1. Dans le secteur automobile- Vous tenez un atelier automobile et souhaitez suivre les informations de vos clients, les véhicules vendus et les calendriers d'entretien. Pour ce faire, vous pouvez créer un portail et le partager avec vos utilisateurs. Les clients peuvent consulter et modifier leurs informations dans le portail, et ces données seront mises à jour dans vos enregistrements Zoho CRM. De même, s'ils souhaitent faire entretenir leur véhicule, ils peuvent remplir leurs informations via le portail.
   

1. Dans le secteur des biens de consommation- Dans un magasin de détail, vous pouvez envoyer des invitations en masse à tous les fournisseurs qui approvisionnent votre magasin pour suivre les flux de stock. De cette manière, les fournisseurs peuvent modifier les commandes et accéder à des détails tels que la tarification, la disponibilité des stocks, les informations de contact et les divergences de livraison, puis les éditer.
   
   
2. Dans un établissement d'enseignement- Si vous dirigez une école, au lieu d'entrer manuellement les informations de chaque élève, vous pouvez donner accès au portail aux parents. Ils peuvent ajouter, mettre à jour ou consulter les informations de leur enfant dans le portail, et vous pouvez partager les notes et les résultats de performance des élèves avec les parents via le portail.
   

1. Pour les partenaires commerciaux- Vous dirigez une société de logiciels et utilisez Zoho CRM pour assurer le suivi de vos contacts et leads, ou pour suivre plusieurs transactions à différentes étapes. Une réunion est prévue avec les partenaires, et vous souhaitez discuter de tous les contacts et des transactions générant le plus de chiffre d'affaires. Imaginez combien il serait fastidieux de partager ces informations complexes avec chaque partenaire individuellement. Vous pouvez facilement gérer cette situation en créant un portail pour les partenaires, où vous leur accordez l'accès au module Contacts et vous ajoutez une recherche de contact dans le module Deals dans Zoho CRM. Cela leur permettra de consulter les contacts et leurs transactions associées, et d'ajouter ou de supprimer des détails dans les modules selon leurs permissions.
   

1. Pour les employés- Vous pouvez utiliser cette amélioration pour inviter vos employés à accéder au portail pour consulter, modifier et effectuer des tâches spécifiques. Cela peut également être utilisé comme portail d'auto-mise à jour si vous disposez d'un module personnalisé contenant la base de données de vos employés.
   

1. Vous pouvez configurer jusqu'à cinq groupes d'utilisateurs du portail. Par défaut, vous pouvez inviter gratuitement un total de jusqu'à 1 000 utilisateurs répartis dans les groupes d'utilisateurs (Leads, Contacts, Vendors et modules personnalisés).
   
2. Pour acheter des licences d'utilisateur du portail supplémentaires, reportez-vous au tableau ci-dessous pour connaître les tarifs. Si vous avez besoin d'aide concernant les achats, contactezsupport@zohocrm.com.
   
   

Supposons que vous ayez besoin d'un portail pour vos détaillants et de licences d'utilisateur du portail pour eux. Vous pouvez créer un groupe d'utilisateurs du portail appelé « Retailers » et inviter vos détaillants au portail. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de détaillants augmente. Voyons combien coûte leur ajout au portail :

1. Pour 500 utilisateurs du portail :
   Les 1 000 premiers utilisateurs sont gratuits. Tous les 500 utilisateurs se situant dans la tranche gratuite, il n'y a aucun frais.
   Coût mensuel total : 0 $
   
   

1. Pour 5 000 utilisateurs du portail :
   Premiers 1 000 utilisateurs : Gratuit → 0 $
   Prochains 1 000 utilisateurs (1 001 - 2 000) : 1 000 × 3 $ = 3 000 $
   Utilisateurs restants (2 001 - 5 000) : 3 000 × 2 $ = 6 000 $
   Coût mensuel total : 0 $ (gratuit) + 3 000 $ + 6 000 $ = 9 000 $
   
   

1. Pour 12 000 utilisateurs du portail :
   Premiers 1 000 utilisateurs : Gratuit → 0 $
   Prochains 1 000 utilisateurs (1 001 - 2 000) : 1 000 × 3 $ = 3 000 $
   Prochains 9 000 utilisateurs (2 001 - 11 000) : 9 000 × 2 $ = 18 000 $
   Utilisateurs restants (au-delà de 11 000) : 1 000 × 1 $ = 1 000 $
   Coût total : 0 $ (gratuit) + 3 000 $ + 18 000 $ + 1 000 $ = 22 000 $

1. Modifier les enregistrements associés- Un utilisateur du portail peut modifier les enregistrements qui lui sont associés et qui ont été ajoutés par d'autres utilisateurs de Zoho CRM, s'il dispose de la permission Modifier (Partagé). Par exemple, si une transaction ou un compte est associé à l'utilisateur du portail, il peut modifier les détails de ces enregistrements.
   
   
2. Modifier les informations dans un enregistrement- Ils peuvent modifier les champs (y compris ceux présents dans les sous-formulaires) sur un enregistrement partagé avec eux, comme l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et d'autres détails. Les modifications seront répercutées dans Zoho CRM.

Remarque :La permission de sous-formulaire doit être maintenue séparément. Les permissions définies dans laConfiguration du module du portailne s'appliqueront pas aux sous-formulaires.

1. Cloner les enregistrements associés aux leads/contacts (transactions, factures, devis, etc.)- Ils peuvent cloner d'autres enregistrements qui leur sont associés et ajouter plus de détails selon les besoins. Par exemple, si un utilisateur du portail souhaite dupliquer une transaction, un devis ou une facture, au lieu de créer un nouvel enregistrement de zéro, il peut cloner un enregistrement existant et effectuer les modifications nécessaires.
   
2. Appliquer l'authentification multifacteur (MFA) - Les administrateurs peuvent imposer l'authentification multifacteur sur l'ensemble du portail pour garantir une sécurité renforcée et cohérente à tous les utilisateurs.
   
3. Configurer Authentification multifacteur - Ils peuvent activer et gérer individuellement l'authentification multifacteur (AMF) depuis les paramètres de leur compte lorsqu'une application à l'échelle de l'organisation n'est pas activée.
   
4. Gérer les mots de passe - Ils peuvent gérer leurs mots de passe et ainsi obtenir plus de contrôle et de commodité.
   

Remarque. Nous prenons en charge uniquement le mode d'authentificateur OTP pour le moment.

Portail pour l'édition d'essai

1. Si vous vous abonnez à l'édition gratuite, les détails du portail seront supprimés après 30 jours.
   

Configuration des portails

La configuration d'un portail implique les quatre étapes suivantes :

1. Configuration des portails
   
2. Création d'un groupe d'utilisateurs du portail
1. Fourniture des détails du groupe d'utilisateurs
2. Configuration du module du portail
   
3. Spécification des autorisations de champ
   

Par défaut, le nom de votre entreprise sera utilisé comme nom du portail et servira à générer une URL que vos clients utiliseront pour accéder au portail.

Configuration des portails

1. Accédez à Configuration > Canaux > Portails.
   
2. Sur la page Portails, cliquez sur Commencer maintenant.
   Le nom de votre entreprise s'affichera comme nom de portail par défaut.
   
   
3. Modifiez le nom du portail si nécessaire. Si le nom du portail est déjà utilisé, Zoho CRM vous demandera de le modifier. Vous pouvez modifier le nom du portail lors de sa création.
   
   
4. L'URL du portail client sera générée et le nom du portail sera disponible. Cliquez sur Configurer maintenant.
   
   
5. Votre portail est maintenant créé. Vous pouvez maintenant inviter vos contacts ou le faire ultérieurement.
   
   

Ensuite, créez un groupe d'utilisateurs du portail, configurez-le, définissez les autorisations de champ et la préférence d'invitation. Actuellement, la préférence d'invitation et la possibilité d'envoyer des invitations de portail aux numéros de téléphone ne sont prises en charge que pour les entreprises enregistrées en Inde.

Une fois qu'un portail est configuré, vous ne pourrez pas le supprimer.

Remarque

1. Lorsque vous créez un portail, un groupe d'utilisateurs du portail par défaut appelé Client Portal est créé et ne peut pas être supprimé. Cependant, vous pouvez désactiver et activer le statut du groupe d'utilisateurs chaque fois que nécessaire.
   
   
2. Vous pouvez créer quatre autres groupes d'utilisateurs et inviter jusqu'à 1 000 utilisateurs au total sans paiement. Pour ajouter plus d'utilisateurs, vous devez effectuer un achat. En savoir plus sur les licences et la tarification.
   
3. Vous pouvez inviter et ajouter des utilisateurs du même domaine de messagerie que celui du super-administrateur au groupe d'utilisateurs Client Portal, par exemple vos employés ou partenaires. 
   
4. La définition de la préférence d'invitation comme téléphone ne sera disponible que si vous avez activé l'intégration Notification SMS.
   
1. Pour l'instant, la préférence d'invitation et la possibilité d'envoyer des invitations de portail aux numéros de téléphone ne sont prises en charge que pour les entreprises enregistrées en Inde.
   
2. Vous pouvez envoyer des messages SMS liés au portail à partir de vos identifiants d'expéditeur enregistrés aux clients en Inde.
   
3. Les invitations et connexions basées sur le numéro de téléphone seront mises à disposition des organisations du monde entier dans nos futures versions.
   
5. Une fois que la préférence d'invitation est définie pour un groupe d'utilisateurs du portail, vous ne pourrez pas la modifier si des utilisateurs y ont été ajoutés ou si un formulaire de portail a été créé pour celui-ci. Si vous devez le faire, veuillez contacter support@zoho.com.

Modification d'une URL de portail

Vous pouvez modifier le nom du portail une fois qu'il est créé. Les utilisateurs du portail seront informés du changement d'URL afin qu'ils continuent à avoir un accès ininterrompu au portail.

Groupes d'utilisateurs du portail

La première étape après la création du lien de portail consiste à décider du groupe d'utilisateurs pour en créer un. Déterminez le type d'utilisateurs pour lesquels le groupe d'utilisateurs du portail est créé.

Par exemple, les utilisateurs du portail peuvent être

1. Les partenaires qui génèrent des leads pour vous
   
2. Les fournisseurs qui accèdent à votre base de données pour obtenir des informations de stock
   
3. Les étudiants gérant leur profil et leur cursus
   
4. Les patients gérant leur profil, leur diagnostic, leur ordonnance et leurs rendez-vous
   
5. Les revendeurs qui vendent vos produits
   

Veuillez noter que le premier groupe d'utilisateurs du portail doit être un client. 

Création d'un groupe d'utilisateurs du portail

1. Accédez à Setup → Channels → Portals
   
2. Cliquez sur Créer un groupe d'utilisateurs
   
   

Après cela, il y a trois étapes majeures dans la création de groupes d'utilisateurs :

Détails du groupe d'utilisateurs

Configuration du module Portail

Permissions de champs

Détails du groupe d'utilisateurs

1. Définissez votre groupe d'utilisateurs du portail. Dans le champ Nom du groupe d'utilisateurs du portail, entrez un nom, tel que parents, partenaires ou agents de service.
   
2. Dans le champ suivant Module principal, choisissez le module principal qui déterminera les utilisateurs de ce type d'utilisateur du portail.
   
   
3. Après sélection du module principal, d'autres champs apparaissent. Dans le Autre(s) module(s) champ, choisissez les modules associés, y compris les modules publics et les onglets web, applicables à ce groupe d'utilisateurs du portail.
   
   
4. Sous Préférence d'invitation au portail, dans le champ Envoyer les invitations via, sélectionnez votre mode d'invitation principal parmi deux modes : E-mail/Téléphone.
   Vous pouvez décider du mode (e-mail ou téléphone) par lequel les utilisateurs externes sont invités à un portail. Des modèles peuvent être créés pour les invitations par e-mail et par téléphone :

   1. Pour en savoir plus sur les modèles d'invitation au portail par e-mail, consultez Modèles d'e-mail.
      
   2. Les modèles SMS pour les messages liés au portail peuvent être utilisés une fois qu'ils ont été approuvés par DLT et vérifiés par Zoho.
      
5. Dans Champ associé, sélectionnez le champ qui contient l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone. L'invitation au portail sera envoyée à ces adresses e-mail ou numéros de téléphone.
   
   
6. Cliquez sur Suivant.
   

Choix de la préférence d'invitation :

1. L'option permettant aux utilisateurs du portail de se connecter avec leur numéro mobile et de recevoir des notifications SMS ne sera pas disponible pour tous les utilisateurs et est actuellement prise en charge pour les entreprises enregistrées en Inde.
   
2. Vous pouvez envoyer des SMS liés au portail à partir de vos identifiants d'expéditeur enregistrés aux clients en Inde. Pour envoyer une invitation aux utilisateurs, le numéro mobile doit commencer par +91.
   
3. L'Autorité de régulation des télécommunications de l'Inde (TRAI) a imposé la DLT (Distributed Ledger Technology) pour garantir que seuls les messages SMS légitimes sont envoyés aux clients en Inde. Le message SMS d'invitation au portail doit être envoyé via un identifiant d'expéditeur indien, enregistré auprès de la DLT.
   
4. Cette option sera disponible pour les organisations du monde entier avec nos prochaines versions.
   

L'option permettant de définir la préférence d'invitation comme Téléphone ne sera disponible que si vous avez activé l'intégration SMS de notification. Les crédits pour l'envoi de messages SMS liés au portail seront consommés à partir des crédits de l'intégration SMS de notification.

Configuration du module Portail

Une fois que vous avez défini le groupe d'utilisateurs, il est temps de configurer le type de données que vous souhaitez partager avec vos clients.

Voici les termes impliqués dans le processus de configuration :

1. Mises en page : Sélectionnez une ou plusieurs mises en page, ainsi que les assistants disponibles pour ces mises en page, auxquels les utilisateurs du portail peuvent accéder pour les modules principaux et autres modules associés.
2. Permissions : Vous pouvez définir le niveau d'autorisation pour chaque enregistrement dans un module. Les utilisateurs du portail ne pourront effectuer des actions sur les enregistrements qu'en fonction de leurs autorisations. Par exemple, vous pouvez permettre aux utilisateurs du portail de consulter ou modifier leur numéro de licence ou leur adresse de livraison, ou accorder à un fournisseur une autorisation en lecture seule pour les bons de commande. Choisissez parmi les permissions de module : créer, modifier, consulter, supprimer ou modifier (partagé). L'autorisation modifier (partagé) permettra aux utilisateurs du portail de modifier les enregistrements qui ont été ajoutés par les utilisateurs de Zoho CRM au module.
3. Lié en tant que et Conditions : Établissez une relation entre le module principal et les autres modules pour que l'outil comprenne comment les enregistrements de ce module associé sont liés au module principal. Choisissez les champs de recherche de connexion ou les champs de recherche multisélection. Cela aide l'outil à afficher toutes les informations transactionnelles de l'utilisateur du portail dans le portail et agit comme l'exposition personnelle de leurs données.
   En plus de ces informations transactionnelles directes, si vous souhaitez exposer d'autres enregistrements ayant une caractéristique souhaitable, cela peut être réalisé au moyen de conditions. Vous pouvez configurer à la fois les champs de liaison et/ou les critères pour afficher les enregistrements dans les modules associés.
1. Correspondance par valeur : Ici, vous pouvez définir un critère basé sur leurs valeurs. Par exemple : vous pouvez choisir d'afficher tous les enregistrements du module Architectes si leur expérience est supérieure à 6 ans.
   Expérience de l'architecte >= 6 ans
   
2. Correspondance par champ : Cette condition est une comparaison de valeurs par champ. Par exemple : vous pouvez choisir d'afficher tous les enregistrements du module associé si la valeur du champ du module principal est/n'est pas/est égale à/ne contient pas la valeur du champ de l'enregistrement du module associé.
   
   État du dépôt contient la province de livraison des contacts.
   
   
4. Type de vue : Choisissez l'orientation de vue du module souhaitée, soit Affichage en liste ou Affichage Canvas pour les enregistrements.
   

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le groupe d'utilisateurs du portail :

Étape 1 : Configuration du module principal

Pour le module principal, vous disposez d'une autorisation d'affichage par défaut. Si vous souhaitez accorder aux utilisateurs des permissions supplémentaires, telles que créer, modifier, supprimer et autres, vous pouvez le faire dans cet onglet. Vous pouvez également déterminer la/les mise(s) en page/assistant(s) que vous choisissez d'exposer aux utilisateurs du portail. En plus de ces activités, vous pouvez fournir des conditions concernant les enregistrements du module qui doivent s'afficher pour l'utilisateur du portail.

Étape 2 : Configuration des modules associés

Vous pouvez configurer tous les modules associés que vous souhaitez exposer à l'utilisateur du portail, l'un après l'autre.

Résumé :

1. L'enregistrement principal de l'étape 1 est toujours visible pour l'utilisateur du portail, indépendamment de la relation qu'il entretient avec les modules associés.
2. Si vous avez configuré vos modules associés via des champs de recherche, les enregistrements transactionnels des utilisateurs du portail seront visibles.
3. Si vous avez configuré vos modules associés via des conditions, les enregistrements du module correspondant aux critères seront exposés.
4. Si vous avez choisi d'exposer les enregistrements en fonction à la fois de la recherche et des critères, les enregistrements associés des utilisateurs du portail ainsi que les enregistrements répondant aux conditions seront exposés.

Étape 3 : Configuration du module public

Les utilisateurs du portail peuvent accéder aux modules désignés comme Lecture seule publique ou Lecture/écriture/suppression publique (via les paramètres de partage des données). Ces modules seront répertoriés dans la section Modules publics, permettant aux utilisateurs de consulter les enregistrements qu'ils contiennent.

Le Produits module doit être partagé avec les utilisateurs du portail pour leur permettre d'associer des produits aux enregistrements présents dans les modules Inventaire.

Étape 4 : Onglets Web

Les onglets Web sélectionnés seront répertoriés sans nécessiter aucune configuration, le facteur principal à prendre en compte ici étant les autorisations. Par défaut, seule l'autorisation Affichage est disponible pour tous les onglets Web.

Étape 5 : Cliquez sur Suivant.

Autorisations de champ

Les modules associés que vous avez sélectionnés à l'étape précédente (Configuration du module du portail) seront répertoriés sous Autorisation de champ section. Vous pouvez sélectionner les champs auxquels vous souhaitez que les utilisateurs du portail aient accès. Vous pouvez également marquer les champs que vous ne souhaitez pas que le client modifie comme Lecture seule. Les champs obligatoires du CRM seront également marqués comme obligatoires dans le portail. Vous pouvez également partager des sous-formulaires avec les utilisateurs du portail.

Les utilisateurs du portail peuvent afficher le prix d'un produit uniquement s'ils disposent de l'autorisation Affichage pour le champ « Prix unitaire » dans le module Produits.

Pour spécifier les autorisations de champ

1. Sur la page Autorisations de champ, sélectionnez les cases à cocher correspondant aux champs qui doivent être disponibles pour les utilisateurs du portail.
2. Cliquez sur la case Lecture seule , si nécessaire.
3. Cliquez sur Enregistrer et suivant pour passer à la disposition ou au module suivant afin de définir les autorisations de champ.
   
   
   
   Les autorisations de champ sont spécifiques à chaque module. Elles ne sont pas spécifiques aux dispositions.
   
4. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les modules et dispositions.
   
5. Si le module parent contient des sous-formulaires, sélectionnez les sous-formulaires et définissez les permissions correspondantes.
   
6. Cliquez sur Terminer pour enregistrer tous les détails.

Authentification multifacteur et gestion des mots de passe

Authentification multifacteur au niveau de l'organisation pour les utilisateurs du portail

Les utilisateurs de CRM disposant de la permission Gérer le portail peuvent activer l'authentification multifacteur dans toute l'organisation.

• Lorsque l'authentification multifacteur est obligatoire, tous les utilisateurs du portail doivent s'authentifier à l'aide d'un code d'authentification multifacteur lors de leur prochaine connexion.
• Les utilisateurs du portail déjà connectés ne sont pas interrompus. Toutefois, l'authentification multifacteur est requise lors de leur prochaine connexion.

Lorsqu'un utilisateur du portail se connecte pour la première fois après l'activation obligatoire de l'authentification multifacteur au niveau de l'organisation, il est invité — après avoir saisi le TOTP de son application d'authentification — à choisir s'il souhaite faire confiance au navigateur.

• S'ils sélectionnent Faire confiance à ce navigateur, ils n'auront pas besoin d'entrer un TOTP lors des connexions ultérieures pendant les 180 jours suivants.
  
  
• Si un utilisateur perd l'accès à son application d'authentification — par exemple, en perdant son téléphone ou en supprimant l'application — l'administrateur du portail peut réinitialiser l'authentification multifacteur pour ce compte. Cela peut être effectué par les utilisateurs disposant de la permission Gérer les portails ou Gérer les utilisateurs du portail.
  
  

Remarque : Les utilisateurs du portail ne peuvent pas désactiver l'authentification multifacteur ni supprimer leur application d'authentification lorsque l'authentification multifacteur est obligatoire au niveau de l'organisation.

Configuration de l'authentification multifacteur individuelle pour les utilisateurs du portail

Lorsque l'authentification multifacteur n'est pas obligatoire au niveau de l'organisation, les utilisateurs du portail peuvent l'activer individuellement à partir de leurs paramètres de compte.

Ils peuvent également gérer ou supprimer leur configuration d'authentification multifacteur à tout moment, leur permettant d'ajouter une couche de sécurité même lorsqu'elle n'est pas requise.

Remarque : Lorsque l'authentification multifacteur est activée, l'utilisateur doit entrer un code à usage unique de son application d'authentification lors de chaque connexion ultérieure.

Option de modification du mot de passe pour les utilisateurs du portail

Les utilisateurs du portail peuvent gérer leurs mots de passe directement à partir de leur compte. Une Modification du mot de passe est disponible sous l'option Plus du compte utilisateur du portail, offrant aux utilisateurs un moyen simple de mettre à jour leur mot de passe sans avoir à utiliser l'option Mot de passe oublié lors de la connexion.

  

Afficher l'aperçu du portail

Afficher l'aperçu du portail

Une fois la configuration du portail terminée, vous pouvez afficher un aperçu du portail pour voir comment les clients verront les enregistrements.

Pour afficher l'aperçu du portail

1. Accédez à Configuration > Canaux > Portails.
   
2. Sur la page Configuration du portail client , cliquez sur Aperçu.
   
3. Sélectionnez Groupe d'utilisateurs du portail dans la liste déroulante pour afficher l'aperçu.
   

Remarque
Vous pouvez afficher le résumé du portail une fois la configuration du module portail terminée. Vous pouvez modifier la Configuration du module portail et les Permissions de champs à tout moment.

 

Acheter des utilisateurs du portail

Pour acheter des utilisateurs du portail depuis la page de configuration du portail

1. Accédez à Configuration > Canaux > Portails.
   
2. Cliquez sur Acheter.
   
   
3. Entrez le nombre d'utilisateurs du portail que vous souhaitez acheter et cliquez sur Calculer le prix.
   
4. Si vous survolez le point d'interrogation avec votre curseur, vous trouverez des détails sur la façon dont le prix a été calculé.
   
   
5. Maintenant, cliquez sur Effectuer le paiement et effectuez le paiement.

Pour acheter des utilisateurs du portail depuis la page Gérer l'abonnement

1. Cliquez sur votre icône Profil et sélectionnez Gérer.
   
   
2. Cliquez sur Mettre à niveau l'utilisateur / Modules complémentaires dans la page Abonnement.
   
3. Sélectionnez le nombre d'utilisateurs du portail et cliquez sur Continuer.
   
4. Cliquez sur Effectuer le paiement.

 

Utilisation des groupes d'utilisateurs du portail

Invitations au portail

En savoir plus sur l'invitation d'utilisateurs via les formulaires du portail et l'inscription via ces formulaires.

Invitations automatiques d'utilisateurs aux portails

Vous pouvez envoyer automatiquement des invitations au portail aux utilisateurs en fonction de conditions prédéfinies, supprimant ainsi le besoin d'activer manuellement l'accès pour chaque utilisateur. Cela vous aide à simplifier le processus en définissant les conditions pour déclencher les invitations, en les personnalisant selon les préférences linguistiques, et en suivant les invitations échouées avec des journaux détaillés pour identifier et résoudre rapidement les problèmes.

Pour envoyer des invitations automatiques aux utilisateurs :

1. Accédez à Paramètres >> Canaux >> Portails.
   
2. Sélectionnez le portail pour lequel vous souhaitez envoyer des invitations automatiques.
   
3. Cliquez sur Paramètres à nouveau >> Invitation automatique.
   
4. Cliquez sur Configurer maintenant.
   
5. Sélectionnez votre préférence linguistique : Une seule langue ou Plusieurs langues
   
6. Si vous avez choisi une seule langue, choisissez la langue d'invitation et spécifiez la condition d'enregistrement.
   
7. Si vous avez choisi plusieurs langues, choisissez la langue d'invitation et spécifiez la condition pour le nombre de langues dans lesquelles vous souhaitez que votre invitation soit envoyée. Cliquez sur Ajouter une condition pour une autre langue afin d'envoyer des invitations pour d'autres langues.
   
8. Dans ce cas, vous pouvez définir une condition commune qui doit être remplie en premier avant que les conditions spécifiques à la langue ne soient remplies pour que les invitations soient envoyées. Cliquez sur «Condition commune et spécifiez la condition d'enregistrement ici.
   
   
9. Cliquez sur Enregistrer.
   

Gérer les configurations d'invitation automatique

Vous pouvez modifier, suspendre ou supprimer les configurations d'invitation automatique quand vous le souhaitez. Cliquez sur Modifier les configurations pour modifier votre configuration d'invitation automatique. Pour éviter d'envoyer des invitations lors de la modification des configurations, vous pouvez choisir de Désactiver l'invitation automatique, effectuer les modifications requises, puis réactiver l'invitation automatique. Pour supprimer une configuration de votre portail, cliquez sur Supprimer la configuration.

Afficher les invitations échouées via l'invitation automatique

Vous pouvez effectuer le suivi des invitations échouées, notamment des détails tels que le nom de l'enregistrement, l'adresse e-mail, la date d'échec et la raison de l'échec. Cela vous permet d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes.

Limites :

1. Nombre d'ensembles de langues autorisés = 25

2. Nombre de conditions autorisées par ensemble/langue = 10

Inviter des utilisateurs individuellement à un groupe d'utilisateurs

Une fois que vous avez créé le portail, vous pouvez commencer à inviter les clients. Les invitations par e-mail contiendront les détails de l'URL du portail. Une fois que les utilisateurs acceptent l'invitation, ils seront invités à définir un mot de passe. Dans le portail, le client doit d'abord définir des informations de base telles que sa langue préférée, le format horaire, le fuseau horaire et le pays. Par défaut, ceux-ci seront remplis en fonction des informations de locale de l'utilisateur CRM qui a envoyé l'invitation. Les exceptions sont les détails du pays et de la langue, qui seront basés sur les informations du navigateur de l'utilisateur du portail. Ils seront ensuite redirigés vers la page du module auquel ils ont eu accès.

Pour envoyer une invitation

1. Accédez à un module (Leads, Contacts, Module personnalisé) et sélectionnez un enregistrement.
   
2. Dans la page Détails de l'enregistrement, cliquez sur l'icône Plus et cliquez sur Envoyer une invitation au portail.
   
   
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs du portail.
   
   
4. Choisissez la langue du modèle à utiliser pour l'e-mail d'invitation.
   
5. Cliquez sur Inviter.
   
   

Inviter des utilisateurs en masse à un groupe d'utilisateurs

Vous pouvez envoyer des invitations en masse à des leads, des contacts ou d'autres personnes du module pour lequel un portail est créé. Par exemple, si vous créez un portail pour le module Leads, vous pouvez inviter vos leads à accéder au portail. Les invitations en masse peuvent être envoyées à des utilisateurs qui n'ont pas encore été invités à un portail et qui ont une adresse e-mail valide.

Pour envoyer une invitation en masse à des utilisateurs

1. Accédez à Configuration > Canaux > Portail.
   
2. Cliquez sur un portail et allez à l'onglet Utilisateurs.
   
3. Cliquez Inviter des utilisateurs.
   
   
   
   
4. Sélectionnez les utilisateurs dans la liste affichée et cliquez sur Envoyer l'invitation.
   
   
5. Choisissez la langue du modèle et cliquez sur Envoyer l'invitation.
   
   

Une fois envoyée, la boîte de dialogue d'état des actions du portail affiche le nombre d'utilisateurs qui ont reçu et n'ont pas reçu l'invitation. Vous pouvez vérifier la raison de l'échec de la livraison de l'invitation en cliquant sur Afficher les destinataires ayant échoué.

Remarque

1. L'e-mail d'invitation ne sera valide que pendant 7 jours.
   
2. Un utilisateur du portail ne peut pas être désigné comme propriétaire de l'enregistrement, même s'il crée un enregistrement.
   Par exemple : Russell Brown est un utilisateur CRM qui invite Sage Weiser à accéder au portail avec la permission de créer des contacts et des transactions. Lorsque Sage crée un contact via le portail, celui-ci sera ajouté à la base de données CRM et Russell Brown sera le propriétaire du nouveau contact.
   
   

Afficher les raisons de l'échec de l'invitation au portail

Il y a plusieurs raisons à l'échec de l'envoi d'une invitation au portail aux utilisateurs. Une fois l'invitation envoyée, un message s'affichera dans votre compte CRM indiquant le nombre d'invitations réussies ou échouées.

En cliquant sur Afficher les destinataires ayant échoué, vous pouvez voir les utilisateurs qui n'ont pas reçu d'invitation et la raison correspondante.

Les raisons suivantes peuvent expliquer une invitation échouée :

1. L'enregistrement est en attente d'approbation - Si l'enregistrement est en attente d'approbation d'un processus d'approbation, l'invitation ne sera pas envoyée car l'enregistrement sera verrouillé pendant cette période.
2. L'enregistrement est en attente d'examen - Si l'enregistrement fait partie du processus d'examen, une invitation au portail ne sera pas envoyée à l'enregistrement.
3. L'enregistrement n'a pas de consentement - Si un utilisateur a activé le consentement dans le cadre du processus RGPD, l'invitation au portail ne sera pas envoyée.
4. L'adresse e-mail contient des caractères non pris en charge - Les lettres majuscules et minuscules en anglais (A-Z, a-z), les chiffres de 0 à 9 et les caractères spéciaux tels que @. - _ + sont pris en charge dans l'adresse e-mail. Si l'adresse e-mail n'est pas au format ci-dessus, l'invitation au portail échouera.
5. L'adresse e-mail est anonyme - Si le domaine d'e-mail spécifique est signalé comme spam, vous ne pouvez pas envoyer d'invitation.
6. Limite maximale de licences utilisateur pour le portail atteinte - Si votre organisation a atteint le nombre maximum d'utilisateurs qui peuvent être invités pour un portail.
7. L'utilisateur du portail existe déjà - Si l'utilisateur fait déjà partie d'un groupe d'utilisateurs du portail, vous ne pouvez pas envoyer une autre invitation.
8. Aucun enregistrement n'existe - Si un enregistrement a déjà été supprimé du CRM et que, pour une raison quelconque, une invitation est envoyée à l'enregistrement, elle sera rejetée.
9. Vous n'avez pas la permission pour le module - Si l'utilisateur CRM n'a pas la permission pour un module qu'il envoie, l'invitation sera rejetée.
10. Vous n'avez pas la permission pour l'enregistrement - Si l'administrateur CRM n'a pas la permission pour un module particulier, il sera limité dans l'envoi d'invitations depuis ce module.
11. L'enregistrement est dans la corbeille - Si l'enregistrement de l'utilisateur auquel l'invitation est envoyée est déplacé dans la corbeille pour une raison quelconque, l'invitation au portail ne sera pas envoyée.

Modifier les préférences d'invitation

Vous ne pouvez modifier les préférences d'invitation que lorsqu'aucun utilisateur ou formulaire de portail n'a été ajouté au groupe d'utilisateurs.

Pour modifier les préférences d'invitation

1. Accédez à Configuration > Canaux > Portails.
   
2. Sélectionnez un groupe d'utilisateurs.
   
3. En haut à droite, cliquez sur l'icône d'édition près de Envoyé à : [Préférence d'invitation].
   
   
4. Apportez les modifications et cliquez sur Terminer.

Supprimer un groupe d'utilisateurs

Il peut y avoir des cas où vous souhaitez supprimer un groupe d'utilisateurs du portail particulier. Dans ce cas, vous devez d'abord transférer les utilisateurs vers un autre groupe d'utilisateurs du portail, puis supprimer le groupe d'utilisateurs du portail. Vous ne pouvez transférer les utilisateurs vers un autre groupe d'utilisateurs du portail que si vous souhaitez supprimer leur groupe d'utilisateurs du portail d'origine. Si vous n'avez associé aucun utilisateur à un groupe d'utilisateurs du portail, vous pouvez le supprimer tel quel.

Pour supprimer et transférer un groupe d'utilisateurs du portail

1. Accédez à Setup > Channels > Portals.
   
2. Sélectionnez un groupe d'utilisateurs du portail, survolez-le, puis cliquez sur l'icône Supprimer.
   
3. S'il existe des utilisateurs dans le groupe d'utilisateurs et un autre groupe d'utilisateurs du même module, pour transférer les utilisateurs du portail, choisissez un groupe d'utilisateurs du portail dans la liste déroulante et cliquez sur Transférer et supprimer.
   
4. S'il n'y a pas d'utilisateurs dans un groupe d'utilisateurs, vous pouvez le supprimer directement en cliquant sur Oui, continuer.
   
   

Remarque

1. Le groupe d'utilisateurs Client Portal, qui est fourni par défaut avec le module Contacts, ne peut pas être supprimé.
2. S'il existe des utilisateurs dans le groupe d'utilisateurs et aucun autre groupe d'utilisateurs du même module, vous ne pourrez pas supprimer un groupe d'utilisateurs du portail.
   
   
3. Si vous souhaitez renommer un groupe d'utilisateurs du portail, cliquez sur Modifier dans la page Configuration du portail.
   
4. Vous pouvez désactiver des utilisateurs ajoutés à un portail si vous ne souhaitez plus qu'ils en fassent partie. Vous pouvez ajouter un autre utilisateur à la place, car les utilisateurs désactivés ne seront pas comptabilisés dans votre licence utilisateur.

Désactiver un groupe d'utilisateurs

Vous pouvez désactiver un utilisateur du portail à tout moment selon vos besoins.

Pour désactiver un utilisateur du portail

1. Sélectionnez un groupe d'utilisateurs du portail et cliquez sur Utilisateurs.
2. Dans l'onglet Utilisateurs, filtrez les utilisateurs confirmés
   
3. Désactivez le bouton bascule Actions de l'utilisateur
   

Gérer la confidentialité des données des utilisateurs du portail

Base de traitement des données

En tant que responsable de traitement, pour être conforme au RGPD, vous devez traiter les données sur la base de l'une des bases juridiques. En fonction de vos besoins commerciaux et de votre appréciation, vous pouvez choisir une base de traitement parmi les suivantes : intérêts légitimes, contrat, obligation légale, intérêts vitaux, intérêts publics et consentement. Si le consentement est la base juridique utilisée pour le traitement des données, Zoho CRM fournit une option permettant aux utilisateurs du portail d'accéder aux informations que vous conservez à leur sujet et de consentir au traitement de leurs données personnelles.

Vous devez prendre en compte les points suivants lors de la configuration de la confidentialité des données pour les utilisateurs du portail :

• L'onglet Confidentialité des données s'affichera pour un enregistrement uniquement si les paramètres de conformité sont activés.
  
• L'utilisateur du portail ne peut voir la base de traitement des données dans son compte que si la base de traitement des données est Consentement.
  
• L'utilisateur du portail peut également mettre à jour les détails du consentement pour les leads ou contacts qu'il a ajoutés.
  
• L'utilisateur du portail peut mettre à jour ses détails de consentement depuis le portail.
  

Droits des personnes concernées

Selon le RGPD, les utilisateurs du portail disposent de certains droits concernant leurs informations personnelles. Ils peuvent ajouter manuellement une demande depuis la section Confidentialité des données du portail pour les droits suivants :

• Droit à l'effacement
  
• Droit d'arrêter le traitement
  
• Droit à l'exportation
  
• Droit de rectification
  

Ils peuvent également ajouter des demandes dans le portail au nom des contacts ou des leads qu'ils ajoutent au portail. Voir aussi Droits des personnes concernées