Zoho Writerでの文書の結合と保存

Zoho Writerでの文書の結合と保存

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Zoho Writer のテンプレート関数を使って、ドキュメントのマージと保存ができるようになりました。ドキュメント テンプレートは、Zoho Sprints からマージされる項目を基に作成されます。組み込みの Deluge 関数がドキュメント内のマージフィールドに値を渡すことで、新しい Writer ファイルを作成しながら、対応する Sprints タブを更新または作成できます。 カスタム関数について詳しく見る。

Notes
前提条件: ドキュメントをマージするには、次の前提条件を満たしている必要があります。
  1. マージを行うための Writer テンプレートを、最初から作成しておく必要があります。Writer テンプレートの作成方法
  2. Zoho Sprints で Zoho Writer を接続として追加し、Zoho Writer で Zoho Sprints を接続として追加して、2 つのアプリ間の安全な連携を確立する必要があります。接続の追加方法
  3. Premier、Enterprise、または Zoho One プランを契約している必要があります。

この機能は、次のタブで利用できます:
  1. プロジェクト
  2. スプリント
  3. エピック
  4. リリース
  5. アイテム
あらかじめ用意されたテンプレート関数により、ドキュメントマージを設定するために必要なスクリプトが提供されます。利用できるテンプレート関数は次のとおりです。
  1. プロジェクトドキュメントの生成: プロジェクトの作成または更新時に、新しい Writer ドキュメントを作成します。
  2. スプリントドキュメントの生成: スプリントの作成または更新時に、新しい Writer ドキュメントを作成します。
  3. エピックドキュメントの生成: エピックの作成または更新時に、新しい Writer ドキュメントを作成します。
  4. リリースドキュメントの生成: リリースの作成または更新時に、新しい Writer ドキュメントを作成します。
  5. 作業アイテムの生成: 作業アイテムの作成または更新時に、新しい Writer ドキュメントを作成します。
Notes
メモ: これは新規ドキュメントの作成専用であり、Zoho Writer 内の既存ドキュメントの更新には使用できません。

Example

Info
たとえば、オンライン講座作成プラットフォームを運営していて、講座ごとにプロジェクトを作成しているとします。プロジェクト開始時には、チームと一緒に講座のアウトラインとコンテンツのドキュメントを準備する必要があります。マージドキュメント機能を使えば、プロジェクト作成とドキュメント作成のプロセスを一元化し、工数を半減できます。必要なのは、Zoho Writer の接続を追加し、Writer テンプレートを最初から作成し、自動化オプションを選択して、Zoho Sprints でギャラリー関数を使用することだけです。これにより、ドキュメントマージのプロセスが自動化されます。

Create Writer Template

ドキュメントマージ処理を行うには、Writer テンプレートを最初から作成する必要があります。2 つのサービス間で連携できるよう、Writer に Zoho Sprints の接続を追加します。

Writer テンプレートを作成するには:
  1. Zoho Writer を開きます。
  2. ［Create New］ボタンをクリックします。
  3. ［Merge Template］を選択します。詳細はこちら

  4. ［Create from Scratch］を選択します。テンプレートが作成されます。
  5. ドキュメント名を入力します。左側のナビゲーションパネルで［Automate］オプションが有効になります。

  6. ［Automate］を選択します。

  7. ［Add data source］リンクをクリックします。データソースが一覧表示されます。

  8. ［Custom Data Sources］を選択します。
  9. ［Gallery Function］を選択します。スプリント関数が一覧表示されます。
  10. 必要な関数の［Use］ボタンをクリックします。ギャラリー関数が表示されます。

  11. ［Save and Link］ボタンをクリックします。対象のタブがテンプレートにリンクされます。［Manage Fields］セクションに、対応する Zoho Sprints タブからリンクされた項目が表示されます。

 
タブは、メインフィールドとサブフォームとしてリンクされます:
  1. Projects
    メインフィールド: Project タブ
    サブフォーム: Release、Sprint、Epic、プロジェクトユーザー

  2. Release
    メインフィールド: Release タブ
    サブフォーム: Work Items

  3. Epic
    メインフィールド: Epic タブ
    サブフォーム: Work Items
  1. Sprints
    メインフィールド: Sprint タブ
    サブフォーム: Work Items、Meetings、Sprint Users

  2. Work Items
    メインフィールド: Item タブ
    サブフォーム: Sub Items、Linked Items、Checklists、Meetings、Log Hours

Merge document template function

テンプレートギャラリー関数を使用してドキュメントをマージするには、次の操作を行います。
  1. セットアップアイコンをクリックして、［Setup］ページに移動します。
  2. ［Automation］を選択します。
  3. ［Custom Functions］を選択します。
  4. ［Function］ボタンのドロップダウン矢印をクリックします。
  5. ［Gallery Function］を選択します。
  6. 必要な関数にカーソルを合わせます。

  7. ［Create］ボタンをクリックします。［Create カスタム関数］ウィンドウが表示されます。
  8. Display Nameを入力します。
  9. Function Nameを入力します。
    メモ: 一般的な命名規則により、関数名にはスペースを含めることはできません。
  10. Category として［Automation］を選択します。
    メモ:
    1. タブ、説明、パラメーター名、パラメーター値は、想定されるシナリオのロジックに基づいてあらかじめ設定されています。必要に応じて編集できます。
    2. パラメーターとは、関数内で値に割り当てられる変数です。
    3. パラメーター値とは、関数に渡される情報です。言い換えると、パラメーター名は入れ物であり、パラメーター値はその中身の情報です。これにより、関数が呼び出されたときに実際の入力データを渡せる論理的なスクリプトを構築できます。
    4. カスタムパラメーターセクションで、Name (Document Name)、Template ID (Document Template ID)、フォルダー ID (Workdrive フォルダー ID) を置き換えます。これらは必須パラメーターです。
      Template ID はドキュメント URL の末尾の部分です（例: https://writer.zoho.com/writer/open/t9j5a34906fe4d05640be97ec702cf1c4d6f）

      フォルダー ID はフォルダー URL の末尾の部分です（例: https://workdrive.zoho.com/home/6oq3d00e1e07d58c64077b4f1ca4a777/teams/folders/0kfnse1e2feb6cc894c2eb49dc4d1d3b1987f）

  11. 関数を実行するTrigger Eventを選択します。トリガーイベントは、選択したタブに応じて異なります。
  12. Deluge スクリプトビルダーで既存のスクリプトを編集し、要件に合わせます。

  13. ［Save］をクリックして関数の作成を完了するか、［Save and Execute］をクリックして関数の作成と実行を行います。Zoho Writer ドキュメントは、対象の Workdrive フォルダー内に作成されます。

Notes
メモ: スクリプト内の writerconnection と sprintconnection を、それぞれの接続リンク名（ダブルクォーテーションで囲む）に置き換えてください。