SharePoint拡張機能

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SharePoint は Microsoft によって開発されたツールで、共同作業、ドキュメント管理、社内サイトの構築などに広く利用されています。ファイルやフォルダーを保存・整理・管理するためのリポジトリとして機能し、チーム内でファイルやフォルダーを安全に共有するのに役立ちます。SharePoint にサイトを作成することで、チームメンバー同士が効率的にコミュニケーションし、コラボレーションできます。

SharePoint を Zoho Sprints と連携すると、Zoho Sprints の各エンティティから直接 SharePoint 上で関連ファイルを作成または関連付けできるようになり、ユーザーはそれらのファイルに簡単にアクセスできます。SharePoint ファイルは、プロジェクト、スプリント、リリース、エピック、ワークアイテムから作成できます。

業務用ドキュメントの管理に Office365 を、プロジェクト管理に Zoho Sprints を利用しているユーザーは、この拡張機能を Zoho Sprints にインストールすることでメリットを得られます。

利用可能プラン: すべてのプラン

アクセス権限: ワークスペースの管理者のみが、この連携を有効にできます。連携が有効化された後、各ユーザーは拡張機能を利用するために自分のアカウントで認証を行う必要があります。

利用例

あるソフトウェア企業は、アジャイルプロジェクトの管理に Zoho Sprints を使用しています。各プロジェクト内で、プロダクト／機能リリース、スプリント、および開発する機能を計画しています。

各機能ごとに、チームは次のドキュメントを作成する必要があります:

プロダクト要件ドキュメント（PRD）
UX／デザインドキュメント
テクニカルデザインドキュメント（TDD）
API ドキュメント
リリースノート
QA 計画ドキュメント

Zoho Sprints の各アイテムに対して、ユーザーは新しい SharePoint ファイルを作成するか、異なるフォルダーにある既存ファイルを関連付けることができます。

また、各プロジェクトごとに、SharePoint 上に個別のドキュメントライブラリを作成し、Zoho Sprints のプロジェクトに関連付けることができます。関連付けられたライブラリとその中のドキュメントは、Zoho Sprints プロジェクト内の新しいタブとして表示されます。この方法により、ユーザーはプロジェクトごとに個別のドキュメントリポジトリを作成できます。

SharePoint 拡張機能をインストールする

右上の歯車アイコンをクリックします。[設定] ウィンドウが表示されます。
[マーケットプレイス] セクションで [すべて] をクリックします。拡張機能の一覧ページが表示されます。
SharePoint を選択します。
次のページで [Install] をクリックし、続けて [Install Now] をクリックします。
拡張機能のインストール後、対象のプロジェクトを選択し、ユーザーのアクセス権を設定します。
自動的に [Authorization] タブに移動します。
[認証] ボタンをクリックして、外部連携とトリガーを認証し、Zoho Sprints と SharePoint テナントへのアクセスを許可します。
SharePoint 接続には、有効な SharePoint の認証情報が必要です。（メモ: すでに SharePoint アカウントにログインしている場合は、再度認証情報を入力する必要はありません）

認証が完了すると、プロジェクト、ワークアイテム、スプリント、リリース、エピック内から SharePoint 拡張機能にアクセスできるようになります。

SharePoint ファイルとフォルダーを作成する

SharePoint には次の場所からアクセスできます:

プロジェクトのタブ一覧にある [その他] アイコン
ワークアイテムの詳細ビュー右側サイドバーのアイコン
スプリントの詳細ビュー右側サイドバーのアイコン
リリースの詳細ビュー右側サイドバーのアイコン
エピックの詳細ビュー右側サイドバーのアイコン

ドキュメントライブラリまたはフォルダーをプロジェクトに関連付ける

[プロジェクト] に移動します。
タブ一覧の [その他] アイコン をクリックし、SharePoint 拡張機能を選択します。
まだドキュメントライブラリやフォルダーが関連付けられていない場合は、[関連付け] ボタンをクリックします。（または）
右上の [作成] ボタン横のドロップダウンをクリックし、[関連付け] を選択します。
チェックボックスをクリックして、プロジェクトに関連付けるドキュメントライブラリ（ドライブ）を選択します。（または）
ドキュメントライブラリをクリックして開き、その中からプロジェクトに関連付けるフォルダーを選択します。
[関連付け] をクリックします。

プロジェクトからドキュメントライブラリまたはフォルダーの関連付けを解除する

対象のプロジェクトに移動します。
タブ一覧の [その他] アイコン をクリックし、SharePoint 拡張機能を選択します。
関連付けられているすべてのフォルダーとドキュメントライブラリの一覧が表示されます。
対象のドキュメントライブラリまたはフォルダーにカーソルを合わせます。
[Disassociate] アイコンをクリックします。
操作内容を確認し、[Disassociate] をクリックします。

プロジェクト内で SharePoint ファイルとフォルダーを作成する

対象のプロジェクトに移動します。
タブ一覧の [その他] アイコン をクリックし、SharePoint 拡張機能を選択します。
関連付けられているすべてのフォルダーとドキュメントライブラリの一覧が表示されます。
新しいファイルまたはフォルダーを作成したいドキュメントライブラリまたはフォルダーを選択します。
右上の [作成] ボタン横のドロップダウンをクリックします。
[作成 File] または [作成 Folder] をクリックします。
[作成 File] フォームで、ファイル名を入力し、ファイルの種類を選択します。
[作成] をクリックします。
完了すると、選択したドキュメントライブラリまたはフォルダー内に新しいファイルが作成されます。空のドキュメントが表示された SharePoint に移動し、内容の入力を開始できます。
[作成 Folder] フォームで、フォルダー名を入力します。
[作成] をクリックします。空のフォルダーが作成され、SharePoint に移動します。このフォルダー内で新しいドキュメントを作成またはアップロードできます。

エンティティ（ワークアイテム、スプリント、リリース、エピック）内で SharePoint ファイルを作成する

[プロジェクト] に移動します。
対象のエンティティに移動します。
必要なアイテムを選択します。
右側サイドバーにある SharePoint アイコンをクリックします。既存のファイルとフォルダーの一覧が表示された SharePoint ウィンドウが開きます。
[作成] ボタンをクリックします。
[ファイル名] を入力します。
[ファイルの種類] を選択します。
[作成] ボタンをクリックします。空の Writer ドキュメントが表示され、内容の入力を開始できます。作成されたドキュメントを表示・アクセスするには、SharePoint ウィンドウに移動します。

エンティティ（ワークアイテム、スプリント、リリース、エピック）内で SharePoint フォルダーを作成する

[プロジェクト] に移動します。
対象のエンティティに移動します。
必要なアイテムを選択します。
右側サイドバーにある SharePoint アイコンをクリックします。既存のファイルとフォルダーの一覧が表示された SharePoint ウィンドウが開きます。
右上の [作成] ボタン横の ドロップダウン をクリックします。
[作成] Folder を選択します。
フォルダー名を入力します。
サイトを選択します。
ドキュメントライブラリを選択します。
親フォルダーを選択します。
[作成] をクリックします。空のフォルダーが作成され、その中に新しいフォルダーやファイルを追加できるようになります。作成されたフォルダーを表示・アクセスするには、SharePoint ウィンドウに移動します。

SharePoint ファイルとフォルダーをエンティティ（リリース、スプリント、エピック、ワークアイテム）に関連付ける

プロジェクトに移動します。
対象のエンティティに移動します。
必要なアイテム（リリース、スプリント、エピック、ワークアイテム）を選択します。
右側サイドバーにある SharePoint アイコンをクリックします。既存のファイルとフォルダーの一覧が表示された SharePoint ウィンドウが開きます。
右上の [作成] ボタン横の ドロップダウン をクリックします。
[関連付け] を選択します。
ドキュメントライブラリを開きます。
その中から、関連付けたいファイルとフォルダーを選択します。
フォルダー階層が複数ある場合は、サブフォルダーに移動して必要なファイルを関連付けることができます。
[関連付け] をクリックします。

エンティティから SharePoint ファイルとフォルダーの関連付けを解除する

プロジェクトに移動します。
対象のエンティティに移動します。
必要なアイテムを選択します。
右側サイドバーにある SharePoint アイコンをクリックします。既存のファイルとフォルダーの一覧が表示された SharePoint ウィンドウが開きます。
関連付けを解除したいファイルとフォルダーを選択します。
[Disassociate] をクリックします。

既存ファイルをエンティティにアップロードする

プロジェクトに移動します。
対象のエンティティに移動します。
必要なアイテムを選択します。
右側サイドバーにある SharePoint アイコンをクリックします。
[アップロード File] を選択します。
アップロードするファイルを選択し、[添付] をクリックします。
[作成 File] フォームで、Site、ドキュメントライブラリ、親フォルダーを選択します。
[アップロード] をクリックします。
選択したファイルがアップロードされ、アイテムに関連付けられます。

メモ:

一度に追加できるファイルは 1 件のみで、最大ファイルサイズは 10MB です。
ファイルまたはフォルダーが SharePoint 側で削除された場合、またはユーザーのアクセス権が取り消された場合、そのユーザーは関連付けられているエンティティ内でそれらを表示できなくなります。

SharePoint 拡張機能を無効にする

拡張機能を無効にするには:

右上の歯車アイコンをクリックします。[設定]ウィンドウが表示されます。
マーケットプレイスセクションで[すべて]をクリックします。[インストール済み拡張機能]タブに移動すると、インストール済み拡張機能の一覧が表示されます。
SharePointをクリックします。
[無効にする]をクリックします。