費用の作成と管理
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プロジェクトの経費管理は、売上の状況を把握するうえで非常に重要です。経費管理が不十分だと、最終的には売上にも影響を及ぼす可能性があります。プロジェクト経費を適切に管理することで、不要な支出を抑えつつ、品質の高い成果を提供できます。Zoho Sprintsの経費管理機能を活用することで、これが実現可能です。
プロジェクト内で経費を追跡する
プロジェクト内で発生した経費を追跡できます。Zoho Sprintsで該当のプロジェクトにアクセスし、タブリストから経費を選択してください。プロジェクトに追加されたすべての経費が一覧表示されます。
メモ: 工数表は、Feature Preference 設定でタブがワークスペース内で有効になっている場合のみアクセスできます。
経費の作成
プロジェクト内の経費タブで、発生した経費を追加できます。また、グローバル追加オプションを利用すれば、アプリケーション内のどこからでもワークスペース内の任意のプロジェクトに経費を追加可能です。
経費を追加する手順:
- 該当するプロジェクトを開きます。
- 経費に移動します。
- 作成ボタンをクリックし、経費を選択します。経費作成フォームが表示されます。
- 経費の件名と説明を入力します。
- 必要に応じて添付ファイルを追加します。
- 経費の日付、カテゴリー、担当者、金額を入力します。
- 経費を追加する対象のスプリントおよびリリースを選択します。
- 作成ボタンをクリックし、プロジェクトに項目を追加します。
また、Sprintsやリリースの詳細ページからも経費を作成できます。スプリントまたはリリースの詳細ページから経費を追加すると、該当スプリントもしくはリリース名が自動入力されます。
- スプリントまたはリリースに移動します。
- スプリントまたはリリース名をクリックして、該当項目の詳細ページに移動します。
- タブリストから経費を選択します。
- 右側のパネルで+アイコンをクリックします。
- 経費の作成を選択します。
メモ:
System 初期設定の経費カテゴリーは、経費カテゴリーのドロップダウンに表示されます。新しくカスタムカテゴリーを追加したい場合は、該当する値を経費カテゴリー項目に直接入力し、作成ボタンをクリックすると、そのカテゴリーがドロップダウンの選択肢として追加されます。
経費作成は承認のため送信されます。承認権限を持つ管理者およびユーザーのみが承認ステータスを更新できます。権限についてさらに詳しくをご覧ください。
繰り返し経費
経費が特定の頻度で繰り返される場合、その経費を繰り返し経費として追加できます。この繰り返しは
- 一度のみ
- 毎日
- 毎週
- 毎月
- 毎年
必要に応じて繰り返し回数を選択でき、これらの経費はプロジェクトに自動で追加されます。また、必要に応じてこれらの経費を自動承認する設定も可能です。この設定により、すべての子経費が繰り返しから自動的に承認取得されます。
繰り返し経費の作成
- 該当するプロジェクトを開きます。
- 経費に移動します。
- 作成ボタンをクリックし、繰り返し経費を選択します。繰り返し経費の作成フォームが表示されます。
- 経費の件名と説明を入力します。
- 必要な添付ファイルを追加します。
- 繰り返し頻度を選択します：一度のみ、毎日、毎週、毎月、または毎年。
- 時間や繰り返し回数、開始日など、頻度に関連する項目の値を入力します。
- 経費カテゴリーを追加します。
- 経費担当者を選択し、使用金額を追加します。
- 経費を追加するスプリントおよびリリースを選択します。
- 自動承認チェックボックスをオンにすると、繰り返し経費が自動承認されます。
- 作成をクリックします。