管理者は組織内のデータをどのように管理および整理できますか

管理者は組織内のデータをどのように管理および整理できますか

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 どの組織でも、蓄積された共有データは容易に価値あるストレージスペースを消費し、多くの場合、不必要なファイルで埋め尽くされます。管理者として、このデータを管理し、不要なデータを削除することでストレージを開放する能力を持っています。未使用のファイルを確認して削除するオプションがあります。これにより、ストレージを最適化し、 clutter-freeなワークスペースを維持することができます。
Info情報: この機能はすべてのZoho Cliqプランで利用可能です。
データの管理とクリーニングを行うには、以下の手順に従ってください：  
  1. 管理パネルに移動します。
  2. 「データ管理」の下で、「File Cleanup」を選択します。

組織内の共有ファイルの管理およびクリーニングを管理者に許可する規定を有効にする手順は次のとおりです:
1.規定を有効にする  
  1. クリーンアップ規定の詳細を表示するバナーで、表示すると有効にする ボタンをクリックして機能を確認し、有効化します。ダッシュボードの右上隅にある 表示すると有効にする オプションに移動します。これにより、Policies ページに移動します。
  2. 次の規定を有効にします: '組織の管理者が企業規定で折れ線グラフ内の通常データのクリーンアップのために共有ファイルを管理可能許可.'
  3. 利用規約を確認したら、有効にする規定をクリックします。
有効化された後、規定を表示する オプションがあり、必要に応じて条件を編集することが可能になります。
2. クリーンアッププロセスを開始する  
  1. 「クリーンアップを開始」ボタンをクリックします。
  2. 組織全体で共有されているすべてのファイルのリストが表示されます。より良い管理のため、以下のフィルターを使用してください:
    • 日付： 過去30日間、3ヵ月、6ヵ月、1年、または選択した独自の日付範囲内で共有されたファイルを絞り込む。
    • 会話の種類： チャット、チャネル、グループチャット、またはダイレクトメッセージを絞り込む。
  1. 削除したいファイルを選択し、削除をクリックします。
  2. 削除の理由を提供し、削除を確定するために削除を再度選択します。

Notes
メモ：
  • 削除には注意が必要です。一度ファイルが削除されると、ユーザーはそれにアクセスできなくなり、復元することはできません。
  • 'Hold'下のファイル（EDiscoveryで設定した場合）は、このタブには表示されません。
 Web 
 Android 
 iOS 
  • ファイルにメッセージキャプションがある場合、ファイルのみが削除されます。メッセージキャプションはそのまま保持されます。
3. ストレージをアップグレードするオプション  
無料プランを使用しており、データをクリーニングせずにストレージ制限を克服したい場合は、より高い Zoho Cliq プランにアップグレードを検討してください。
Notes
メモ: ストレージの追加は、有料のZoho Cliqプランでのみ利用可能です。

 



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