Bijeenkomsten maken

U kunt snel en eenvoudig bijeenkomsten maken vanuit de agenda. U kunt op de link Maken klikken of op een datum of tijdsperiode in de agenda klikken om bijeenkomsten te maken. Nadat deze bijeenkomsten zijn gemaakt, zijn ze ook beschikbaar op het tabblad Activiteiten. Standaard biedt Zoho CRM de volgende velden bij het maken van een bijeenkomst vanuit de agenda.

• Titel : naam van de bijeenkomst
  
• Locatie : waar de bijeenkomst plaatsvindt
  
• Hele dag : is het een bijeenkomst die de hele dag duurt?
  
• Van en Tot : datum en tijd van de bijeenkomst
  
• Herhalen : de regelmaat waarmee de bijeenkomst wordt gepland
  
• Deelnemers : mensen die voor de bijeenkomst zijn uitgenodigd
  
• Herinnering : een herinnering voor de bijeenkomst
  

Het formulier dat u invult om een bijeenkomst toe te voegen, kan worden aangepast. U kunt velden in het formulier toevoegen of eruit verwijderen, behalve de hierboven genoemde standaardvelden die belangrijk zijn voor de record. U kunt velden ook als verplicht markeren. Zie ook Paginalay-out bewerken

Bijeenkomsten maken vanuit de agenda

1. Klik op de link Maken in de agenda en selecteer Bijeenkomst.
   U kunt ook op de datum of het tijdvak in de agenda klikken en vergaderingen maken.
   
   
2. Geef de Titel en de Locatie van de bijeenkomst op.
   
3. Schakel het selectievakje Hele dag in als u de bijeenkomst wilt aanmerken als een afspraak die de hele dag duurt.
   
4. Selecteer de datum en tijd bij Van en Tot .
   Voor een bijeenkomst die de hele dag duurt, is de optie om de tijd in te stellen niet beschikbaar.
5. In de vervolgkeuzelijst Host  kiest u de naam van een gebruiker die de bijeenkomst zal hosten.
   De gebruikers in de vervolgkeuzelijst Host zijn gebaseerd op uw rolhiërarchie. De bijeenkomst wordt gemaakt in de agenda van de gebruiker die de bijeenkomst host.
6. Selecteer de module Leads, Contactpersonen of Overige om op te geven waaraan de bijeenkomst gerelateerd is.
   
7. Klik op de link Wijzigen als u wilt dat de bijeenkomst dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks wordt herhaald.
   De optie Herhalen is standaard ingesteld op Geen.
8. Klik op de link Toevoegen als u deelnemers wilt uitnodigen voor de bijeenkomst. U kunt contactpersonen, leads en gebruikers selecteren uit rollen, groepen, regio's, enzovoort.
   De optie Deelnemers is standaard ingesteld op Geen. U kunt ook het e-mailadres opgeven van contactpersonen die zich niet in uw Zoho CRM-account bevinden en deze uitnodigen voor de bijeenkomst.
9. Stel een Herinnering voor de bijeenkomst in.
   Wanneer u een bijeenkomst maakt, worden de instellingen voor herinneringen standaard ingesteld op basis van de agendavoorkeuren van de gebruiker die de bijeenkomst host. U kunt dit echter desgewenst wijzigen.
10. Klik op Meer velden toevoegen als u andere velden nodig hebt om meer informatie over de bijeenkomst toe te voegen.
    
11. Klik op Save (Opslaan).
    

Opmerking:  Feestdagen en vrije dagen kunnen niet worden gebruikt als datums voor het maken van bijeenkomsten in Agenda. Er wordt dan een fout met betrekking tot onbeschikbaarheid weergegeven.

Gesprekken plannen

Vanuit de agenda kunt u gesprekken plannen. U kunt op de link Maken klikken of op een toekomstig datum of tijdsperiode in de agenda klikken om gesprekken te plannen. Zodra de gesprekken zijn gemaakt, zijn deze ook beschikbaar op het tabblad Activiteiten. Standaard biedt Zoho CRM de volgende velden bij het toevoegen van een gepland gesprek vanuit de agenda.

• Onderwerp : onderwerp van het gesprek.
  
• Gesprekstype : standaard is het type Uitgaand omdat het gaat om geplande gesprekken.
  
• Doel van gesprek: het doel van het gesprek, zoals onderhandeling, acquisitie, demonstratie, enzovoort.
  
• Naam contactpersoon  en  Gerelateerd aan : contactpersoon of andere record die is gerelateerd aan het gesprek.
  
• Gespreksdetails : hiertoe behoren de gespreksdatum en de begintijd.
  
• Eigenaar : gebruiker die de eigenaar is van de record of aan wie het gesprek is toegewezen.
  
• Herinnering : een herinnering voor het gesprek
  

Geplande gesprekken toevoegen vanuit de agenda

1. Klik op de link Maken in de agenda en selecteer Gesprek.
   U kunt ook op de datum of het tijdvak in de agenda klikken en geplande gesprekken toevoegen.
   
2. Geef het onderwerp van het gesprek op.
   Het Gesprekstype  is standaard Uitgaand.
3. Selecteer het Doel van gesprek in de vervolgkeuzelijst.
   
4. Selecteer de module Leads, Contactpersonen of Overige om op te geven waaraan het gesprek gerelateerd is.
   
5. Voer de datum en begintijd van het gesprek in.
   
6. Selecteer de Eigenaar in de vervolgkeuzelijst.
   
7. Stel een Herinnering voor het gesprek in.
   Er wordt geen rekening gehouden met de instellingen voor herinneringen in de agendavoorkeuren omdat deze alleen voor bijeenkomsten zijn ingesteld.
8. Klik op Meer velden toevoegen als u andere velden nodig hebt om meer informatie over het gesprek toe te voegen.
   
9. Klik op Save (Opslaan).
   

Opmerking

• Afhankelijk van uw rolhiërarchie hebt u toegang tot agenda's van andere gebruikers in het bedrijf. U kunt ook afspraken of gesprekken toevoegen aan hun agenda. Wanneer u een bijeenkomst of gesprek aanmaakt in uw agenda, maar een andere gebruiker kiest als host of eigenaar van de record, wordt de bijeenkomst of het gesprek toegevoegd aan de agenda van de host of de eigenaar van de record.
  
• Wanneer u op een bijeenkomst in de agenda klikt, ziet u enkele bijeenkomstdetails. Deze details kunnen worden aangepast in de Instellingen voor paginalay-out , zodat gebruikers in een oogopslag de belangrijkste details kunnen bekijken.
  
• U kunt de bijeenkomsten en gesprekken weergeven in de dag-, week- of maandweergave.
  
• Wanneer deelnemers zijn uitgenodigd voor een bijeenkomst, kunt u desgewenst de bijeenkomst annuleren. U moet de uitgenodigde personen eerst via e-mail informeren voordat u de bijeenkomst kunt verwijderen.