Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • Zoho Learn vs. Trainer Central

      Hi, I'm currently using Zoho One with a WordPress-based website and WooCommerce to manage my online courses. I would like to know what is the difference between Zoho Learn and Trainer Central and if it's possible for these two platforms to replace WP

    • How to Display a Logo Image on a Public Form?

      I would like to display a logo image in the header of a form. To achieve this, I added an Add Notes field to the form. The code below works perfectly for Zoho users accessing the form. However, when the form is made public, the image does not load properly:

    • Creating a Zoho Online Meeting in a Blueprint

      We are looking for an easy solution to schedule online meetings in a blueprint and ran into the same problem discussed in this topic: https://help.zoho.com/portal/en/community/topic/custom-function-to-set-meeting-to-online-meeting (After connecting Zoho

    • Enabling 'From Number' and 'To Number' fields in the Calls module

      Hello everyone, We've added "To Number" and "From Number" fields in the Calls module as part of our latest update to provide users with the option to enable or disable them through the Calls Preferences tab. When enabled, these fields will be displayed

    • Exciting Update: Multi WhatsApp Business Account (WABA) Support Now Available in SalesIQ!

      We’re pleased to share an important update that will enhance the way you manage your WhatsApp Business accounts (WABAs) within SalesIQ. With the launch of Multi WABA support, you can now connect and manage multiple brands more effectively, each under

    • Route Optimizer

      Does Zoho Inventory offer route optimization for our in-house deliveries? It will save us time to manually route our daily orders. Thank you

    • Can documents attached to different ZohoForms automatically go to different OneDrive folders?

      Hi there, I set a workflow to track and store applications coming in from our website. I created two different Zoho forms, one for unsolicited applications, one for applications to job postings. After any of the forms has been filled in, a new record

    • Kaizen #126 - Circuits in Zoho CRM - Part 1

      Hello everyone! Welcome back to another week of Kaizen! Today, we will discuss an exciting topic—Circuits in Zoho CRM. For starters, we will discuss what Circuits are, how beneficial they are for businesses, different views of a Circuit, and the different

    • TeamInbox down?

      Hi everyone, we are getting message "Sorry, this action cannot be performed due to an internal error. Please try again later. We are on the Canadian data centers. Can someone please confirm if the service is down? Thank you! F

    • Purchase Requisition in Zoho Books

      I want to understand if Zoho Books is having the following workflow: PR ( Purchase Requisition ) >> PO ( Purchase order) >>  GRN/SRN ( Goods/Services receipt note) >> Bill

    • Confirmation prompt before a custom button action is triggered

      Have you ever created a custom button and just hoped that you/your users are prompted first to confirm the action? Well, Zoho knows this concept. For example, in blueprint, whenever we want to advance to the next state by clicking the transition, it is

    • Marketer's Space: Streamline marketing and sales by integrating ZMA's Planner with Zoho CRM

      In a competitive market, clear goal-setting and seamless campaign execution are crucial for marketing and sales alignment. When integrated with Zoho CRM, Zoho Marketing Automation's Planner enables marketers to create, manage, and measure campaigns effectively

    • Custom emails for Portals not working

      I changed the standard templates to custom email templates for all three options, but the invitation is still sending the original email layouts. Anyone know why this would be happening? I changed them 2 days ago.

    • Switching scheduled webinars from Live to On-demand

      Now that On-Demand webinars has been added as an option for webinar presenting, is there a way I can edit already scheduled webinars from Live to on-Demand? These scheduled webinars already have people registered. Thanks

    • Zoho CRM v2.1 deprecation or sunset plans ?

      Hi Team Wanted to know if there is any plan to deprecate v2.1 CRM apis https://www.zoho.com/crm/developer/docs/api/v2.1/ and if yes by when

    • Forex Bank Refund Entry

      Hello, please advise how to enter refunds from our bank forex department. The refund was because we were on preferential rates but at the time of USD purchase were not given the preferential rate, therefore the bank calculated the excess that we paid

    • Auto-Populating Custom Field

      This is to request a feature enhancement for our invoicing system. We're currently creating invoices with a single item per invoice and have a custom field called "Related Vehicle." We would like the "Related Vehicle" field to be automatically populated

    • How can i Customize Delivery Note?

      I need to customize delivery note like change the tittle for language purposes and also include only the balance due

    • Delivery note template

      We have some reasonable templates for sales docs but the delivery note one is very limited. It would be nice if we could have the same options as the sales form templates or even create our own by cloning an existing sales template, modifying (ie: removing

    • INTERCOMPANIES INVOICING

      Dears , I paid expenses on behalf of our sister company from my cash account , then month End i issued an invoice to the sister company , my question is how to put the expenses GL in the invoices

    • Zoho CRM Theme Color?

      I've read multiple articles stating it's possible to change Zoho CRM theme colour (top menu bar) from personal settings menu, however, my zoho has no options for this at all and I've looked everywhere........has this feature been removed? I'm currently

    • How can i force the user to select a project when creating an invoice ?

      Hello I tried all the ways that i know , but no way is able to stop creating an invoice without project.

    • Sales

      1/ How can I make a discount on invoice exmple : invoice 5,100 le , custmar pay 5000 and I need to make this 100 le as a discount , how can i make it ?! 2/ Is thare any report can make me match my company’s balance with the customer’s balance?

    • Include Project Hours when Creating Estimates from Projects

      Hi Currently, in Books, you can create estimates from Projects by inserting tasks that pull both the task and the hourly charge rate. But it doesn't pull the budgeted hours for the task, so you manually have to remember the number of hours for a given

    • acc

      Regularly sending statements to customers is an imperative part of many business processes as it helps foster strong customer relationships and provides timely guidance on pay//

    • South African Payment Gateways

      Since the "Demise" of Wave many South African users have moved over to Zoho and yet for years users have been requesting Integration with a South African Payment Gateway to no avail. Payfast was the most commonly requested gateway as it supports recurring

    • CRM Implementation

      I need to implement Zoho CRM. Is there a useful user manual available to guide me through the implementation?

    • Zoho Social integration with Zoho Flow

      Is there any plans for Zoho Social integration with Zoho Flow?

    • Marketing 2.0 has been a catastrophe

      Anyone else having significant issues with their link between their CRM and Marketing automation since moving to version 2.0? We had an easy flow for triggering leads in the CRM to journeys in Marketing Automation but now nothing seems to work properly.

    • Cannot average "Duration (Time)" from Pick List History Tracking in Reports

      Okay, let's say I have a custom module. In this custom module I have a pick-list named "Status" with "New", "In-Progress", "Completed" values. I also have turned ON pick-list history tracking and chose "Time" to track the duration in (instead of "Calendar

    • Customer Statement Template

      Hi. how can i add order number "customer LPO number" in the customer statement. regards

    • Authorize.Net Update: Disable Transaction IP Velocity Filter to Avoid Payment Failures

      Update: The Authorize.Net integration was updated on November 20, 2024. To prevent recurring transaction failures, we recommend disabling the Transaction IP Velocity Filter at the earliest. We’re updating the Authorize.Net integration in Zoho Books on

    • Need to send a single email to up to 20 recipients

      I want to send a single email to ~16 or 20 recipients. It appears that I cannot do this in Zoho email as it gets flagged as unusual activity. I need to be able to communicate with this group on a regular basis. What am I missing that Zoho doesn't allow

    • Whatsapp Limitation Questions

      Good day, I would like to find out about the functionality or possibility of all the below points within the Zoho/WhatsApp integration. Will WhatsApp buttons ever be possible in the future? Will WhatsApp Re-directs to different users be possible based

    • Unable to Schedule One-to-One Emails in Zoho CRM

      Hi everyone, I’m using the Zoho CRM Professional Edition and facing an issue with scheduling one-to-one emails directly from CRM. While I can send immediate emails without any problem, I don’t see an option to schedule these emails for a later time. I’ve

    • Canvas Detail View Related List Sorting

      Hello, I am having an issue finding a way to sort a related list within a canvas detail view. I have sorted the related list on the page layout associated with the canvas view, but that does not transfer to the canvas view. What am I missing?

    • Repeatable Fields/Sections in Zoho CRM

      Hi Zoho Team, We have a module in CRM named "Clients". We would like to know whether it is possible to have a feature enables us to have repeatable sections in our clients' profiles? For example, if we customized a section in the clients' profiles named

    • Zoho Analytics: Requests for view access

      Hello, We have a user that might request access to a certain view, report etc. However this request for access is being sent to different admins within the workspace, is is possible to set who the "approver" is of these requests? If not what are the rules

    • Boolean Fields in Mail Merge Displaying as Checkmarks

      I'm really liking the new mail merge functionality. It's replaced the Zoho Sign extension for us. One problem I've seen is that boolean operators (i.e. Checkbox fields) in CRM merge as "True" or "False". This looks a little ugly in my final document — is there a way I can get those to display as checkboxes?

    • Formula in Sub Form

      Hello - I have created a sub-form and the data is going to be insurance policy information. However some of the policy amounts are based on a percentage of a main coverage. For example, Debris removal coverage is 5% of the main dwelling policy. Is there

    • Next Page