Zoho CRMにおけるメールマージテンプレートの仕組み
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概要
CRM 連携中に、ユーザーが任意のデータを選択または開き、マージ処理を開始すると、選択したテンプレートから一時ドキュメントが生成され、そのデータの情報とのマージが行われます。なお、このドキュメントは一度きりの利用を目的としており、閉じた後に再読み込みまたは再度開くと無効になります。これは想定された動作です。
メールマージ中に一時ドキュメント上で行った変更内容を元のテンプレートに反映したい場合は、下図のように[テンプレートを更新]オプションをクリックする必要があります。これを行うと、最新の変更が保存され、テンプレートを再度開いて行う以降のマージ処理にも反映されます。
さらに、ユーザーはいつでも CRM のテンプレートページからマージテンプレートにアクセスして編集できます。次のパスで移動します： 設定 > カスタマイズ > テンプレート > メールマージ。詳細については、こちらのリンクを参照してください。
これは、Zoho People および Zoho Recruit との連携にも適用されます。
Zoho CRM の書式ありテキスト項目
Zoho Writer のメールマージは、Zoho CRM の書式ありテキスト項目をサポートしています。CRM 項目に太字、斜体、リスト、表、リンクなどの書式付きコンテンツが含まれている場合、Writer はその書式情報を含む内容全体を取得し、元の書式を保持したままマージ後のドキュメントに挿入します。
これにより、「説明」や「メモ」などの書式付き CRM 項目も、最終的なマージ結果で正しく表示されます。
手順
CRM データとのマージ用テンプレートとして PDF ドキュメントを使用する方法
これは次の 2 通りの方法で実現できます。
1. Zoho Writer に PDF をマージテンプレートとして追加する方法
2. Zoho CRM に PDF をマージテンプレートとして追加する方法
CRM でPDF ドキュメントをインポートしてマージテンプレートとして追加し、任意のタブから必要な項目を挿入します。
マージログとレポート
- Writer では、メールマージのログはジョブ単位でのみ提供されます。CRM の各レコード、つまりデータ単位で関連付けられたメールマージのステータスと詳細を確認できます。詳細はこちら。
- CRM データを使用してドキュメントをマージし、署名依頼として送信した場合、そのドキュメント上の署名ステータスも取得できます。