ユーザーグループについて
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ユーザーグループは、ロール、プロファイル、その他のユーザー固有の属性などに基づいてユーザーを整理するのに便利な機能です。特定のロールやプロファイル用にグループを作成しておくと、そのロールやプロファイルを持つ新しいユーザーが追加された際に、自動的に該当グループに追加されます。ユーザーグループの作成方法をご覧ください。
Zoho Sprints には、外部ユーザーをワークスペースに追加するためのクライアントとベンダーのオプションがあります。これらのユーザーはサードパーティユーザーであるため、アプリケーション内のデータへのアクセスは制限されます。新しいクライアント会社またはベンダー会社を追加すると、その会社ごとにユーザーグループが自動的に作成されます。その会社に所属するすべてのユーザーは、対応するグループに含まれます。
利用可能プラン：Premier、Enterprise、Zoho One プラン
例
たとえば、医療など特定の業種向けにサービスを提供するソフトウェア開発会社だとします。クライアントは医療機関であり、病院の患者登録、予約管理、データ管理、請求処理などのソフトウェアを開発しています。Zoho Sprints を使って開発および導入の活動を管理しているとします。ユーザーには、開発者、Web デザイナー、コピーライター、QA 担当、プロジェクトマネージャー、カスタマーリレーション担当、営業担当、サポート担当などが含まれます。これらの職種ごとにロールを作成し、そのロールのユーザーをまとめる同等のグループを作成できます。同様に、医療機関をクライアント会社として追加し、その担当者を会社ごとに対応するユーザーグループに追加できます。
メリット
- グループ名をメンションするだけで、複数のユーザーの注意を簡単に引くことができます。
- アイテム、スプリント、プロジェクトをユーザーグループに割り当てることができます。割り当てられたグループに所属するすべてのユーザーは、自動的に該当するアイテム、スプリント、またはプロジェクトへアクセスできるようになります。アイテム、スプリント、プロジェクトに関するすべての通知は、そのユーザーグループのエイリアス宛てに送信されます。
- ステータスの投稿やお知らせを行う際に、フィードでユーザーグループをメンションできます。グループのすべてのユーザーに即座に通知されます。
- 同様に、コメントやチャットでグループをメンションすることもできます。
機能の動作
- 通知は、そのグループのメールエイリアスとして指定されたアドレスのみに送信され、グループ内の個々のユーザーには送信されません。
- グループタイプが「プロファイル」のユーザーグループには、プロジェクトを関連付けることはできません。
- ユーザーグループをプロジェクトに関連付けると、そのプロジェクトにまだ参加していないユーザーも自動的にプロジェクトに追加されます。同様に、スプリントにも同じルールが適用されます。ユーザーグループをスプリントに関連付けると、そのスプリントにまだ参加していないユーザーも自動的にスプリントに追加されます。
- ユーザーグループ経由で追加されたユーザーを直接削除することはできません。そのグループのユーザーを削除するには、スプリントおよびプロジェクトからそのユーザーグループの関連付けを解除する必要があります。