Exportar dados do CRM

Exportar dados do CRM


Dependendo das suas necessidades, você pode querer exportar todos ou parte dos dados armazenados no seu CRM. Algumas necessidades comuns incluem segmentar clientes, compartilhar dados com colaboradores, atender a requisitos de conformidade, criar relatórios e arquivar seus dados.

Quais são as opções disponíveis?

Há três opções relacionadas à exportação no Zoho CRM:
  1. Exportar dados do módulo.
  2. Faça um backup completo.
  3. Exportar relatórios.

Qual opção devo escolher?

  1. Se você precisar exportar dados de módulos individuais, você pode ir ao módulo e, em Ações, selecionar Exportar, ou você pode usar a opção de exportação na ferramenta de Administração de Dados.
  2. Se você quer exportar todos os dados do seu CRM (todos os dados dos módulos, incluindo anexos, detalhes de configuração etc.), fazer um backup completo é o caminho a seguir.
  3. Se você precisar de um conjunto específico de dados que esteja ordenado, agrupado e abranja vários módulos, a melhor opção é criar um relatório e exportá-lo.
Vamos ver a primeira opção: exportar os dados armazenados nos módulos do seu CRM.
 

Exportar dados do módulo

Você pode exportar dados dos módulos em ambos os formatos CSV e XLSX. O link para download de uma exportação ficará disponível por um período de sete dias, e o arquivo será baixado como um arquivo ZIP.
 
Em formato XLSX, você pode exportar no máximo 50.000 registros. 
 
Em formato CSV, você pode exportar no máximo 200.000 registros de um único módulo de uma só vez. Você também pode escolher o conjunto de caracteres para o seu arquivo CSV como sistema de codificação, o que preserva caracteres internacionais.
 
Notes
Os limites para o número de exportações por dia variam de acordo com a edição do seu CRM:
1. Free - 10
2. Starter - 50
3. Standard - 100
4. Professional - 250
5. Enterprise - 500
6. Ultimate - 1000

Idea
Se você precisar baixar mais de 200.000 registros de um módulo específico, você pode:
  1. Defina critérios com base na Data de criação para criar e baixar várias exportações.
  2. Faça um backup local para obter o conjunto completo de registros desse módulo.

Disponibilidade

Usuários com Exportação (Módulo) permissão em seu perfil podem acessar este recurso.


Para exportar dados

  1. Acesse Configuração → Administração de Dados → Exportar.
  2. Na página Exportar dados, clique em Iniciar uma exportação.

    Você também pode navegar até o menu do módulo correspondente, acessar Ações e selecionar Exportar para exibir a caixa de diálogo de exportação.
     
  3. Under Export Data, do the following:
      1. Selecione um módulo, subformulário ou Notas na lista suspensa Módulo.
         
      2. Selecione uma opção na lista suspensa da Exibição personalizada : a exibição de lista padrão, uma exibição de lista personalizada ou baseada em critérios.



        Se você escolheu um subformulário na lista suspensa do Módulo, também pode definir critérios para o subformulário.
      3. Você pode escolher exportar Campos da Visualização personalizada, Todos os campos ou Escolher campos a serem exportados.   
        - Se você optar por exportar com base em critérios, os Campos da Visualização personalizada não estarão disponíveis.
        - Se você tiver escolhido exportar Todos os campos, todos os dados serão exportados. No entanto, se quiser exportar todos os campos, exceto alguns campos, clique em Excluir campos e selecione quais campos devem ser excluídos.  Você também pode excluir o ID do registro
        campo de ser uma das colunas no arquivo de exportação.
         

         
        Notes
        Observação:
         
        Você pode selecionar até 20 campos para excluir da sua ação de exportação. Se você selecionou Escolher campos, é possível selecionar no máximo 200 campos do respectivo módulo e de seus módulos de pesquisa, no total.
         
        - Se você selecionou Escolher campos, você pode selecionar campos do respectivo módulo e de seus módulos de pesquisa.

         
      4. Selecione o formato do arquivo para download—CSV ou XLSX—antes de exportar os dados.
      5. Se você optar por exportar como CSV, poderá escolher o conjunto de caracteres do seu arquivo CSV como sistema de codificação, o que preserva caracteres internacionais.
      6. Click Export.

      7. Sua exportação será adicionada à tabela Histórico de Exportações, com o status Em andamento. 

  4. Quando o status mudar para Concluído, passe o cursor sobre a entrada e clique no link Baixar () para baixar os dados para o seu dispositivo local.
     

Para exportar uma visualização personalizada

Se você quiser exportar uma visualização personalizada rapidamente, poderá iniciar a exportação no menu Ações do módulo correspondente. Para isso, siga estas etapas:
  1. Selecione uma visualização personalizada na página do módulo.
  2. Clique no botão Ações e selecione Exportar [Módulo].
  3. Na página Exportar dados que aparece, as listas suspensas Módulo, Visualização personalizada, e Campos serão selecionadas automaticamente com base na visualização personalizada.
  4. Clique em Exportar.
     

Onde posso acompanhar minhas exportações?

Usuários com a permissão necessária em seu perfil podem acessar a página Exportar dados em Configurações () > Administração de dados > Exportar.
 

 
As seguintes opções estão disponíveis nesta página:
  1. Iniciar uma exportação: Use este botão para criar uma exportação dos dados em módulos individuais ou em seus subformulários.
  2. Histórico de Exportações: Use esta tabela para acompanhar suas exportações dos últimos 60 dias e visualizar detalhes, incluindo o seguinte:
      1. O módulo do qual os dados foram exportados
      2. O usuário que iniciou a exportação
      3. A data e a hora em que a exportação foi iniciada
      4. O número de registros exportados
      5. O status da exportação (Em andamento, Concluída, Erro durante o processamento)
         
  3. Filtro: Use isto para filtrar as entradas no seu histórico de exportações. A lista de exportações pode ficar longa, especialmente em organizações grandes, onde os dados são exportados várias vezes por semana por vários usuários. Nessa situação, você pode usar esta opção para encontrar rapidamente uma exportação específica ou um conjunto de exportações. Você pode filtrar por:
      1. Usuário
      2. Módulo
      3. Data
         

         
  4. Exportação individual: Clique em uma exportação específica para acessar a página de Detalhes da Exportação. Esta página contém os detalhes encontrados na tabela Histórico de Exportações e também inclui:
      1. A visualização personalizada ou os critérios utilizados
      2. O tipo de arquivo e o conjunto de caracteres selecionados
      3. Os campos que foram selecionados
  5. Link para download: Ao passar o cursor sobre uma exportação individual, você verá um link para download(). Clique nele para baixar os dados para o seu dispositivo local. O download ficará disponível por um período de sete dias a partir do momento da exportação.
     
  6. Solicitar backup de dados: Use este link se você quiser exportar todos os dados do seu CRM. 
NotesObservação: Administradores podem visualizar as exportações realizadas por todos os usuários. Usuários não administradores podem visualizar apenas as exportações que iniciaram.

Notas

  1. Você receberá uma notificação quando uma exportação estiver pronta para download.
     

     
  2. Você pode definir no máximo 25 critérios para uma exportação. Esse número inclui os critérios definidos para o módulo e os critérios definidos para o subformulário.
  3. Você pode selecionar no máximo 200 campos em uma exportação.
  4. Você pode selecionar campos de até cinco módulos de pesquisa.
  5. Administradores podem baixar os dados de exportação de outros usuários.
  6. Tags podem ser incluídas nas exportações.
  7. Se ocorrer um erro na exportação, você pode tentar exportar novamente usando a opção Tentar novamente.
  8. O Zoho CRM não inclui, de forma alguma, qualquer tipo de informação ou dado malicioso em seus arquivos exportados. No entanto, como medida de precaução para se proteger contra ameaças de segurança desconhecidas, recomendamos que você verifique avisos sobre operações executáveis ao abrir arquivos exportados no MS Excel. Por favor, evite modificar quaisquer comandos no arquivo CSV exportado do Zoho CRM.
  9. Para saber como as configurações relacionadas ao GDPR/HIPAA afetam sua exportação, consulte:
    1. Restringir dados na exportação (GDPR)
    2. Conformidade com a HIPAA no Zoho CRM
       
 

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