Zoho Writerで変更履歴を有効にし、編集をレビューする方法は?

Zoho Writerで変更履歴を有効にし、編集をレビューする方法は?

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概要

Zoho Writerの「変更履歴」機能では、共同編集者による挿入、削除、書式変更を視覚的に追跡できます。各種モード(すべてのマークアップ、マークアップなし、元の内容)を利用してドキュメントを確認・最終化し、変更を個別に承認または却下できます。

手順

Zoho Writerの「変更履歴」機能を使うことで、ドキュメントの所有者は共同編集者によるすべての編集(挿入、削除、書式変更)を記録できます。これらの編集は後から「確認」タブで承認または却下できます。編集権限またはコメント権限を持つ共同編集者も、Track Changesを有効にできます。

Track Changesを有効にする方法

  1. 確認ボタンをクリックし、ドキュメント内で確認モードに切り替えます。もしくは、エディター右下のtrack changesボタンをクリックすると、すぐにTrack Changesモードを有効にできます。
  2. Track Changesの隣にある切り替えを有効にします。これで、共同編集者による編集が追跡され、「確認」ペインで確認できるようになります。

マークアップモードを変更する方法

Zoho Writerでは、編集有無に応じてドキュメントをプレビューできる3つのマークアップ表示モードを提供しています。「すべてのマークアップ」ドロップダウン(Track Changesの隣)を利用して、すべての編集を表示、マークアップなしで変更のないドキュメントを表示、または元の内容で編集前のバージョンを復元できます。

  1. すべてのマークアップ - 編集箇所をハイライトしてドキュメントを表示します。
  2. マークアップなし - 編集が承認された場合の最終的なドキュメントの見た目を確認できます。編集内容や変更履歴は一時的に非表示となり、次回ドキュメントを開いた際に再表示されます。
  3. 元の内容 - すべての変更を非表示にした状態でドキュメントを表示します。

メモ : Zoho WriterでTrack Changesをオンにすると、挿入されたテキストは独自の色で下線付き、削除されたテキストは取り消し線で表示されます。各共同編集者の編集は異なる色で強調表示され、変更の確認や管理が容易です。


変更を承認/却下する方法

Track Changesは、ドキュメント内のすべての編集箇所をハイライトします。これらの変更は個別または一括で承認/却下でき、ワンクリックですべてのマークアップを削除して変更を確定できます。

個別に変更を承認/却下するには:

  1. ドキュメントを開き、確認モードに移動します。
  2. 編集が行われたテキストをクリックします。
  3. ポップアップから承認/却下ボタンをクリックします。

すべての変更を承認/却下するには:

  1. ドキュメントを開き、確認モードに移動します。
  2. 確認モードの右側パネルにあるその他アイコンをクリックします。
  3. 必要に応じて、すべてに同意する変更/すべての変更を却下を選択します。これにより、すべてのマークアップが削除され、変更が確定されます。

Track Changesの色をカスタマイズする

チームでドキュメントを編集する際、頻繁な追加や削除があると誰がどこを変更したか把握しづらくなります。Writerでは、各共同編集者が標準色で自身の編集箇所を強調表示でき、より分かりやすく管理できます。

色を選択するには:

  1. 確認する に移動します。
  2. track changes を有効にし、「すべて 値上げ」が有効になっていることを確認します。
  3. 共同作業リボンで をクリックして、お好みの色を選択します。
  1. この箱にチェックを入れると、すべてのドキュメントの初期設定色になります。

追加メモ

  • 値上げ方法は、ドキュメントの概要を把握するために設計されています。追跡された変更を完全に削除するには、承認または却下する必要があります。最終的な変更が確定し、ドキュメントが組織内やウェブ上で公開済みになると、最終形のみが表示され、値上げビューは表示されません。ドキュメント出版の詳細はこちら

関連動画

  1. 注目: Zoho Writer での変更履歴の追跡

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