文書保持
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利用条件：プロフェッショナルプラン以上
文書の保持と消去では、文書をごみ箱に移動する時期と完全に削除する時期を設定することで、組織の文書ライフサイクル管理を自動化できます。
メリット：
- 法令遵守：機密情報を法的に必要な期間だけ保持することで、組織のプライバシー規制に自動的に準拠できます。
- データガバナンス：有効な状態で保管する必要がなくなった古い業務契約を消去することで、セキュリティリスクを軽減できます。
保持ライフサイクルの概要
文書保持は、完了済み、取り消し済み、拒否済みの文書に適用されます。文書の消去を制御するため、次の2つの期間を設定します。
- ごみ箱：最初の保持期間が終了すると、文書は自動的にごみ箱フォルダーに移動します。この段階では、ごみ箱から文書を復元できます。
- 完全削除：2つ目の期間が終了すると、文書は完全に削除され、復元できなくなります。
たとえば、最初の保持期間と2つ目の保持期間をそれぞれ30日に設定したとします。完了済み、取り消し済み、期限切れ、拒否済みのすべての文書は、30日後にごみ箱へ移動します。その後さらに30日間ごみ箱に保持されてから、完全に削除されます。
保持処理は毎日午前0時に1回実行され、実行のたびに現在の保持期間に基づいて文書が評価されます。そのため、基準日は実行のたびに1日ずつ進みます。
たとえば、10月1日に文書保持を有効にし、ごみ箱への移動期間と完全削除までの期間をどちらも15日に設定したとします。
| 夜間処理の実行日 | ごみ箱に移動する文書 |
| 10月2日 | 9月16日より前の日付が付いた、完了済み、取り消し済み、期限切れ、拒否済みのすべての文書 |
| 10月3日 | 9月17日より前の日付が付いた、完了済み、取り消し済み、期限切れ、拒否済みのすべての文書 |
夜間処理が実行されるたびに基準日が1日ずつ進むため、Zoho Signでは常に直近15日以内に完了した文書が保持されます。ごみ箱内の文書を完全に削除する時期を決める2つ目の保持期間にも、同じ日次の基準日ロジックが適用されます。
文書保持を有効化して設定するには
この操作は、管理者のみが組織レベルで実行できます。
- 左側のペインで［設定］にカーソルを合わせ、［アカウント設定］をクリックします。
- 左側のタブ一覧から［文書保持］を選択します。
- ［カスタム文書保持期間を有効にする］チェックボックスを選択します。
- 文書をごみ箱に移動する時期と、完全に削除する時期を入力します。
- ［保存］をクリックします。
- 文書を手動で削除することで、自動保持スケジュールよりも優先して削除できます。
- 各期間の保持日数は90日までです。
よくある質問
1. 管理者はごみ箱から文書を復元できますか？
はい。管理者は、2つ目の保持期間中にごみ箱内の文書を復元できます。2つ目の期間が終了すると、文書は完全に削除され、復元できなくなります。
2. 保持ポリシーは、すべての文書ステータスに適用されますか？
いいえ。文書保持は、完了済み、取り消し済み、拒否済みの文書にのみ適用されます。
3. 有効にした文書保持を無効にするとどうなりますか？
文書保持を無効にすると、自動保持スケジュールが停止します。すでに削除された文書は、手動で削除または復元されるまでごみ箱に残ります。それ以降、自動削除は行われません。