Zoho Writerで文書を差し込み印刷してメール送信する方法
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概要
Zoho Writerの差し込みしてメールで送信機能では、データソース内の各データに合わせてパーソナライズされたドキュメントを作成し、メールで自動送信できます。各受信者には、テンプレートとメール設定に基づいて、カスタマイズされたドキュメントが添付ファイル、本文内のコンテンツ、または共有リンクとして送信されます。以下のことができます。
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差し込み項目を使用して、メールの件名と本文をパーソナライズできます。
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添付ファイルのドキュメント形式（PDF、DOCXなど）を選択できます。
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送信者アドレス、CC／BCC、返信先アドレスを設定できます。
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即時送信または予約送信のメール配信設定を行えます。
請求書、証明書、内定通知書、またはパーソナライズされたドキュメントが必要な一括連絡の送信に最適です。
手順
- 差し込みテンプレートを開き、自動化ペインで、［差し込みしてメールで送信］を［差し込み出力設定］から選択します。
- メールの共有方法を選択します。
- ［本文内］
- ［添付ファイル］
- ［リンクとして送信］
- ドキュメントを添付ファイルとして送信する場合は、差し込み済みドキュメントを添付ファイルとして配信する際に、メールにカスタムメッセージを入力することもできます。添付ファイルのサイズ上限は、1件あたり3MBです。さらに、添付ファイルの送信方法を次の3つから選択できます。
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［共通添付ファイル］：共通添付ファイルは、すべての受信者に対して同じです。
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［条件付き共通添付ファイル］：特定の条件に基づいてファイルを動的に添付します。各データ固有の属性に応じて、特定のファイルを添付したり、ファイルを添付しないようにしたりできます。
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［個別添付ファイル］：個別添付ファイルは、各受信者に固有の添付ファイルです。
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［添付ファイルURLを含む項目］：ファイルのURLがデータソース内の項目にある場合、適切な項目を選択すると、そのファイルが添付ファイルとして追加されます。
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［添付ファイルを含むフォルダー］：Zoho WorkDrive内のフォルダーにあるファイルを添付できます。このフォルダー内の添付ファイルには、データソースに存在し、対応する項目に関連付けられている名前が含まれている必要があります。［ファイル名の先頭が一致］や［ファイル名が一致］などの適切な条件を選択し、ドロップダウンリストから対応する項目に関連付けます。
- ドキュメントをリンクとして送信する場合、差し込み済みドキュメントは選択したWorkDrive フォルダーに保存され、そのリンクのみが共有リンクまたはQRコードとしてメールで送信されます。このオプションでは、ドキュメントへのアクセスを完全に管理できます。必要に応じて共有権限をカスタマイズできます。
- 表示のみ：確定済みのレポートやニュースレターの共有に最適です。
- 表示とコメント：フィードバックの収集やレビューの実施に適しています。
- 読み取り／書き込み：作業中のドキュメントに対して、チームで完全に共同作業できます。
- さらに、ドキュメントをパスワード保護されたPDFとして送信することもできます。
メモ
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差し込みとメールでのCRM メールテンプレートの使用
Writerから差し込み済みドキュメントを送信する際に、CRM メールテンプレートを再利用できます。差し込み済みドキュメントはメールに添付され、本文には選択したCRM メールテンプレートの内容が挿入されます。
手順
- 出力オプションとして［差し込みしてメールで送信］を選択します。
- ［差出人］と［宛先］のメールアドレスを選択します。これらのアドレスは、ドキュメントの所有者、組織、または個人のものを使用できます。
- 必要に応じて、［カスタム送信者名］を入力します。
- ［メールの件名］を追加します。
- 必要に応じて、［開封確認］と［リンク追跡］を有効にします。
- 差し込みを実行すると、各受信者にドキュメントがメールで送信されます。
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差し込みとメールでのカスタム送信者名
ドキュメントをメールとして送信する際に、カスタム送信者名を指定できます。この名前は、標準のメールクライアント名の代わりに表示されます。