Zoho Writerでドキュメントを結合し、メールで送信する方法
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概要
Zoho WriterのMergeおよびメールで送信するオプションを使うと、データ元内の各データに対してパーソナライズされたドキュメントを生成し、自動でメール送信できます。各受信者は、テンプレートとメール設定に基づき、カスタマイズされたドキュメントを添付ファイル、メール本文、または共有リンクとして受け取ります。主な機能は以下の通りです：
-
メール件名や本文にマージ項目を使ってパーソナライズできます。
-
添付ファイルのドキュメント形式（PDF、DOCXなど）を選択できます。
-
送信者アドレス、CC/BCC、および返信先アドレスを設定できます。
-
メール配信設定を即時送信またはスケジュール送信で設定可能です。
請求書、証明書、オファーレターなど、パーソナライズされたドキュメントが必要な一斉配信に最適です。
手順
オプション1：マージ済みドキュメントをインラインメールとして送信
マージ済みドキュメントの内容がメール本文に追加され、指定したメールアドレスに配信されます。
オプション2：マージ済みドキュメントをリンクとして送信
マージ済みドキュメントは選択したWorkDriveや文書フォルダーに保存され、そのリンクのみがメールで共有リンクやQRコードとして送信されます。 このオプションでは、ドキュメントのアクセス権を自由に管理できます。必要に応じて共有権限をカスタマイズ可能です。
- 表示のみ：最終版のレポートやニュースレターの共有に最適です。
- 表示＆コメント：フィードバック収集やレビューの実施に最適です。
- 閲覧・編集：有効なドキュメントでのチーム共同作業が可能です。
オプション3：マージ済みドキュメントを添付ファイルとして送信
結合されたドキュメントは、選択した形式でメールに添付されます。また、メール送信時にカスタムメッセージを入力することも可能です。添付ファイルのサイズ上限は1ファイルあたり3MBです。
添付ファイルの種類は3つあります:
添付ファイルの種類は3つあります:
共通添付ファイル: 共通添付ファイルは、すべての受信者に同じファイルが添付される場合に使用します。
条件付き共通添付ファイル：特定の条件に基づいて動的にファイルを添付します。それぞれのデータの固有属性に応じて、特定のファイルを添付したり、添付しないように設定できます。
例：HR部門が新しく採用した従業員へ出力通話レターを送信する必要がある場合を考えます。ただし、すべての従業員が同じではなく、役割によっては追加の書類が必要となることがあります。
- データ内の特定の項目値に基づき条件を設定することで、このプロセスを自動化できます。
- 従業員の役割が特定の条件に一致する場合、指定したファイルを添付するように設定します。これにより、コアとなる通話レターに加え、トレーニングマニュアルや職務記述書、コンプライアンスドキュメントなど、定義された条件に該当する従業員だけに追加ファイルを同時に送信できます。
ユニーク添付ファイル: ユニーク添付ファイルは、それぞれの受信者に固有のファイルを添付する場合に使用します。ユニーク添付ファイルを選択する方法は2つあります。
1. 添付ファイルURLを含む項目 - データ元にファイルのURLが項目として保存されている場合、該当する項目を選択すると、そのファイルが添付ファイルとして追加されます。
2. 添付ファイルを含むフォルダー - Zoho WorkDrive内のフォルダーからファイルを添付できます。このフォルダー内の添付ファイル名はデータ元に存在し、各項目にマッピングされている必要があります。ファイル名が「で始まる」や「と一致する」などの条件を選択し、ドロップダウンリストから対応する項目にマッピングしてください。
2. 添付ファイルを含むフォルダー - Zoho WorkDrive内のフォルダーからファイルを添付できます。このフォルダー内の添付ファイル名はデータ元に存在し、各項目にマッピングされている必要があります。ファイル名が「で始まる」や「と一致する」などの条件を選択し、ドロップダウンリストから対応する項目にマッピングしてください。
オプション4：添付ファイルをパスワード付きPDFとして送信する
Zoho Writerでは、マージ済みドキュメントにパスワードを設定して保護し、メールで送信する前にセキュリティを高めることができます。この設定が有効な場合、作成された各ドキュメントは暗号化され、受信者は正しいパスワードを入力しないとファイルを開くことができません。
追加メモ
CRMメールテンプレート
のMerge & メールでの利用
Writerでドキュメントをマージしてメール送信する際に、メールテンプレートを再利用できます。マージされたドキュメントは添付ファイルとして送信され、選択したCRMテンプレートの内容がメール本文として使用されます。
マージ済みドキュメントをメール送信する手順
- 「選択するOutput」内のMerge & メールで送信 チェックボックスをオンにします。
- メール設定ダイアログボックスが表示されます。
- FromおよびToのメールアドレスを選択します。これらのメールIDはドキュメント担当者、組織、または個人のものの場合があります。
- 必要に応じて、カスタム送信者名を入力します。
- メールの件名を入力します。
- 必要に応じて、開封確認およびリンクのトラッキングを有効にします。
- マージが実行されると、ドキュメントは各ユーザーのメール宛先に送信されます。
カスタムSender名前のMerge & メールでの利用
Merge & メールの宛先としてFrom住所を変更するのと同様に、既に設定済みのセカンダリーメールアドレスやグループエイリアスを使用して、オプションでカスタムSender名前を指定できます。この名前は、メールクライアントの名前の代わりに表示されます。
例えば、組織のメンバーの実地フィットネスに関するアンケートを実施する場合、送信者名を「Board of Health and Fitness」や任意の名前に設定できます。
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