Zoho RPAの概要
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RPA とは？
ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）は、ソフトウェアロボットを導入し、アプリケーション上で人間の操作を模倣させることで、業務プロセスを自動化するソフトウェア技術です。RPA ボットは、ユーザーインターフェイス（UI）要素に基づいてあらゆるアプリケーションやシステムと連携でき、人間が通常行う操作を 24 時間いつでも、より高速かつミスなく実行できます。
RPA ボットは、最新システムからレガシーシステムまで、幅広いアプリケーションとシームレスに連携できます。これにより、ワークフローの分断を解消し、分散したシステムをつなぎ、エンドツーエンドのプロセスを実行できます。RPA は主に、手作業で、反復的で、ルールベースであり、例外発生率が低いプロセスを対象とします。たとえば、アプリケーションの起動・終了、フォーム入力、請求書の作成、ファイルのコピーや移動、計算処理、データ抽出など、さまざまな作業を自動化できます。こうした単純作業を自動化することで、従業員はより創造的で戦略的な業務に集中できるようになります。
なぜ企業に RPA が必要なのか？
電子機器を専門とする中規模の EC 小売業者を想像してみてください。オンラインストアの急成長と顧客需要の増加に伴い、バックオフィス業務は物流面で大きな負担となっています。同社は毎日何千件ものオンライン注文を受けており、その一つひとつをシステムに手入力する必要があります。これは多くの工数がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすく、その結果、発送ミスや配送遅延、顧客不満につながっています。膨大な在庫の管理もますます複雑になっています。需要の変動や季節要因、サプライチェーンの混乱により、最適な在庫水準を維持することが難しくなっており、ある拠点では在庫過多、別の拠点では在庫切れが頻発しています。カスタマーサービスチームは、注文状況の確認や返品依頼といった定型的な問い合わせに追われています。担当者は複雑な案件への対応よりも、日常的な質問への回答に多くの時間を費やしており、サービス品質に影響が出ています。同社の財務・レポート業務も、大量の手作業によるデータ入力に依存しています。その結果、データの不正確さや不整合が生じ、財務記録の照合に多くの時間が浪費されています。
RPA を導入することで、こうした課題に対応できます。
1. 受注処理の自動化:
RPA ボットを導入することで、受信した注文を自動的に処理できます。ボットはメールや Web フォームから注文情報を抽出し、内容を確認したうえで、社内システムを更新します。これにより、入力ミスが減り、出荷までのリードタイムが短縮され、顧客満足度の向上につながります。
2. リアルタイム在庫管理:
RPA は在庫数を継続的に監視し、記録を更新し、在庫があらかじめ設定したしきい値に達した際には自動で発注依頼をトリガーできます。これにより、商品を安定的に供給でき、在庫過多や在庫切れを防止できます。
3. カスタマーサービスの強化:
RPA を活用したチャットボットやバーチャルアシスタントにより、注文状況の確認や返品依頼など、よくある問い合わせへの対応を自動化できます。人のオペレーターは、より複雑な案件の解決に集中できるようになり、全体としてのカスタマーサービス品質が向上します。
4. エラーのないデータ入力:
RPA によって、財務プロセスにおける手作業でのデータ入力が不要になります。ボットは請求書や領収書、その他の書類からデータを抽出し、正確性を確保するとともに、不整合が発生するリスクを低減します。
RPA は小売業だけのものではありません。医療、金融、製造など、さまざまな業界で幅広い業務プロセスを自動化するために活用できます。RPA は、あらゆる規模の企業が業務効率を高め、コストを削減し、顧客満足度を向上させるための強力なツールです。
代表的なユースケースの例
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対象プロセスの種類
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ユースケース例
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手作業
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データ入力と抽出: メールやレガシーシステムから請求書データを抽出するなど、手作業で行うデータ入力やデータ処理
リード獲得:リードの情報充実には、さまざまな情報源からの手作業での情報収集が必要です。RPA ボットは、Web サイトやソーシャルメディア、その他のオンラインプラットフォームなど、複数の情報源からデータを抽出し、CRM システムに登録できます。
カスタマーサポートの問い合わせ:サポートプロセスでは、問い合わせへの回答やデータ取得を手作業で行う必要があります。RPA を利用すると、パスワードやログイン情報の更新、配送先住所やクレジットカード情報などの注文内容の変更を含む、メールでの問い合わせ対応を自動化できます。
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反復的
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従業員のオンボーディング:オンボーディングには、書類の記入、ユーザーアカウントの作成、資産の手配など、反復的なプロセスが含まれます。ボットを使うことで、人事システムへのユーザー追加、メールアカウント作成依頼の起票、従業員向け資産の手配依頼などを自動化できます。
バックアップ:バックアップは、あらゆる組織にとって重要です。手作業でデータバックアップを取得するのは、あるシステムから別のシステムへデータをコピーする必要があり、手間と時間のかかる反復作業です。ボットを使えば、バックアップのスケジュール設定、バックアップデータのダウンロード、バックアップ状況の通知送信、エラー発生時の管理者へのアラート送信などを自動化できます。
出張手配:出張手配は、出張に必要な航空券、ホテル、レンタカーなどを予約する反復的な業務です。RPA を利用すると、航空券・ホテル・レンタカーの最適な条件を検索し、自動で予約するなど、出張手配の作業を自動化できます。
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ルールベース
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ローン審査・処理:このプロセスは工数がかかり、担当者がローン書類を確認・検証し、信用調査を行い、融資実行を処理する必要があります。RPA ボットを使うと、システム上のローン申込書からデータを抽出し、信用スコアを確認し、あらかじめ定義されたルールやポリシーに基づいてローンを承認するなど、ローン処理を自動化できます。
保険金請求処理:損害調査担当者は、保険金請求を確認・検証し、調査を行い、補償範囲を判断し、支払いを承認します。ボットを利用すると、システムに提出された請求書類からデータを抽出し、あらかじめ定義されたルールやポリシーに照らして検証し、請求の支払い可否を判断するプロセスを自動化できます。
契約管理:契約管理では、契約管理者が契約書のレビュー、ドラフト作成、条件交渉、マイルストーンや期限の管理、契約更新の管理などを手作業で行います。RPA ボットは、システム上の契約書からデータを抽出し、重要なマイルストーンや期限を追跡し、契約更新や契約終了のタイミングでアラートをトリガーできます。
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例外発生率が低い
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給与計算処理: 従業員の勤務時間の集計、控除額の確認、支払い処理など、給与情報を処理する業務です。ボットを使うと、人事システムからデータを抽出し、給与額を計算し、控除を確認し、給与明細を作成するプロセスを自動化できます。多くの従業員は固定給または時間給であるため、計算は比較的単純で、例外発生率も低くなります。
クレジットカード申込処理:クレジットカード申込の処理では、アンダーライターが申込者の信用力を評価し、承認または否認を判断する必要があります。RPA ボットを利用すると、顧客情報の収集と検証、信用スコアの確認、申込の承認・否認判断といったプロセスを自動化できます。
出張経費精算管理:出張経費は多くが標準的なフォーマットに従い、精算プロセスも比較的単純なため、例外発生率が低い業務です。RPA を利用すると、経費精算書からのデータ抽出、経費の追跡、精算処理などのタスクを自動化できます。
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RPA 導入の主なメリット
あらゆる規模のビジネスが RPA のメリットを享受できます。主な利点は次のとおりです。
- 効率と生産性の向上:RPA ボットは手作業の反復タスクを自動化し、従業員がより創造的で戦略的な業務に集中できるようにします。
- コスト削減: RPA により、これまで人が行っていたタスクを自動化することでコストを削減できます。これにより人件費だけでなく、エラーや手戻りなど手作業プロセスに伴うさまざまなコストも大幅に削減できます。
- 精度の向上:RPA ボットは高い精度でタスクを実行できるため、エラーのリスクを低減します。その結果、顧客満足度の向上や、エラーに起因するコストの削減につながります。
- 処理時間の短縮: RPA ボットは人よりもはるかに高速にタスクを自動化できるため、プロセス全体の処理時間を短縮できます。これにより顧客満足度が向上し、競合優位性の確保にもつながります。
- セキュリティの向上:RPA は機密データを扱うタスクを自動化することで、セキュリティの強化に役立ちます。これにより、データ侵害やその他のセキュリティインシデントのリスクを軽減できます。
Zoho RPA とは？
.Zoho RPAは、日々行っている手作業の反復的で単調なタスクを自動化するために設計された、強力なノーコードのロボティック・プロセス・オートメーションプラットフォームです。API を持たないものも含め、クラウドアプリケーションとレガシーシステムをシームレスにつなぐブリッジとして機能します。これらの定型業務を自動化することで、従業員を煩雑な作業から解放し、より戦略的で付加価値の高い取り組みに集中できるようにします。
フローは、このプラットフォームの中核となる要素です。タスクを自動化するためのプロセスやワークフローのようなものです。フローはトリガーと 1 つ以上のアクションで構成されます。トリガーがフローを開始し、アクションがフローによって実行されるタスクです。たとえば、毎日実行されて在庫管理アプリケーションからデータを収集し、Excel スプレッドシートを作成して、そのスプレッドシートを自分宛てにメール送信するフローを作成できます。
このノーコードプラットフォームを使えば、コードを書くことなくタスクを自動化できます。アクションをドラッグ＆ドロップするだけでフローを作成できます。
Zoho RPA でできること
Windows アプリの自動化
Zoho RPA は Windows の自動化機能を提供しており、Windows アプリケーションを自動化できます。たとえば、ボットにクリック操作や文字入力、Windows からのテキスト抽出などを行わせることで、タスクを高い精度とスピードで実行できます。 詳細はこちら
Web 自動化
Zoho RPA は Web 自動化機能を提供しており、Web ブラウザー上のタスクを自動化できます。クリックやテキスト入力など、ユーザーの操作をキャプチャし、それらをワークフロー内の一連のアクションに変換します。 詳細はこちら
Microsoft Excel の自動化
Zoho RPA は Excel 向けに豊富なアクションを提供します。ワークシートからデータを読み取ったり、データを入力したり、新しいシートを作成したりできます。特に強力なのは、このデータをクラウドアプリケーションへシームレスに転送できる点で、手作業でのデータ入力を最小限に抑えられます。 詳細はこちら
ファイル／フォルダーの自動化
Zoho RPA の「ファイル／フォルダー」カテゴリを使用すると、データを整理し、効率的に管理できます。フォルダーの作成、ファイルやフォルダーのコピー／移動、フォルダーからファイルを取得するなどのタスクを自動化できます。 詳細はこちら
OCR 自動化
OCR（光学式文字認識）自動化を利用すると、画像ファイルからテキストを簡単に抽出できます。スキャンした文書、写真、スクリーンショットなどから、全文テキストや特定のデータ項目を取得可能です。抽出した情報は、データベースやスプレッドシート、その他のクラウドアプリケーションやサードパーティアプリケーションにシームレスに連携でき、データ入力やワークフローを効率化します。 詳細はこちら
PDF 自動化
PDF 自動化を利用すると、PDF ドキュメントからテキストやデータを効率的に抽出できます。これにより、これまで PDF 内に埋もれていた情報を取り出し、すぐに活用できるようになります。抽出したデータは、さまざまなサードパーティアプリケーションやクラウドアプリケーションにシームレスに連携でき、データの利活用とワークフローの効率を高めます。 詳細はこちら
インテリジェントドキュメント処理
IDP（インテリジェントドキュメント処理）では、AI（人工知能）を用いて、PDF や画像ファイルから手書き文字と印刷文字の両方を抽出できます。すべてのデータを抽出することも、特定のプロンプトに基づいて抽出することも可能です。抽出したテキストは、ワークフロー内の他のアクションで利用できます。 詳細はこちら
高機能な RPA レコーダー
Zoho RPA には、Windows と Web 向けの高機能なレコーダーが搭載されています。クリックやテキスト入力など、システムとのやり取りを記録し、それらをアクションに変換してフローを自動生成するため、タスクをドラッグ＆ドロップで配置しなくてもフローをすばやく作成できます。必要に応じて、アクションを簡単に編集したり削除したり、手順を再記録したりすることも可能です。 詳細はこちら
RPA フロートリガー
フローは、サードパーティサービスからの Webhook コールをきっかけに実行したり、特定の時刻や間隔でスケジュール実行したり、デスクトップイベントをトリガーとして実行したりできます。デスクトップトリガーには、ホットキーや Windows プロセストリガーなど複数のオプションがあり、ホットキーでフローを起動したり、Windows プロセスの開始／終了を待機してフローを起動したりできます。また、ファイル／フォルダートリガーも用意されており、ファイルやフォルダーが作成されたときなど、何らかの変化があったタイミングでフローを開始できます。 詳細はこちら
Deluge によるカスタム関数
独自のビジネスロジックは、Zoho 独自の言語である Deluge を使ったカスタム関数で記述できます。 詳細はこちら
対応している RPA エージェントのプラットフォーム
RPA エージェントは現在、Windows、Linux、Mac マシンで利用できます。 詳細はこちら