Comunicación por correo electrónico: enviar y recibir correos

Comunicación por correo electrónico: enviar y recibir correos

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La función principal de un correo electrónico es facilitar el intercambio de mensajes con partes interesadas del negocio, permitiendo una comunicación fluida. 
 
Exploremos cómo se envían y reciben estos correos electrónicos dentro de tu Zoho CRM. Un beneficio clave de enviar y recibir correos electrónicos directamente a través de tu Zoho CRM es que obtienes una visión integral del contexto de ventas y marketing relacionado con tus correos electrónicos, incluyendo a las partes interesadas involucradas.
 
Echemos un vistazo a cuántas formas hay de enviar y recibir correos electrónicos en Zoho CRM.
 

 

Envío de correo electrónico

Hay dos formas en las que un usuario puede enviar correos electrónicos desde su cuenta de Zoho CRM:
  1. Cuando no hay una bandeja de correo electrónico integrada a tu cuenta de Zoho CRM (Correo electrónico nativo): Esta función permite a las empresas enviar correos electrónicos a sus clientes directamente desde Zoho CRM, incluso si no han integrado su bandeja de entrada de correo electrónico. Esto significa que pueden usar la misma dirección de correo electrónico con la que se registraron en Zoho CRM (Para asegurar que se utilice su propio dominio al enviar correos electrónicos desde Zoho CRM, los usuarios deben autenticar su dirección de correo electrónico a través de la Autenticación de Correo Electrónico). Puedes enviar correos electrónicos, crear correos masivos y también configurar correos electrónicos automáticos utilizando reglas de flujo de trabajo. Sin embargo, esta es una configuración limitada que no puede rastrear las respuestas a los correos electrónicos enviados desde Zoho CRM.
  1. Cuando la bandeja de entrada de correo electrónico se integra a tu cuenta de Zoho CRM mediante el protocolo POP3 o IMAP: Tu bandeja de entrada de correo electrónico (Outlook, Google Workspace, Yahoo, Office 365, etc.) se convierte en una extensión natural de Zoho CRM, ya que se integra fácilmente utilizando los protocolos IMAP y POP3, proporcionando acceso en tiempo real a tus comunicaciones de correo electrónico bidireccionales. Una vez que tu buzón esté integrado, podrás acceder a las conversaciones de correo electrónico (en ambos sentidos, enviadas y recibidas) vinculadas a los registros de Zoho CRM como contactos, clientes potenciales, tratos, casos, entre otros, directamente en los módulos de Zoho CRM.
      
Exploremos con más detalle los diferentes métodos a través de los cuales se pueden enviar correos electrónicos utilizando Zoho CRM:

A través de módulos y módulos personalizados
 

  1. Ve al módulo preferido y selecciona el registro al que deseas enviar un correo electrónico.
  2. Haz clic en el botón Enviar correo.
    O bien, puedes ir a la lista relacionada de Correos y hacer clic en el botón Redactar correo.
  3. En la página de Nuevo mensaje: 
     
  1. Tu dirección de correo electrónico predeterminada como remitente será la que usaste para registrarte en tu cuenta de Zoho CRM.
  2. Si configuraste el correo electrónico de tu organización en Zoho CRM, tendrás la opción de elegirlo desde el menú desplegable.
  3. Si integraste tu bandeja de entrada de correo electrónico (POP3/IMAP), la dirección del remitente corresponderá al correo electrónico que integraste con Zoho CRM.
Notes
Nota: Por defecto, la dirección 'De' será la dirección de correo electrónico que integraste en tu Zoho CRM. Si deseas usar una dirección de correo diferente o la dirección de correo predeterminada que usaste para crear tu cuenta de Zoho CRM, puedes habilitarla yendo a Configuración > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico > Más direcciones de envío.
  1. Haz clic en CC y CCO y especifica las direcciones de correo electrónico correspondientes, si es necesario.
  2. Redacta tu correo electrónico y haz clic en Enviar.
    Ver también >> Límite de archivos adjuntos
Notes
Los correos electrónicos pueden enviarse a la dirección de correo electrónico secundaria y a las direcciones en campos de correo personalizados, si están especificadas en el registro.
 
 
Obtén más información sobre la pestaña de correos electrónicos POP3 (usuarios existentes y antiguos) aquí.

Programar correos electrónicos   

Info
Esta función está disponible solo para la edición Enterprise y superiores.
 
Supón que muchos de tus clientes viven en diferentes zonas horarias o tienes una reunión importante más tarde en el día, lo que te deja sin disponibilidad para gestionar correos electrónicos en un momento específico. En estos casos, puedes programar fácilmente los correos electrónicos dentro de Zoho CRM, permitiendo que el sistema envíe los mensajes en los horarios apropiados. Esta función está disponible exclusivamente en las ediciones Enterprise y Ultimate. Zoho CRM ofrece tres tipos de opciones de programación:
 
  1. Mejor momento para enviar correos, según la inteligencia de correo de Zia.
  2. Opciones de programación predefinidas (Hoy o Mañana).
  3. Programación personalizada.
     

Para programar un correo electrónico 
 

  1. Navega al módulo requerido dentro de tu cuenta de Zoho CRM.
    La programación de correos electrónicos está disponible para Clientes Potenciales, Contactos, Casos y otros módulos personalizados.
  2. Elige el registro y luego haz clic en Enviar correo.
     
  3. En la ventana de Redacción de correo, haz clic en el icono de Programar correo.
    Si Zoho CRM sugiere el 'Mejor momento para enviarle un correo a este contacto', este horario se mostrará. Luego podrás elegir este horario y programar el correo de inmediato.
  4. En la ventana emergente Programar para, puedes seleccionar la hora entre las siguientes opciones:
    • Mejor hora para enviar correo: Esta es una recomendación proporcionada por Zia, el asistente inteligente de Zoho CRM. Zoho CRM analiza los patrones de correo electrónico con los clientes para sugerir el momento óptimo en que el cliente es más probable que revise su correo. Puedes seleccionar una de las horas sugeridas para asegurarte de que tu correo sea visto rápidamente.
      Notes
      Nota: Después de habilitar Zia, no brindará sugerencias de inmediato; necesita algo de tiempo para leer y analizar tus correos.
  • Opciones de programación predefinidas: Esto te ofrece opciones preestablecidas como "Mañana por la tarde a las 20:00 hrs." 
     
  • Programación personalizada: En esta opción, puedes seleccionar una fecha, hora y zona horaria específicas de tu elección.
  1. Tienes la opción entre Programar y Cerrar y Programar. Al seleccionar Programar, solo se cerrará la ventana emergente de programación, mientras que el editor de correos permanecerá abierto. Por otro lado, Programar y Cerrar programará tu correo electrónico para la fecha y hora especificadas y también cerrará el editor.
    El correo electrónico se programará según tu elección. Aparecerá en la Lista Relacionada de Correos del registro. Puedes verificar el estado del correo para ver si ha sido programado, entregado, etc.
Puedes revisar y editar el correo electrónico antes de la hora programada. Al hacer clic en Editar se abrirá la ventana de redacción, donde podrás hacer cambios, reprogramar o desmarcar la casilla para enviar el correo inmediatamente. Para cancelar un correo programado, simplemente puedes eliminarlo de tu lista relacionada.

Notes
Nota:
  1. La capacidad de editar o eliminar un correo programado antes de enviarlo depende de la configuración para compartir datos de correos electrónicos dentro de la organización. Más información.
  2. La sugerencia del mejor momento para enviar un correo según Zoho CRM está disponible solo para los módulos de Posibles Clientes y Contactos.
  3. Para programar un correo, el usuario debe tener el permiso de Enviar correo en su perfil.

Adjuntar documentos   

Puedes enviar correos electrónicos de tres maneras:
  • Desde la pestaña de Correos 
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    Para los usuarios antiguos que configuraron sus correos antes de enero de 2023, la pestaña de Correos seguirá disponible. Sin embargo, para los nuevos usuarios o aquellos que configuraron sus correos después de enero, la pestaña de Correos no estará accesible. Además, en un futuro cercano, la pestaña de Correos se eliminará por completo. Para más detalles, consulta esta publicación de la comunidad.
  • Usando SalesInbox
     
  • Directamente desde un registro dentro de un módulo
Al enviar correos electrónicos, tienes la opción de adjuntar documentos desde tu unidad local, Zoho Workdrive y Google Docs. Es importante tener en cuenta que solo puedes enviar correos desde los módulos de Posibles Clientes, Contactos, Tratos, Orden de Compra, Órdenes de Venta, Cotizaciones, Casos y Facturas.
 

Para adjuntar documentos 
 

  1. Ve al módulo requerido (Posibles Clientes, Contactos, Cuentas, etc.) dentro de tu cuenta Zoho CRM.
  2. En la página de Inicio del Módulo, selecciona un registro.
  3. En la página de Detalles del registro, bajo la lista relacionada de Correos, haz clic en Enviar correo.
    Puedes ubicar el adjunto dentro del editor de correos.
  4. En la ventana de Redactar correo, selecciona la opción mediante la cual deseas subir un archivo adjunto.

Notes
Nota
  1. Cuando los correos electrónicos se envían a través de Zoho CRM, puedes adjuntar archivos de hasta 10 MB.
  2. Cuando los correos electrónicos se envían por IMAP o retransmisión de correo, puedes adjuntar archivos de hasta 30 MB.
 

Correos Rebotados
 

Existen un par de razones por las que un correo electrónico puede rebotar y no llegar al destinatario previsto. Estas razones normalmente se categorizan como rebotes duros o rebotes suaves.
 
Los rebotes suaves representan obstáculos temporales que impiden la entrega de correos electrónicos, y pueden atribuirse a factores como:
  1. El buzón del destinatario está lleno.
  2. El mensaje de correo electrónico es excesivamente grande.
  3. El servidor de correo electrónico del destinatario está temporalmente fuera de servicio.
 
En contraste, los rebotes duros ocurren con mayor frecuencia debido a una dirección de correo electrónico no válida. Otras situaciones en las que incluso una dirección de correo electrónico válida podría resultar en un rebote duro incluyen:
  1. La entrega del correo electrónico está siendo bloqueada por el servidor de correo del destinatario.
  2. El destinatario se ha dado de baja de la lista de correo.
      
Si, al enviar un correo electrónico desde Zoho CRM, recibes un mensaje de alerta que indica La dirección de correo no existe, probablemente se trate de un rebote duro. Existe la posibilidad de que no puedas enviar más correos electrónicos a esa misma dirección.

Recibir correos electrónicos

Recibirás correos electrónicos en tu sistema Zoho CRM cuando hayas integrado tu buzón (Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Yahoo) con Zoho CRM. El sistema Zoho CRM sincroniza automáticamente los correos electrónicos recibidos de tus prospectos, contactos y otros interesados desde el buzón configurado y los asocia con los registros correspondientes en la lista relacionada de Correos electrónicos en las páginas de registro de los módulos de Posibles Clientes, Contactos, Cuentas, Tratos, Proveedores u otros módulos. Además, los correos electrónicos relacionados con los contactos asociados a un trato se mostrarán en la sección de Correos electrónicos en la página de Tratos.
 

Notas Importantes

  1. Los leads, contactos, casos y tratos sin dirección de correo electrónico no mostrarán ningún correo en su sección de Correos.
  2. Los cambios realizados en la dirección de correo electrónico (para leads o contactos) solo recuperarán los correos asociados a la nueva dirección de correo electrónico. Los correos vinculados a la dirección de correo electrónico anterior ya no estarán disponibles en Zoho CRM.
  3. Cambiar el buzón (la dirección de correo electrónico configurada para Zoho CRM) no mostrará los correos del buzón previamente configurado.
  4. Los correos recibidos desde la dirección de correo secundario se sincronizan en la lista relacionada de correos del registro.
     
  5. La sincronización de los correos recibidos desde direcciones de correo personalizadas dependerá de tus preferencias de campo de correo personalizado.
      

Agregar archivos adjuntos de correo a listas relacionadas o WorkDrive  

Los correos electrónicos recibidos de clientes o colegas a menudo incluyen archivos adjuntos que quizás desees guardar en el registro de Zoho CRM para un acceso fácil. En lugar de descargar o adjuntar estos archivos manualmente, puedes agregarlos cómodamente a una lista relacionada de Adjuntos o subirlos a tu Zoho WorkDrive.
 

Este enfoque garantiza que otros miembros de tu organización, que tengan permiso para un registro en particular, puedan acceder fácilmente a estos archivos adjuntos cuando sea necesario, sin la necesidad de navegar por un largo hilo de correos electrónicos.
 
Cualquier imagen, documento o archivo adjunto en el correo electrónico puede incluirse directamente en los archivos adjuntos del registro dentro de la lista relacionada de Archivos adjuntos , en tu almacenamiento de Zoho WorkDrive.
 



Notes
Nota:
  1. Los archivos adjuntos se contabilizarán dentro del límite de almacenamiento de archivos. Es decir, podrás adjuntar archivos según el límite de almacenamiento permitido para la edición suscrita.
  2. El sistema no identificará archivos adjuntos duplicados en este momento

Preferencias de campos de correo electrónico personalizados
 

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  1. Las preferencias de campos de correo electrónico personalizados solo se pueden habilitar cuando todos los usuarios de una organización están en la última configuración de correo electrónico.
  2. Actualmente, esto es compatible solo para usuarios de IMAP y POP3.
  3. Si alguna organización tiene una integración activa con la API de Gmail, por ahora no pueden habilitar esta preferencia, pero será compatible en algunos meses.
De forma predeterminada, los correos electrónicos recibidos desde direcciones de campos de correo personalizados no se sincronizarán en la lista relacionada de correos electrónicos del registro. Puedes habilitar esta opción haciendo lo siguiente:
 
  1. Ve a Configuración > Canales > Correo electrónico.
  2. En la pestaña de Configuración de correo electrónico, selecciona Preferencia de correo electrónico personalizada.
  3. Activa o desactiva las Preferencias de campos de correo electrónico personalizados según tus necesidades. Al activarlo, se sincronizarán los correos electrónicos de los campos de correo personalizados en la lista relacionada de correos electrónicos de un registro.

Notes
Nota
  1. La configuración para compartir correos electrónicos configurada para las direcciones principal y secundaria también se aplicará a las direcciones de correo personalizadas.
  2. El envío y la recepción de correos electrónicos desde campos de correo electrónico personalizados es compatible en Posibles Clientes, Contactos, Proveedores y módulos personalizados
Obtén más información sobre el envío y la recepción de correos electrónicos y los conocimientos relacionados aquí.