダーの削除
チームフォルダーを削除すると、フォルダー内のすべてのファイルや資料が完全に削除され、すべてのメンバーがアクセスできなくなります。これにより、使用していたストレージ容量が解放されます。
チームフォルダーを削除できるのは、そのフォルダーの管理者のみです。
チームフォルダーを削除するには
- 画面左側の画面で、削除するチームフォルダーを選択します。
- 画面上部の［管理する］をクリックし、ドロップダウンから［設定］を選択します。［設定］タブが表示されます。
- 「チームフォルダーの削除」設定で、［削除する］をクリックします。 確認メッセージが表示されます。
- 内容を確認し、［はい］をクリックします。
チームフォルダーが削除されます。