Configuración de correo electrónico para IMAP y POP3

Configuración de correo electrónico para IMAP y POP3

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Zoho CRM permite la integración de correo electrónico desde cualquier servicio utilizando los protocolos IMAP y POP3, lo que facilita la sincronización y gestión fluida de la comunicación por correo electrónico dentro de la plataforma. Además, Zoho CRM ofrece una integración especializada de correo electrónico a través de API para Google, brindando funcionalidades mejoradas y una experiencia más fluida para los usuarios de estos servicios. Esta integración facilita una mejor gestión del correo electrónico directamente en Zoho CRM, permitiendo a las empresas realizar un seguimiento eficiente y conectar con sus clientes a través de las plataformas de correo electrónico que prefieran.
IMAP (Recomendado)
IMAP (Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet) es un protocolo de correo electrónico fundamental diseñado para permitir la integración fluida de una cuenta de correo con clientes de correo como Zoho CRM. Esta integración garantiza que todas las actividades relacionadas con el correo electrónico se sincronicen y actualicen constantemente en una amplia gama de dispositivos, como computadoras de escritorio, laptops, teléfonos inteligentes y tabletas. Al utilizar IMAP, los usuarios pueden acceder y gestionar sus mensajes de correo desde cualquier dispositivo, manteniendo una vista unificada y actualizada de sus comunicaciones dentro de Zoho CRM, lo que mejora la eficiencia y productividad en la gestión de las relaciones con los clientes.

Zoho CRM recomienda esta configuración ya que los usuarios obtienen el estado del correo en tiempo real y un almacenamiento eficiente junto con respaldo de correos electrónicos con este tipo de configuración.
Zoho CRM recomienda esta configuración porque ofrece actualizaciones instantáneas de las actividades de correo que se sincronizan en dispositivos como computadoras, laptops, teléfonos móviles y tabletas. También garantiza un almacenamiento eficiente y respaldo de los correos electrónicos. Este enfoque permite una gestión del correo más efectiva y confiable.
POP3
POP3 es un protocolo de correo electrónico alternativo diseñado para permitir a los usuarios descargar mensajes de correo electrónico en sus dispositivos. Funciona transfiriendo los correos desde el servidor a un dispositivo local, eliminándolos posteriormente del servidor. Sin embargo, existe una opción para que los usuarios seleccionen mantener los mensajes en el servidor, lo que permite conservar los correos incluso después de haber sido descargados.
 
Zoho CRM permite a los usuarios integrar su correo electrónico utilizando POP3.
 
Una vez que configures IMAP o POP3, los correos electrónicos se sincronizan y aparecen en la Bandeja de Ventas, organizados en carpetas designadas para que sean más fáciles de encontrar.
Configuración de una cuenta IMAP o POP3
De forma predeterminada, todos los usuarios con perfiles Estándar o Administrador pueden configurar cuentas IMAP o POP3, a menos que el administrador haya desactivado la configuración de Correo y Chat en sus perfiles.
Para configurar cuentas IMAP o POP3:
  1. En Zoho CRM, navega a Configuración > Canales > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico.
  2. En la subpestaña de Correo electrónico, haz clic en Comenzar.
  3. Elige tu servicio de correo electrónico popular de la lista.
  4. En Elige el protocolo a configurar, selecciona IMAP o Integración POP.
  5. Haz clic en Configurar.
  6. Introduce el Nombre para mostrar, Dirección de correo electrónico y Contraseña.
  7. Haz clic en Configurar.
     
  8. En la ventana emergente de Filtro de importación, haz clic en Importar. Puedes omitir este paso y hacerlo más tarde.
    Nota: Al configurar las opciones IMAP/POP para SalesInbox usando archivos .xml o .dat, puedes importar los filtros existentes desde tu buzón conectado. Esto incluye cualquier filtro que ya hayas configurado para diferentes tipos de correos electrónicos o direcciones específicas.
  9. En la sección de Configuración de uso compartido de correo electrónico, selecciona el permiso de uso compartido desde la lista desplegable.
    Puedes elegir entre las opciones de uso compartido de correo electrónico: Privado, Público y Personalizado.
    Nota: La capacidad para editar esta función no está disponible automáticamente para todos. Sólo podrá editarse si el administrador otorga los permisos de Elección de Usuario a un usuario en la página de Administración de uso compartido de correos electrónicos. Sin este permiso, los usuarios no podrán realizar modificaciones.
  10. En Más de la dirección, la Dirección predeterminada mostrará la dirección de correo electrónico ingresada en el paso 6.
     
  11. Haz clic en Agregar dirección de correo electrónico para ingresar más direcciones de remitente.
     
  12. En Asignación de carpetas, selecciona las carpetas de tu buzón personalizado para asignarlas a la carpeta correspondiente en SalesInbox.
    Esta opción solo está disponible para usuarios de IMAP. La asignación de carpetas solo es compatible si el servidor del buzón integrado es no estándar.
  13. Haz clic en Detalles del servidor para ver la configuración del servidor de entrada y salida.
     
  14. Los detalles del servidor se completan automáticamente al seleccionar una de las integraciones IMAP populares.
  15. Marca la opción Almacenar los mensajes enviados en el servidor.
    Ten en cuenta que esta opción solo se mostrará si tu proveedor de SMTP no ofrece una opción para guardar los correos enviados por defecto.
    Esta opción solo estará disponible para usuarios de IMAP.
  16. Haz clic en Actualizar.
Notes
NOTA: 
  1. Los usuarios de Office 365, Outlook y Gmail pueden iniciar sesión en sus cuentas usando OAuth.
  2. SalesInbox estará habilitado para todos los usuarios que activen la integración IMAP o POP en cualquier servicio de correo electrónico.
  3. Si la integración de correo electrónico se desactiva, se les pedirá a los administradores que elijan si desean conservar las carpetas, filtros y etiquetas.
Configuración de cuentas IMAP o POP3 personalizadas:
Para configurar una cuenta de correo personalizada usando configuraciones IMAP/POP3:
 
  1. Ve a Configuración > Canales > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico.
  2. En la subpestaña de Correo electrónico, selecciona Otro correo de la lista.
  3. En Elegir el protocolo para configurar, selecciona Integración IMAP o Integración POP.
  4. Haz clic en Configurar.

  5.  
  6. En la página de Agregar integración POP/IMAP, introduce los siguientes detalles:
    1. Nombre para mostrar: Introduce un nombre para el buzón.
    2. Dirección de correo electrónico/Nombre de usuario: Introduce la dirección de correo electrónico o el nombre de usuario que deseas configurar.
    3. Contraseña: Agrega la contraseña de tu dirección de correo electrónico que usarás para la configuración.
    4. Si tienes la autenticación de dos factores habilitada para la cuenta, debes introducir la contraseña específica para la aplicación y no la contraseña habitual.
       
  7. En Detalles del Servidor de Entrada
    1. Servidor de entrada: Introduce el servidor de entrada del correo electrónico. Por ejemplo, pop.gmail.com (para una cuenta de Gmail) o pop.zoho.com (para una cuenta de Zoho Mail) o pop.zylker.com (para una cuenta de Zylker).
    2. Si no estás seguro de este dato, consulta con tu administrador del sistema.
    3. Puerto: Elige un número de puerto entre 995 y 143.
    4. Activa la opción SSL si es necesario.
       
  8. En Detalles del servidor de salida
    1. Dirección de correo electrónico: Introduce la dirección de correo electrónico de la cuenta desde la cual deseas enviar correos.
    2. Servidor de salida: Introduce el servidor de salida del correo electrónico. Por ejemplo, smtp.gmail.com para una cuenta de Gmail.
    3. Puerto: Elige un número de puerto de los disponibles: 465, 587 y 25.
    4. Usar conexión segura: Puedes elegir una conexión segura entre SSL, TLS o sin conexión segura seleccionando Nunca.
    5. Se requiere autenticación: Indica si el servidor requiere autenticación seleccionando Sí o No.
    6. Marca la casilla junto a Guardar mensaje enviado en el servidor si deseas guardar los correos enviados en tu cuenta de Zoho CRM.
      Ten en cuenta que esta opción solo se mostrará si tu proveedor de SMTP no ofrece una opción para guardar correos enviados por defecto.
      Esta opción solo estará disponible para usuarios de IMAP.
  9. Haz clic en Configurar.
     
Has integrado correctamente tu correo electrónico a Zoho CRM.
 
Autenticación IMAP o POP3 moderna basada en OAuth
Los usuarios que desean conectar su cuenta de Zoho CRM con servicios de correo electrónico como Outlook, Gmail u Office 365 tienen la opción de usar el método de autenticación OAuth. Este enfoque ofrece mayor seguridad para el proceso de integración.
Para integrar Outlook, Gmail u Office 365 con el CRM:
  1. En Zoho CRM, navega a Configuración > Canales > Correo electrónico > Configuración de correo electrónico.
  2. En la subpestaña de Correo electrónico, haz clic en Comenzar.
  3. En la pestaña de Integración de correo electrónico, en Servicio de correo electrónico popular, selecciona Outlook, Gmail o Office 365

  4. .
     
  5. En Elegir el protocolo a configurar, selecciona IMAP o POP del menú desplegable.
  6. Haz clic en Configurar.
    Se te pedirá que inicies sesión en tus cuentas de Office 365, Gmail o Outlook.
  7. Inicia sesión en tu cuenta usando tu dirección de correo electrónico y haz clic en Siguiente.
  8. Si ya has iniciado sesión, elige una cuenta para iniciar sesión y haz clic en Configurar.

  9.  
  10. Después de configurarlo correctamente, serás llevado a la página de Zoho CRM para la configuración de IMAP o POP. El proceso de sincronización se completará poco después.
  11.  
Generar una contraseña específica de aplicación para proveedores de correo electrónico como Zoho Mail y Yahoo
La autenticación de dos factores (2FA) agrega una capa extra de seguridad a las cuentas de correo electrónico proporcionadas por todos los principales clientes de correo como Gmail, Zoho Mail, Yahoo, Outlook, Office 365, etc. Con la 2FA activada, para acceder a la cuenta se requiere no solo el nombre de usuario y la contraseña, sino también un código único enviado al número de móvil registrado del usuario. Este paso adicional fortalece la seguridad de tu cuenta de correo electrónico.
 
Si deseas configurar una cuenta de correo electrónico con 2FA en Zoho CRM, debes usar una contraseña específica de aplicación para la configuración IMAP, no la contraseña estándar de la cuenta. A continuación, encontrarás los pasos para crear una contraseña específica de aplicación para varios clientes de correo electrónico conocidos.
Para una cuenta de Zoho Mail :
Si deseas configurar tu cuenta de Zoho Mail mediante IMAP/POP3 en Zoho CRM, y tienes habilitado el servicio de 2FA, sigue las instrucciones a continuación para generar la contraseña específica de la aplicación para tu cuenta de Zoho Mail.
 
Para generar una contraseña específica de aplicación para la cuenta de Zoho Mail :
  1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoho.
  2. Desde el menú de la izquierda, navega a Seguridad y haz clic en Contraseñas de aplicaciones.
  3. Haz clic en Generar nueva contraseña.

  4.  
  5. En la ventana emergente de Contraseñas específicas de la aplicación, introduce el nombre de la app, como Zoho Mail, y haz clic en Generar.

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  7. Copia la Contraseña Específica de la Aplicación.

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  9. Puedes eliminar una contraseña si ya no usas la aplicación o si deseas quitar el acceso a la aplicación.
Notes
Nota:
  1. La contraseña específica del dispositivo solo se mostrará una vez y no se volverá a mostrar.
  2. Al introducir la contraseña en tus clientes de correo electrónico, escríbela sin espacios.
  3. Puedes eliminar una contraseña específica de la aplicación cuando ya no uses ese dispositivo o aplicación, o cuando desees revocar el acceso a esa aplicación.
Para la cuenta de Yahoo Mail:  
Puedes visitar la página de soporte de cuentas de correo de Yahoo haciendo clic aquí para aprender cómo configurar una contraseña de aplicación específica para una cuenta de correo de Yahoo. 
Visualización de correos electrónicos en Zoho CRM  
Después de configurar la cuenta IMAP/POP, puedes ver todas las interacciones por correo electrónico con tus clientes potenciales y contactos directamente en Zoho CRM, en la lista relacionada de Correos electrónicos. Esto incluye los mensajes enviados tanto a las direcciones de correo principales como secundarias de tus clientes potenciales y contactos. Dentro de la lista relacionada de los registros, tienes la opción de organizar los correos electrónicos por:
  1. Correos electrónicos enviados a Zoho CRM
  2. Correos electrónicos de todos los usuarios compartidos de IMAP
  3. Correos electrónicos de todos los usuarios compartidos de POP
  4. Correos electrónicos por nombre de usuario
  5. Correos electrónicos de todos los anteriores

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Nota: No es necesario que los usuarios configuren su propio buzón de correo para poder ver las conversaciones de correo electrónico desde el buzón configurado de otros usuarios de Zoho CRM en su organización.
Esto resulta especialmente útil en situaciones donde se necesita acceso a la visualización de correos electrónicos por parte de usuarios que cuentan con información sensible en sus bandejas de entrada y que no desean conectar su buzón con Zoho CRM.

Este cambio se ha implementado en todas las regiones para todas las ediciones que cuentan con la función de configuración de bandeja de entrada de correo electrónico disponible.
Realizar copia de seguridad del correo electrónico   
Los administradores tienen la capacidad de respaldar los correos electrónicos de los usuarios de Zoho CRM dentro de un plazo de 6 meses desde la desactivación del usuario, siempre que estos usuarios hayan configurado sus cuentas de correo mediante POP3 o IMAP, y hayan compartido sus correos públicamente con privilegios de uso compartido completos y personalizados a nivel de registro. Estos usuarios inactivos aparecerán en la pestaña Configuración > Control de seguridad > Usuarios del complemento Zoho Mail.
Para iniciar una copia de seguridad, los administradores pueden simplemente seleccionar la opción de Respaldar Correos Electrónicos junto a los detalles del usuario correspondiente. Es importante tener en cuenta que si un usuario es desactivado de la cuenta de Zoho CRM sin haber realizado previamente una copia de seguridad de sus correos electrónicos, dichos correos, ya sean enviados o recibidos por el usuario, no serán visibles en la lista relacionada.

Notes
Nota:
  1. La copia de seguridad del correo electrónico para usuarios inactivos debe completarse antes de seis meses a partir de la fecha en que el usuario fue desactivado. Los datos de correo electrónico ya no se conservarán después de este periodo de seis meses y todos los datos se perderán si no se ha realizado una copia de seguridad.
  2. Si deseas eliminar un usuario, primero desactívalo y realiza la copia de seguridad del correo electrónico. Procede con la eliminación después de esto.
  3. Los administradores pueden bloquear la configuración de correo electrónico de los usuarios para evitar que cambien la configuración de su cuenta de correo electrónico a Cuenta Privada antes de que sus cuentas sean desactivadas.
  4. Para la copia de seguridad basada en configuración IMAP, la cuenta de respaldo debe estar activa hasta que se complete la copia de seguridad. De lo contrario, la copia de seguridad no funcionará para IMAP.