今日のスピード感のあるビジネス環境では、経営者やステークホルダーは、こなせる時間以上の書類業務を抱えていることがよくあります。その結果、本来であれば簡単な署名だけで開始できる取引やサービスが滞ってしまうことがあります。書類作業は面倒で負担が大きいものですが、多くの業界では必須でもあります。署名者や承認者、取引当事者がすでに契約や商談の条件を理解している場合、長い書類に目を通すよりも、その時間を別の業務に充てたほうが有効です。

Zoho Sign では、Zia を介した ChatGPT との連携により、受信者が署名または承認のために送信されたドキュメントの内容を、文脈に即した簡潔な要約としてすばやく確認できるようになりました。これは、受信者が要約をリクエストしたドキュメントのページを ChatGPT に読み取らせ、その契約や合意書の主要なポイントだけをまとめた短い要約を生成することで実現しています。OpenAI プラットフォームの高度な生成 AI 機能を利用することで、元のテキストの文脈やトーンを損なうことなくドキュメントを要約できます。そのため、2～3 ページのドキュメントでも、数秒で 1 段落程度の要約にまとめることができ、受信者は毎日何時間分もの作業時間を節約できます。

この機能を Zoho Sign で有効にするには、Zoho Sign アカウントを OpenAI プラットフォームと連携する必要があります。設定方法についてはこちらをご参照ください。

1. この連携を利用するには、OpenAI アカウントが必要です。
2. OpenAI プラットフォームでご自身の API キーを作成し、それを Zoho Sign アカウントと接続する必要があります。OpenAI の API キーはこちらで作成できます。
3. Zoho Sign はドキュメントのデータを抽出し、設定された OpenAI API キーを使用して処理のために OpenAI プラットフォームと共有します。OpenAI は、このデータを自社のプライバシーポリシーに従って処理します。OpenAI と共有される抽出データおよびプラットフォームから受信する応答は、Zoho Sign のサーバー上には一切保存されません。
4. ChatGPT に要約用として送信できるドキュメントのテキストサイズは、現在 12,000 文字までに制限されています。より長いドキュメントの場合、受信者はページ範囲を指定して複数の要約を生成し、必要な部分だけをすばやく確認することができます。

この操作は、受信者が自分宛てに送信されたドキュメントに署名、承認、または閲覧を行うタイミングでのみ実行できます。ドキュメントビューア以外の画面から要約を作成することはできません。