テンプレートとは、同様のタスクに再利用できるフォームやあらかじめ決められた構造のことです。主な目的は、一から作業を始める手間を減らすためのガイドとして機能することにあります。よく使われる例として、Webサイトテンプレートやドキュメントテンプレートなどがあります。

Zoho Sprintsでは、プロジェクトテンプレートを活用することで、繰り返し発生する作業の手間を省くことができます。組織では、あらかじめ定められた一連の操作やワークフローを何度も実施する場合があります。これらの手順やワークフローをプロジェクトごとに毎回再設定するのは手間がかかります。テンプレートを作成することで、標準プロセスのマスターコピーを作成でき、今後のプロジェクトのベースとして利用できます。これにより、時間と労力を節約し、プロジェクトにしっかりとしたプロセスと構造を確立できます。チームはタスクの対応や成果の創出に集中できるようになります。

組織には、実施する各種プロジェクトごとに確立された運用フォーマットがあるものです。すべてのワークフローは、そのフォーマットに従うことで統一性が保たれ、納期や目標の達成にもつながります。ここではソフトウェア企業を例に挙げます。製品のリリース、リニューアル、小規模な改修、バグ修正などが主な業務となります。これらに関するプロセスやタスクをテンプレート化して再利用することができます。

たとえば、新しい製品リリースのためにタスクやワークフローが決まっている場合、製品ごとに同じタスクを毎回作成する必要があります。これを効率化するために、製品リリース用のテンプレートを作成し、新しいプロジェクトごとにそのテンプレートを基盤として利用できます。

製品リリース用のテンプレートを作成する手順：

手順 1: 既存のプロジェクトを複製せずにテンプレートを作成します。

手順 2: プロジェクト設定を行い、カスタムワークアイテムタイプ、ステータス、優先度を追加します。

手順 3: 新しい製品の作成に必要な関連スプリントやワークアイテムを追加します。

たとえば、製品開発中に発生する可能性のあるすべてのスプリントをテンプレート内にリストアップすることができます。ここでは、製品リリースに必要な基本的なスプリントの概要を示します。

手順 4: テンプレート内のワークアイテムやスプリントに対して、開始日、先行項目、期間を設定します。

手順 5: 新規プロジェクトを作成し、このテンプレートをプロジェクトに複製します。すべてのワークアイテムやスプリントが新しいプロジェクトに正しく複製されます。

既存のプロジェクトからテンプレートを作成することも可能です。その場合、プロジェクトを複製するだけでテンプレートを作成できます。