ドキュメント結合におけるインタラクティブな事前入力サブフォームの生成

ドキュメント結合におけるインタラクティブな事前入力サブフォームの生成

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概要

ドキュメントマージにおけるインタラクティブな事前入力済みサブフォームテーブルとは、マージ後のドキュメント内にあり、次のような特性を持つテーブルセクションを指します。
  1. 接続されたデータソース(CRM、スプレッドシート、フォームなど)からのデータを使って自動で事前入力されます。
  2. サブフォームテーブルとして表示され、関連レコード(明細行、扶養家族、チームメンバー、資産など)ごとに行が繰り返されます。
  3. 最終ドキュメント上でもインタラクティブな状態が保たれ、ユーザー(顧客、取引先、スタッフなど)が署名や確定前に、ドキュメント内で直接、内容の確認・編集・行の追加を行えます。
フィールドを操作し、合計値がリアルタイムに更新される様子を確認するには、サンプルフォームはこちらをご覧ください。

手順

インタラクティブな事前入力済みフォームを作成する方法

  1. 新しいマージテンプレートを作成します。
  2. [Automate]ペインに移動し、事前入力したいフィールドがある場合は、テンプレートをデータソースに接続して、そのデータソースの項目値を使用できるようにします。
  3. 編集不可の事前入力済みデータ(読み取り専用フィールド)を挿入する場合
    1. 事前入力したいデータ(氏名、ID、部署、サービス種別など)のマージフィールドを挿入し、正しくマッピングされていることを確認します。
    2. ユーザーに入力させたい内容に応じて、適切なフィールドタイプ(テキスト、ドロップダウン、チェックボックス、日付、数値など)を選択します。
    3. これらの値はマージ時に自動で反映され、最終ドキュメントでは編集不可のままになります。
  4. インタラクティブな事前入力済み入力フィールドを挿入する場合
    1. 受信者に自動入力しつつ、編集も許可したいフィールドに使用します。
    2. 入力可能フィールドを挿入し、それらをマージフィールドにマッピングします。これにより、マージ時に自動で事前入力され、マージ後の入力可能フォームでもインタラクティブな状態が維持されます。
  5. 事前入力済みサブフォームテーブル(インタラクティブサブフォーム)を挿入する場合
    1. 明細行、扶養家族、資産リストなど、繰り返しデータのグループに使用します。[Fields] > [Fillable Fields] > [Subform Table] をクリックします。

       

    2. 作成方法を選択します。
      1. オプション 1: 事前入力済みサブフォームテーブルを挿入 - データソースからサービス一覧など複数レコードをサブフォームに表示し、事前入力したいフィールドを選択したい場合に使用します。サブフォームのフィールドは、ソースの関連リストから自動的に取得されます。
        メモ: これを使用するには、データソースが CSV ファイルでない必要があります。
      2. オプション 2: 空の入力可能サブフォームテーブル - フォーム入力者に、フィールドへ手動で入力してレコードを追加してもらいたい場合(例:追加の残業タスクなど)に使用します。
        1. [Create Empty Subform Table] を選択します。
        2. 列(例:タスク名、勤務時間、残業単価)を定義します。ユーザーはフォーム入力時に行の追加や削除を行えます。 

補足メモ

真にインタラクティブなフォームにするには、サブフォームテーブルに数式や条件付きロジックを追加し、計算結果が動的に更新されるようにし、ユーザー入力に応じてフィールドが変化するように設定します。

フォームでリアルタイム計算を行うための数式を追加する方法

  1. 数式フィールドを使用すると、ドキュメント内で計算処理を自動化できます。
  2. 数式フィールドを追加したい位置(例:「合計」ラベルの横)にカーソルを置きます。
  3. [Insert > Fields > Fillable Fields > Formula] をクリックし、[Advanced fields] の下にある数式フィールドを選択します。テーブル左側のビジュアルキューから数式を選択することもできます。
  4. サブフォームテーブル内では、SUMIFSUMPRODUCT などの条件付き数式を使用できます。


  5. 数式の式を定義します。入力可能フィールドは、そのフィールド名を使って参照できます。


    例:合計賃金 = (終了時刻 − 開始時刻)× 時給
    サブフォームの場合:合計残業手当 = SUM(Subform.OT_Hours * Subform.OT_Rate)
  6. ユーザーが入力可能フィールドの値を入力または変更すると、数式は自動的に再計算されます。Writer の数式について詳しくは、こちらをクリックして詳細をご確認ください。
  1. マージから事前入力済みフォームを作成する方法
  2. 入力可能ドキュメントの送信時アクション
  3. マージしたドキュメントを入力可能 PDF として保存する方法
  4. Zoho Writer で数式フィールドを挿入する
  5. 条件を追加してドキュメントを自動化する
  6. Writer のマルチステップ自動ワークフロー