CRM-gegevens exporteren

CRM-gegevens exporteren


Afhankelijk van uw behoeften wilt u mogelijk alle of een deel van de gegevens die in uw CRM zijn opgeslagen exporteren. Enkele veelvoorkomende behoeften zijn het segmenteren van klanten, het delen van gegevens met samenwerkingspartners, het voldoen aan compliance-gerelateerde vereisten, het opstellen van rapporten en het archiveren van uw gegevens.

Welke opties zijn beschikbaar?

Er zijn drie exportgerelateerde opties in Zoho CRM:
  1. Exporteer modulegegevens.
  2. Maak een volledige back-up.
  3. Rapporten exporteren.

Welke optie moet ik kiezen?

  1. Als u gegevens uit afzonderlijke modules moet exporteren, gaat u naar de module en selecteert u onder Acties Exporteren, of u kunt de exportoptie gebruiken in het hulpprogramma Gegevensbeheer.
  2. Als u alle gegevens in uw CRM wilt exporteren (alle moduledgegevens, inclusief bijlagen, configuratiedetails, enz.), dan is het maken van een volledige back-up de beste optie.
  3. Als u een specifieke gegevensset nodig hebt die is gesorteerd, gegroepeerd en meerdere modules omvat, is de beste optie om een rapport te maken en dat te exporteren.
Laten we naar de eerste optie kijken: het exporteren van de gegevens die in de modules van uw CRM zijn opgeslagen.
 

Modulegegevens exporteren

U kunt gegevens uit modules exporteren in zowel CSV- als XLSX-formaat. De downloadlink voor een export is zeven dagen beschikbaar en het bestand wordt als zipbestand gedownload.
 
In XLSX-formaat kun je maximaal 50.000 records exporteren. 
 
In CSV-formaat kun je maximaal 200.000 records uit één module in één keer exporteren. Je kunt ook de tekencodering voor je CSV-bestand kiezen, zodat internationale tekens behouden blijven.
 
Notes
Limieten voor het aantal exporten per dag zijn afhankelijk van de editie van uw CRM:
1. Free - 10
2. Starter - 50
3. Standard - 100
4. Professional - 250
5. Enterprise - 500
6. Ultimate - 1000

Idea
Als u meer dan 200.000 records uit een afzonderlijke module moet downloaden, kunt u:
  1. Stel criteria in op basis van de Aanmaaktijd om meerdere exports te maken en te downloaden.
  2. Maak een lokale back-up om de volledige set records uit die module op te halen.

Beschikbaarheid

Gebruikers met de Export (Module) machtiging in hun profiel hebben toegang tot deze functie.


Gegevens exporteren

  1. Ga naar Instellingen → Gegevensbeheer → Exporteren.
  2. Op de Gegevens exporteren pagina klikt u op Export starten.

    U kunt ook naar het relevante modulemenu navigeren, naar Acties gaan en Exporteren selecteren om het dialoogvenster voor exporteren te openen.
     
  3. Under Export Data, do the following:
      1. Selecteer een module, subformulier of Notities uit de vervolgkeuzelijst Module.
         
      2. Selecteer een optie in de Aangepaste weergave vervolgkeuzelijst: de standaard lijstweergave, een aangepaste lijstweergave of op basis van criteria.



        Als je een subformulier hebt gekozen in de vervolgkeuzelijst Module, kun je ook criteria voor het subformulier instellen.


      3. Je kunt kiezen om te exporteren: Velden uit Aangepaste weergave, Alle velden, of Velden kiezen die moeten worden geëxporteerd.   
        - Als je ervoor kiest om op basis van criteria te exporteren, zijn de Velden uit Aangepaste weergave niet beschikbaar.
        - Als je hebt gekozen om Alle velden te exporteren, worden alle gegevens geëxporteerd. Als je echter alle velden wilt exporteren behalve enkele velden, klik op Velden uitsluiten en selecteer welke velden moeten worden uitgesloten.  Je kunt ook de Record-ID uitsluiten
        veld ervan weerhouden om een van de kolommen in het exportbestand te zijn.
         
         

        Notes
        Opmerking:
        U kunt maximaal 20 velden selecteren om uit te sluiten van uw exportactie. Als u Velden kiezen, hebt geselecteerd, kunt u in totaal maximaal 200 velden selecteren uit de desbetreffende module en de opzoekmodules.
         
        - Als je 'Kies velden' hebt geselecteerd, kun je velden selecteren uit de desbetreffende module en de bijbehorende koppelingsmodules.

         
      4. Selecteer het downloadformaat—CSV of XLSX—voordat u de gegevens exporteert.
      5. Als u ervoor kiest om te exporteren als CSV, kunt u de tekenset voor uw CSV-bestand als coderingssysteem kiezen, waardoor internationale tekens behouden blijven.
      6. Click Export.

      7. Uw export wordt toegevoegd aan de tabel Exportgeschiedenis, met de status Bezig.
         

  4. Wanneer de status verandert in Voltooid, beweeg de muisaanwijzer over het item en klik op de Download-link () om de gegevens naar uw lokale apparaat te downloaden.
     

Een aangepaste weergave exporteren

Als u snel een aangepaste weergave wilt exporteren, kunt u dit starten via het menu Acties in de betreffende module. Volg hiervoor deze stappen:
  1. Selecteer een aangepaste weergave op een modulepagina.
  2. Klik op de knop Acties en selecteer Exporteren [Module].
  3. Op de Gegevens exporteren-pagina die verschijnt, worden de Module, Aangepaste weergave, en Velden vervolgkeuzelijsten automatisch geselecteerd op basis van de aangepaste weergave.
  4. Klik op Exporteren.
     

Waar kan ik mijn exporten bijhouden?
 

Gebruikers met de vereiste machtiging in hun profiel hebben toegang tot de pagina Gegevens exporteren via Instellingen () > Gegevensbeheer > Exporteren.
 

 
De volgende opties zijn beschikbaar op deze pagina:
  1. Start een export: Gebruik deze knop om een export te maken van de gegevens in individuele modules of hun subformulieren.
  2. Exportgeschiedenis: Gebruik deze tabel om uw exporten van de afgelopen 60 dagen bij te houden en details te bekijken, waaronder het volgende:
      1. De module waaruit de gegevens zijn geëxporteerd
      2. De gebruiker die de export heeft gestart
      3. De datum en tijd waarop de export is gestart
      4. Het aantal records dat is geëxporteerd
      5. De status van de export (Bezig, Voltooid, Fout tijdens de verwerking)
         
  3. Filter: Gebruik dit om de vermeldingen in uw exportgeschiedenis te filteren. De lijst met exporten kan lang worden, vooral in grote organisaties waar gegevens meerdere keren per week door meerdere gebruikers worden geëxporteerd. In zo'n situatie kunt u deze optie gebruiken om snel een specifieke export of een reeks exporten te vinden. U kunt filteren op:
      1. Gebruiker
      2. Module
      3. Datum
         

         
  4. Individuele export: Klik op een specifieke export om naar de pagina Exportdetails te gaan. Deze pagina bevat de details die in de tabel Exportgeschiedenis staan en bevat ook:
      1. De aangepaste weergave of criteria die zijn gebruikt
      2. Het bestandstype en de tekenset die zijn geselecteerd
      3. De velden die zijn geselecteerd
  5. Downloadlink: Wanneer je de muisaanwijzer boven een individuele export plaatst, zie je een downloadlink(). Klik erop om de gegevens naar je lokale apparaat te downloaden. Deze is gedurende zeven dagen beschikbaar vanaf het moment van export.
  6. Back-up van gegevens aanvragen: Gebruik deze link als u alle gegevens uit uw CRM wilt exporteren. 
NotesOpmerking: Beheerders kunnen de door alle gebruikers uitgevoerde exporten bekijken. Niet-beheerders kunnen alleen exporten bekijken die zij zelf hebben gestart.

Opmerkingen

  1. Je ontvangt een melding wanneer een export klaar is om te downloaden.
     

     
  2. U kunt maximaal 25 criteria instellen voor een export. Dit aantal omvat criteria die zijn ingesteld voor de module en voor het subformulier.
  3. U kunt in een export maximaal 200 velden selecteren.
  4. U kunt velden selecteren uit maximaal vijf opzoekmodules.
  5. Beheerders kunnen de exportgegevens van andere gebruikers downloaden.
  6. Tags kunnen worden opgenomen in exporten.
  7. Als er tijdens het exporteren een fout optreedt, kun je de export opnieuw uitvoeren met de optie 'Opnieuw proberen'.
  8. Zoho CRM voegt op geen enkele manier schadelijke informatie of gegevens toe aan uw geëxporteerde bestanden. Als voorzorgsmaatregel om uzelf te beschermen tegen onbekende beveiligingsdreigingen raden we u echter aan te letten op waarschuwingen over uitvoerbare bewerkingen wanneer u geëxporteerde bestanden in MS Excel opent. Gelieve geen commando's in het vanuit Zoho CRM geëxporteerde CSV-bestand te wijzigen.
  9. Meer informatie over hoe GDPR/HIPAA-gerelateerde instellingen uw export beïnvloeden, zie:
    1. Gegevens in export beperken(GDPR)
    2. HIPAA-naleving in Zoho CRM
       
 

    • Related Articles

    • Gegevens importeren in Zoho CRM

      U kunt gegevens verzamelen uit allerlei bronnen. Zo kunt u een recorddatabase aanschaffen of gegevens verzamelen op beurzen, tijdens marketingcampagnes enzovoort. Het importeren van records uit dergelijke externe bronnen in Zoho CRM vormt een van de ...

    • De agenda in Zoho CRM gebruiken

      Het is handig om uw agenda en de verschillende onderdelen ervan te leren kennen om al uw bijeenkomsten en gesprekken efficiënt te kunnen plannen. Hieronder worden enkele onderdelen van de Zoho CRM-agenda uitgebreider beschreven, wat u kan helpen om ...

    • CRM-accountinstellingen beheren

      Nadat u zich hebt aangemeld voor Zoho CRM en uw eigen account hebt aangemaakt, kunt u uw CRM-account personaliseren. De verplichte gegevens die u tijdens de registratie hebt opgegeven, worden standaard automatisch bijgewerkt. Nadat u zich hebt ...

    • Persoonlijke velden markeren

      De AVG definieert persoonlijke gegevens als informatie betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon (d.w.z. de betrokkene). Er is een breed scala aan persoonlijke gegevens, waaronder e-mailadressen, locaties, mobiele ...

    • Rechten van betrokkenen

      De AVG vermeldt expliciet bepaalde rechten voor de betrokkenen in de Artikelen 12 t/m 23. We moeten deze rechten begrijpen en naleven wanneer mensen ze willen uitoefenen. Recht op toegang: Het recht van de betrokkene om van de controller bevestiging ...