手順

1. 差し込みテンプレートを開き、［自動化］パネルの［出力内容の選択］で［差し込み＆メール送信］を選択します。
   
2. メールで文書を共有する方法を選択します。
   
1. ［文中に添付］
   
2. ［添付ファイル］
   
3. ［リンクとして送信する］
   
3. 文書を添付ファイルとして送信する場合は、差し込み文書を添付するとともに、メールに独自のメッセージを入力することもできます。添付ファイル1件あたりのサイズの上限は3MBです。また、添付ファイルは次の3つの方法で送信できます。
   
1. ［共通の添付ファイル］：すべての受信者に同じ添付ファイルを送信します。
   
2. ［条件付きの共通の添付ファイル］：条件に基づいて、ファイルを動的に添付します。各データ固有の属性に応じて、指定したファイルを添付したり、ファイルを添付しないようにしたりできます。
   
3. ［個別の添付ファイル］：受信者ごとに異なる添付ファイルを送信します。
   
1. ［添付URLを含む項目］：データ元の項目にファイルのURLが含まれている場合、該当する項目を選択すると、そのファイルが添付ファイルとして追加されます。
   
2. ［添付ファイルを含むフォルダー］：Zoho WorkDrive内のフォルダーからファイルを添付できます。このフォルダー内の添付ファイル名には、データ元に登録されている名前を含め、対応する項目に関連付ける必要があります。［ファイル名が次で始まる］や［ファイル名が次と等しい］などの適切な条件を選択し、ドロップダウン一覧から対応する項目に関連付けます。
   
4. 文書をリンクとして送信する場合、差し込み文書は選択したWorkDriveフォルダーに保存され、そのリンクのみが共有リンクまたはQRコードとしてメールで送信されます。このオプションでは、文書へのアクセスを完全に制御できます。用途に応じて共有権限をカスタマイズできます。
   
1. 表示のみ：完成したレポートやニュースレターの共有に適しています。
   
2. 表示とコメント：フィードバックの収集やレビューに適しています。
   
3. 表示／編集：編集中の文書を使用するチームで、全面的な共同編集が可能になります。
   
5. 文書をパスワードで保護されたPDFとして送信することもできます。