E-Mail-Konfiguration für IMAP und POP3

E-Mail-Konfiguration für IMAP und POP3

Zoho CRM unterstützt die E-Mail-Integration von jedem E-Mail-Anbieter über IMAP- und POP3-Protokolle. Dies ermöglicht eine nahtlose Synchronisierung und Verwaltung der E-Mail-Kommunikation innerhalb einer Plattform. Außerdem bietet Zoho CRM eine spezielle E-Mail-Integration über eine API für Google, die erweiterte Funktionen und ein optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Integration ermöglicht eine bessere E-Mail-Verwaltung direkt in Zoho CRM, sodass Unternehmen ihre Kunden über ihre bevorzugten E-Mail-Plattformen effizient verfolgen und mit ihnen interagieren können.

IMAP (empfohlen) 

IMAP (Internet Message Access Protocol) ist ein wichtiges E-Mail-Protokoll für die nahtlose Integration eines E-Mail-Kontos mit E-Mail-Clients wie Zoho CRM. Durch diese Integration wird sichergestellt, dass alle E-Mail-Aktivitäten auf verschiedenen Geräten, wie Desktop-PCs, Laptops, Smartphones und Tablets, konsistent synchronisiert und aktualisiert werden. Durch die Nutzung von IMAP können Benutzer von jedem Gerät aus auf ihre E-Mail-Nachrichten zugreifen und diese verwalten. Benutzer erhalten dadurch eine einheitliche und aktuelle Ansicht ihrer E-Mail-Kommunikation innerhalb von Zoho CRM für eine bessere Effizienz und Produktivität bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Zoho CRM empfiehlt diese Konfiguration, da Benutzer dadurch den E-Mail-Status in Echtzeit und einen effizienten E-Mail-Speicher sowie E-Backup erhalten.
Zoho CRM empfiehlt diese Einstellung, da sie sofortige Updates zu E-Mail-Aktivitäten bietet. Diese können über verschiedene Geräte wie PCs, Laptops, Handys und Tablets synchronisiert werden. Außerdem wird eine effiziente Speicherung und ein sicheres Backup von E-Mails sichergestellt. Dieser Ansatz führt zu einem effizienten und zuverlässigen E-Mail-Management.

POP3 

POP3 ist ein alternatives E-Mail-Protokoll, mit dem Benutzer E-Mail-Nachrichten auf ihre Geräte herunterladen können. Es überträgt E-Mails vom Server auf ein lokales Gerät und entfernt sie anschließend vom Server. Benutzer können aber über eine Einstellung Nachrichten auf dem Server behalten. E-Mails werden dadurch auch nach dem Herunterladen aufbewahrt.

Zoho CRM ermöglicht Benutzern die Integration ihrer E-Mails mit POP3.

Sobald Sie IMAP oder POP3 eingerichtet haben, werden E-Mails synchronisiert und im Posteingang SalesInbox angezeigt, wo sie in vorbestimmte Ordner verschoben werden, damit sie leichter zu finden sind.

Einrichtung eines IMAP- oder POP3-Kontos 

Standardmäßig können alle Benutzer mit Standard- oder Administratorprofilen IMAP- oder POP3-Konten einrichten. Es sei denn, der Administrator hat die E-Mail- und Chat-Einstellungen in ihren Profilen deaktiviert.

So richten Sie IMAP- oder POP3-Konten ein:

  1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Email sub auf Get Started.
  3. Wählen Sie Ihren bevorzugten E-Mail-Anbieter aus der Liste aus.
  4. Wählen Sie unter Choose the protocol to configure IMAP oder POP Integration aus.
  5. Klicken Sie auf Configure.
  6. Geben Sie Anzeigename, E-Mail-Adresse und Passwort ein.
  7. Klicken Sie auf Configure.
  8. Klicken Sie im Pop-Up Import Filter auf Import. Sie können diesen Schritt auch überspringen und später ausführen.
    Hinweis: Wenn Sie IMAP/POP-Konfigurationen für SalesInbox über .xml oder .dat-Dateiformate einrichten, können Sie vorhandene Filter aus Ihrem verbundenen Postfach importieren. Dies umfasst auch alle Filter, die Sie bereits für verschiedene E-Mail-Typen oder bestimmte Adressen eingerichtet haben.
  9. Wählen Sie unter Email Sharing Settings die Freigabeberechtigung aus der Dropdown-Liste aus.
    Sie können zwischen den Optionen Private, Public und Custom wählen.
    Hinweis: Die Möglichkeit, diese Funktion zu bearbeiten, steht nicht automatisch allen Benutzern zur Verfügung. Die Berechtigung kann nur bearbeitet werden, wenn der Administrator einem Benutzer auf der Seite Admin Email Sharing die Benutzerauswahlberechtigungen gewährt. Ohne diese Berechtigung können Benutzer keine Änderungen vornehmen.
  10. Unter More From Address zeigt die Standardadresse die in Schritt 6 eingegebene E-Mail-Adresse an.
  11. Klicken Sie auf Add Email Address, um weitere Absenderadressen einzugeben.
  12. Wählen Sie unter Folder Mapping die Ordner aus Ihrer benutzerdefinierten Mailbox aus, die dem entsprechenden Ordner in SalesInbox zugeordnet werden sollen.
    Diese Option ist nur für Benutzer von IMAP verfügbar. Die Ordnerzuordnung wird nur unterstützt, wenn der Server der integrierten Mailbox nicht dem Standard entspricht.
  13. Klicken Sie auf Server Details, um die Servereinstellungen für eingehende und ausgehende E-Mails anzuzeigen.
  14. Die Serverdaten werden automatisch eingetragen, wenn Sie eine der gängigen IMAP-Integrationen auswählen.
  15. Aktivieren Sie an den Speicher gesendete Nachrichten auf dem Server.
    Beachten Sie, dass diese Option nur dann angezeigt wird, wenn Ihr SMTP-Anbieter keine standardmäßige Option zum Speichern gesendeter E-Mails bereitstellt.
    Diese Option ist nur für Benutzer von IMAP verfügbar.
  16. Klicken sie auf Update. 
Hinweise
 Hinweis: 
  1. Benutzer von Office 365, Outlook und Gmail können sich per OAuth bei ihren Konten anmelden.
  2. SalesInbox wird für alle Benutzer aktiviert, die eine IMAP- oder POP-Integration bei einem beliebigen E-Mail-Anbieter aktivieren.
  3. Ist die Integration von E-Mails deaktiviert, können Administratoren wählen, ob sie die Ordner, Filter und Labels beibehalten wollen.

Einrichtung benutzerdefinierter IMAP- oder POP3-Konten:

So richten Sie ein benutzerdefiniertes E-Mail-Konto mit IMAP/POP3-Konfigurationen ein: 

  1. Navigieren Sie zu Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Wählen Sie auf der Unterregisterkarte E-Mail die Option Other Mail aus der Liste aus.
  3. Wählen Sie unter Choose the protocol das zu konfigurierende Protokoll aus wählen Sie dann die Option IMAP oder POP Integration aus.
  4. Klicken Sie auf Configure.
  5. Machen Sie auf der Seite Add POP/IMAP Integration folgende Angaben:
    1. Anzeigename: Geben Sie einen Namen für das Postfach ein.
    2. E-Mail-Adresse/Benutzername: Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen ein, die/den Sie konfigurieren möchten.
    3. Passwort: Fügen Sie das Passwort für Ihre E-Mail-Adresse hinzu, die für die Konfiguration verwendet wird.
    4. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Konto aktiviert haben, müssen Sie das App-spezifische Passwort eingeben, nicht das normale Passwort.
  6. Unter Eingangsserverdetails:
    1. Eingehender Server: Geben Sie den Server für eingehende E-Mails an.                                                                     Beispiel: pop.gmail.com (für ein Gmail-Konto) oder pop.zoho.com (für ein Zoho Mail-Konto) oder pop.zylker.com (für ein Zylker-Konto).
    2. Wenn Sie sich bei diesen Angaben nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
    3. Port: Wählen Sie eine Portnummer zwischen 995 und 143.
    4. Markieren Sie bei Bedarf Use SSL.
  7. Unter Ausgangsserverdetails:
    1. E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein, über das Sie E-Mails senden möchten.
    2. Ausgehender Server: Geben Sie den Server für ausgehende E-Mails an.                                                                   Beispiel: smtp.gmail.com für ein Gmail-Konto.
    3. Port: Wählen Sie aus den verfügbaren Ports eine Portnummer aus: 465, 587 und 25.
    4. Sichere Verbindung benutzen: Sie können eine sichere Verbindung aus SSL, TLS oder keine sichere Verbindung auswählen, indem Sie Never auswählen.
    5. Authentifizierung erforderlich: Wählen Sie über Yes und No, aus, ob eine Authentifizierung für den Server erforderlich ist.
    6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Store sent message on the server, wenn Sie gesendete E-Mails in Ihrem CRM-Konto speichern möchten.
      Beachten Sie, dass diese Option nur angezeigt wird, wenn Ihr SMTP-Anbieter standardmäßig keine Option zum Speichern gesendeter E-Mails bereitstellt.
      Diese Option ist nur für Benutzer von IMAP verfügbar.
  8. Klicken Sie auf Configure.
Sie haben Ihre E-Mail-Adresse erfolgreich in Zoho CRM integriert.

Moderne OAuth anhand von IMAP- oder POP3-Authentifizierung 

Benutzer, die ihr CRM-Konto mit E-Mail-Anbietern wie Outlook, Gmail oder Office 365 verbinden möchten, können die OAuth-Authentifizierungsmethode verwenden. Dieser Ansatz bietet einen sicheren Integrationsvorgang.

So integrieren Sie Outlook, Gmail oder Office 365 in CRM:

  1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Klicken Sie auf der Unterregisterkarte Email auf Get Started.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Email Integration unter Popular Email Service die Option Outlook, Gmail oder Office 365 aus.
  4. Wählen Sie unter Choose the protocol to configure die Option IMAP oder POP aus der Dropdown-Liste aus.
  5. Klicken Sie auf Configure.
    Sie werden aufgefordert, sich bei Ihren Office 365-, Gmail- oder Outlook-Konten anzumelden.
  6. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf Next.
  7. Wenn Sie bereits angemeldet sind, wählen Sie ein Konto aus, bei dem Sie sich anmelden wollen, und klicken Sie auf Configure.
  8. Nach der erfolgreichen Einrichtung werden Sie zur Zoho CRM-Seite für die IMAP- oder POP-Einrichtung weitergeleitet. Der Synchronisierungsvorgang wird kurz darauf abgeschlossen. 

Erstellung eines App-spezifischen Passworts für E-Mail-Anbieter wie Zoho Mail und Yahoo 

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für E-Mail-Konten, die von allen namhaften E-Mail-Clients wie Gmail, Zoho Mail, Yahoo, Outlook, Office 365 usw. bereitgestellt werden. Wenn 2FA aktiviert ist, erfordert der Zugriff auf das Konto nicht nur den Benutzernamen und das Passwort, sondern auch einen eindeutigen Passcode, der an die registrierte Mobiltelefonnummer des Benutzers gesendet wird. Dieser zusätzliche Schritt erhöht die Sicherheit Ihres E-Mail-Kontos.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto mit 2FA in Zoho CRM einrichten möchten, müssen Sie ein App-spezifisches Passwort für die IMAP-Konfiguration verwenden und nicht das Standard-Passwort für das Konto. Im Folgenden finden Sie Schritte zur Erstellung eines App-spezifischen Passworts für verschiedene namhafte E-Mail-Clients.

Für ein Zoho Mail-Konto:

Wenn Sie Ihr Zoho Mail-Konto über IMAP/POP3 in Zoho CRM konfigurieren möchten und dafür den 2FA-Service aktiviert haben, können Sie das App-spezifische Passwort für Ihr Zoho Mail-Konto anhand folgender Anleitung generieren.

So generieren Sie ein App-spezifisches Passwort für das Zoho Mail-Konto:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Zoho-Konto an.
  2. Navigieren Sie im linken Menü zu Security und klicken Sie auf App passwords.
  3. Klicken Sie auf Generate New Password.
  4. Geben Sie im Popup-Fenster Application-Specific Passwords den App-Namen wie zum Beispiel Zoho Mail ein und klicken Sie auf Generate.
  5. Kopieren Sie das Anwendungsspezifische Passwort.
  6. Sie können ein Passwort löschen, wenn Sie die App nicht mehr verwenden oder den Zugriff auf diese entfernen wollen.
Hinweise
Hinweis:
  1. Das gerätespezifische Passwort wird nur einmal angezeigt und danach nicht mehr.
  2. Wenn Sie das Passwort in Ihren E-Mail-Clients angeben, geben Sie es ohne Leerzeichen ein.
  3. Sie können ein anwendungsspezifisches Passwort löschen, wenn Sie das Gerät oder die Anwendung nicht mehr verwenden oder den Zugriff auf diese Anwendung widerrufen möchten.

Für ein Yahoo Mail-Konto:   

Sie können die Support-Seite für Ihr Yahoo-E-Mail-Konto hier aufrufen, um zu erfahren, wie Sie ein App-spezifisches Passwort für ein Yahoo-E-Mail-Konto einrichten.  

Anzeigen von E-Mails in CRM   

Nachdem Sie das IMAP/POP-Konto eingerichtet haben, werden Ihnen alle E-Mail-Interaktionen mit Leads und Kontakten direkt in Zoho CRM aufgeführt. Dies umfasst Nachrichten, die sowohl an die primäre als auch an die sekundäre E-Mail-Adresse Ihrer Leads und Kontakte gesendet werden. In der zugehörigen Liste der Datensätze haben Sie die Möglichkeit, E-Mails nach folgenden Kriterien zu sortieren:
  1. E-Mails an CRM gesendet
  2. E-Mails von allen freigegebenen IMAP-Benutzern
  3. E-Mails von allen freigegebenen POP-Benutzern
  4. E-Mails nach Benutzername
  5. E-Mails von allen oben genannten


Warnung
Hinweis: Benutzer müssen ihre eigene Mailbox nicht konfigurieren, um daraus E-Mail-Unterhaltungen aus dem konfigurierten Posteingang anderer Zoho CRM-Benutzer in ihrem Unternehmen anzuzeigen.
Dies ist besonders nützlich in Szenarien, in denen Benutzer durch Angabe sensibler Daten Zugriff auf ihre E-Mail-Postfächer erhalten und diese nicht mit Zoho CRM verbinden möchten.

Diese Änderung wurde für alle Regionen in allen Versionen eingeführt, für die eine Funktion zur Konfiguration des E-Mail-Posteingangs verfügbar ist. 

Erstellung eines E-Mail-Backups   

Administratoren können E-Mails von CRM-Benutzern innerhalb eines Zeitraums von 6 Monaten nach der Deaktivierung oder Löschung des Benutzers sichern. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Benutzer ihre E-Mail-Konten mit POP3 oder IMAP eingerichtet und ihre E-Mails mit benutzerdefinierten Rechten auf Datensatzebene und vollständiger Freigabe öffentlich freigegeben haben. Diese inaktiven Benutzer werden unter der Registerkarte Setup > Security Control > Zoho Mail add-on users angezeigt.
Um ein Backup durchzuführen, können Administratoren einfach die Einstellung Backup Emails neben den Details des jeweiligen Benutzers auswählen. Bitte beachten Sie: Wenn ein Benutzer ohne vorherige Sicherung seiner E-Mails vom CRM-Konto deaktiviert wird, werden E-Mails, unabhängig vom Senden oder Empfangen über den Benutzer nicht in der zugehörigen Liste angezeigt.

Hinweise
Hinweis:
  1. Ein E-Mail-Backup für inaktive Benutzer sollte innerhalb von sechs Monaten ab dem Datum, an dem der Benutzer gelöscht oder deaktiviert wurde, abgeschlossen werden. E-Mail-Daten werden nach Ablauf dieser sechs Monate nicht mehr gespeichert. Wurde keine Sicherung durchgeführt, gehen sämtliche Daten verloren.
  2. Administratoren können die E-Mail-Konfiguration von Benutzern sperren, damit sie die Einstellungen ihres E-Mail-Kontos nicht auf Private Account setzen, bevor ihre Konten deaktiviert werden.
  3. Für ein Backup mit IMAP-konfiguration muss das Backup-Konto bis zum Abschluss aktiv sein. Andernfalls funktioniert das Backup nicht für IMAP.