Collaboration autour des fichiers

Collaboration autour des fichiers



S'il est aujourd'hui évident de travailler sur des outils de bureautique, la technologie a elle-même pu mettre des obstacles sur son propre chemin. En effet, bien que l'objectif ait été de simplifier les opérations et de partager l'information, de nombreux chefs d'entreprise constatent que leurs employés sont confrontés à un ensemble frustrant de problèmes courants liés aux documents et à la collaboration parce que les systèmes qu'ils utilisent ne sont pas alignés.
 
7 problèmes courants liés à la collaboration autour des documents :
  • Duplication de fichiers et difficulté d'accéder à la version la plus récente du document. Les utilisateurs sont ne sont pas sûrs de savoir quelle est la version finale.
  • Des documents importants sont accidentellement supprimés.
  • Perte de temps à rechercher des documents qui, souvent, ne sont jamais retrouvés.
  • Les conventions de dénomination des documents sont compliquées.
  • Les autorisations d'accès aux documents portent à confusion.
  • La collaboration avec les clients et le partage des fichiers ne sont pas clairement définis.
  • Les utilisateurs sont incapables d'accéder aux documents, formulaires et modèles standard.
Le temps où nous annotions nos documents au stylo est derrière nous ; aujourd'hui, nous disposons d'outils qui permettent de co-créer en temps réel dans le cloud et tout est en zéros et en uns derrière des couches de cryptage et des mots de passe.

Dans WorkDrive, la collaboration n'a pas besoin d'être présentée ; mais il convient de rappeler qu'il ne s'agit pas d'un simple stockage de documents : depuis WorkDrive, on peut collaborer directement.

Les dossiers d'équipe

Le travail d'équipe à l'aide de plateformes de collaboration de contenu traditionnel implique le partage de fichiers avec vos coéquipiers, la gestion de leurs autorisations d'accès, mais cela ne s'arrête pas là. Chaque fois que vous avez besoin d'accéder à un fichier créé par quelqu'un d'autre, vous devez demander l'accès et attendre qu'il le partage avec vous. Il est encore plus difficile de garder ces fichiers organisés pour un accès facile. Ces problèmes de collaboration font désormais partie du passé. Zoho WorkDrive introduit une toute nouvelle façon de créer, stocker et partager des fichiers pour collaborer avec les membres de votre équipe - les dossiers d'équipe.
 
Les dossiers d'équipe sont de deux types : les dossiers d'équipe privés et les dossiers d'équipe publics.

 Dossiers d'équipe privés

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe privés pour stocker et travailler sur des fichiers qui sont exclusifs à votre département ou liés à un projet spécifique. Seuls les membres de l'équipe qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ceux-ci.

Dossiers d'équipe publics

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe publics pour stocker des fichiers d'équipe communs auxquels tous les membres de votre équipe ou organisation peuvent accéder. Tout membre de l'équipe ou de l'organisation peut rejoindre un dossier d'équipe public et accéder à ses différents fichiers et dossiers.

Les dossiers d'équipe facilitent votre travail quotidien

Une intégration en toute simplicité pour les nouveaux membres de l'équipe.
Ajouter des membres à votre dossier d'équipe est simple et rapide. Il suffit de saisir l'adresse e-mail, d'attribuer un rôle approprié (administrateur/ organisateur/ éditeur/ commentateur/ visiteur) et de les ajouter.

Vous pouvez également ajouter des groupes à un dossier d'équipe. Si votre équipe ou organisation utilise des groupes dans WorkDrive, vous pouvez facilement ajouter un groupe entier à un dossier d'équipe et attribuer au groupe un rôle spécifique au lieu d'ajouter chaque membre individuellement. Tous les membres du groupe recevront le rôle attribué à leur groupe dans ce dossier d'équipe. Vous pouvez ajouter des groupes, modifier les rôles des membres et supprimer des groupes des dossiers d'équipe à tout moment.


Rôles et autorisations à structure précise

WorkDrive vous permet d'attribuer à un membre d'un dossier d'équipe des autorisations d'accès plus élevées à un fichier ou à un dossier au sein de celui-ci. Par exemple, un membre ayant le rôle de visiteur dans un dossier d'équipe peut recevoir un accès de modification ou un accès plus élevé à un sous-dossier ou à un fichier.


Partage de fichiers avancé

L'objectif des dossiers d'équipe est de réduire le nombre de fois où vous devez partager des fichiers individuellement avec vos coéquipiers. Les fichiers ajoutés à un dossier d'équipe sont déjà disponibles pour tous ses membres.
Notre fonction avancée de partage externe vous permet de créer plusieurs liens pour partager le même fichier avec différentes personnes, comme des clients et des partenaires. Vous pouvez définir des autorisations d'accès, des mots de passe et des dates d'expiration, et décider qui peut télécharger un fichier. Vous pouvez également demander les données de l'utilisateur, comme son nom, son numéro de téléphone et son e-mail.


Bon à savoir : en tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver complètement le partage externe pour votre Dossier d'équipe si nécessaire.

Souhaitez-vous nous faire part de votre expérience avec Zoho Work Drive ? N'hésitez pas à laisser vos commentaires dans la section ci-dessous.

L'équipe Zoho France 


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          Hi Is there any way in Analytics to create a report that shows the Composite Item AND the Component Items with mapped quantity? It seems that the component item is not exposed in any table that I can find. Also, the same question but for Stock on Hand.....this

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          Olá, utilizei uma das minhas contas de email Zoho para criar um cadastro no PagSeguro, contigo o email com o link de confirmação da conta não chega no meu email Zoho (nem.ma caixa de spam, nem na lixeira, e nem em outras pastas). Outros emails do PagSeguro

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          Hello everyone, We are excited to share the latest updates and enhancements made to Zoho Billing in August 2025 to improve your overall billing management experience. Keep reading to learn more. Notify Customers About Subscriptions via WhatsApp Business

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          Hi there, I updated the Zoho calendar preferences for Task records to show on the calendar together with Meetings and Calls - see attached screenshot. Despite of that, Task records still won't show on the calendar. Is there a specific reason why this

        • Zoho Payroll: Product Updates - July 2025

          Over the past month, we've focused on making Zoho Payroll more flexible, compliant, and easier to use—whether you're processing complex payouts, ensuring accurate calculations, or meeting local tax regulations. Here's what's new: One-Time Payments and

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          How to enable the knowledge base module in zoho crm account. I saw this module in one crm account but unable to find it other zoho crm account. can anyone know about this?

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          Welcome back to the Zoho CRM Community Digest! We’re wrapping up June with more fresh updates, smart discussions, and clever workarounds shared by the community. Product Updates: Struggling to keep track of scattered customer interactions? Zoho CRM's

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          Hi Zoho Creator Team, Hope you're doing well. We’d like to submit a feature request based on our experience using Zoho Creator schedules to manage workflows integrated with Zoho Desk. We currently have an app where Zoho Desk tickets create records in

        • Rich Text Field Editor in Form Builder is Too Small and Not Resizable

          Hello, I am experiencing a significant usability issue with the rich text field in the Zoho Forms builder. The editor window for this field is fixed-size and extremely small. It does not adapt to the screen size, which makes it very difficult to manage

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          Hey Is anyone else unable to log into Zoho Marketing Automation at all this weekend? I've been trying on multiple devices - despot and mobile - and multiple browser. I've reset browsing data, gone incognito. Nothing - since Friday I've been unable to

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