Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • Remove System Defined Ticket Layout

      Hi ZohoDesk, I have created a new Ticket Layout and made it the default and I want to remove the original default one so there is only one to choose from. It won't allow me to do this, or go into the options and take the tick out of the show in Help Center.

    • ZOHOLICS Japan 2025 開催のお知らせ

      ユーザーの皆さま こんにちは、Zoho コミュニティチームの中野です。 年に一度の自社最大イベント、「ZOHOLICS Japan 2025」（ゾーホリクス）の開催が決定しましたので、こちらでお知らせします。 今年の開催回は、特別ゲストやZoho のエキスパートが、 最新のDX事情や皆さまのビジネスプロセス改善、業績アップのヒントとなる情報をお届けします。 Zoho コミュニティからは、Zoho Championの西尾さん（@西尾　真言）、 コミュニティアンバサダープログラム（ZCAP）メンバーの箕輪さんにご登壇いただき、

    • Unable to connect Zoho Learn to other Zoho Tools

      Hello Zoho, Can you work on Zoho Learn. I am unable to connect it with other Zoho tools like Zoho people or even Zoho SalesiQ. This is needed, especially if I am connect Ai to my systems. Please work on connecting your applications better, especially

    • Chatbot for Urdu language

      Hello, I have successfully set up Zoho Desk and integrated it with Moodle using ASAP. I am now looking for a chatbot that supports the Urdu language to enhance student support. My goal is to enable the chatbot within ASAP so that students can ask questions,

    • Multi Level Hierarchical Query

      Hi guys I have a situation where i am trying to extract the descendants of a particular entry. So long story short, i have the Account table with Agency (A) id = 1, and that has child Agency (B) id = 2. This child agency (B) has a child agency (C) id

    • AI-Powered Grouping and Tagging of Related Issues and Tasks in Zoho Projects

      Dear Zoho Projects Team, Greetings, We would like to suggest a feature that would greatly enhance how we manage feature requests and bug reports submitted through the Zoho Desk to Zoho Projects integration. Use Case: Our support agents handle customer

    • How to change side bar from dark mode to light mode?

      The side bar on the left side in workdrive doesn't appear to have a way to fix it from dark mode - is there a way to? I can't read in dark mode without excessive headaches, and I would really like to be able to see while I have workdrive open, as workdrive

    • How to see history on Bulk send of Customer Statements

      Hi, We bulk send statements to customers every month via Books - every month we have customers emailing requesting a statement. Currently I have no visibility on if a customer was sent the statement or not and if our process is being followed or overlooked

    • Guided Conversations - Ticket Creation

      Hi there, Using Guided Conversations to Take Customer Data and apply it into a Support Ticket for internal use, Is there a way to take multiple Textual Variables Inputs (A series of questions), and have the answers all appear in the Description of the

    • How to add buttons elements in the Header

      I am trying to add CTA (Call to Action) buttons in the right side of the main navigation menu. This is a common practice for sites but I can't seem to figure this out for Zoho Sites. Is there a custom workflow that could be shared with me? 

    • Automatic back up - Zoho Recruit, books, people,crm, analytics

      Hello, Has anyone found a good way of automatically backing up Zoho (CRM, expense, recruit, people, books, analytics).? I have found with tool that does, but it doesn't include recruit or analytics It's a bit annoying and time consuming having to go to

    • delete departments on zoho desk

      I created test departments on zoho desk. how can i delete them now?

    • Validation, checking if a file has been attached to the ticket

      A very useful option would be to allow checking, under specific conditions, whether the user has attached a file to the application, e.g., a bug report. Some applications require files to be attached, and the system could enforce this after the system

    • AI & Zoho Recruit

      Hello, I guess we all are using AI in our personal and professional lives. Now, let's imagine. Recruitment is just a succession of stages and steps. For which step would you like to see AI implemented into Zoho Recruit ? I'll start : - Automatic translation

    • Zoho Flow not handling Boolean properly

      Hi, I have a checkbox in one system that I'm trying to sync with a checkbox in Zoho CRM. The value from the source system comes in as blank (unticked) or 1 (ticked). I've written the following custom function to convert the output to either boolean false

    • Quotes Module - import data

      Hello Zoho, is it possible to import Quotes records? I was trying and i have no results. Raport shows no data imported. Could you help me please how to do it?

    • Balance Sheet - Zoho Analytics

      Hi Team, I’m looking to implement a feature that captures the conversion rate based on the filters applied. By default, it should fetch the most recent conversion rate, and when a filter (such as a timeline filter) is applied, it should return the conversion

    • files sent will not open for recipient

      work files (done in writer) which previously opened will not open for the recipient

    • How to Print the Data Model Zoho CRM

      I have created the data model in Zoho CRM and I want the ability to Print this. How do we do this please? I want the diagram exported to a PDF. There doesnt appear to be an option to do this. Thanks Andrew

    • Cisco Webex Calling Intergration

      Hi Guys, Our organisation is looking at a move from Salesforce to Zoho. We have found there is no support for Cisco Webex Calling however? Is there a way to enable this or are there any apps which can provide this? Thanks!

    • Migration of Mails from Pipedrive

      Hi, so far the migration from Pipedrive to ZOHO works pretty good. For full completeness of the migration we miss all the mails linked to Deals, Contacts, Customers, ... What possibilities do we have to have Pipedrive fully migrated to ZOHO? Best Regards,

    • Published sheets don't work anymore

      Hi, Published sheets don't work anymore. The display of values is very very slow and calculations are not displayed at all. Thanks!

    • WorkDrive TrueSync for macOS 26 (Tahoe) Beta

      Hello everyone, With Apple unveiling the macOS 26 (Tahoe) Beta, we know many of you are eager to explore the latest features and enhancements. We’re excited to support your enthusiasm! As part of our commitment to delivering seamless cross-platform experiences,

    • Limited layout rules in a module

      There is a limit of 10 layout rules per module. Is there a way to get that functionality through different customization or workflow + custom function (easily accessible), etc. Having just 10 is limiting especially if module contains a lot of data. Are

    • #1 Zoho Billing vs. Zoho Books: Which one should I choose?

      Managing your business finances isn't just about sending invoices. It's about keeping everything organized, accurate, and moving towards your organization's goals. At Zoho, we understand the complexity, which is why we offer two powerful yet distinct

    • Is Zoho tables still being developed?

      Has this product been abandoned? I haven't seen any useful new features or stability improvements over the past six months or more. I think Tables is a great concept, filling a niche between spreadsheets and full database tools, but the current implementation

    • How to connect oracle ADW with Analytics

      I want to add Oracle ADW as a data source in Zoho Analytics, but I couldn't find any relevant documentation. Can anyone suggest how to do it, or let me know if it's even possible? Thanks!!

    • RAG (Retrieval Augmented Generation) Type Q+A Environment with Zoho Learn

      Hi All, Given the ability of Zoho Learn to function as a knowledge base / document repository type solution and given the rapid advancements that Zoho is making with Zia LLM, agentic capabilities etc. (not to mention the rapid progress in the broader

    • add attachments to automated emails?

      Hi, I'm looking for a way to have documents saved under an account, be grabbed and sent to an email address once a specific status has been updated.  For example we have a tab we've labeled as sales orders, when the status is changed to shipped, it emails the customer the tracking number and estimated delivery date.  I'd like it to also grab pdf docs (COA, BOL, etc) from that order and send in that email.   Currently we have to go into zoho change the status to shipped, then email all the docs to

    • [Action Required] Zendesk - Zoho Analytics integration requires re-authentication

      Dear Zendesk integration users, Zendesk is transitioning to a new OAuth model that uses refresh tokens for improved security and stability (read more). As a result, all Zendesk users in Zoho Analytics must re-authenticate their Zendesk connections on

    • Rerun Migration?

      I migrated a mailbox a few days ago, but didn't do the cutover on the MX records until today.  How can I rerun the migration to sync the mailboxes?  The old account has had a fair amount of activity since the first migration. I am used to other systems

    • طلب حذف الدومين والمؤسسة من حساب zoho

      السلام عليكم، أود طلب حذف الدومين التالي من حسابي في Zoho، حيث لا يظهر لي خيار الحذف في لوحة التحكم: اسم الدومين: hudajstore.com البريد المرتبط: [contact@hudajstore.com] علمًا بأنني المسؤول عن المؤسسة، ولا أستخدم الدومين حاليًا، وأرغب في إلغاء ربطه وحذف

    • Microsoft Outlook Add-in Update: Enhancing Efficiency for Recruiters

      We've released an update to the Zoho Recruit Microsoft Outlook Add-in, which brings a host of features designed to streamline your recruiting process and boost productivity. Let's delve into the details: Associate Emails with records in Zoho Recruit You

    • New integration: Zoho Books + Zoho Forms

      Hello Zoho Forms community! We are thrilled to announce the addition of another integration that brings speed and efficiency to your financial workflows. Zoho Forms can now be integrated with Zoho Books! Here’s a quick rundown on Zoho Books! For anyone

    • Witness Sign - Automation with Zoho Creator

      Hi there, I used to be able do automatically send a Zoho Sign document from Zoho Creator where each signer had one witness. The action code was as follows for each signer and witness:       // CLIENT eachActionMap1 = Map(); eachActionMap1.put("signing_order","1");

    • Announcing: custom color palette + free workshop

      Hello everyone, We're excited to share new feature in Zoho Bookings—a color palette within booking page themes. You'll find this option under Manage Bookings > Workspaces > Booking Page Themes. You can customize the color of every element in your booking page and even alter the transparency of your background image. Please note that this is a paid feature included in the Basic and Premium plans. At the moment, it's available only under the Modern Web theme. This means you can create billions (7,

    • Removing To or CC Addresses from Desk Ticket

      I was hoping i could find a way to remove unnecessary email addresses from tickets submitted via email. For example, a customer may email the support address AND others who are in the helpdesk notification group, in either the TO or CC address. This results

    • Ability to Export Field Dependency Structure in Zoho Desk

      Hi Zoho Team, We’d like to request a feature enhancement in Zoho Desk that would greatly improve configuration management for organizations like ours: Requested Feature: The ability to export the full structure of Field Dependencies, especially for multi-level

    • [URGENT] Allow reorder (drag&drop) of subform record

      Very simple user case: a wedding planning app where you want to send your client a form to fill with information about their wedding. Form includes some field for general purpose information and a subform for event pacing/schedule. Clients are invited to create a new row (When? - What? - Where? - Who?) for each thing happening during their wedding chronologically. Ex: When                  What 10h                      Something TBD                    Speech After speech      Yet another thing happening

    • Departments in Zoho

      I'm trying to set up a department. It looks like Departments have been removed from Zoho One. Is there another option? We have our main account setup, but want to set up a separate small department that can't see our tabs.

    • Next Page