Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie

La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.

Éliminer les copies multiples d'un même document

L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de

• Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  
• Connaître les modifications apportées au document.
  
• Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.

Bon à savoir

• Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  
• Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
  

Extraire un fichier

• Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

• Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  
• Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
  

Organiser le dossier d'équipe

Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.

Bon à savoir

• Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  
• Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  
• Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.

• Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 

L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;

• Format du fichier
  
• Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  
• Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  
• Taille (taille de la dernière version du fichier)
  
• Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  
• Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  
• Nombre de commentaires
  
• Nombre de vues
  
• Nombre de téléchargements

Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.

Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :

• Restaurer la version comme version principale
  
• Télécharger la version
  
• Afficher un aperçu de la version
  
• Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  
• Supprimer la version
  

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  
• Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.

L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.

Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).

• Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  
• Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  
• Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  
• Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  

Bon à savoir

• Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  
• Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  
• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.

N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.

 

L'équipe Zoho France

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• Kinjal Lodaya

  

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• Basic Apple Watch App

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  In my org's workflow we usually want to do some kind of quick action off of an individual record - i.e. of an individual contact, or individual deal. What we have always found a hindrance is the location of all custom buttons being in the drop down on

• Zoho Sales Team - Extremely Slow Response Times

  Hi everyone, Has anyone else experienced unusually slow response times from Zoho’s sales team? I sent an email last night, and it’s been nearly 24 hours with no reply. While I understand delays can happen, this seems longer than expected for a sales inquiry.

• Yodlee Bank Feeds

  I'm well aware of the many bank feed issues out there that haven't been resolved, but I'm looking for information on Rules in relation to bank feeds. U.S based, Bank of America user and prior to Yodlee all of my banking feeds and Rules worked seamlessly.

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  Unable to create custom function - Please check the screenshot for the details HERE IS THE FUNCTION!! try { // 1. Fetch the details of the approved Bill using its ID billDetails = zoho.books.getRecordById("Bills", organization.get("organization_id"),

• Need a feature which can validate PAN from Income Tax Portal

  Hello Zoho, We need a feature which can help us validate PAN which is being entered in AR/AP Profiles to check if it is valid and display the name as per Income Tax so as to get rid of incorrect PAN into the systems. Please do the needful Thanks

• PAN - Aadhar Link Status

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• Canvas translation

  We want to offer our CRM system to our users in English and Dutch. However, it seems that text in our deal Canvas isn't available for translation through the translation file. The same applies to the field tooltips. They don't appear in the translation

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  When setting up a new Cadence is it possible to restrict its use to a specific user? How can I prevent users from making modifications to existing Cadences?

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