Compartilhar ficheiros e pastas externamente a partir de uma pasta de equipe

Compartilhar ficheiros e pastas externamente a partir de uma pasta de equipe

Ao compartilhar os arquivos da equipe com pessoas fora da equipe, é importante manter o controle sobre os arquivos originais. O WorkDrive permite compartilhar arquivos e pastas de uma Pasta de equipe com usuários externos das seguintes três maneiras:
1. Compartilhar diretamente usando endereços de e-mail
Níveis de acesso para arquivos: Exibir, Exibir e comentar, Editar, Compartilhar
Níveis de acesso para pastas:Exibir, Exibir e comentar, Editar, Organizar

2. Compartilhar com permissões padrão (para qualquer pessoa na internet)
Os usuários externos só poderãovisualizar e baixar arquivos e pastas.

3. Compartilhar com links de compartilhamento externos personalizados
  1. Crie novos links de compartilhamento externo e defina senhas e data de expiração, permita ou não downloads e até mesmo solicite informações do usuário para o link compartilhado para restringir o acesso e monitorar a atividade.

  2. Níveis de acesso para arquivos: Exibir, Exibir e comentar, Editar
    Níveis de acesso para pastas: Exibir, Editar, Carregar

  3. Você pode criar vários links de compartilhamento externo personalizados para cada arquivo ou pasta.
  1. O recurso de compartilhamento externo pode ser ativado ou desativado nos níveis de grupo e Pasta de equipe.
  2. Se o compartilhamento externo estiver ativado em uma Pasta de equipe, somente os Administradores e os Organizadores na pasta de equipe poderão compartilhar arquivos e pastas externamente.
  3. Se o compartilhamento externo estiver desativado, os administradores e os organizadores não poderão compartilhar arquivos e pastas externamente de uma Pasta de equipe.

Compartilhar documentos usando endereços de e-mail

1. Selecione Pasta de equipe no painel esquerdo.
2. Selecione um arquivo ou pasta e clique no ícone compartilhar na barra de ação superior.
3. Digite os endereços de e-mail dos usuários e atribua um nível de acesso.
4. Adicione uma mensagem pessoal, se for necessário.
5. Clique em Compartilhar.



Os usuários serão notificados sobre esse compartilhamento por e-mail.

Os usuários da equipe podem compartilhar arquivos e pastas diretamente com: 
  1. Usuários externos (que têm uma conta no WorkDrive)
    1. Usuários de outras equipes ou organizações no WorkDrive
    2. Usuários de planos individuais no WorkDrive
  2. Usuários externos (que não têm uma conta no WorkDrive)
  1. Ao compartilhar com usuários externos que têm uma conta do WorkDrive, eles devem fazer login na conta do WorkDrive para acessar quaisquer arquivos e pastas compartilhados na seção Compartilhado comigo .

  2. Ao compartilhar com usuários externos que têm uma conta Zoho, mas não têm uma conta WorkDrive, eles devem fazer login na conta Zoho para acessar quaisquer arquivos e pastas compartilhados.

  3. Ao compartilhar com usuários externos que não têm uma conta Zoho, eles só podem acessar os arquivos e as pastas compartilhados depois de verificar o endereço de e-mail peça autenticação OTP. Isso garante acesso seguro para qualquer usuário externo.

  4. Os usuários sem uma conta do WorkDrive poderão adicionar ou carregar (isso inclui o upload de versão), comentar, renomear e baixar arquivos e pastas. Para recursos avançados de colaboração, eles precisam se inscrever em uma conta do WorkDrive.

    Atualmente, para arquivos no formato Zoho (ou seja, Writer, Sheet e Show), os usuários externos sem uma conta do WorkDrive só podem visualizar, comentar e baixar. Em breve, suportaremos outras opções em comparação com arquivos que não são do formato Zoho.

Compartilhar com permissões padrão (para qualquer pessoa na internet)

1. Selecione uma pasta da equipe no painel esquerdo em PASTAS DE EQUIPE.
Por padrão, a guia PASTAS será exibida na pasta da equipe.

2. Selecione um ficheiro ou pasta e clique no ícone compartilharna barra de ação superior. Uma caixa de diálogo de compartilhamento será exibida.
Ou clique com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta e selecione Compartilhar. 

3. Clique em Alterar visibilidade ao lado do link permanente na caixa de diálogo compartilhar.



4. Por padrão, os membros da Pasta de equipe e os colaboradores compartilhados serão selecionados. Selecione Qualquer pessoa na internet.



5. Clique em SALVAR.

6. Clique em Copiar e compartilhe o link com usuários externos por e-mail, chat em grupo ou sites de redes sociais.

7. Para interromper o compartilhamento com qualquer pessoa na internet, clique em Alterar visibilidade ao lado do Link permanente na caixa de diálogo de compartilhamento e selecione Membros da pasta de equipe e colaboradores compartilhados ou Qualquer pessoa em sua equipe.

Os usuários externos só poderão visualizar e baixar o arquivo ou a pasta.
1. Selecione uma pasta da equipe no painel esquerdo em PASTAS DE EQUIPE.
Por padrão, a guia PASTAS será exibida na pasta da equipe.

2. Selecione um ficheiro ou pasta e clique no ícone compartilhar na barra de ação superior. Uma caixa de diálogo de compartilhamento será exibida. 



3. Clique no Novo link de compartilhamento externo. Uma caixa de diálogo de link de compartilhamento externo será aberta.
Ou clique com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta e selecione  Compartilhar > Novo link de compartilhamento externo.

4. Insira um nome do link para referência fácil.

5. Escolha o nível de acesso para o arquivo ou pasta que deseja compartilhar externamente.

Permissões para arquivos:

Para arquivos no formato Zoho, ou seja, Writer, Sheet e Show, os usuários externos podem receber acesso de visualização, visualização e comentário ou edição .
Para arquivos que não são do formato Zoho (documentos, planilhas e apresentações) e outros tipos de arquivo, como imagens, vídeos e pdfs, os usuários externos só podem receber acesso de visualização.

Permissões para pastas:

Visualização: restringe um usuário externo a exibir somente arquivos dentro da pasta.
Carregamento: permite que um usuário externo faça o seguinte:
      Carregar arquivos (o limite de carregamento do arquivo será aplicado com base no plano do WorkDrive)
      Visualizar e baixar arquivos
Editar: permite que um usuário externo carregue e edite arquivos dentro da pasta.

  1. O tamanho máximo de carregamento do arquivo 1 GB no plano Iniciante, 5 GB no plano Equipe e 50 GB no plano Empresarial.
  2. Somente arquivos no formato nativo do Zoho (por exemplo, Zoho Writer, Zoho Sheet e Zoho Show) podem ser editados.
  3. Todos os links de compartilhamento externo são links públicos, ou seja, qualquer pessoa com os links pode acessá-los. Você pode definir as senhas e as datas de expiração para restringir o acesso aos usuários.

6. Para ativar o acesso por senha ao arquivo ou à pasta, ative Definir senha e insira uma senha.

Você pode adicionar senhas ao compartilhar arquivos e pastas confidenciais. Qualquer pessoa que tentar abrir o link terá que fornecer a senha definida para o arquivo ou pasta.

7. Ative a opção Definir Expiração para definir uma data de expiração para o arquivo ou pasta compartilhada. Isso torna o link de compartilhamento inválido após a data definida.

Considere um cenário em que sua equipe faz negócios com clientes ou partes por um período fixo de tempo. Você pode definir a data de expiração dos links compartilhados com eles para garantir que eles não terão acesso ao arquivo ou pasta quando o contrato terminar.

8. Ative a opção Permitir downloads para permitir que usuários externos baixem a pasta de arquivos compartilhados. Se deseja restringir os usuários de fazer download do arquivo ou da pasta, desative essa opção.

9. Ative a opção Solicitar dados do usuário e escolha os detalhes necessários do usuário, como nome, endereço de e-mail e número de telefone. Se essa opção estiver ativada, o usuário terá que enviar as informações sempre que acessar o arquivo ou a pasta. Dessa forma, você saberá quem abre o arquivo ou pasta pelo link de compartilhamento externo.

  1. Se o nome não for solicitado em um link de compartilhamento, os usuários externos serão mencionados como ou chamados Convidado nº. (em sequência como Convidado nº.1, Convidado nº.2, etc.) no WorkDrive.
  2. Essa configuração não pode ser ativada ou editada depois que o link de compartilhamento externo tiver sido criado.



10. Clique em Criar. Uma nova caixa de diálogo será aberta.

11. Clique em Copiar e, em seguida, compartilhe o link com usuários externos pelo chat em grupo ou sites de redes sociais.
 
12. Para enviar o link de compartilhamento por e-mail, insira os endereços de e-mail de usuários externos, separados por vírgulas, adicione uma mensagem pessoal, se necessário, e clique em ENVIAR E-MAIL.

13. Feche a caixa de diálogo e clique no ícone de compartilhamento novamente na parte superior para visualizar o link de compartilhamento externo criado na parte inferior da caixa de diálogo de compartilhamento.

14. Clique em Ações ao lado do link de compartilhamento e visualize as seguintes opções:



Copiar link: copia o link de compartilhamento para compartilhar com os usuários externos.

Exibir estatísticas: visualiza a lista de usuários externos que acessaram o arquivo por esse link de compartilhamento externo, o número de visualizações, downloads e a data e hora em que os acessos foram feitos recentemente.



Link de compartilhamento de e-mail: envia o link de compartilhamento por e-mail para usuários externos.

Alterar configurações: altera as configurações do link de compartilhamento (senha, data de expiração e configuração de download) a qualquer momento após criar o link ou ao criar um novo link de compartilhamento personalizado para o mesmo arquivo.

Excluir link de compartilhamento: exclui o link de compartilhamento, se for necessário.

  1. Crie vários links de compartilhamento externo personalizados para um único arquivo ou pasta e compartilhe eles com a pessoa ou grupo apropriado.
  2. Encontre as estatísticas de acesso separadas para cada link de compartilhamento externo ao clicar nas Estatísticas na caixa de diálogo de compartilhamento.
  3. Para acessar um arquivo ou uma pasta compartilhada externamente, os usuários externos precisam acessar o e-mail ou aplicativo no qual eles o receberam. O arquivo ou pasta não será listado em nenhum lugar nas pastas de usuários externos, mesmo que eles tenham uma conta Zoho.
  4. A exclusão de links de compartilhamento externos removerá o acesso a arquivos ou pastas para usuários externos.
Ao trabalhar em conjunto com usuários externos por um longo período (por exemplo, 6 a 12 meses), você pode adicioná-los como usuários clientes à sua equipe com funções e permissões limitadas para uma melhor colaboração.

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