Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • NEED HELP

      I have below data po no invoice no Party inv date value status 1 aa1 ABC 01-May-26 100 Under Cr 2 aa2 XYZ 02-May-26 200 Over Due 3 aa3 ABC 02-May-26 300 Under Cr 4 aa4 XYZ 03-May-26 400 Under Cr I need result as below using formulas (not Pivot table)

    • Ask the Experts 29: Knowledge Base, Community, and AI for smarter user education

      Hi Everyone, Welcome to Ask the Experts (ATE) 29, a live panel discussion. After the engaging text-based discussions in ATE 27 on onboarding and managing agents and ATE 28 on handling customer support with AI, we’re bringing you the next round of ATE

    • Bigin, more powerful than ever on iOS 26, iPadOS 26, macOS Tahoe, and watchOS 26.

      Hot on the heels of Apple’s latest OS updates, we’ve rolled out several enhancements and features designed to help you get the most from your Apple devices. Enjoy a refined user experience with smoother navigation and a more content-focused Liquid Glass

    • Tables for Europe Datacenter customers?

      It's been over a year now for the launch of Zoho Tables - and still not available für EU DC customers. When will it be available?

    • Smart Feature Compatibility Indicators for CRM Field

      Zoho CRM offers a wide range of field types and advanced customization options. However, several field types have feature-specific limitations that are currently documented only in help articles. For example, while configuring a Rich Text field, admins

    • 📢 Coming Soon: Daily Rate Projects

      Hello everyone, We're excited to announce a long-awaited, new billing type for projects: Daily Rate! Until now, projects supported Fixed Cost and Hourly Rate billing. With this update, you can now create projects billed on a daily rate, making it easier

    • 📢 Coming Soon: Daily Rate Projects

      Hello everyone, We're excited to announce a long-awaited, new billing type for projects: Daily Rate! Until now, projects supported Fixed Cost and Hourly Rate billing. With this update, you can now create projects billed on a daily rate, making it easier

    • PHPMailer "Connection refused (111)" Error Despite Outbound Ports Being Open

      Hello everyone, I'm trying to send emails via Zoho SMTP using PHPMailer on my shared hosting environment. I've tried both port 465 (ssl) and 587 (tls), and I even added SMTPOptions to bypass SSL verification just in case it was an SSL certificate issue.

    • Cannot find IMAP/SMTP enable toggle in new Mail Admin UI - Mail Lite plan

      Hi Zoho team, I'm the org Super Admin for owlmind.dev (Mail Lite plan, 3 paid users): - champ@owlmind.dev (Super Admin) - isfand@owlmind.dev - team@owlmind.dev I need to enable IMAP and SMTP access for all 3 users (we're integrating with Smartlead for

    • Kaizen #242 - Enabling In-Context Order Creation from Deals Using SlyteUI

      Hello everyone! Welcome to another interesting Kaizen post. Today’s spotlight is on SlyteUI, the new UI builder designed to create powerful, intuitive user interfaces in minutes. Built for speed and simplicity, SlyteUI empowers teams to deliver high-impact

    • Zoho Books | Product updates | May 2026

      Hello users, We're back with the latest updates and enhancements we've rolled out in Zoho Books. From sales tax automation to scanning receipts for free, explore the updates designed to upgrade your bookkeeping experience. Sales Tax Automation [US & Canada

    • No ingresan correos

      desde el 28 de abril no ingresan correos, por favor me puedes ayudar

    • How to update image in a Zoho Creator report through widgets (JS API)

      I need help with how to transfer an image file from one report to another in Zoho Creator using widgets (JS API). Say I'm fetching a record from the All_Products report. And this report contains a Product_Image field. I then want to transfer this Product_Image

    • Issue with Sending and Receiving Emails in Zoho Mail

      Dear Zoho Support Team, I am facing an issue with my Zoho Mail account. I am unable to receive emails from others, and also when I try to send emails, they are not getting delivered. This is affecting my daily work, so I request you to please check and

    • Adding an element to the Creator Canvas will automatically adjust its dimensions.

      I designed a report with fixed dimensions using Creator Canvas. However, whenever I add a new element, the system automatically adjusts the dimensions, even if the new element fits perfectly within the set boundaries. This is quite frustrating. Has anyone

    • Installing/Using Python Package in Zoho Creator

      Hi, I have a Python function in my ZC application that depends on a specific Python package.  If I was running this on my own server, I would just install the package using pip (e.g. pip3 install stripe). Is there a way to install the package in my ZC

    • I dont have acess to my own domain emails

      an agency made these 3 emails for us , including the one im using here. but the super admin access is through the agency email. i want to reclaim my admin console access to these emails. how can i contact zoho support?

    • Email Parameter in Create Lead API

      In the Create Lead API , the email parameter as mandatory. This is creating issues because many leads only have mobile numbers and no email address. This is especially a problem for businesses focusing on WhatsApp marketing in Zoho Marketing Automation,

    • Domain Activation Pending

      Hello Zoho Support, I have resent the domain activation email for abovecapital.online several times, but I still have not received the activation link. Please check the email delivery status and help me resend the activation email or update the registrant

    • Zoho Webinar - Sharing System Audio (NOT AVAILABLE)

      Hi, We are having a serious problem with Zoho Webinar. In the webinars we run, we very often share the audio from a video we are streaming directly from YouTube or other applications. Until recently we were using Zoom, but as we use other Zoho applications

    • IP blocked on SMTP

      Please unblock my server IP: 135.181.19.115 We are using WP Mail SMTP for legitimate transactional emails.

    • Zoho rejecting external email – “Email policy violation detected”

      Hello, I was informed by external senders that their emails to my addresses were rejected by Zoho Mail. The emails were sent from external domains (including pfms.ba.gov.br domains), not from my own domain. However, Zoho rejected the messages with the

    • unable to log in on iphone and unable to log in one auth

      im unable to log in to my mobile

    • Tip #48: An exclusive system for risk management

      Zoho Sprints' risk management feature gives teams a structured, industry-grade system for identifying, quantifying, and mitigating risks to eliminate probable impact. Project or product teams that run on Zoho Sprints might be using sprints, work items,

    • Follow-Up: No Response to Previous Inquiry on Workplace Plan Scalability

      I have previously sent a few emails to your support address but have not received any response. I am unsure whether my messages are being delivered successfully or possibly filtered as spam. My most recent inquiry was regarding clarification on user scalability

    • Unable to receive any email

      Hello I have several problems. I am unable to receive any emails sent to my Zoho account. Also, when I send an email, my account appears in the spam folder, and my profile picture doesn't appear; instead, a question mark appears.

    • Block opening tickets vía email DESK

      Hello, I want to block the functionality of opening tickets when someone send an email to our support email address. Actually everybody in the world can open a ticket in our systen just sending an email to our support email address I don´t want this feature!!!! Please help! Thank you, Unai

    • Edit a previous reconciliation

      I realized that during my March bank reconciliation, I chose the wrong check to reconcile (they were for the same amount on the same date, I just chose the wrong check to reconcile). So now, the incorrect check is showing as un-reconciled. Is there any way I can edit a previous reconciliation (this is 7 months ago) so I can adjust the check that was reconciled? The amounts are exactly the same and it won't change my ending balance.

    • Not able to receive mails

      Am able to send mails. But not able to receive. The mail bounces back saying Your message wasn't delivered because the address couldn't be found, or is unable to receive mail.

    • Loading Zoho Webmail

      Zoho Webmail don't work. Yesterday webmail works in the same web browser (Firefox). Webmail works on google chrome. Try to repair for Firefox.

    • Account blocked

      My account contato@fernandovarella.com.br was blocked due to suspicious login activity. I am the owner of the account and domain. Please unblock web access and outgoing mail.

    • Can anyone tell me my setup right or wrong?

      Tell me about this, my root domain not receive mails from other senders, only receiving from mails connected with zoho network , i have to need sender.net camp... also For MX MX | dandakaranya.com | mx3.zoho.in | 50 | Auto MX | dandakaranya.com | mx2.zoho.in

    • Cannot sign up customer for Zoho Mail

      I tried last morning to sign up a customer for Zoho Mail, but it says it is unable to create the account right now. I contacted the support, but did not get any response yet. I am located in Iceland, if that helps. Anyone else experiencing this as well?

    • Subject: Issue creating temporary mailbox due to OTP verification requirement

      Hello Zoho Mail Support, We are following your recommended approach for email migration and need clarification on how to proceed correctly. Our intended migration approach is: Create a temporary mailbox katja.migration@nellajanuttu.fi Copy all emails

    • The response from the remote server was: 554 5.7.1 : Relay access denied

      Team I am getting the below error when i send email from gmail to my zoho email. I am receiving few emails from other domains. Can you please verify attached config and let me know how to fix this issue ?

    • Zoho mail not working from yesterday

      Zoho mail for server ninjamedia.in not working from yesterday. Please look into it. Error

    • First Response Time, Where to find?

      Hi Currently I'm building a feeder file that auto-fetch ticket details when created/updated. On my table headers, apart from custom fields, I'm specifically looking for First response time. Currently I'm checking capabilities using Zoho Flow but couldn't

    • Issue with Zoho Emails Going to Spam Despite Verified DNS Records

      Dear Zoho Support Team, I am writing to report an issue with my Zoho email account. All emails sent from my domain are consistently being delivered to recipients' spam folders, even though all required DNS records have been correctly configured and verified.

    • Delink of mail id from one auth

      Hi , Please help me to do delink my email id from one auth , the phone is not supporting the higher version i would like to have options with ease process Please help and unable to view the inbox due to the same issues Regards Rekha

    • Outgoing blocked for almost a week – ticket #2472334 – no response yet

      Hi, My Zoho Mail account has been blocked for outgoing messages due to “unusual activity.” The reason is that I forwarded all of the messages from my website contact form (95% spam) from my ZOHO to my personal Gmail. I submitted a support request (Ticket

    • Next Page