経費の作成と管理

経費の作成と管理

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プロジェクトの経費管理は、売上の状況を把握するうえで非常に重要です。経費管理が不十分だと、最終的に作成済みの売上に影響する可能性があります。そのため、品質を維持しつつ不要な支出を抑えるためにも、プロジェクト経費をしっかりと管理・追跡しましょう。Zoho Sprints の経費管理機能を活用することで、これが実現できます。

プロジェクト内の経費を追跡する

プロジェクト内で発生した経費を追跡できます。Zoho Sprints で対象のプロジェクトに移動し、タブ一覧から「経費」を選択してください。プロジェクトに追加されたすべての経費が一覧で表示されます。


経費を作成する 

プロジェクトの「経費」タブから、該当プロジェクトの経費を追加できます。また、グローバル追加オプションを利用すれば、ワークスペース内のどのプロジェクトにもアプリケーション内のどこからでも経費を追加できます。
 
経費を追加する手順:
  1. 対象のプロジェクトを開きます。
  2. 経費」に移動します。
  3. 作成ボタンをクリックし、「経費」を選択します。経費作成フォームが表示されます。
  4. 経費の件名と説明を入力します。
  5. 必要に応じて添付ファイルを追加します。
  6. 経費日付、経費のカテゴリー、担当者、金額を入力します。
  7. 経費を追加するスプリントおよびリリースを選択します。
  8. 作成ボタンをクリックして、プロジェクトに経費を追加します。
また、Sprintsやリリースの詳細ページからも経費を作成できます。スプリントまたはリリースの詳細ページで経費を追加すると、そのスプリントまたはリリース名が自動的に入力されます。
  1. スプリントまたはリリースに移動します。
  2. 該当する項目の詳細ページへ移動するため、スプリントまたはリリース名をクリックします。
  3. タブ一覧から経費を選択します。
  4. 右側のパネルで+アイコンをクリックします。
  5. 経費を作成するを選択します。

Notes
メモ:
システム初期設定の経費カテゴリーは、経費のカテゴリーのドロップダウンにリスト表示されます。新たにカスタムカテゴリーを追加したい場合は、該当する値を経費のカテゴリー項目に直接入力し、作成ボタンをクリックすると、そのカテゴリーがドロップダウン値の1つとして追加されます。
  
経費作成は承認用に送信されます。承認権限を持つ管理者およびユーザーのみが、承認ステータスを更新できます。権限の詳細はこちら

繰り返し経費  

特定の頻度で経費が繰り返し発生する場合、該当する経費を繰り返し経費として追加できます。繰り返しの頻度は、
  1. 一度のみ
  2. 毎日
  3. 毎週
  4. 毎月
  5. 毎年
必要に応じて繰り返し回数を選択できます。選択した回数分の経費がプロジェクトに自動で追加されます。また、必要に応じてこれらの経費を自動承認することも可能です。自動承認を有効にすると、繰り返されるすべての子経費が自動的に承認済みとなります。

繰り返し経費の作成

  1. 対象のプロジェクトを開きます。
  2. 経費に移動します。
  3. 作成ボタンをクリックし、繰り返し経費を選択します。繰り返し経費の作成フォームが表示されます。
  4. 経費の件名と説明を入力します。
  5. 必要に応じて添付ファイルを追加します。
  6. 繰り返し頻度を選択します:一度のみ、毎日、毎週、毎月、または毎年
  7. 頻度に関する項目(期間、回数、繰り返し開始日など)に値を入力してください。
  8. 経費のカテゴリーを追加します。
  9. 経費担当者を選択し、金額を入力します。
  10. 経費を追加するスプリントやリリースを選択します。
  11. 繰り返し経費を自動承認したい場合は、自動承認のチェックボックスをオンにします。
  12. 作成をクリックします。

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