ドキュメントマージでインタラクティブな事前入力済みサブフォームを生成する方法

ドキュメントマージでインタラクティブな事前入力済みサブフォームを生成する方法

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概要

ドキュメントマージのインタラクティブな事前入力済みサブフォームテーブルとは、マージされたドキュメント内のテーブルセクションであり、以下の特徴があります:
  1. 接続済みデータ元(CRM、表計算シート、またはフォーム)からデータを自動的に事前入力します。
  2. サブフォームテーブルとして表示され、関連データ(例:折れ線グラフの商品、扶養家族、チームメンバー、資産など)ごとに行が繰り返されます。
  3. 最終的なドキュメント内でもインタラクティブ性を維持し、ユーザー(クライアント、仕入先、スタッフなど)が署名や確定前に、直接ドキュメント上で内容を確認・編集・追加できます。
こちらのサンプルフォームで項目の操作をお試しいただき、合計値がリアルタイムで更新される様子をご確認ください。

手順

インタラクティブな事前入力済みフォームの作成方法

  1. 新しいマージテンプレートを作成します。
  2. Automateタブに移動し、テンプレートをデータ元に接続します。データ元の値で項目を事前入力したい場合に行います。
  3. 編集不可の事前入力済みデータ(読み取り専用項目)を挿入する場合
    1. 事前入力用のマージ項目(氏名、ID、部署、サービス種類など)を挿入し、正しくマッピングされていることを確認します。
    2. ユーザーに入力してもらいたいデータに応じて適切な項目種類(テキスト、ドロップダウン、チェックボックス、日付、番号など)を選択します。
    3. これらの値はマージ時に自動で入力され、最終ドキュメントでは編集不可となります。
  4. インタラクティブな事前入力済み入力項目を挿入する場合
    1. 受信者が編集可能としたい項目で、自動入力も必要な場合に使用します。
    2. 入力可能な項目を挿入し、マージ項目にマッピングします。これにより、マージ時に自動で事前入力され、マージ後の入力可能フォームでも編集が可能です。
  5. 事前入力済みサブフォームテーブル(インタラクティブサブフォーム)を挿入する場合
    1. 繰り返しデータグループ(折れ線グラフの商品、扶養家族、資産リストなど)に使用します。挿入 > 項目 > 入力可能項目 > サブフォームテーブルの順に移動します。
       

    2. 作成方法を選択します:
      1. オプション1:事前入力済みサブフォームテーブルを挿入—データ元からサービス一覧など複数のデータをサブフォームで表示し、事前入力したい項目を選択したい場合に使用します。サブフォーム項目はデータ元の関連リストから自動で入力されます。
        メモ:この機能を利用する場合、データ元はCSVファイルでない必要があります。
      2. オプション2:空の入力可能サブフォームテーブル—フォーム記入者が項目を手動で追加する場合に使用します(例:追加の残業タスクなど)。
        1. 空のサブフォームテーブルを作成を選択します。
        2. 列を定義します(例:タスク名、作業時間、残業単価など)。ユーザーはフォーム記入時に行の追加・削除が可能です。 

追加メモ

真にインタラクティブにするには、サブフォームテーブルに数式や条件付きロジックを追加し、計算結果が動的に更新されたり、項目がユーザー入力に応じて反応するように設定します。

フォーム内でリアルタイム計算を行うための数式追加方法

  1. Formula 項目を使用すると、ドキュメント内で計算を自動化できます。
  2. 数式項目を追加したい場所にカーソルを置きます(例:「合計」ラベルの横など)。
  3. 詳細項目の挿入タブ > 項目 > 入力可能項目 > Formulaに移動します。また、テーブル左側のビジュアルキューからformulaを選択することもできます。
  4. サブフォームテーブル内でSUMIFSUMPRODUCTなどの条件付き数式を使用できます。


  5. 数式表現を定義します。入力可能項目は項目名で参照できます。


    例:合計賃金 =(終了時間-開始時間)× 時給単価
    サブフォームの場合:合計残業手当 = SUM(Subform.OT_Hours * Subform.OT_Rate)
  6. ユーザーが入力可能項目にデータを入力または値を変更すると、数式は自動的に更新されます。Writerの数式について詳しくはこちらをクリックしてください。

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