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概要

Zoho Writerを使用して、各サブフォームのデータとメインフォームのデータを組み合わせ、サブフォームのデータごとに固有の文書を生成します。

ビジネス上のさまざまな場面や取引では、共通の親データに複数の入力項目やデータが含まれます。各データの内容と親データを組み合わせ、データごとに個別の文書を生成する必要がある場合があります。

たとえば、研修プログラムに複数の参加者がいる場合、参加者ごとに個別の修了証明書を生成する必要があります。各証明書には、参加者のデータに加え、コース名、講師、日付などの親データが含まれます。

前提条件

• メインフォームとサブフォームの両方のデータを含むデータソースに接続された差し込みテンプレート。
  

• サブフォームからメインフィールドへの変換

手順

1. ［自動化の設定］パネルで、［データソースを変換］を選択します。
   
   

2. 出力単位として使用するサブフォームを選択します。
   
   

   

3. 変換後の差し込みフィールドを挿入して、差し込みテンプレートを更新します。変換後は、選択したサブフォームとその親フォーム（メインフォーム）の両方のフィールドを挿入できます。
   

4. 差し込みを実行します。Writerでは、選択したサブフォームのデータごとに文書が1件生成され、対応するメインフォームのフィールドが各文書に自動的に挿入されます。
   

変換が差し込みに与える影響

1. サブフォームの各データは、個別の差し込みデータとして扱われます。
   

2. 差し込み設定全体で、選択したサブフォームとその親フォーム（メインフォーム）の両方のフィールドを使用できます。
   

3. 文書名やフォルダーのパスなどの差し込み出力を設定する際に、メインフォームとサブフォームの両方のフィールドを使用できます。
   

補足

既存のデータ変換の解除

別のサブフォームに切り替える場合や、元のデータソース設定に戻す場合は、変換を解除できます。以下のように既存のデータ変換を解除し、別のサブフォームを選択するか、データソースを元の状態に戻します。

よくある質問

1. 生成される文書の件数は？
   選択したサブフォームのデータごとに文書が1件作成されます。親データにサブフォームの入力データが5件ある場合、5件の文書が生成されます。
2. データソースを変換しない場合はどうなりますか？
   Writerでは、メインフォームが出力単位として扱われます。サブフォームのデータは個別の文書としてではなく、1件の文書内に繰り返し行として差し込まれます。
3. 使用するサブフォームを後から変更できますか？
   はい。既存の変換を解除してから、別のサブフォームを選択するか、元のデータソース設定に戻します。
4. 差し込み出力の設定でサブフォームのフィールドを使用できますか？
   はい。データソースを変換すると、文書名、フォルダーのパス、その他の差し込み出力を設定する際に、メインフォームとサブフォームの両方のフィールドを使用できます。

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