数据模板和自定义字段

数据模板和自定义字段

通常情况下，如果您所在的公司每天都要与客户打交道，那么您可能需要在计算机或云端的不同位置管理多个文件和文件夹中的大量数据。同时，有效归类整理和管理客户数据可能也会给您带来许多难题。

在 WorkDrive 中，您可以创建数据模板，并通过添加自定义信息或属性将所需的文件和文件夹与这些模板相关联。将文件和文件夹与数据模板和自定义值关联后，您即可使用“数据模板”筛选器轻松搜索和管理数据。

对任何公司来说，数据模板都是将数据存储在文件和文件夹中并且每天或定期管理数据的理想选择。

数据模板和自定义字段的使用场景示例如下所示：

保险机构 - 根据类型（如车辆、财产和医疗）对保险进行分类，并按保险日期、投保限额、续期日期和保险提供商对保险进行归类整理。

培训机构 - 根据课程对证书进行分类，并按完成状态、证书签发日期和证书有效性对证书进行归类整理。

人力资源团队 - 根据职位对应聘者进行分类，并按学历、工作经验、预期工资、通过的认证以及是否愿意接受调派对应聘者进行归类整理。

设计团队 - 根据图像使用情况对它们进行分类，并按名称、大小、格式、设计人员和创建日期对图像进行归类整理。

营销团队 - 根据行业对文章进行分类，并按作者、创建日期、发布日期和字数统计对文章进行归类整理。

教育机构 - 按姓名、入读日期、入读班级、年龄、血型和紧急联系电话对学生进行归类整理。
  1. 目前仅 WorkDrive 企业版支持此功能。请单击此处查看 WorkDrive 所有版本的详细信息。
  2. 只有团队管理员可以从“管理控制台”创建和管理数据模板及其自定义字段。

创建数据模板和添加自定义字段

1. 单击 WorkDrive 帐户左下角的管理控制台。
“管理控制台”页面将在新选项卡中打开。默认情况下会选中仪表板。
2. 单击左窗格中的数据模板选项卡以在右侧打开它。
3. 单击右上角的 + 创建数据模板。
4. 输入数据模板名称和描述，然后单击创建。
数据模板创建完成并显示在屏幕上。
5. 单击创建自定义字段下面的 + 添加自定义字段按钮。
6. 从下拉列表中选择适当的自定义字段类型。

可从以下自定义字段类型中选择：
  1. 单行文本（可设置最大字符数）
  2. 多行文本
  3. 数字（可设置最小值和最大值）
  4. 日期和时间
  5. 仅日期
  6. 是/否
  7. 选项（可选择一个类型并提供相应的选项）
  8. 电子邮件地址
7. 根据需要为模板输入自定义字段值。
字段名称 - 添加自定义字段名称
字段描述 - 根据需要添加描述
默认值 - 指定未提供相关值时要使用的默认值

8. 选中下面的复选框将自定义字段设为必填项，以便成员在关联文件和文件夹时提供相应的值。
9. 指定自定义字段值后，单击创建。
您可以使用同样的方法为数据模板创建多个自定义字段。



例如：

数据模板：招聘

自定义字段 1： 

字段名称：岗位
字段类型：选项
选项类型：下拉菜单
选项： 
      选项 1：开发人员
      选项 2：设计人员
      选项 3：营销人员
 
自定义字段 2： 

字段名称：工作经验
字段类型：选项
选项类型：下拉菜单
选项： 
      选项 1：0-5 年
      选项 2：5-10 年
      选项 3：10 年以上

自定义字段 3： 

字段名称：愿意接受调派
字段类型：是/否


将文件和文件夹与数据模板关联

在“管理控制台”中创建数据模板后，团队成员可以将“团队文件夹”、“我的文件夹”以及“与我共享”中的文件和文件夹与所需的数据模板建立关联。 将文件和文件夹与数据模板相关联后，团队成员将来就可以轻松地查找和更新关联的文件和文件夹中的数据。

团队成员必须至少拥有对文件或文件夹的编辑访问权限，才能将其与数据模板相关联。

要将文件和文件夹与数据模板相关联，请执行以下操作：

1. 选择文件或文件夹。
2. 单击右侧面板中信息图标下方的数据模板图标。
3. 在数据模板下，单击 + 关联数据模板。
或者右键单击文件或文件夹，然后选择关联数据模板。



4. 选择一个数据模板。
5. 根据自定义字段类型输入自定义字段的值。
您必须为所有必填自定义字段输入值才能继续操作。
6. 输入所有必填自定义字段的值之后，单击关联。
  1. 您不能将草稿状态的文件与数据模板相关联。
  2. 如果文件和文件夹已共享给您，且您具有编辑访问权限，则可以将这些文件项与数据模板相关联。
  3. 您可以一次选择多个文件和/或文件夹并将它们与一个数据模板相关联。 
  4. 每个文件或文件夹最多可以关联五个数据模板，但对数据模板可以关联的文件或文件夹数量则没有限制。

要编辑文件和文件夹的自定义字段值，请执行以下操作：

1. 选择与数据模板相关联的文件或文件夹。
2. 单击右侧面板中信息图标下方的数据模板图标。
3. 单击所需的数据模板将其打开。
您可以从中查看以前添加的自定义字段值。单击数据模板名称旁边的编辑图标进行更改。

4. 进行所需的更改后，单击更新。
5. 要解除文件或文件夹与数据模板的关联，请单击数据模板名称旁边的解除关联图标。

您不能一次解除数据模板与多个文件和/或文件夹的关联，只能逐个执行此操作。

使用数据模板搜索文件和文件夹

文件和文件夹与具有自定义字段值的数据模板相关联后，任何团队成员都可以轻松地搜索和查找它们。

例如，以人力资源团队为例，他们每天管理着不同求职类别、资历和期望的数十万应聘者的个人资料或简历。

在这种情况下，如果将应聘者的文件和文件夹与数据模板及自定义字段值（在本例中，包括岗位 - 开发人员/设计人员/营销人员和工作经验 - 0-5 年/5-10 年/10 年以上）相关联，您只需在搜索栏中使用数据模板筛选器即可轻松搜索和查找应聘者的文件或文件夹。

要使用数据模板搜索文件和文件夹，请执行以下操作：

2. 单击右上角的搜索图标。
3. 单击搜索全部旁边的下拉箭头，然后选择数据模板。
4. 从列表中选择所需的数据模板。
此时将显示与所选数据模板相关联的所有匹配文件和文件夹。

5. 为数据模板添加所需的自定义字段条件。
6. 单击下方的 + 图标以添加新条件，然后选择 AND 或 OR 作为条件。
7. 单击搜索以查看结果。



不同自定义字段类型可用的搜索条件：

（适于单行文本、多行文本和电子邮件地址类型）
      等于
      不等于
      前缀为

（适于仅日期以及日期和时间类型）
      等于
      不等于
      早于
      晚于

（适于数字类型）
      等于
      不等于
      小于
      大于

（适于是/否和选项类型）
      等于
      不等于
假设某个人力资源团队在社交媒体上发布招聘广告，并收到了 1,000 份申请。招聘机构为此创建了上面的招聘数据模板，其中包含 3 个自定义字段以及与该模板相关联的 1,000 个文件。 现在，我们来看看用户如何在这种情况下快速搜索文件和文件夹。

1. 用户只需在搜索栏中选择数据模板筛选器，之后即可开始搜索。
2. 用户必须从列表中选择所需的数据模板，在本例中为招聘。
此时将显示与此数据模板相关联的所有文件和文件夹。

假设我们想要查看有 0-5 年工作经验并且愿意接受调派的应聘者。

3. 单击数据模板名称旁边的添加自定义字段条件。
4. 选择所需的自定义字段，在本例中为工作经验。
5. 选择等于作为条件。
6. 选择 0-5 年作为选项。
7. 单击下方的 + 图标以添加新条件，然后选择 AND 作为条件。
8. 选择所需的自定义字段，在本例中为愿意接受调派。
9. 选择等于作为条件。
10. 选择是作为选项。
11. 单击搜索以查看结果。

管理自定义字段
1. 单击 WorkDrive 帐户左下角的管理控制台。
“管理控制台”页面将在新选项卡中打开。默认情况下会选中仪表板。

2. 单击左窗格中的数据模板选项卡以在右侧打开它。
屏幕上将显示在您的团队中创建的数据模板。

3. 单击所需的数据模板。
屏幕上将显示已添加到数据模板中的自定义字段。

4. 单击自定义字段以查看其详细信息。
5. 将鼠标悬停在自定义字段上，随即将会看到两个选项：
- 如需删除自定义字段，请单击删除。
- 如需编辑自定义字段，请单击编辑。

6. 编辑自定义字段后，单击更新以保存所做的更改。



7. 要添加新的自定义字段，请单击底部的 + 添加自定义字段。

  1. 从数据模板中删除自定义字段时，自定义字段及其所有关联文件和文件夹的值都将被永久删除。
  2. 您编辑自定义字段名称和描述后，所做的更改将反映在相关联的文件和文件夹中。
  3. 您编辑“选项”字段类型的相关选项后，系统会自动更新先前关联的文件和文件夹中的对应值。
  4. 当自定义字段属性发生更改（例如，单行文本的最大字符数、数字的最小值/最大值、默认值和必填字段状态）时，您在进行更改后关联的所有新文件都将采用新的自定义字段设置。
  5. 如果您更新了已关联文件的自定义字段值，则系统会要求您根据新的自定义字段设置更新现有值。
  6. 一旦创建自定义字段，就不能更改其字段类型。
  7. 您可以定时修改或删除自定义字段，以反映在关联的文件和文件夹中。

管理数据模板

1. 单击 WorkDrive 帐户左下角的管理控制台。
“管理控制台”页面将在新选项卡中打开。默认情况下会选中仪表板。

2. 单击左窗格中的数据模板选项卡以在右侧打开它。
屏幕上将显示在您的团队中创建的数据模板。



3. 将鼠标悬停在数据模板上，然后单击设置图标。此时将会出现三个选项：
- 如需编辑模板，请单击编辑模板。屏幕上将显示已添加到数据模板中的所有自定义字段。
- 如需编辑数据模板的名称和描述，请单击编辑名称和描述。
- 如需禁用模板，请单击禁用模板。

4. 要启用模板，请将鼠标悬停在数据模板上，单击设置图标，然后单击启用模板。
5. 单击左上角的搜索图标，然后输入关键字以搜索匹配的数据模板。
6. 按“名称”或“最近添加”排序数据模板。要执行此操作，请单击“名称”或“最近添加”旁边的下拉箭头，然后选择排序选项。
7. 按“所有数据模板”、“活动数据模板”或“禁用的数据模板”筛选数据模板。要执行此操作，请单击所有数据模板旁边的下拉箭头，然后选择所需的筛选器。

  1. 一旦禁用模板，您将无法编辑相应模板。您必须再次启用该模板才能进行任何更改。
  2. 禁用模板后，您将无法为其关联新的文件和文件夹，但仍可以解除文件和文件夹与该模板的关联。
  1. 要编辑自定义字段值，并将文件和文件夹与数据模板相关联或解除它们的关联，成员必须至少拥有这些文件和文件夹的编辑访问权限。
  2. 只有团队管理员可以在“管理控制台”中创建新数据模板。
  3. 最多可以为搜索添加 5 个自定义字段条件（其中包含 4 个条件 - AND/OR）。
  4. 您也可以先使用关键字执行搜索，然后再应用“数据模板”筛选器来查找任何关联的文件和文件夹。

限制

每个团队的最大数据模板数
200
 
每个文件/文件夹可关联的最大数据模板数
5
 
每个团队的最大自定义字段数
1000
 
      600 - 单行文本、多行文本、电子邮件地址、选项（下拉菜单/单选按钮/复选框）以及是或否
      200 - 仅日期以及日期和时间
      200 - 数字
 
选项字段类型的最大选项数（下拉菜单/单选按钮/复选框）
100（每个选项的字符数 - 256）
 
数据模板名称和自定义字段名称的最大字符数
50
 
数据模板描述和自定义字段描述的最大字符数 
200
 
单行文本的最大字符数
200
 
多行文本的最大字符数
2048


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