Zoho CRMにおける差し込み印刷テンプレートの仕組み
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概要
CRM連携時に、ユーザーがデータを選択または開いて差し込み操作を開始すると、選択したテンプレートから一時文書が生成され、データの情報が差し込まれます。この文書は1回限りの使用を目的としているため、閉じた後に再読み込みするか、再度開くと無効になります。これは想定どおりの動作です。
差し込み操作中に一時文書へ加えた変更をオリジナルのテンプレートに反映するには、以下に示す［テンプレートを更新］をクリックする必要があります。これにより、最新の変更が保存され、次回テンプレートを開いて差し込み操作を行う際に反映されます。
また、CRMの［テンプレート］ページから、いつでも差し込み文書テンプレートにアクセスして編集できます。移動先は、［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［差し込み文書］です。詳しくは、こちらのリンクをご参照ください。
この内容は、Zoho PeopleおよびZoho Recruitとの連携にも適用されます。
Zoho CRMのリッチテキスト（書式あり）項目
Zoho Writerの差し込み文書では、Zoho CRMのリッチテキスト（書式あり）項目を使用できます。CRMの項目に太字、斜体、リスト、表、リンクなどの書式設定されたコンテンツが含まれている場合、Writerは書式設定されたコンテンツ全体を取得し、オリジナルの書式設定を維持したまま差し込み文書に挿入します。
これにより、［説明］や［メモ］など、書式設定されたCRM項目が差し込み後の最終出力に正しく表示されます。
手順
PDF文書をCRMデータの差し込み文書テンプレートとして使用するには
次の2つの方法があります。
1. Zoho WriterでPDFを差し込み文書テンプレートとして追加
2. Zoho CRMでPDFを差し込み文書テンプレートとして追加
PDF文書をインポートしてCRMの差し込み文書テンプレートとして使用し、対象のタブから必要な項目を追加します。
差し込み文書の履歴とレポート
- Writerでは、差し込み文書の履歴は処理単位でのみ確認できます。CRMでは、すべてのデータに関連する差し込み文書のステータスと詳細を、データ単位で追跡できます。詳細はこちら。
- CRMデータを差し込んだ文書を署名収集用に送信した場合、文書の署名ステータスも確認できます。
Zoho CRMでテンプレート名を変更する方法
- ［設定］→［テンプレート］→［差し込み文書］に移動します。
- 名前を変更するテンプレートをクリックし、［名前を変更］をクリックします。