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Wenn Sie ein Feld als eindeutig markieren, durchsucht das CRM vorhandene Datensätze anhand des Feldwerts nach Dubletten. Angenommen, Sie haben das Feld E-Mail-Adresse im Leads-Modul als eindeutiges Feld markiert. Wenn Sie dann versuchen, einen Lead anzulegen, dessen E-Mail-Adresse bereits einem vorhandenen Lead entspricht, gibt das CRM eine Dublettenwarnmeldung aus. Zwei Personen können schlichtweg nicht dieselbe E-Mail-Adresse haben. Weitere Beispiele sind Sozialversicherungsnummern, Reisepassnummern, Produktcodes und Ähnliches. In Zoho CRM können Sie ein Feld aus beliebigen Modulen als „Eindeutig" markieren. Einmal als „Eindeutig" markiert, spielen diese Felder eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Dubletteneinträgen in Zoho CRM – sei es bei der manuellen Erstellung von Datensätzen oder bei Datensätzen, die per Import, APIs oder über die Lead-/Kundenauftrag-/Angebotskonvertierung erstellt werden.

Der Administrator oder ein Benutzer mit der Profilberechtigung Zoho CRM anpassen kann ein Feld als eindeutig markieren. Sobald ein Feld in einem Modul als eindeutig markiert ist, wird die Erstellung von Dubletteneinträgen in diesem Modul verhindert – unabhängig davon, ob die Datensätze manuell erstellt, importiert, über Integrationen, Webformulare oder auf andere Weise hinzugefügt werden.

Sollten Sie trotz der Markierung eines Felds als eindeutig im Laufe der Zeit feststellen, dass Ihr Konto möglicherweise Dubletten enthält, können Sie die Deduplizierungstools des CRM verwenden, um diese zu bereinigen.

Ein Feld als eindeutig markieren

Benutzer mit der Berechtigung Zoho CRM anpassen im Profil können diese Funktion aktivieren. Alle Administratoren erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn diese Funktion aktiviert oder deaktiviert wird. Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung für das Leads- und das Kontaktmodul jeweils separat vorgenommen werden muss. Nach der Aktivierung steht die Funktion allen Benutzern zur Verfügung, die beim Hinzufügen eines Leads oder eines Kontakts benachrichtigt werden, wenn die entsprechende E-Mail-Adresse bereits im CRM vorhanden ist.

Klicken Sie auf diesen Link, um zu erfahren, wie Sie ein Feld als eindeutig markieren, und für weitere Hinweise: Ein Feld als eindeutig markieren

Dublettenprüfung von Leads zu Kontakten

Betrachten wir folgendes Szenario: Sie haben einen Lead namens James nachverfolgt und ihn in einen Kontakt konvertiert. James ist nun als Datensatz im Kontaktmodul vorhanden. Ein anderer Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Team fügt denselben Lead (James) hinzu, ohne zu wissen, dass dieser bereits nachverfolgt wurde. Dadurch wird James erneut als Lead angelegt – ein reiner Dubletteneintrag.
 

Wenn Sie die Dublettenprüfungs-Einstellung aktivieren, verhindert das CRM-System die Erstellung von Leads-Dubletten. Diese Funktion stellt sicher, dass alle Leads – ob in Kontakte konvertiert oder direkt dem Kontaktmodul hinzugefügt – auf Dubletten geprüft werden. Nach der Aktivierung löst jeder Versuch, einen Dubletten-Lead im Leads-Modul anzulegen, eine Prüfung gegen vorhandene Leads und Kontakte aus. Wird eine Übereinstimmung gefunden, blockiert das CRM die Erstellung des Duplikatdatensatzes.

Es gibt zwei Methoden, um die Dublettenprüfung für Leads zu aktivieren:

1. Über den Link „Einstellung ändern":
   
   Wenn Sie ein Feld als eindeutig markiert haben, klicken Sie auf die drei Punkte, um den Link „Einstellung ändern" aufzurufen.
    

 

1. Über die Einrichtung navigieren:
   
   1. Gehen Sie zu Einrichtung > Anpassung > Module und Felder > Leads
   2. Klicken Sie auf „Weitere Optionen" > „Dublettenprüfungs-Einstellung"
   
   Sobald Sie das Fenster für die Dublettenprüfungs-Einstellung über eine der oben beschriebenen Methoden geöffnet haben,
   
   aktivieren Sie zum Prüfen auf Dubletten ausschließlich innerhalb konvertierter Leads das Kontrollkästchen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Konvertierte Leads" aus, und klicken Sie auf Speichern.
   
   
   Zum Prüfen auf Dubletten innerhalb des Kontaktmoduls aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Kontakte" aus, legen Sie das eindeutige Feld für den Vergleich fest, und klicken Sie auf Speichern. Diese Einstellung kann jederzeit geändert oder bearbeitet werden.
   

Wenn ein Dubletteneintrag im Leads-Modul eingegeben wird, informiert Sie eine Warnmeldung über den bereits vorhandenen Datensatz. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol „Lead anzeigen" fahren, werden Name und Inhaber des Datensatzes eingeblendet. Ein Klick auf das Symbol „Lead anzeigen" zeigt die vollständigen Datensatzdetails an. Die Option „Lead anzeigen" ist nur verfügbar, wenn genau ein Dublettendatensatz vorliegt. Werden mehrere Datensätze mit derselben E-Mail-Adresse gefunden, fordert Sie eine Warnmeldung auf, die Leads zusammenzuführen. Mit dieser Option können Sie Dubletten einfach finden und zusammenführen. Siehe auch: Dubletteneinträge zusammenführen.
 

In Zoho CRM gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Datensatz hinzuzufügen: Sie können das Lead-/Kontaktformular ausfüllen, einen Datensatz klonen, Webformulare verwenden, Datensätze importieren, die API nutzen und vieles mehr. Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Szenarien, in denen die E-Mail-Adress-Dublettenprüfung durchgeführt wird.

• Datensätze erstellen und bearbeiten – Sie erhalten eine Benachrichtigung und können den Datensatz nicht speichern, wenn die E-Mail-Adresse bereits in einem anderen Datensatz vorhanden ist.
   
• Zugehörige Listen – Die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse wird auch durchgeführt, wenn Sie Kontakte in Zugehörigen Listen anlegen.
   
• Lookup-Popup-Fenster – Beim Erstellen von Leads oder Kontakten über das Popup-Fenster des Lookup-Felds wird die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse durchgeführt.
   
• Webformular – Die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse wird nur für Datensätze durchgeführt, die über Web-to-Lead-/Kontaktformulare eingehen. Wird eine Dublette gefunden, wird der Datensatz automatisch zur Genehmigung weitergeleitet – auch wenn die Option Lead-/Kontaktgenehmigung deaktiviert ist. Der Datensatz wird dem Modul erst hinzugefügt, nachdem er geprüft und genehmigt wurde. Siehe auch Datensätze genehmigen
   
• Klonen – Wenn Sie einen Datensatz klonen, wird der E-Mail-Wert auf der Seite „Lead/Kontakt klonen" automatisch entfernt. Sie können eine andere E-Mail-Adresse eingeben und den Datensatz speichern.
   
• Import – Wenn die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse aktiviert ist, steht die Option „Klonen" nicht zur Verfügung. Für Dubletteneinträge können Sie entweder „Überspringen" oder „Überschreiben" als Aktion auswählen. Wenn Sie „Überschreiben" wählen, kann die Lead-/Kontakt-ID nicht zugeordnet werden.
   
• Mobile App – Beim Hinzufügen eines Datensatzes über die Zoho CRM-Mobile-App wird die Dublettenprüfung durchgeführt, und Sie können keine Leads oder Kontakte als Dubletten anlegen.
   
• Für API-Methoden
   
  – Im Folgenden sind die Szenarien aufgeführt, in denen die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse aktiv ist:
   
  • • API-Methode insertRecord – Wenn Sie mit dieser API-Methode einen Datensatz mit einer E-Mail-Adresse hinzufügen, die bereits im CRM-Konto vorhanden ist, erhalten Sie folgende Benachrichtigung: <message>Record(s) already exists</message>. Der Datensatz wird nicht hinzugefügt.
       
    • API-Methode updateRecord – Wenn Sie mit dieser API-Methode das Feld E-Mail in einem Datensatz aktualisieren, wird die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse durchgeführt. Ist eine identische E-Mail-Adresse bereits im CRM-Konto vorhanden, wird der Datensatz nicht aktualisiert. Beim Aktualisieren mehrerer Datensätze wird der betreffende Datensatz übersprungen.
       
    • API-Methode convertLead – Wenn Sie mit dieser API-Methode einen Lead konvertieren, wird die Dublettenprüfung der E-Mail-Adresse durchgeführt. Ist eine identische E-Mail-Adresse bereits im CRM-Konto vorhanden, wird der Lead nicht konvertiert.