Zoho CRMにおけるメールマージテンプレートの仕組み
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概要
CRM連携時に、ユーザーが任意のデータを選択または開いて差し込み処理を開始すると、選択したテンプレートから一時ドキュメントが生成され、データの情報との差し込み処理に使用されます。このドキュメントは1回限りの使用を目的としており、閉じた後に再読み込みまたは再度開くと無効になる点に留意しておくことが重要です。これは想定どおりの動作です。
差し込み印刷操作中に一時ドキュメントで行った変更を元のテンプレートに反映するには、以下に示すように［テンプレートを更新］オプションをクリックする必要があります。これにより、最新の変更が保存され、テンプレートを再度開いた後の差し込み処理に反映されます。
また、ユーザーはCRMのテンプレートページから、いつでも差し込みテンプレートにアクセスして変更できます。これを行うには、［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［差し込み印刷］に移動します。詳細については、こちらを参照してください。
これはZoho PeopleおよびZoho Recruit連携にも適用されます。
Zoho CRMの書式ありテキスト項目
Zoho Writerの差し込み印刷では、Zoho CRMの書式ありテキスト項目に対応しています。CRM項目に太字、斜体、リスト、表、リンクなどの書式付きコンテンツが含まれる場合、Writerは書式付きコンテンツ全体を取得し、元の書式を保持したまま差し込み後のドキュメントに挿入します。
これにより、説明やメモなどの書式付きCRM項目が、最終的な差し込み出力に正しく表示されます。
手順
CRMデータとの差し込みにPDFドキュメントをテンプレートとして使用する方法
これには次の2つの方法があります：
1. Zoho WriterでPDFを差し込みテンプレートとして追加する
2. Zoho CRMでPDFを差し込みテンプレートとして追加する
PDFドキュメントをインポートしてCRMの差し込みテンプレートとして使用し、目的のタブから必要な項目を追加します
差し込みログとレポート
- Writerでは、差し込み印刷のログはジョブ単位でのみ提供されます。CRMのすべてのデータに関連する差し込み印刷のステータスと詳細、つまりデータ単位の情報を追跡できます。詳細はこちら。
- CRMデータを使用してドキュメントを差し込み、署名依頼として送信した場合、ドキュメントの署名ステータスも取得できます。
Zoho CRMでテンプレート名を変更する方法
- ［設定］→［テンプレート］→［差し込み印刷］に移動します
- 名前を変更するテンプレートをクリックし、［名前の変更］オプションをクリックします。