O recurso Aprovações do Bigin centraliza o processo de aprovação, reunindo todos os formulários com aprovação ativada em um único local, tornando mais fácil gerenciar e aprovar registros em todo o sistema.

Você pode encontrar essa funcionalidade no canto superior direito da tela. Clique nela para visualizar todos os registros pendentes de aprovação.

Aprovações

A interface de Aprovações exibe uma lista de todos os registros de diversas fontes que precisam de aprovação, permitindo que você gerencie tudo o que requer sua atenção em um único local.

Dentro da interface de Aprovações, a aba Formulários exibe todos os formulários com registros pendentes de aprovação.

Se desejar visualizar apenas tipos específicos de formulários, como formulários de Contatos ou de Pipeline, você pode utilizar o filtro localizado no topo da lista.

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https://help.zoho.com/portal/en/kb/bigin/automation/articles/approvals-28-11-2024#Approvals

Para visualizar os registros que estão aguardando sua aprovação em um formulário específico, basta clicar no formulário na lista.

Aprovações em Formulários de Contato

Para os formulários de Contato, há duas abas disponíveis para facilitar o gerenciamento das aprovações:

• Todos: Exibe todos os registros pendentes de aprovação, oferecendo uma visão completa de todos os itens aguardando ação nos formulários de contato.

• Contatos Duplicados: Exibe apenas os registros que contêm informações de contato duplicadas, permitindo que você identifique e gerencie duplicatas que exigem atenção especial.
  

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Passe o mouse sobre um registro para aprovar ou excluí-lo diretamente desta visualização.

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Se você preferir uma visualização detalhada antes de tomar uma decisão, basta clicar no registro e escolher entre dois tipos de visualização detalhada:

• Visualização por Módulo: Os campos são organizados de acordo com seus respectivos módulos, facilitando o foco em aspectos específicos do registro e a revisão de dados relevantes para cada módulo.

• Visualização por Formulário: Exibe todos os campos do registro exatamente como aparecem no formulário original, proporcionando uma visão geral que auxilia na tomada de decisões informadas.

Aprovação de Registros

Ao aprovar um registro, você poderá ver três opções: aprovar diretamente, mesclar com registros existentes ou excluir.

• Aprovar: Se você aprovar o registro diretamente, os dados serão automaticamente adicionados ao sistema como novos registros.
  

https://help.zoho.com/portal/en/kb/bigin/automation/articles/approvals-28-11-2024#Approving_records

Mesclar e Aprovar

Essa opção estará disponível somente se o registro do formulário contiver um contato ou empresa duplicado. Ela permite identificar registros duplicados e orienta você por um processo passo a passo para mesclá-los.

Se forem encontrados registros correspondentes aos dados enviados, você poderá escolher quais detalhes devem ser mantidos na mesclagem.

• Uma tabela exibirá todos os registros duplicados encontrados, permitindo que você selecione exatamente qual registro será mesclado com os novos dados.

• Isso garante a preservação das informações mais precisas e relevantes, eliminando dados redundantes ou desatualizados.

Quando empresas duplicadas forem identificadas, o sistema solicitará primeiro a mesclagem do registro da empresa, seguida pela mesclagem do registro do contato.

Nota

Os registros duplicados são identificados com base em campos únicos do módulo.

Excluir

Se você excluir o registro, os dados serão removidos permanentemente do sistema.

Aprovação em Massa

A aprovação em massa permite que você aprove vários registros simultaneamente, em vez de agir sobre cada um individualmente.

Na visualização de lista, use as caixas de seleção ao lado de cada registro para selecionar aqueles que deseja aprovar.

Após a seleção, você pode aprovar ou excluir os registros escolhidos.

Se precisar alterar o proprietário antes de aprovar um registro, isso pode ser feito.
Ao selecionar os registros desejados, um novo botão "Alterar Proprietário e Aprovar" aparecerá ao lado dos botões "Aprovar" e "Excluir".

https://help.zoho.com/portal/en/kb/bigin/automation/articles/approvals-28-11-2024#Bulk_approval

Zoho Forms

Se você integrou o Zoho Forms ao Bigin, uma aba Zoho Forms será exibida na seção Aprovações.

Essa aba exibe os registros enviados via Zoho Forms que estão aguardando sua aprovação.

Outros

Aprovações acionadas por APIs ou aplicativos de terceiros aparecerão na aba Outros.

Essa aba só será visível se houver registros dessas fontes aguardando aprovação.