La creación de un proceso es, en gran medida, un procedimiento de 3 pasos.

1. Ingresar información básica:
   
   Especifique el  módulo, el  diseño y el  campo  para los que se debe crear el proceso.
   
2.  Definir el flujo de proceso:
   
   En el  editor de Blueprint, defina el flujo de proceso a partir del  Inicio o del estado predeterminado (lo que corresponda) hasta el  estado de salida .
   
3. Establecer configuración de transición:
   Establezca la configuración Antes, Durante y Después entre los distintos estados del proceso, según 

Paso 1: Ingresar información básica

1. Vaya a Configuración > Automatización > Blueprint.
   
2. Haga clic en Crear Blueprint.
   
3. En la ventana emergente Crear Blueprint, seleccione el módulo, el diseño y el campo para los que se está creando el proceso.
   
   
   
   
   
   En nuestra situación, ya que el proceso es Seguimiento de acuerdo, seleccionamos el módulo Acuerdos, el diseño Estándar y el campo Etapa.
   
4. Especifique los criterios de los registros que se deben ingresar en un proceso, si corresponde. Por ejemplo, la cantidad es >= 50 000.
   
   Si no ingresa criterios, todos los registros creados en el diseño se ingresarán en el proceso. Haga clic en  Siguiente.
   

Nota

• En Configuración avanzada puede crear un Blueprint continuo. Un Blueprint continuo se produce sin una pausa, lo que es ideal para la generación de guiones de llamadas de venta.
  

Paso 2: definir el flujo de proceso en el editor de Blueprint

1.  En el editor de Blueprint, arrastre y suelte todos los estados (etapas) que conforman el proceso.
   
2.  Establezca el flujo de proceso entre los estados mediante la conexión de los nodos en los botones de estado.
   
   
   
   
   
   Tenga en cuenta que el estado Inicio corresponde al valor "Ninguno" del campo de la lista de selección elegida. 
   
3. Cree transiciones con un clic en el botón + entre dos estados
   
   (para eliminar una transición, simplemente haga clic con el botón secundario en la línea de transición y haga clic en Eliminar transición).
   
   
   

¿Qué significa el flujo de proceso anterior?

Corresponde a una representación gráfica del proceso de seguimiento que se emplea en Zylker Inc. Los acuerdos que ingresan en este proceso se someterán a todas las etapas en el orden que se puede apreciar en la imagen.

1. Los botones blancos representan los estados del Blueprint (etapas del acuerdo).
   
2. Los botones verdes representan las transiciones (condiciones que se exigen para completar cada etapa).
   
3. Cada transición que configure se muestra como un botón en la página de información del registro.
   
   
   
4. Para completar una transición, haga clic en el botón de transición y ejecute las acciones que se mencionan en la ventana emergente subsiguiente.
   
5. Por ejemplo, si hace clic en Calificar, aparecerá una ventana emergente que lo guiará durante la ejecución de esta transición.
   
6. Una vez que se complete correctamente la transición, pasará al siguiente estado del Blueprint.
   
7. El botón azul Acuerdo perdido se denomina transición común y aparecerá en todos los estados del Blueprint.
   

•  Haga clic aquí para ver más flujos de proceso de muestra de varios sectores, como educación, bienes raíces y seguros.
  

Paso 3: ajustar la configuración de transición

"Transición" se refiere al cambio del estado en un proceso. Corresponde al enlace entre dos estados, en los que las condiciones del cambio están claramente definidas. Una transición se compone de tres partes: Antes, Durante y Después.

Por ejemplo, veamos la transición entre los estados Calificado y Negociación finalizada. Denominémoslo "Negociación". En el ejemplo de Zylker, se presentan a continuación algunas de las directrices que se deben considerar cuando se establece la configuración de la transición en este ejemplo.
Nota: La longitud del nombre de la transición puede ser de hasta 50 caracteres. 

• A fin de completar la transición de negociación, un representante de ventas de Zylker debe ingresar el porcentaje de descuento y la fecha de cierre.
  
• De acuerdo con la política de Zylker, el descuento de un producto no puede ser mayor que un 25 %.
  
• Tan pronto como se ejecute la transición de Negociación, se debe automatizar el envío de una notificación por correo electrónico al gerente del representante de ventas para informar acerca del envío del acuerdo.
  

Veamos cómo se ajustan todos estos puntos en el Blueprint.

Antes de la transición

• Indique las personas responsables de ejecutar una transición.
  
  Por ejemplo, el propietario del registro. Cuando elige al Propietario del registro, solo esa persona (y quienes superen en jerarquía de roles al propietario del registro) podrán ver la transición.
  
• Defina los criteriosque indican exactamente cuándo estará disponible esta transición de los registros de un proceso. 
  
  Criterios de ejemplo: "La demostración del producto finalizó".
  
  En tal caso, la transición solo se mostrará en los registros cuando el campo Demostración de producto se actualice a Completado. 
  
  Si no tiene tales condiciones, puede omitir la sección de criterios. En esa circunstancia, la transición será visible en todos los registros de inmediato. 
  

 

Durante la transición

En esta sección, se orienta a los propietarios de la transición durante la finalización de una etapa en particular de un proceso mediante la solicitud del ingreso de campos específicos, notas, archivos adjuntos y otra información contextual. Por ejemplo, en el proceso de seguimiento del acuerdo, es posible que se les solicite a los representantes de ventas que ingresen el porcentaje de descuento y notas, y que adjunten algunos documentos de ventas, según la política de la organización. En tal caso, toda esa información se puede exigir en la sección Durante la transición de la transición de negociación.

A continuación, se encuentra la información que puede exigir en la sección Durante la transición:

• Exigir y validar campos del módulo principal y de los módulos relacionados, incluidos los campos de búsqueda de selección múltiple y de usuarios múltiples. 
  
• Incluir listas de verificación
  
• Exigir elementos asociados
  
• Agregar un mensaje a los propietarios de la transición
  
• Establecer anotaciones como una obligación
  
• Establecer archivos adjuntos como una obligación
  
•  Establecer anotaciones como una obligación
  
• Agregue widgets
  

Exigir y validar campos de los módulos

1. • Descuento del acuerdo
     
   • Nombre de cuenta relacionado
     
   • Ingresos anuales de la cuenta
     
   • Nombre y teléfono de la persona de contacto
     

   Para exigir campos del módulo Blueprint y de módulos relacionados
   

   1. En la pestaña Durante la transición, haga clic en Agregar.
      
   2. Elija el módulo requerido de la lista desplegable.
      
   3. Seleccione el campo que se va a exigir.
      
      Repita esta acción en todos los campos necesarios.
      

La lista de verificación será parte de la sección Durante la transición, que, cuando la configura el gerente o el arquitecto del proceso, se mostrará a los propietarios correspondientes de la transición.

Por ejemplo, en nuestro proceso de seguimiento de acuerdo, es posible que los siguientes elementos sean parte de una lista de comprobación de transición de negociación.

• Decidir porcentaje de descuento
  
• Adjuntar documentos de negociación según lo que se exija
  
• Verificar descuentos de la competencia
  

Para exigir listas de verificación

1. En la pestaña Durante la transición, haga clic en Agregar.
   
2. Seleccione Lista de comprobación.
   
3. Asigne un título a la lista de verificación y la lista de tareas.
   
   
   

   
   

   Esto se mostrará a los propietarios seleccionados de la transición. Solo cuando el propietario de la transición "marque" estos elementos de la lista, podrá continuar con el siguiente estado del Blueprint. Esto le proporciona una imagen concreta y clara del progreso de cada etapa. 
   

• Tareas
  
• Reuniones
  
• Llamadas
  
• Cotizaciones
  
• Solicitudes de venta
  
• Casos
  

Por ejemplo, una vez que se haya aprobado el descuento y el acuerdo se encuentre en etapa de contrato, es posible que desee que el representante de ventas asocie la cotización y programe una llamada con el cliente para continuar con los requisitos legales. En esta etapa, puede exigir la asociación de creación de tarea y la asociación de orden de compra.

Esto se enmarcará dentro del contexto y permitirá guiar a los equipos de venta en el desglose de un proceso posiblemente abrumador en elementos más pequeños y medidas factibles.

Para exigir la creación de elementos asociados

1. En la pestaña Durante la transición, haga clic en Agregar.
   
2. Seleccione los elementos asociados.
   
3. Elija en la lista desplegable Elementos asociados: Tareas y cotización.
   
   
   

Agregar un mensaje a los propietarios de la transición

Nada se compara con instrucciones claras para los equipos de venta a fin de garantizar que lleven a cabo el proceso de manera eficiente. Incorpore mensajes a los equipos de venta en cada etapa para que todos los propietarios de la transición sepan qué se espera de ellos.

Para agregar un mensaje a los propietarios de la transición

1. En la pestaña Durante la transición, haga clic en Agregar.
   
2. Seleccione Mensaje.
   
3. Escriba un mensaje adecuado en el cuadro de texto.
   
   
   

Establecer anotaciones como una obligación

Es posible que desee conocer información adicional acerca de varios aspectos de un proceso, como el motivo por el que un representante de ventas ingresó un descuento en particular, por qué una tarea específica está pendiente, etc. Esta información adicional se puede agregar como notas y estas notas también se pueden exigir en la etapa Durante la transición de un proceso.

Para que las anotaciones sean una obligación

1. En la pestaña Durante la transición, seleccione la casilla Establecer notas como obligatorias.
   
   
   
   
   
   Aquí, cuando se ejecuta la transición Calificar, el propietario de la transición deberá ingresar información de los requisitos del cliente como notas, tal como se indica en el mensaje.
   

Establecer archivos adjuntos como una obligación

Todos los procesos, ya sea de ventas, seguros, fabricación o bienes raíces, es decir, todos los procesos comerciales conllevan la necesidad de contar con varios documentos. Los contratos de venta, los acuerdos de nivel de servicio, los documentos legales, etc. se exigen en distintas etapas de un proceso. Puede exigirlos en la etapa correspondiente de un Blueprint.

Para establecer el envío de archivos adjuntos como una obligación

1. En la pestaña Durante la transición, seleccione la casilla de verificaciónEstablecer archivos adjuntos como obligatorios.
   
   
   
   Aquí, cuando se ejecuta la transición de negociación, el propietario de la transición deberá adjuntar documentos, según lo que se indique en la lista de comprobación.
   

   
   

   Puede volver a ordenar los elementos que se van a mostrar en la ventana emergente mediante el uso de las flechas ARRIBA y ABAJO. También puede utilizar campos combinados para mostrar datos del CRM en la pantalla.
   

Haga que las etiquetas sean obligatorias 

Como parte de la configuración durante la transición, también puede exigir que se ingresen etiquetas.

Cuando un usuario realiza esta transición, se le pedirá que ingrese un valor para las etiquetas, como parte del Blueprint. 

 

Agregue widgets

También puede exigir widgets como parte de la configuración durante la transición en Blueprint.  

Al exigir un widget, puede definir sus propios parámetros que se deben ingresar como parte del proceso. No solo campos y notas, sino que se encuentran completamente más allá de los datos estándar de CRM. Puede exigir la ubicación en un mapa. O una cita en el calendario.

Esto, además de sus propios campos y notas, según lo definido por las funciones del componente. 

Este es un ejemplo de widgets obligatorios como parte de un Blueprint:

Nota:

Disponible a partir de la edición Empresa.

 Después de la transición

Defina las acciones que se automatizarán cuando se complete la transición. Las acciones que se pueden automatizar en la sección Después de la transición son las que se indican a continuación:

• Envío de una notificación por correo electrónico
  
• Asignar tareas
  
• Actualización de campos
  
• Activación de Webhooks
  
• Activación de funciones personalizadas
  
• Convertir registro (aplicable a los módulos de clientes potenciales y cotizaciones) 

En el ejemplo de Zylker, se debe automatizar una notificación por correo electrónico al gerente de ventas con respecto al envío de un acuerdo para que se apruebe el descuento. Por lo tanto, seleccione Alertas de correo electrónico y asocie la plantilla de correo electrónico requerida.

De manera similar, puede crear las condiciones de cada transición hasta el fin del proceso.

Transición común

 Una transición común corresponde a una transición que se puede ejecutar en todos los estados de un proceso.

Por ejemplo, en un proceso de seguimiento de acuerdo, normalmente sabe si ganó o perdió un acuerdo después de que el registro haya pasado por varias etapas, tales como calificación, negociación, aprobación de descuento, etc. Por lo tanto, acuerdo perdido corresponde a una transición que solo está disponible hacia el final del proceso. Pero suponga que un cliente no muestra interés y usted desea abandonar el acuerdo en la etapa de calificación. En tal caso, debe poder ejecutar la transición de acuerdo perdido  en ese momento y no tener que pasar por todas las etapas intermedias.

Para que esto sea posible, debe convertir el  acuerdo perdido en una transición común mediante la selección de la casilla de verificación, tal como se muestra en la siguiente imagen. Una vez que lo haga, verá la transición acuerdo perdido  en todos los estados.

Transiciones automáticas

Se han introducido transiciones automáticas en Blueprints para ayudarlo a combatir los retrasos en los procesos. A menudo, un registro que atraviesa un proceso tiende a estandar en un estado en particular y es posible que ni siquiera se dé cuenta de ello. Esto provoca retrasos injustificados. Una cosa que puede hacer es establecer un SLA para el estado y recibir notificaciones cada vez que exista un escalamiento.

Sin embargo, en última instancia, el SLA también es una notificación o una actualización de tareas o campos; el registro al final del día necesita su intervención manual para avanzar más en el proceso. Si solo desea recibir notificaciones de escalaciones, puede configurar SLA. Por otro lado, si desea que el sistema actúe y mueva automáticamente un registro de un estado a otro en cualquier momento, ahora puede crear transiciones automáticas.

Entonces, ¿cuáles son las transiciones automáticas y cómo funcionan?

Una transición automática es aquella en la que un registro en un Blueprint cambia automáticamente de un estado a otro, después de que haya transcurrido un tiempo de "espera" específico.

Según el proceso, para que un registro pase del estado A al estado B, tendrá que realizar una transición A. Si esta transición A no se ejecutó dentro de un período determinado, por ejemplo, 5 días, la transición automática configurada para ese estado se ejecutará y el registro se enviará automáticamente a otro estado en el Blueprint según la configuración.

Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, CRM esperará que se realice una de las transiciones: "Confirmar interés" o "eliminar acuerdo". Si no se realiza ninguna acción en este registro hasta una fecha establecida, el registro se moverá automáticamente a la etapa "cotización de precios" y los usuarios podrán llevarlo a cabo desde allí.

Para configurar una transición automática

Seleccione la 
 casilla de verificación Automatic Transition (transición automática) a medida que crea una transición normal.

A continuación, mencione un "tiempo de espera" y las acciones automatizadas correspondientes.

De acuerdo con la siguiente captura de pantalla, el flujo del proceso de seguimiento de acuerdos tiene una serie de pasos importantes que se deben realizar antes de que se pueda elaborar una cotización de precios, es decir, establecimiento de contacto, calificación, análisis de necesidades y propuesta de valor. Si un acuerdo en particular se ha movido a la etapa "contactado", pero el usuario no ha tomado la acción necesaria para la calificación, Blueprint esperará 5 días y lo moverá directamente al estado "ID.encargados de la toma de decisiones". Desde allí, el usuario en cuestión puede asumir la elaboración de una cotización de precios.

No se puede crear una cotización de precios sin conocer los requisitos, los detalles de contacto, etc., por lo que los puntos de acción de los estados anteriores también se pueden realizar por completo en este momento, sin perder más tiempo.    

Bucle en el mismo estado

A menudo, un proceso contiene pasos que debe intentar varias veces para que sea exitoso. Un ejemplo típico sería un intento de contactar a un cliente. Para reunir sus requisitos, tendrá que llamarlos. Pero a menudo pueden no estar disponibles o pedirle que llame más tarde. A menos que hable con ellos, no puede ir a la siguiente etapa, por lo que debe permanecer en el mismo estado hasta que respondan. Sin embargo, permanecer en el mismo estado no significa que no haya hecho su trabajo, sino que solo debe intentar varias veces hasta que tenga éxito.

En tales casos, ahora puede crear una transición que "vuelve" a la misma etapa. El estado desde y hasta es el mismo. Por ejemplo, en el siguiente proceso de seguimiento de acuerdo, puede utilizar la transición "Reintentar contacto" de un número infinito de veces, hasta que tenga éxito en este caso, seleccionará el cliente disponible y progresará más.

 Configuración de SLA para estados

Cuando lleve a cabo un proceso en su organización, también debe asegurarse de que se realice a tiempo.  "SLA" se refiere a Acuerdo de nivel de servicio y, generalmente, se entiende dentro del contexto de un proveedor de servicio y un cliente. En Blueprint, este término se refiere a un acuerdo de clasificaciones entre los equipos dentro de una organización, a fin de comunicar el plazo máximo durante el que un equipo o representante de ventas puede conservar un registro en particular en un estado determinado. Por ejemplo, si un acuerdo se encuentra en etapa de "calificación" durante mucho tiempo, el gerente de ventas o el propietario del registro pueden recibir una notificación por esto. Pero ¿cuánto tiempo es demasiado? Si realmente permanece en un estado por mucho tiempo, ¿a quién se le debería enviar una notificación y qué se debería hacer al respecto? Tal información se puede configurar como parte de un Blueprint mediante los SLA. Cuando configure un SLA, en CRM se analizan los registros y el período por el que cada registro ha permanecido en un estado en particular. Si supera el plazo mencionado, el sistema enviará alertas según lo que se estipule para los usuarios mencionados en la configuración del SLA. Esto le permite ser transparente con respecto al progreso de un proceso en su organización y hacer las cosas a tiempo. 

 Para configurar el SLA de un estado

1. En el editor de Blueprint, haga clic en el estado para el cual desea configurar el SLA. Ejemplo,  negociación/revisión.            
   
2. Establezca el período máximo en que el acuerdo puede permanecer en el estado calificado. Por ejemplo, 5 días. 
   
3.  Cuando el acuerdo supere el plazo del SLA, especifique a quién se le debe enviar una notificación y cuándo.
   Por ejemplo, escalar al tercer día al propietario del registro. 
4.  Además de esta notificación de escalación, puede establecer una alerta adicional para que se envíe antes o después del plazo del SLA.
   
   

Nota:

Las acciones de SLA definidas por el usuario están disponibles desde la edición empresarial en adelante 

Reordenación de Blueprints

Crear un Blueprint en un espacio aislado

Cuando se formule un Blueprint para el proceso de ventas, es probable que se deba modificar con frecuencia para encontrar el correcto. Zoho CRM proporciona un entorno de pruebas llamado espacio aislado para que pueda comprobar el funcionamiento de su Blueprint, sin que ello afecte a los datos activos.
Consulte también: Espacio aislado.

Flujos de proceso de muestra

En el siguiente conjunto de diapositivas, encontrará flujos de proceso de muestra de negocios de varios sectores, como educación, bienes raíces, seguros, banca y finanzas. Estos corresponden a flujos genéricos de proceso que están destinados a ofrecerle la perspectiva que necesita para comenzar a diseñar sus propios Blueprints. Puede corregir los estados, las transiciones y el flujo según sus necesidades exclusivas. Comience a explorar la galería ahora.