Portale einrichten und Benutzer einladen

Portale einrichten und Benutzer einladen

Portale im CRM dienen den Administratoren dazu, den CRM-Zugriff auf ihre Kontakte, Lieferanten oder Partner und benutzerdefinierten Module zu erweitern. Portalbenutzer können auf die Module und einige der zugehörigen Daten zugreifen, auf die sie Zugriff haben, wie Produkte, Rechnungen und Notizen, die im CRM vorhanden sind. Sie können auch Datensätze anzeigen, bearbeiten und erstellen sowie Notizen hinzufügen.

Notes
Hinweis: 
  1. Benutzer mit Portalzugang können Notizen erstellen, bearbeiten, löschen, Dateien anhängen oder Anhänge an den Notizen im Rahmen der Portalaktivitäten löschen. Sie können jedoch keine Anhänge als separate zugeordnete Liste zum über dem Portal freigegebenen Datensatz hinzufügen, anzeigen, bearbeiten oder löschen.

Geschäftsszenarien
Lassen Sie uns einige Szenarien betrachten, um zu verstehen, wie Portale in Ihrem Unternehmen nützlich sein können.
  • Beim Franchising: Angenommen, Sie haben ein Fast-Food-Unternehmen und haben anderen das Recht eingeräumt, an einigen Standorten ein Franchise zu betreiben. Sie verwenden Zoho CRM, um alle Geschäftsdetails zu verwalten und die Leistung der Filialen zu verfolgen. Die Franchisenehmer können die Leistung ihrer Verkaufsstellen und die Details ihrer Kunden einsehen lassen. Sie können exklusive Portale für die Franchisenehmer erstellen. Diese können dann die relevanten Datensätze direkt im CRM einsehen und bearbeiten.
  • In der Automobilindustrie: Sie haben beispielsweise ein Autohaus und möchten die Daten Ihrer Kunden, der verkauften Fahrzeuge und die Wartungspläne im Blick behalten. Zu diesem Zweck können Sie ein Portal erstellen und für Ihre Kunden freigeben. Die Kunden können ihre Daten im Portal anzeigen und bearbeiten, woraufhin die CRM-Datensätze aktualisiert werden. Und wenn sie ihr Fahrzeug in die Werkstatt bringen wollen, können sie die Details über das Portal übermitteln.
  • In der FMCG-Branche: Als Einzelhändler können Sie Einladungen in großen Mengen an alle Lieferanten senden, die Produkte an Ihren Laden liefern, um den Bestandsfluss zu überwachen So können Lieferanten auf Details zugreifen und diese bearbeiten, einschließlich Preise, Lagerverfügbarkeit, Kontaktinformationen, Lieferabweichungen und Bestellungen anpassen.
  • In einer Bildungseinrichtung: Wenn Sie eine Schule leiten, können Sie den Eltern Zugang zum Portal geben, anstatt die Daten jedes Schülers manuell einzugeben. Sie können die Daten ihrer Kinder im Portal hinzufügen, aktualisieren und anzeigen und die Noten und Leistungsergebnisse der Schüler über das Portal mit den Eltern teilen.
  • Für Geschäftspartner: Sie führen ein Softwareunternehmen und verwenden CRM, um Ihre Kontakte und Leads nachzuverfolgen oder um mehrere Geschäfte zu verfolgen, die sich in verschiedenen Phasen befinden. Es steht ein Treffen mit den Partnern an und Sie möchten über all die Kontakte und dazugehörigen Geschäftsabschlüsse mit dem höchsten Umsatz sprechen. Stellen Sie sich vor, wie mühsam es wäre, diese umfangreichen Informationen mit einzelnen Partnern zu teilen. Dafür können Sie einfach ein Portal für die Partner erstellen, über das Sie ihnen Zugriff auf das Modul "Contacts" geben, und im Modul "Deals" im CRM ein Kontakt-Lookup hinzufügen. Auf diese Weise können sie die Kontakte und die zugehörigen Geschäftsabschlüsse anzeigen und je nach ihren Berechtigungen Details in den Modulen hinzufügen oder entfernen.
  • Sie können die Erweiterung nutzen, um Ihre Mitarbeiter einzuladen, auf das Portal zuzugreifen, es anzusehen, zu bearbeiten und bestimmte Aufgaben auszuführen. Dies kann auch als Selbstaktualisierungsportal genutzt werden, wenn ein benutzerdefiniertes Modul mit der Datenbank Ihrer Mitarbeiter vorhanden ist.
Verfügbarkeit

Erforderliche Berechtigung
 Benutzer mit Profilberechtigung zur Portalverwaltung können Portale erstellen und Kunden einladen.

Hier finden Sie einige Details zu portalbezogenen Preisen und der Anzahl der Portalbenutzertypen, die Sie damit erstellen können.
  1. Sie können bis zu fünf Portalbenutzertypen konfigurieren.
    1. Sie können bis zu fünf Portalbenutzertypen konfigurieren. Standardmäßig können Sie bis zu 1.000 Benutzer für alle Benutzertypen (Leads, Kontakte, Anbieter und benutzerdefinierte Module) kostenlos einladen. 
    2. Die Preise für den Erwerb zusätzlicher Portalbenutzerlizenzen finden Sie in der nachstehenden Tabelle. Wenn Sie Hilfe beim Kauf benötigen, wenden Sie sich an support@zohocrm.com.


Nehmen wir an, Sie benötigen ein Portal für Ihre Händler und Portalbenutzerlizenzen für diese. Sie können einen Portalbenutzertyp namens "Retailers" erstellen und Ihre Händler zum Portal einladen. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Einzelhändler gibt es. Sehen wir uns an, wie viel es kostet, sie zum Portal hinzuzufügen.
  1. Für 500 Portalbenutzer:
    Die ersten 1.000 Benutzer sind kostenlos. Da alle 500 Benutzer innerhalb des kostenlosen Bereichs liegen, ist keine Gebühr erforderlich.
    Monatliche Gesamtkosten: $ 0

  2. Für 5.000 Portalbenutzer:
    Erste 1.000 Benutzer: Kostenlos → $ 0
    Nächste 1.000 Benutzer (1.001 - 2.000): 1.000 × $ 3 = $ 3000
    Verbleibende 3.000 Benutzer (2.001 - 5.000): 3.000 × $ 2 = $ 6.000
    Monatliche Gesamtkosten: $ 0 (kostenlos) + $ 3.000 + $ 6.000 = $ 9.000

  3. Für 12.000 Portalbenutzer:
    Erste 1.000 Benutzer: Kostenlos → $ 0
    Nächste 1.000 Benutzer (1.001 - 2.000): 1.000 × $ 3 = $ 3.000
    Nächste 9.000 Benutzer (2.001 - 11.000): 9.000 × $ 2 = $ 18.000
    Verbleibende 1.000 Benutzer (über 11.000): 1.000 × $ 1 = $ 1.000
    Gesamtkosten: $0 (kostenlos) + $ 3.000 + $ 18.000 + $ 1.000 = $ 22.000

Aktionen, die ein Portalbenutzer ausführen kann

Datensätze erstellen, bearbeiten und löschen: Sie können Datensätze in dem CRM-Modul erstellen, bearbeiten und löschen, auf das sie Zugriff haben. 

Verknüpfte Datensätze bearbeiten: Portalbenutzer können die Datensätze bearbeiten, die ihnen zugeordnet sind und von anderen CRM-Benutzern hinzugefügt werden, wenn sie über die erforderliche Berechtigung verfügen. Wenn beispielsweise ein Geschäftsabschluss oder Konto mit einem Portalbenutzer verknüpft ist, kann er die Details dieser Datensätze bearbeiten. 

Informationen in einem Datensatz bearbeiten: Sie können die Felder (auch die in Unterformularen vorhandenen) eines Datensatzes bearbeiten, der für sie freigegeben wird, z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. Die Änderungen werden im CRM übernommen. 

Datensätze klonen, die mit Leads/Kontakten verknüpft sind (Geschäftsabschlüsse, Rechnungen, Angebote usw.): Sie können andere Datensätze klonen, die mit ihnen verknüpft sind, und bei Bedarf weitere Details hinzufügen. Wenn ein Portalbenutzer beispielsweise einen Geschäftsabschluss, ein Angebot oder eine Rechnung replizieren möchte, kann er einen vorhandenen Datensatz klonen und bei Bedarf bearbeiten, anstatt einen neuen Datensatz von Grund auf zu erstellen. 

Portal für Testversion

Benutzer der Enterprise- und der Ultimate-Testversion können das Portal für die 30-tägige Testphase konfigurieren und es verwenden. Nach der Konfiguration wird das systemdefinierte Standardportal für das Modul "Contacts" erstellt, dem sie maximal 10 Benutzer hinzufügen können. 
In der Testversion können keine neuen Portale erstellt werden.
Wenn das Testkonto nicht auf eine kostenpflichtige Enterprise oder Ultimate Edition aktualisiert wird, werden die folgenden Maßnahmen ergriffen:
  1. Wenn Sie die kostenpflichtige Standard oder Professional Edition abonnieren, bleibt das in der Probeversion erstellte Portal erhalten.
  2. Wenn Sie die Free Edition abonniert haben, werden die Portaldetails nach 30 Tagen gelöscht.

Portale einrichten

Die Einrichtung eines Portals umfasst die folgenden vier Schritte:
Standardmäßig wird der Name Ihres Unternehmens als Name des Portals genommen und verwendet, um eine URL zu generieren, mit der Kunden auf das Portal zugreifen können. Sie können den Portalnamen bei der Erstellung des Portals ändern. Sie können die Portal-URL bei Bedarf bearbeiten.
Wenn der Portalname bereits verwendet wird, fordert Zoho CRM Sie auf, ihn zu ändern.

So erstellen Sie ein Portal:
  1. Navigieren Sie zu  Setup  >  Channels  >  Portals .
  2. Klicken Sie auf der SeitePortalsaufGet Started Now.
    .Der Name Ihres Unternehmens erscheint als standardmäßiger Portalname.
  3. Bearbeiten Sie dem Portalnamen, falls erforderlich.
  4. Klicken Sie auf Configure Now.
    Die URL des Kundenportals wird generiert und der Portalname steht zur Verfügung.
  5. Klicken Sie auf Next, um fortzufahren.
    Als Nächstes können Sie den Portalbenutzertyp, die Konfiguration der Portal-Registerkarte und die Feldberechtigungen festlegen.
    Bitte beachten Sie, dass Einladungspräferenzen und die Möglichkeit, Portaleinladungen an Telefonnummern zu senden, derzeit nur für in Indien registrierte Unternehmen unterstützt werden.
Warnung
    Nachdem das Portal konfiguriert wurde, können Sie es nicht mehr löschen.
Hinweis
  • Wenn Sie ein Portal erstellen, wird ein Standardportal mit der Bezeichnung "Client Portal" erstellt, das nicht gelöscht werden kann. Sie können den Aktivierungsstatus jedoch bei Bedarf aus- und einschalten.
  • Sie können vier weitere Benutzertypen erstellen und bis zu 1.000 Benutzer insgesamt ohne Zahlung hinzufügen. Das Hinzufügen weiterer Benutzer ist kostenpflichtig. Informationen zu kostenlosen Portal-Benutzerlizenzen und Preisen finden Sie unter Prices.

  • Sie können Benutzer derselben E-Mail-Domain wie die des Superadministrators zum Benutzertyp Kundenportal einladen und hinzufügen, z. B. Ihre Mitarbeiter oder Partner. 
  • Die Einstellung der Einladungsvoreinstellung "Phone" ist nur verfügbar, wenn Sie Notification SMS integration aktiviert haben.
    • Derzeit werden die Einladungspräferenz und die Möglichkeit, Portaleinladungen an Telefonnummern zu senden, nur für in Indien registrierte Unternehmen unterstützt.
    • Sie können portalbezogene SMS-Nachrichten von Ihren registrierten Absender-IDs an Kunden in Indien senden.
    • In unseren zukünftigen Versionen werden Organisationen weltweit Einladungen und Anmeldungen über Telefonnummern zur Verfügung gestellt.
  • Sobald die Einladungsvoreinstellung für ein Portal festgelegt wurde und Benutzer hinzugefügt wurden, können Sie sie nicht mehr ändern. Falls eine Änderung erforderlich ist, kontaktieren Sie uns unter support@zoho.com.

Portal-URL bearbeiten

Sie können den Portalnamen bearbeiten, sobald er erstellt wurde. Der Administrator muss die Portalbenutzer über die URL-Änderung informieren, damit sie weiterhin ungehinderten Zugang zum Portal haben.

Notes
Beachten Sie, dass die neue URL den Portalbenutzern manuell mitgeteilt werden muss, um Probleme beim Portalzugang zu vermeiden. Es wird KEINE automatische Benachrichtigung an die Portalbenutzer bezüglich der Änderung der Zugriffs-URL gesendet.  

Portalbenutzertyp definieren   

Der erste Schritt nach dem Erstellen des Portal-Links besteht darin, den Benutzertyp zu definieren. Der Benutzertyp ist die Bezeichnung oder der Name, die Sie für das von Ihnen erstellte Portal angeben. Durch die Definition des Benutzertyps legen Sie fest, für welchen Benutzertyp das Portal erstellt wird.

Zum Beispiel können folgende Personen Portalbenutzer sein:
  1. Partner, die Leads für Sie generieren
  2. Lieferanten, die auf Ihre Daten zum Lagerbestand zugreifen
  3. Kursteilnehmer, die ihr Profil und ihren Lehrplan verwalten
  4. Patienten, die ihr Profil, ihre Diagnose, ihre Verordnung und ihre Termine verwalten
  5. Händler, die Ihre Produkte verkaufen


Benutzer, die Zugriff auf das von Ihnen erstellte Portal erhalten haben, können Datensätze in Ihrem CRM basierend auf ihren Berechtigungen anzeigen, erstellen, bearbeiten und löschen.
Warnung
Beachten Sie, dass der erste Portalbenutzertyp ein Kunde sein muss. Daher können Sie keinen Benutzer aus derselben Domain wie Ihre Mitarbeiter zum ersten Portalbenutzertyp hinzufügen.
So legen Sie einen Portalbenutzertyp fest:
  1. Geben Sie unter "Portal User Type" einen Namen ein, z. B. Eltern, Partner oder Servicemitarbeiter.
  2. Klicken Sie auf Next.

Portalregisterkarte konfigurieren    

Nachdem Sie den Benutzertyp definiert haben, ist es an der Zeit, den Datentyp zu konfigurieren, den Sie für Ihre Kunden freigeben möchten.
Der Konfigurationsprozess umfasst vier Schritte:
  1. Wählen Sie das Primärmodul aus
  2. Wählen Sie alle zugehörigen Module aus, die anwendbar sind
    1. Wählen Sie die Layouts aus
    2. Weisen Sie Berechtigungen zu
    3. Wählen Sie die gewünschte Ausrichtung der Modulansicht
    4. Wählen Sie die Beziehung zwischen zugehörigen und primären Modulen
  3. Wählen Sie die öffentlichen Module
  4. Wählen Sie Web Tabs
Schritt 1: Konfiguration des primären Moduls
Das primäre Modul enthält persönliche Informationen über den Benutzertyp. Wenn Kunden auf das Portal zugreifen, können sie Datensätze in diesem Modul anzeigen, erstellen, bearbeiten und löschen, je nach Berechtigung.
Zum Beispiel: Für den Benutzertyp "Kunde" kann das primäre Modul das Kontaktmodul sein. Der Kunde kann nach dem Login auf seine persönlichen Informationen zugreifen, sein Profil und seine Einstellungen aktualisieren, Antragsformulare anhängen und mehr.


Für das primäre Modul gibt es standardmäßig eine Anzeigeberechtigung. Wenn Sie den Benutzern weitere Berechtigungen (z. B. Bearbeiten, Löschen, Erstellen) geben möchten, können Sie dies über den Tab für das zugehörige Modul tun. Sie können außerdem festlegen, welches Layout oder welche Assistenten den Kunden angezeigt werden. Zusätzlich zu diesen Aktivitäten können Sie auch Bedingungen festlegen, welche Datensätze aus dem Modul für die Portalbenutzer sichtbar sind.

Schritt 2: Konfiguration des zugehörigen Moduls
Zugehörige Module enthalten Transaktionsinformationen der Datensätze im primären Modul. Das heißt, diese Module sind aufgrund der von ihnen durchgeführten Transaktionen mit dem primären Datensatz verbunden.

Zum Beispiel: Deals sind Transaktionen, die von Ihren Kontakten getätigt werden. Wenn das Modul "Contacts" primär ist, können Sie das Modul "Deals" als zugehöriges Modul konfigurieren. Ebenso können Transaktionsdatensätze aus verschiedenen Modulen als zugehörige Module konfiguriert werden.


In diesem Abschnitt müssen Sie Folgendes tun, um die Konfiguration der zugehörigen Module nacheinander abzuschließen:
  1. Die zugehörigen Module auswählen: Sie können das Modul auswählen, das Sie freigeben möchten.
  2. Die Layouts oder Wizards auswählen: Sie können ein oder mehrere Layouts sowie die für diese Layouts verfügbaren Wizards auswählen, auf die die Portalbenutzer zugreifen können.
  3. Die Datensatzberechtigungen festlegen: Sie können die Berechtigungen für jeden Datensatz in einem Modul festlegen. Sie können Kunden beispielsweise erlauben, ihre Lizenznummer oder Postanschrift anzuzeigen oder zu bearbeiten, oder einem Anbieter die Berechtigung zum Lesen von Bestellungen erteilen.
  4. Beziehung herstellen und Datensatzbedingungen festlegen: Damit das Tool versteht, wie Datensätze in diesem zugehörigen Modul mit dem primären Modul in Beziehung stehen. Erst nach Auswahl dieses Links kann das Tool alle Transaktionsinformationen des Kunden im Portal anzeigen. Dies ist die persönliche Datenfreigabe an den Kunden. Dies wird erreicht, indem die beiden Module über Lookup- oder Multi-Lookup-Felder miteinander verknüpft werden.
    Zusätzlich zu diesen direkten Transaktionsinformationen können Sie, wenn Sie andere Datensätze mit einem gewünschten Merkmal freigeben möchten, dies durch Bedingungen erreichen.
    1. Match by value: Hier können Sie ein Kriterium basierend auf deren Werten definieren. Beispiel: Sie können wählen, alle Datensätze im Architekten-Modul anzuzeigen, wenn deren Erfahrung größer als 6 Jahre ist.
      Architektenerfahrung >= 6 Jahre
    2. Match by field: Diese Bedingung ist ein Vergleich von Werten nach Feld. Beispiel: Sie können wählen, alle Datensätze aus dem verwandten Modul anzuzeigen, wenn der Wert des Feldes aus dem primären Modul gleich/nicht gleich ist oder nicht dem Feldwert des Datensatzes aus dem verwandten Modul entspricht.
      Lagerort enthält Postzustand der Kontakte.
  5. Ebenso können Sie alle verwandten Module, die Sie für den Portalbenutzer freigeben möchten, nacheinander konfigurieren.
Anführungszeichen
Zusammenfassung:
  1. Der primäre Datensatz aus Schritt 1 ist für den Kunden immer sichtbar, unabhängig von der Beziehung, die er zu den zugehörigen Modulen hat.
  2. Wenn Sie Ihre zugehörigen Module über Lookup-Felder konfiguriert haben, werden die Transaktionsdatensätze des Kunden angezeigt.
  3. Wenn Sie Ihre zugehörigen Module über Bedingungen konfiguriert haben, werden die Datensätze im Modul angezeigt, die den Kriterien entsprechen.
  4. Wenn Sie die Datenoffenlegung auf Basis von Lookup und Kriterien ausgewählt haben, werden die verknüpften Kundendatensätze zusammen mit den Datensätzen, die die Bedingungen erfüllen, offengelegt.
Schritt 3: Öffentliche Module auswählen: Portalbenutzer können auf als "Public read only" oder "Public read/write/delete" (durch Datenteilungseinstellungen) gekennzeichnete Module zugreifen. Diese Module werden im Abschnitt "Public Modules" aufgeführt, sodass Benutzer die darin enthaltenen Datensätze anzeigen können. Ein öffentliches Modul kann in einigen Fällen auch ein zugehöriges Modul sein. Wenn ein solches Modul entweder im Abschnitt "Related Modules" oder im Abschnitt "Public Modules" ausgewählt wird, wird es aus der anderen Kategorie entfernt.
NotesHinweis: Das Modul "Products" muss für die Portalbenutzer freigegeben werden, damit sie Produkte mit den Datensätzen verknüpfen können, die in den Bestandsmodulen vorhanden sind. 
Schritt 4: WebTabs auswählen: Als Unternehmen haben Sie möglicherweise einige Kunden, die mithilfe von Portalen auf Ihr CRM zugreifen. Sie können nicht nur die Module und die zugehörigen Datensätze anzeigen, sondern auch auf die WebTabs zugreifen. Stellen Sie sich ein Bekleidungsgeschäft vor, das die Webseite www.zylkerapparels.com/announcements betreibt, um wichtige geschäftliche Neuigkeiten wie Sponsoring, Kooperationen und Übernahmen für interne Benutzer und Stakeholder zu veröffentlichen. Sie können diese WebTab über das Portal für die Stakeholder freigeben, um einen schnellen Zugriff und eine einfache Navigation von CRM aus zu ermöglichen. Alle WebTabs, die Sie in Zoho CRM erstellen, werden unter der Portalkonfiguration angezeigt.

So konfigurieren Sie die Portal-Registerkarte

  1. Wählen Sie auf der Seite "Portal Tab Configuration" ein Modul aus der Dropdown-Liste "Choose Module" aus
  2. Gehen Sie im Abschnitt "Related Modules" wie folgt vor:
    1. Registerkarten – Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die verwandten Module, auf die die Portalbenutzer zugreifen können.
    2. Layouts – Wählen Sie ein oder mehrere Layouts oder Wizards aus, auf die die Benutzer Zugriff haben.
    3. Berechtigungen – Wählen Sie die Berechtigungen zum Erstellen, Bearbeiten, Anzeigen, Löschen oder Bearbeiten von (freigegebenen) Modulen aus. Portalbenutzer können nur Aktionen für die Datensätze basierend auf ihrer Berechtigung ausführen. Mit der Berechtigung "edit (shared)" können die Portalbenutzer die Datensätze bearbeiten, die von CRM-Benutzern zum Modul hinzugefügt wurden. 
    4. Verknüpft als und Bedingungen – Wählen Sie die verbindenden Nachschlagefelder oder Mehrfachauswahlfelder aus. Um Bedingungen zu bilden, geben Sie Kriterien für "Match by field" oder "Match by value" an.Hinweis: Sie können sowohl Verknüpfungsfelder als auch Kriterien konfigurieren, um Datensätze in den zugehörigen Modulen anzuzeigen.
    5. Listenansicht: Wählen Sie für die Datensätze entweder Listenansicht oder Canvas-Ansicht aus.
    6. Filter By: Wählen Sie die Filter aus der Dropdown-Liste aus.
  3. Wählen Sie die Module im Abschnitt "Public Modules".
  4. Wählen Sie die WebTabs im Abschnitt WebTabs aus. Die ausgewählten WebTabs werden den Portalbenutzern angezeigt. Standardmäßig ist für alle WebTabs nur die Berechtigung Anzeigen verfügbar.
  5. Klicken Sie auf Next.

Feldberechtigungen festlegen

Die verwandten Module, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben (Konfiguration der Portal-Registerkarte), werden im Abschnitt "Field Permission" aufgelistet. Sie können die Felder auswählen, auf die Portalbenutzer zugreifen dürfen. Sie können die Felder, die der Kunde nicht bearbeiten soll, als schreibgeschützt markieren. Die obligatorischen Felder im CRM werden auch im Portal als obligatorisch gekennzeichnet. Sie können auch Unterformulare für die Portalbenutzer freigeben. 
NotesHinweis: Die Portalbenutzer können den Preis eines Produkts nur anzeigen, wenn sie im Modul "Products" über Anzeigeberechtigungen für das Feld "Unit price" verfügen.  

So legen Sie Feldberechtigungen fest:

  1. Aktivieren Sie auf der Seite Field Permissions die Kontrollkästchen für die Felder, die Portalbenutzern zur Verfügung stehen sollen.
  2. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Read Only.
  3. Klicken Sie auf Save and Next, um zum nächsten Layout oder Modul zu gelangen und die Feldberechtigungen festzulegen.
  4. Wiederholen Sie die obigen Schritte für alle Module und Layouts.
    Sie können auch ein Unterformular auswählen.
  5. Klicken Sie auf Finish, um alle Details zu speichern.

Einladungspräferenz auswählen

Warnung
  1. Die Option für Portalbenutzer, sich mit ihrer Mobiltelefonnummer anzumelden und SMS-Benachrichtigungen zu erhalten, ist nicht für alle Benutzer verfügbar.
    1. Die oben genannte Option wird derzeit für in Indien registrierte Unternehmen unterstützt.
    2. Sie können portalbezogene SMS von Ihren registrierten Absender-IDs an Kunden in Indien senden.  Um eine Einladung an Benutzer zu senden, sollte die Mobiltelefonnummer mit +91 beginnen.
    3. Die Telecom Regulatory Authority of India (TRAI) hat DLT (Distributed Ledger Technology) durchgesetzt, um sicherzustellen, dass nur legitime SMS-Nachrichten an Kunden in Indien gesendet werden. Die Portal-Einladungs-SMS muss über eine beim DLT registrierte indische Absender-ID gesendet werden.
    4. Diese Option wird mit unseren zukünftigen Versionen für Unternehmen auf der ganzen Welt verfügbar sein.
Warnung
Warnung
  1. Die Option zum Festlegen der Einladungsvoreinstellung als "Phone" ist nur verfügbar, wenn Sie die Option Notification SMS integration aktiviert haben. Guthaben für das Senden portalbezogener SMS-Nachrichten werden von den Credits der Benachrichtigungs-SMS-Integration verbraucht.
Sie können festlegen, in welchem Modus (E-Mail oder Telefon) externe Benutzer zu einem Portal eingeladen werden. Vorlagen können sowohl für E-Mail- als auch für Telefoneinladungen erstellt werden:
  1. Weitere Informationen zu Portaleinladungsvorlagen für E-Mails finden Sie unter Email templates.
  2. SMS-Vorlagen für portalbezogene Nachrichten können verwendet werden, sobald sie von Zoho durch das DLT genehmigt und verifiziert wurden.

Festlegen der Einladungsvoreinstellung
  1. Wählen Sie im Popup-Fenster Invitation Preference Primary Invitation Mode aus. Die Optionen sind "E-Mail" und "Phone".
  2. Wählen Sie das Feld aus, das die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer enthält. Die Einladung zum Portal wird an diese E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gesendet.
  3. Klicken Sie auf Beenden.
Notes
Hinweis: Sie können die Einladungsvoreinstellung nicht mehr ändern, nachdem Sie Portalbenutzer eingeladen haben. Wenden Sie sich dazu bitte an support@zoho.com.

Portalvorschau anzeigen

Nach Abschluss der Portalkonfiguration können Sie eine Vorschau des Portals anzeigen, um zu sehen, wie die Datensätze den Kunden angezeigt werden.

So zeigen Sie die Portalvorschau an:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Klicken Sie auf der Seite Customer Portal Configuration auf Preview.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Portal User Type aus, um die Vorschau des entsprechenden Portals anzuzeigen.
Notes
Hinweis
Sie können die Portalübersicht anzeigen, nachdem die Portalkonfiguration abgeschlossen ist. Sie können die Field Permission und  Portal Tab Configuration in den Portal-Konfigurationsdetails bearbeiten. Außerdem können Sie bei Bedarf auch einen neuen Portalbenutzertyp hinzufügen.


Portalbenutzer erwerben
Wenn Sie neben dem standardmäßigen Kundenportal einen zusätzlichen Portalbenutzer erstellen möchten, müssen Sie die Portalbenutzer erwerben. Dies ist über die Seite "Portal configuration" sowie die Seite "Manage Subscriptions" möglich.

So erwerben Sie Portalbenutzer über die Portalkonfigurationsseite:
  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Klicken Sie auf Create User Type.
  3. Geben Sie die Anzahl der Portal Users im Popup-Fenster Add Portal Users ein.
  4. Klicken Sie auf Make Payment.
So erwerben Sie Portalbenutzer über die Seite "Abonnement verwalten"
  1. Klicken Sie auf Ihr Profile-Symbol und wählen Sie Manage Subscription aus.
  2. Klicken Sie auf Upgrade User / Add-Ons auf der Seite Subscription.
  3. Wählen Sie die Anzahl der Portalbenutzer aus und klicken Sie auf Proceed.
  4. Klicken Sie auf Make Payment.

Mit Portalen arbeiten

Benutzer einzeln zu einem Portal einladen

Nach Erstellung des Portals können Sie Kunden einladen. Die E-Mail-Einladungen enthalten die Portal-URL-Details. Sobald ein Benutzer die Einladung angenommen hat, wird er aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Im Portal muss der Kunde zunächst grundlegende Informationen wie die bevorzugte Sprache, das Zeitformat, die Zeitzone und das Land angeben. Standardmäßig werden diese Informationen basierend auf den Locale-Einstellungen des CRM-Benutzers ausgefüllt, der die Einladung gesendet hat. Ausnahmen sind das Land und die Sprache, die auf den Browserinformationen des Portalbenutzers basieren. Anschließend wird er auf die Modulseite weitergeleitet, zu der er Zugang erhalten hat.



So versenden Sie Einladungen:
  1. Navigieren Sie zu einem Modul ("Leads", "Contacts", benutzerdefiniertes Modul) und wählen Sie einen Datensatz aus.
  2. Klicken Sie auf der Seite "Record Detail" auf das Symbol More und dann auf Send Portal Invitation.

  3. Wählen Sie den Portalbenutzertyp aus.

  4. Wählen Sie die Vorlagensprache für die Einladungs-E-Mail aus.
  5. Klicken Sie auf Invite.

Anpassen der Vorlagen für Portaleinladungen

E-Mail-Vorlagen

Die folgenden Anpassungsoptionen sind für die Vorlagen verfügbar:
  1. Customize templates specific to a language: Admins können Vorlagen in verschiedenen Sprachen bearbeiten und speichern.

    Beim Einladen von Nutzern werden Admins aufgefordert, die Sprache für die Einladung auszuwählen. Die gespeicherte Vorlage für diese Sprache wird dann für die E-Mail verwendet. Die für diese Sprache gespeicherte Vorlage wird zum Senden der E-Mail verwendet.

  2. Standard-Absender- und -Empfängeradressen festlegen: Sie können eine Standard-E-Mail-Adresse für den Versand von Einladungen festlegen (z. B. zylker@portal-support.com als Absender) und eine Adresse für Antwortmails auswählen (z. B. pattrick-jones@portal-support.com als Empfänger).

  1. Angepasste Betreffzeilen oder Zusammenführungsfelder verwenden.
  2. Zusammenführungsfelder im E-Mail-Text verwenden: Sie können Zusammenführungsfelder in den E-Mail-Text einfügen, um die exakten Feldwerte abzurufen.
  3. E-Mail-Text formatieren: Alle grundlegenden Anpassungsoptionen wie Schriftart, Größe, Stil, Farbe, Hintergrund und Ausrichtung sind im Vorlagen-Editor verfügbar. Zusätzlich können Sie Bilder oder Hyperlinks in den E-Mail-Text einfügen.
  4. Schaltfläche oder Link zum Annehmen der Einladung festlegen Sie können entweder eine Schaltfläche oder einen Link bereitstellen, über den die Einladung angenommen werden kann.

Notes
Hinweis:
  1. Wenn Sie die Sprache ändern, während Sie eine Einladungs-E-Mail senden, wird automatisch nur der vom System bereitgestellte Standardinhalt der E-Mail übersetzt. Die benutzerdefinierten Inhalte müssen für die jeweilige Sprache übersetzt werden.
  2. Sie können den Portal-Link entfernen. Dies führt jedoch zu einem Fehler beim Speichern der Vorlage. Sie können den ursprünglichen Link und den Inhalt abrufen, indem Sie auf den Link auf Standard zurücksetzen klicken.
  3. Bei der E-Mail zur Bestätigung der E-Mail-Adresse wird statt der Schaltfläche "Accept Invite" die Schaltfläche "Confirm Email" angezeigt.
So passen Sie Vorlagen für Einladungsemails und E-Mails zur Bestätigung der E-Mail-Adresse an:
  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Wählen Sie den Portalbenutzertyp aus der Liste der Optionen aus.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Configuration.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Customize Email templates. 

    Wählen Sie aus, ob Sie die Einladungs-E-Mail annehmen oder die E-Mail-Adresse bestätigen möchten.

SMS-Vorlagen

Warnung
Diese Option wird derzeit für in Indien registrierte Unternehmen unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unten im Abschnitt Zu beachtende Punkte.
Die folgenden Anpassungsoptionen sind für SMS-Vorlagen verfügbar:
  1. Sie können die Vorlage für drei Arten von SMS-Nachrichten festlegen: "Portal invitation"-SMS-Nachrichten, "Verification"-SMS-Nachrichten und "Forgot Password"-SMS-Nachrichten.
  2. Sie können Zusammenführungsfelder in den Text einer SMS-Nachricht einfügen, um die genauen Feldwerte abzurufen.
Zu beachtende Punkte:
  1. Dies wird derzeit für in Indien registrierte Unternehmen unterstützt.
  2. Sie können portalbezogene SMS von Ihren registrierten Absender-IDs an Kunden in Indien senden.
  3. Diese Option wird mit unseren zukünftigen Versionen für Unternehmen auf der ganzen Welt verfügbar sein.
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Guthaben für das Senden von SMS-Nachrichten verfügen.
  5. Sie müssen in jeder Vorlage den Begriff "- Company name" anhängen und den Inhalt kopieren, um die DLT-Genehmigung zu erhalten. Weitere Informationen zu Vorlagenrichtlinien finden Sie unter Vorlagenrichtlinien.
  6. Vorlagen müssen vor ihrer Verwendung vom DLT genehmigt werden.
  7. Stellen Sie sicher, dass die CTA in Ihrer Vorlage in der Whitelist aufgeführt ist. Weitere Informationen finden Sie hier: Important TRAI mandate on URL whitelisting for Indian CRM customers.
  8. Basierend auf dem DC Ihres CRM müssen Sie eine der folgenden Domains auf die Whitelist setzen:
    1. in.zcrm.to – IN
    2. ca.zcrm.to – CA
    3. us.zcrm.to – US
    4. eu.zcrm.to – EU
    5. au.zcrm.to – AU
    6. cn.zcrm.to – CN
    7. jp.zcrm.to – JP
  9. Wenn Sie eine Vorlage ändern, wird die zuvor genehmigte Vorlage weiterhin verwendet, bis die geänderte Vorlage genehmigt ist.
    Sobald die geänderte Vorlage genehmigt wurde, wird die vorherige Vorlage automatisch gelöscht.
  10. Falls Sie die Telefonnummer des Benutzers im CRM ändern, wird der Benutzer über die neue Telefonnummer erneut zum Portal eingeladen.
Warnung
  1. SMS-Vorlagen sind NICHT spezifisch für einzelne Portalbenutzertypen. Änderungen an Vorlagen werden in SMS für alle Portalbenutzertypen mit der Einladungsvoreinstellung "Phone" angezeigt.
  2. Für Portalbenutzertypen mit der Einladungsvoreinstellung "Phone" können Sie Portalbenutzer nur einladen, wenn alle Vorlagen genehmigt sind. Bis dahin werden diese Portalbenutzertypen deaktiviert.
So passen Sie die SMS-Vorlagen für ein Portal an:
  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Wählen Sie den Portalbenutzertyp.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche (•••) und wählen Sie Customise SMS Templates aus.
  4. Klicken Sie im Popup-Fenster Customise SMS Templates auf das Symbol edit für jede Vorlage, um sie zu ändern, und klicken Sie auf Save.
  5. Kopieren Sie den Vorlageninhalt und senden Sie ihn zur DLT-Genehmigung.
    Richtlinien zu Sender-IDs finden Sie unter: Sender ID requirements.
    Richtlinien zum Inhalt finden Sie unter Template guidelines.
    Richtlinien zur Whitelisting-CTA finden Sie unter URL Whitelisting for Indian customers.
    Basierend auf dem DC Ihres CRM müssen Sie eine der folgenden Domains auf die Whitelist setzen:
      1. in.zcrm.to – IN
      2. ca.zcrm.to – CA
      3. us.zcrm.to – US
      4. eu.zcrm.to – EU
      5. au.zcrm.to – AU
      6. cn.zcrm.to – CN
      7. jp.zcrm.to – JP
  6. Sobald der Vorlageninhalt von DLT genehmigt wurde, klicken Sie auf Submit DLT Files.
    Wenn Sie das Popup-Fenster Customise SMS Templates geschlossen haben, wiederholen Sie die Schritte 1, 2 und 3, um darauf zuzugreifen.
  7. Klicken Sie im Popup-Fenster Submit DLT Files auf Upload file und wählen Sie die DLT-Datei aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Ordnen Sie im Popup-Fenster CRM Template Mapping die DLT-genehmigten Vorlagen den CRM-Vorlagen zu.
  10. Klicken Sie auf Save.
    Zoho wird diese Vorlagen überprüfen.
  11. Nach der Überprüfung wird Ihnen eine Benachrichtigung mit dem gleichen Hinweis angezeigt. Nachdem Sie den Portal-Benutzertyp aktiviert haben, können Sie beginnen, Ihre Portal-Benutzer einzuladen.

Mehrere Benutzer zu einem Portal einladen

Sie können Masseneinladungen an Leads, Kontakte oder andere aus dem Modul heraus versenden, für das ein Portal erstellt wurde. Wenn Sie beispielsweise ein Portal für das Modul Leads erstellt haben, können Sie Ihre Leads zum Zugriff auf das entsprechende Portal einladen.

Masseneinladungen können über die Registerkarte "Users" auf der Seite Portalkonfigurationsseite gesendet werden. Sobald Sie darauf klicken, wird eine Liste von Benutzern angezeigt, die nicht zu einem Portal eingeladen wurden und über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen. In dieser Liste können Sie mehrere Benutzer auswählen. 
So versenden Sie Masseneinladungen an Benutzer:
  1. Navigieren Sie zu "Setup" > "Kanäle" > "Portale".
  2. Klicken Sie auf ein Portal und navigieren Sie zur Registerkarte "Benutzer".
  3. Klicken Sie auf "Benutzer einladen".
  4. Wählen Sie in der angezeigten Benutzerliste Benutzer aus und klicken Sie auf Einladung senden.
  5. Klicken Sie unter Möchten Sie wirklich Portaleinladungen an die ausgewählten Datensätze senden auf Einladung senden.
Sobald eine Einladung vorliegt, wird ein Status gesendet, um die Anzahl der Benutzer zu übermitteln, die die Einladung erhalten bzw. nicht erhalten haben. Wenn Sie auf Fehlgeschlagener Versand von Einladungen klicken, werden die Benutzer angezeigt, die keine Einladung erhalten haben, sowie der Grund dafür.


Notes
Hinweis:
  1. Sie können Kunden eine E-Mail-Einladung über die Seite "Record details" senden. Die Option zum Senden von Einladungen ist nur verfügbar, wenn die E-Mail-Adresse eingegeben wurde. 
  2. Die Einladungs-E-Mail ist nur 7 Tage gültig.
  3. Ein Portalbenutzer kann nicht als Datensatzeigentümer zugewiesen werden, selbst wenn er einen Datensatz erstellt.
    Beispiel: Russell Brown ist ein CRM-Benutzer, der Sage Weiser einlädt, auf das Portal mit der Berechtigung zuzugreifen, Kontakte und Geschäftsabschlüsse zu erstellen. Wenn Sage Weiser in diesem Fall einen Kontakt über das Portal erstellt, wird dieser der CRM-Datenbank hinzugefügt und ist Russel Brown der Eigentümer des neuen Kontakts.
    Notes

Grund für Fehler bei Portaleinladung anzeigen

Es gibt mehrere Gründe für Fehler beim Versand von Portaleinladungen an Benutzer. Sobald eine Einladung versendet wurde, erscheint in Ihrem CRM-Konto eine Nachricht, die die Anzahl der erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Einladungen angibt.
Wenn Sie auf die Gründe für das Fehlschlagen klicken, können Sie die Liste der Benutzer, die die Einladung nicht erhalten haben, und den Grund dafür sehen.
Für fehlgeschlagene Einladungen kann es folgende Gründe geben:
  1. Die Domain stimmt mit der Domain des Superadministrators überein – Der Portalbenutzer gehört zur Unternehmensdomain. Sie können keine Einladung an Ihre Mitarbeiter oder andere Personen senden, die Ihre Unternehmensdomain nutzen.  
  2. Der Datensatz wartet auf Genehmigung – Wenn der Datensatz auf Genehmigung durch einen Genehmigungsprozess wartet, wird die Einladung nicht gesendet, da der Datensatz während dieses Zeitraums gesperrt wird.
  3. Datensatz wartet auf Überprüfung – Wenn sich der Datensatz im Überprüfungsprozess befindet, wird keine Portaleinladung an den Datensatz gesendet.
  4. Datensatz hat Zustimmung nicht erhalten – Wenn ein Benutzer die Einwilligung im Rahmen des DSGVO-Prozesses aktiviert hat, wird keine Portaleinladung gesendet.
  5. Die E-Mail-Adresse enthält nicht unterstützte Zeichen – Groß- und Kleinbuchstaben auf Englisch (A–Z, a–z) , Ziffern von 0 bis 9 und Sonderzeichen wie @. - _ + werden in E-Mail-Adressen unterstützt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht dem oben angegebenen Format entspricht, schlägt die Portaleinladung fehl.
  6. E-Mail-Adresse ist anonym – Wenn die E-Mail-Domain als Spam definiert ist, können Sie keine Einladung senden.
  7. Maximale Anzahl an Benutzerlizenzen für Portal erreicht – Das Unternehmen hat die maximale Anzahl an Benutzern erreicht, die zu einem Portal eingeladen werden können.
  8. Portalbenutzer bereits vorhanden – Wenn der Benutzer bereits Teil eines Portalbenutzertyps ist, können Sie keine weitere Einladung senden.
  9. Kein Datensatz vorhanden – Wenn ein Datensatz bereits aus CRM gelöscht wurde und aus irgendeinem Grund eine Einladung an den Datensatz gesendet wird, wird diese abgelehnt.
  10. Sie haben keine Berechtigung für das Modul – Wenn der CRM-Benutzer nicht über die Berechtigung für das Modul verfügt, das er sendet, wird die Einladung abgelehnt.
  11. Sie haben keine Berechtigung für den Datensatz – Wenn der CRM-Administrator nicht über die Berechtigung für ein bestimmtes Modul verfügt, kann er keine Einladungen von diesem Modul aus senden.
  12. Der Datensatz befindet sich im Papierkorb – Wenn der Datensatz des Benutzers, an den eine Einladung gesendet wird, aus irgendeinem Grund in den Papierkorb verschoben wurde, wird die Portaleinladung nicht gesendet.

Aktualisieren der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Portalbenutzers

Sie können die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines vorhandenen Portalbenutzers auf der Datensatzdetailseite aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass wir auf das Feld verweisen, das zum Versenden von Portaleinladungen verwendet wird. Nach der Aktualisierung werden Sie aufgefordert, den Portalzugriff des Benutzers zu ändern.

So aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer:
  1. Rufen Sie die Datensatzdetailseite im jeweiligen Modul auf ("Contacts", "Leads", "Vendors" usw.).
  2. Aktualisieren Sie die mit dem Datensatz verknüpfte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
  3. Klicken Sie im Pop-up-Fenster, in dem Sie nach einer Änderung des Portalzugriffs gefragt werden, auf Yes, proceed.
Notes
HINWEISE:
  1. Wenn wir die E-Mail-Adresse für einen bestätigten Benutzer ändern, wird die neue E-Mail-Adresse aktualisiert und der Status wird auf "Yet to confirm" geändert. Eine Bestätigung wird per E-Mail gesendet.
  2. Wenn wir die Telefonnummer für bestätigte Benutzer ändern, können sie sich nur mit der neuen Nummer anmelden.
  3. Wenn Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche Confirm Email klicken, können vorhandene Portalbenutzer nahtlos auf ihre vorhandenen Portale zugreifen, ohne das Kennwort erneut eingeben zu müssen.
  4. Wenn wir die E-Mail-Adresse für unbestätigte Benutzer ändern, wird die neue E-Mail aktualisiert und der Status bleibt unverändert bei "Yet to confirm".
  5. Bei deaktivierten Benutzern wird eine Bestätigungs-E-Mail versendet, sobald ihre E-Mail-Adresse geändert und das Konto wieder aktiviert wird. Nach der Bestätigung bleibt der Zugriff auf das bestehende Portalkonto erhalten.
      

Liste der Portalbenutzer im CRM anzeigen

Alle Benutzer, die Teil eines Portals sind, werden auf der Portalkonfigurationsseite auf der Registerkarte Benutzer aufgeführt. Sie können die folgenden Filteroptionen verwenden, um Portalbenutzer zu filtern:
  1. Alle Benutzer
  2. Aktive Benutzer
  3. Bestätigte Benutzer
  4. Unbestätigte Benutzer:
    1. "Invitation not yet accepted": Benutzer, die die Einladung zum Portal nicht angenommen haben.
    2. "Login Suspended": Portalbenutzer, die ihre aktualisierte E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, nachdem sie in CRM aktualisiert wurden.
  5. Deactivated Users: Benutzer, deren Portalzugriff von der Organisation beendet wurde.

Warnung
CRM-Benutzer, die in ihrem Profil über die Berechtigung "Benutzer verwalten" verfügen, können die Registerkarte Benutzer unter "Portale" anzeigen. 

Portalbenutzer entfernen

Sie können Benutzer aus einem Portal entfernen. Dabei wird Ihnen der Zugriff auf das Portal entzogen. Sie können sie jedoch bei Bedarf erneut einladen.
So entfernen Sie Benutzer aus dem Portal
  1. Gehen Sie im Portal zur Registerkarte User.
  2. Filtern Sie Benutzer anhand ihres Status oder suchen Sie nach ihrem Namen.
  3. Wählen Sie Benutzer entfernen aus bzw. klicken Sie darauf.
    Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf "Benutzer entfernen".

Von Portalbenutzern im CRM hinzugefügte Informationen anzeigen

Von einem Portalbenutzer hinzugefügte Datensätze, Notizen oder Werte können in Feeds oder direkt im CRM-Modul angezeigt werden. 
Russel Brown ist beispielsweise ein CRM-Benutzer, der Sage Weiser zum Zugriff auf das Modul "Contacts" eingeladen hat. Sage Weiser verfügt über die Berechtigung, Kontakte und Geschäftsabschlüsse zu erstellen. Wenn er einen neuen Kontakt im Portal erstellt und den Datensatz speichert, kann dieser von Russel Brown im Modul "Contacts" in seinem CRM-Konto angezeigt werden. 
Beachten Sie, dass der Datensatzeigentümer standardmäßig Russel Brown ist. 


Benachrichtigungen zu jeder Aktualisierung werden in Feeds empfangen. Wenn beispielsweise eine Notiz zu einem Datensatz hinzugefügt wird, werden Sie über Feeds darüber informiert. Sie können auch über die Feeds auf die Notiz antworten. 

Warnung
Denken Sie daran, das Modul, für das Sie dem Portalbenutzer Zugriff gewährt haben, in den Feedeinstellungen hinzuzufügen, da Sie nur dann Benachrichtigungen erhalten können. 
(Geben Sie Feeds in den oberen Bereich ein, in dem das Modul aufgeführt ist > klicken Sie auf Feeds > navigieren Sie zu den Feedeinstellungen und überprüfen Sie die Module > klicken Sie auf Speichern.)

Portalbenutzer auf anderen Portalbenutzertyp übertragen

Es kann vorkommen, dass Sie einen Benutzer von einem Portalbenutzertyp zu einem anderen verschieben müssen. Angenommen, Sie haben zwei unterschiedliche Portale für Kunden erstellt, die sich für Produkt A und Produkt B interessieren. Wenn ein Kunde nicht mehr am Kauf von Produkt A interessiert ist und stattdessen Produkt B kaufen möchte, können Sie ihn einfach in den Benutzertyp "Product B" des Portals verschieben. Das Übertragen von Benutzern von einem Portalbenutzertyp auf einen anderen ist an folgenden Stellen möglich:

  • Datensatzdetailseite – Sie können den Portalbenutzertyp über die Detailseite des Datensatzes ändern.
  • Portalbenutzerliste – Wenn Sie mehrere Portalbenutzer zu einem anderen Portalbenutzertyp verschieben möchten, ist das über das Popup-Fenster der Portalbenutzerliste auf der Seite "Portal Configuration" möglich.

Notes
Hinweis: Sie können den Portalbenutzertyp für einen Benutzer auf einen anderen mit derselben Einladungsvoreinstellung übertragen.

Einladungsvoreinstellung ändern

Sie können die Einladungsvoreinstellung nur bearbeiten, wenn dem Benutzertyp keine Benutzer oder Portalformulare hinzugefügt wurden.

So bearbeiten Sie die Einladungsvoreinstellung:
  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Wählen Sie einen Benutzertyp aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ... und wählen Sie Invitation Preference aus.
  4. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie auf Finish.

Lead in Kontakt umwandeln

In Zoho CRM können Sie qualifizierte Leads entweder manuell oder automatisch mithilfe von Workflowregeln in Kontakte umwandeln. Wenn Sie einen Portalbenutzertyp für Leads und zwei Typen für Kontakte erstellt und Ihre CRM-Leads und -Kontakte zu den entsprechenden Portalen hinzugefügt haben, werden Sie aufgefordert, einen der Portalbenutzertypen unter "Contacts" auszuwählen, wenn Sie die Leads im CRM in Kontakte konvertieren.

Beispiel:Sie verfügen über die vier Leads A, B, C und D im Portalbenutzertyp "Leads", und "Contacts 1" und "Contacts 2" als zwei Portalbenutzertypen im Modul "Contacts". Wenn Sie die Leads A, B, C und D im CRM in Kontakte umwandeln, werden Sie aufgefordert, den Portalbenutzertyp "Contacts" ("Contacts 1" oder "Contacts 2") auszuwählen, auf den diese Leads übertragen werden sollen.



Massenaktionen über die Registerkarte "Benutzer" ausführen

Auf der Registerkarte "Benutzer" können Sie die Benutzer nach ihrem Status filtern und entsprechende Massenaktionen durchführen.

Im Folgenden sind die Filter und die für sie möglichen Aktionen aufgeführt:
  1. Aktive Benutzer: Deaktivieren oder aus dem Portal entfernen
  2. Bestätigte Benutzer: Portalbenutzertyp ändern (in ein anderes Portal übertragen) oder entfernen
  3. Unbestätigte Benutzer: Die Option Reinvite Users ist verfügbar, wenn mehrere Benutzer in einer der beiden Kategorien unbestätigter Benutzer ausgewählt werden – Login Suspended, Invitation not yet accepted

    Bei Benutzern mit gesperrtem Login wird eine E-Mail zur Bestätigung der E-Mail-Adresse gesendet, bei Benutzern mit noch nicht angenommener Einladung eine E-Mail zur Annahme der Einladung, sobald die Massen-Neueinladung ausgeführt wird.
  4. Deaktivierte Benutzer: Aktivieren, Portalbenutzertyp ändern oder entfernen

Portalbenutzertypen löschen

Es kann vorkommen, dass Sie einen bestimmten Portalbenutzertyp entfernen möchten. In diesem Fall müssen Sie zuerst die Benutzer in einen anderen Portalbenutzertyp übertragen und dann den aktuellen Portalbenutzertyp löschen. Sie können nur die Benutzer zu einem anderen Portalbenutzertyp übertragen, wenn Sie deren betreffenden Portalbenutzertyp löschen möchten.

Wenn Sie einem Portalbenutzertyp keinen Benutzer zugewiesen haben, können Sie ihn, so wie er ist, löschen.

So löschen und übertragen Sie Portalbenutzertypen:

  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Portals.
  2. Wählen Sie ein Portal aus, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie dann auf Delete.
  3. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Transfer and Delete.
  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Portal User Type aus, auf den der Benutzer übertragen werden soll.
  5. Klicken Sie auf Yes Proceed.
Notes
Hinweis:
Notes
  1. Falls Sie einen Portalbenutzertyp umbenennen möchten, klicken Sie auf der Seite Portal Configuration auf die Option Edit.
  2. Sie können Benutzer deaktivieren, die zu einem Portal hinzugefügt wurden, wenn Sie nicht möchten, dass diese weiterhin Teil des Portals sind. Sie können stattdessen einen anderen Benutzer hinzufügen, da deaktivierte Benutzer nicht auf Ihre Benutzerlizenz angerechnet wird. 

Portalbenutzertypen deaktivieren

Sie können Portalbenutzer jederzeit deaktivieren.

So deaktivieren Sie einen Portalbenutzer:

  1. Wählen Sie einen Portal User Type aus, und klicken Sie auf Portal Users.
  2. Schalten Sie die Statusleiste des Benutzers im Popup-Fenster Portal User List auf "Off".

Datenschutz für Portalbenutzer verwalten

Grundlage der Datenverarbeitung

Um als Datenverantwortlicher die DSGVO einzuhalten, müssen Sie Daten auf einer gesetzlichen Grundlage verarbeiten. Je nach geschäftlichen Anforderungen und Geheimhaltungsstufe können Sie eine Verarbeitungsgrundlage aus der Liste auswählen: Berechtigte Interessen, Vertrag, Rechtliche Verpflichtung, Lebenswichtige Interessen, Öffentliches Interesse und Einverständnis. Wenn die Einverständniserklärung die gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten bildet, bietet Zoho CRM eine Option, Portalbenutzern den Zugriff auf die von Ihnen gespeicherten Daten zu ermöglichen und ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erteilen.

Sie müssen die folgenden Punkte berücksichtigen, wenn Sie Datenschutzeinstellungen für Portalbenutzer vornehmen:

  • Die Registerkarte "Datenschutz" wird für einen Datensatz nur dann angezeigt, wenn die Compliance-Einstellungen aktiviert sind.
  • Der Portalbenutzer kann die Datenverarbeitungsgrundlage in seinem Konto nur sehen, wenn die Datenverarbeitungsgrundlage Einverständnis ist.
  • Portalbenutzer können auch die Zustimmungsdetails von Leads/Kontakten, die sie selbst hinzugefügt haben, aktualisieren.
  • Der Portalbenutzer kann seine Einverständnisdetails im Portal aktualisieren.


Rechte betroffener Personen

Laut DSGVO verfügen Portalbenutzer über bestimmte Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Informationen. Sie können über den Abschnitt "Datenschutz" manuell einen Antrag für die unten erwähnten Rechte innerhalb des Portals hinzufügen:
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Beendigung der Bearbeitung
  • Recht auf Export
  • Recht auf Berichtigung

Darüber hinaus können sie im Namen von Kontakten/Leads, die sie selbst zum Portal hinzugefügt haben, im Portal Anfragen hinzufügen. Siehe auch Data Subject Rights