ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティグループの中野です。

Zoho CRMの承認プロセス機能がアップデートされましたのでご紹介します。

今回のアップデートにより、承認ルールや承認ステージに名前を付けられるようになったほか、

承認ごとの項目更新やタスクの割り当て、却下時の通知、承認履歴の確認方法などが改善されました。

今回は、総額100万円以上の商談を特定の役職者（マネージャーとCEO）が順番に確認する承認プロセスを例にご紹介します。

1. 承認プロセスに追加するルールや、承認ステージに名前を付けられるように

複数の条件や承認段階を設定している場合でも、何を確認するためのルールなのか、誰が承認するのかを把握しやすくなります。

以下の画面では、総額が100万円以上の商談を対象として、マネージャー、CEOといった役職の順に承認するプロセスを設定しています。

また、各承認後に実行する処理と、すべての承認が完了した後に実行する処理を分けて設定しています。

今回のアップデートでは、各承認に対して異なる項目の更新処理を設定できるようになりました。

たとえば、承認の進捗に応じて「承認状況」項目を次のように更新できます。

・1段階目の承認後：マネージャー承認済み

・2段階目の承認後：最終承認済み

これにより、承認履歴を毎回開かなくても、商談データの「承認状況」から現在の進捗を確認できます。

以下の画面では、マネージャーによる1段階目の承認後、「承認状況」が「マネージャー承認済み」に更新されています。

今回の例では、同じ「承認状況」項目を段階に応じて更新していますが、

必要に応じて、承認ごとに異なる項目の更新処理を設定することもできます。

3. その他の主なアップデート

承認プロセスには、このほかにも以下の改善が追加されています。

・各承認ステージの承認者に、個別のタスクを割り当て

・却下時のメール通知に、幅広い受信者やCC、BCCを設定

・承認ステージ、承認者、タスク、項目更新を確認できる承認パイプラインビュー

・承認履歴の表形式表示、フィルター、履歴内の移動機能

・「プロセス管理者の設定」から「ルール管理者の設定」への名称変更

複数の担当者や部署が関わる承認プロセスでも、設定内容と承認の進捗を管理しやすくなります。

いかがでしょうか。承認プロセスをご利用中のユーザーさんは、ぜひ確認してみてください！

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