Dans Zoho CRM, vous pouvez envoyer des e-mails groupés immédiatement ou programmer l'envoi à un moment particulier. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à des clients à 10h00 PST, mais que vous serez en réunion à ce moment-là, vous pouvez facilement programmer l'envoi des e-mails à ce moment particulier. Vous pouvez programmer jusqu'à cinq processus d'envoi d'e-mails en masse par module à une heure donnée.Il existe trois options pour choisir les destinataires : 

• Affichage Liste des modules
  
• Vue personnalisée
  
• Contacts classés en fonction de certains critères
  

I) Envoyer des e-mails en masse depuis l'affichage Liste des modules

1.  Sélectionnez n'importe quel module.
   
2.  Choisissez des Records (Enregistrements)  dans la liste des enregistrements cliquez sur Send Email (Envoyer e-mail).
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Mass Email (E-mail en masse), sélectionnez un modèle d'e-mail.
   Vous pouvez également cliquer sur le lien Créer un modèle pour créer un nouveau modèle.
   
4.  Dans les champs From (De)  et  Add Reply to (Ajouter réponse à), procédez comme suit :
   
   • Par défaut, votre adresse e-mail sera affichée dans les deux champs. Cependant, vous pouvez choisir l'une de ces options dans la liste déroulante :
     
     • Adresse e-mail du propriétaire de l'enregistrement
       
     • Adresse e-mail de l'organisation
       
5.  Dans Send options (Options d'envoi), procédez comme suit :
   
   •  Cliquez sur Send immediately (Envoyer immédiatement)  pour envoyer immédiatement l'e-mail.
     
   •  Cliquez sur Schedule Later (Programmer plus tard) pour envoyer l'e-mail plus tard. Remplissez les champs  Date et  Time (Heure)  pour programmer les e-mails.
     
6. Cliquez sur Envoyer ou planifier.
   

II) Envoyer des e-mails en masse depuis la vue personnalisée

1.  Sur la page Module List View (Affichage Liste du module) , cliquez sur l'icône More (Plus).
   
2.  Sélectionnez Mass Email (E-mails en masse)  dans la liste des options.
   
   
3.  Sur la page Mass Email Summary (Résumé des e-mails en masse) , cliquez sur  Create Mass Email (Créer un envoi d'e-mails en masse).
   
4. Sélectionnez les destinataires à partir de la vue personnalisée dans la liste déroulante.
   
5.  Sélectionnez un Email Template (Modèle d'e-mail)  et répétez les étapes ci-dessus pour envoyer ou planifier les e-mails en masse.
   

III) Envoyer des e-mails en masse en fonction de critères

1.  Sur la page Module List View (Affichage Liste du module) , cliquez sur l'icône  More (Plus). 
   
2.  Sélectionnez Mass Email (E-mails en masse)  dans la liste des options.
   
3.  Sur la page Mass Email Summary (Résumé des e-mails en masse) , cliquez sur  Create Mass Email (Créer un envoi d'e-mails en masse).
   
4.  Dans To (À) , cliquez sur Based on Criteria (En fonction de critères)  dans la liste déroulante.
   
5.  Dans Specify Criteria (Spécifier des critères), entrez les informations.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   
7.  Sélectionnez un Email Template (Modèle d'e-mail)  et répétez les étapes ci-dessus pour envoyer ou planifier les e-mails en masse.
   

Configurer une action de déclenchement dans les e-mails en masse

 Vous pouvez définir des actions de déclenchement comme la mise à jour du champ, une tâche de suivi ou la planification d'un appel lorsque les e-mails sont ouverts, cliqués ou retournés.

Par exemple, vous pouvez définir une tâche de suivi comme envoyer des informations produit une fois que le contact a ouvert ou cliqué sur l'e-mail. De même, vous pouvez définir une mise à jour du champ si l'e-mail a été retourné.

Voici quelques critères d'e-mails pour lesquels vous pouvez définir des actions de déclenchement :

• L'e-mail est ouvert ou cliqué - Chaque fois qu'un e-mail en masse est ouvert ou cliqué par le destinataire, vous pouvez définir une action de déclenchement comme la mise à jour du champ, une tâche de suivi ou la planification d'un appel.
  
• L'e-mail est retourné - Si un e-mail en masse est retourné, vous pouvez définir une action de déclenchement pour la mise à jour du champ uniquement.
  

Pour définir une action de déclenchement

1.  Dans la fenêtre contextuelle Mass Email (E-mails en masse) , cliquez sur  Trigger an action (Déclencher une action).
   
2.  Sélectionnez un Trigger (Déclencheur)  dans la liste déroulante.
   
   • Email is opened (E-mail ouvert)
     
   • Email is clicked (E-mail cliqué)
     
   • Email is bounced (E-mail retourné)
     
3.  Choisissez une action   cliquez sur  Configure (Configurer) et effectuez les opérations suivantes :
   
   • Update Fields (Mettre à jour les champs) - Choisissez un champ à mettre à jour lorsque l'e-mail est ouvert, cliqué ou retourné.
     
     1.  Dans la fenêtre contextuelle Update Fields (Mettre à jour les champs) , sélectionnez un  Field (Champ) dans la liste déroulante et entrez une  Value (Valeur)  correspondante.
        
     2. Cliquez sur Enregistrer.
        
   • Add Follow-up task (Ajouter une tâche de suivi) - Choisissez cette option pour ajouter une tâche de suivi aux enregistrements pour les e-mails qui ont été ouverts ou cliqués.
     
     1.  Dans la fenêtre contextuelle Add Follow-up Task (Ajouter une tâche de suivi) , entrez les  Details (Informations) comme l'objet, la date d'échéance, le statut, la priorité et l'attribution. 
        
     2. Cliquez sur Terminé.
        
   • Schedule a call (Programmer un appel) - Sélectionnez cette option pour programmer un appel si l'e-mail est ouvert ou cliqué.
     
     1.  Dans la fenêtre contextuelle Schedule a call (Programmer un appel) , tapez le Subject (Objet).
        
     2.  Choisissez un Owner (Propriétaire)  à partir de la liste déroulante.
        
     3.  Sélectionnez une valeur pour Call start time (Heure de début de l'appel).
        
     4. Cliquez sur Terminé.
        
4. Cliquez sur Terminé.
   

Ajouter des e-mails de suivi aux e-mails en masse

Lors de l'envoi d'e-mails en masse aux destinataires, vous pouvez également planifier des e-mails de suivi qui peuvent être envoyés après un délai défini. Si vous envoyez un e-mail de bienvenue aux clients le jour 1, vous pouvez ajouter un e-mail de suivi pour les clients qui ont reçu ou ouvert l'e-mail de bienvenue. Vous pouvez soit sélectionner la date à laquelle l'e-mail de suivi doit être envoyé, soit spécifier le nombre de jours après lesquels l'e-mail de suivi doit être envoyé aux clients.

En outre, vous pouvez spécifier la liste de clients qui ne doivent pas recevoir l'e-mail de suivi. Par exemple, vous pouvez définir un critère pour ne pas envoyer l'e-mail de suivi aux clients qui ont déjà acheté un produit. Vous pouvez également ajouter une action de déclenchement dans l'e-mail de suivi.

Remarque

1.  Si vous choisissez d'envoyer un e-mail de suivi aux clients qui ont  ouvert le premier e-mail : vous ne serez pas autorisé à sélectionner une date particulière pour l'e-mail de suivi et vous devrez indiquer le nombre de jours après lesquels l'e-mail de suivi doit être envoyé.
   
2. Vous pouvez ajouter des e-mails de suivi à l'e-mail de masse en fonction de l'édition CRM à laquelle vous êtes abonné.
   

1. Édition entreprise - 3 e-mails de suivi.
   
2. Édition ultime - 5 e-mails de suivi

Pour ajouter des e-mails de suivi

1.  Sur la page Mass Email Summary (Résumé des e-mails en masse) , cliquez sur  Create Mass Email (Créer un envoi d'e-mails en masse).
   
2.  Faites défiler jusqu'à Follow-up Emails (E-mails de suivi)  et cliquez sur Add Follow-up (Ajouter un suivi).
   
3.  Dans la fenêtre contextuelle Follow-up (Suivi) , choisissez  Who should receive the follow-up email? (Qui doit recevoir l'e-mail de suivi ?).
   
4.  Cliquez sur Specify Criteria to ignore (Spécifier des critères pour ignorer)  si vous voulez restreindre les destinataires.
   
5.  Sélectionnez un Email Template (Modèle d'e-mail).
   
6.  Saisissez le nombre de jours  ou sélectionnez une  date à partir du calendrier dans  When should the follow-up email be sent? (Quand l'e-mail de suivi doit-il être envoyé ?). 
   
7. Cliquez sur Ajouter.
   
8.  Dans Follow-up Action (Action de suivi), cliquez sur  Trigger an Action (Déclencher une action)  et sélectionnez un déclencheur dans la liste déroulante.
   

Modifier, arrêter ou supprimer des e-mails

À partir de la page de résumé des e-mails en masse, vous pouvez afficher la liste des e-mails qui sont programmés, envoyés et arrêtés. Les e-mails qui sont arrêtés ou programmés seront affichés dans les dossiers respectifs. Vous pouvez choisir de les modifier. Vous pouvez effectuer les actions suivantes dans les e-mails :

•  Scheduled Emails (E-mails programmés) - Les e-mails en masse et de suivi qui sont programmés pour plus tard sont répertoriés ici. Vous pouvez modifier, arrêter ou supprimer ces e-mails. Si vous choisissez de modifier un e-mail programmé 15 minutes avant son envoi, l'e-mail sera déplacé vers la liste Stopped (Arrêtés). La suppression d'un e-mail en masse supprime également les e-mails de suivi associés.
  
•  Sent Emails (E-mails envoyés) - Les e-mails qui sont envoyés seront affichés ici. Vous pouvez choisir de les supprimer si nécessaire. Si l'e-mail en masse a été envoyé et que l'e-mail de suivi n'a pas encore été envoyé, l'e-mail de suivi peut être modifié à partir de l'e-mail envoyé. En outre, depuis le dossier des e-mails envoyés, vous pouvez voir les statistiques d'e-mails qui affichent le nombre d'e-mails envoyés, retournés, distribués, non distribués, ouverts, cliqués et non cliqués.
  
•  Stopped Emails (E-mails arrêtés) - Les e-mails qui n'ont pas été envoyés sont répertoriés dans la liste Stopped (Arrêtés). Ces e-mails peuvent être modifiés, lancés ou supprimés. La suppression d'un e-mail arrêté supprime également les e-mails de suivi associés à l'e-mail en masse.
  

Consulter les statistiques d'e-mails

Vous pouvez afficher les statistiques d'un e-mail envoyé à partir de la page de résumé des e-mails. Les statistiques afficheront le nombre d'e-mails qui ont été envoyés, ouverts, cliqués, retournés, distribués, non ouverts et non cliqués. De plus, vous pouvez consulter la liste des destinataires en cliquant sur chacune des catégories.

Pour afficher les statistiques d'e-mails

1. Allez sur la page de résumé des e-mails en masse.
   
2.  Cliquez sur Sent Emails (E-mails envoyés)  et sélectionnez n'importe quel e-mail.
   
3. Consultez les statistiques d'e-mails.
   
4. Cliquez sur n'importe quelle catégorie Opened (Ouverts) ou Bounced (Retournés) pour afficher la liste des destinataires.