Créer un sous-formulaire

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En termes simples, un sous-formulaire est un formulaire secondaire ou un tableau qui vous permet d'ajouter plusieurs lignes à un formulaire principal. Vos données CRM sont souvent interdépendantes. Vous pouvez avoir besoin d'associer plusieurs éléments à un seul enregistrement. En termes techniques, nous appelons ces éléments des « lignes ». Un sous-formulaire permet d'associer plusieurs lignes à un seul enregistrement.

Par exemple, lors de la commande d'un téléphone mobile, un client peut commander des accessoires tels qu'un chargeur mobile, une housse de protection et un microphone, en plus du produit principal. Ces éléments deviennent alors des « sous-produits ». Tandis que le client A commande ces trois accessoires, le client B peut en commander 5 autres. Chaque accessoire peut nécessiter des informations essentielles telles que le montant, le prix unitaire, la quantité, la remise, etc.

Cette section Accessoires devient elle-même un formulaire, où vous demandez des détails tels que le nom de l'accessoire, le prix, la quantité, le fournisseur, etc. Vous avez essentiellement deux formulaires :

Un formulaire de produit principal contenant les détails de la commande principale : téléphone mobile.
Un formulaire de sous-produit contenant les détails des accessoires associés. C'est simplement un sous-formulaire dans CRM.

D'un point de vue plus technique, les sous-formulaires résolvent facilement le besoin d'établir une relation un-à-plusieurs avec les données de votre CRM, dans laquelle de nombreux éléments secondaires sont associés à un seul enregistrement principal. La section « Scénarios » qui suit propose des exemples provenant de nombreux secteurs pour illustrer l'objectif d'un sous-formulaire.

Scénarios

Les sous-formulaires peuvent être utilisés dans divers scénarios. Certains d'entre eux sont décrits ci-dessous :

Secteur commercial : un sous-formulaire pour associer les détails des contacts aux comptes

Si vous travaillez avec de nombreux contacts dans une entreprise spécifique, créez un sous-formulaire pour noter les détails de ces contacts.

Secteur de l'éducation : un sous-formulaire pour associer les détails académiques à un étudiant

Un formulaire de candidature étudiant peut nécessiter que le candidat remplisse une section complète sur les détails académiques et les détails d'emploi antérieur, le cas échéant. Cela peut inclure des détails sur l'employeur, le titre du poste, la description, etc. Tandis que le formulaire principal concerne toujours l'étudiant, le sous-formulaire est un tableau contenant les détails des entreprises précédentes et les informations associées.

Secteur de l'assurance : un sous-formulaire pour associer les détails des personnes à charge à un demandeur

Un formulaire d'assurance vie peut demander à un demandeur de remplir les détails des personnes à charge. Cette section serait un formulaire en soi contenant les détails requis tels que le nom de la personne à charge, l'âge, le sexe et d'autres informations d'identité. Tandis que le formulaire principal concerne le titulaire de la police d'assurance, le sous-formulaire est un tableau contenant les détails de ses personnes à charge.

Secteur immobilier : un sous-formulaire pour associer les détails des références dans un formulaire de candidature de location

Un formulaire de location ou de bail peut contenir une section sur les plans d'étage. Celle-ci pourrait nécessiter des détails tels que les appartements, la description, la surface, etc. Tandis que le formulaire principal concerne toujours une propriété, le sous-formulaire pourrait porter sur les détails des maisons relevant de cette propriété.

Secteur du commerce de détail : un sous-formulaire pour associer des produits dans les factures et les commandes

Une entreprise de fabrication peut personnaliser les factures et les commandes pour inclure des champs tels que le prix de vente, le prix de vente au détail recommandé du produit, le prix d'achat, un champ de formule pour calculer la marge bénéficiaire ou les remises, etc. dans la ligne de produit des modules Inventory.

Types de sous-formulaires

Les sous-formulaires dans Zoho CRM sont de deux types : Standard et Static.

Un sous-formulaire standard vous permet d'effectuer plusieurs entrées de lignes. Vous pouvez avoir des champs prédéfinis ajoutés sous forme de colonnes dans le sous-formulaire, et votre représentant commercial peut effectuer des entrées en ajoutant des lignes. Ceci est particulièrement utile dans les scénarios qui nécessitent d'associer plusieurs entrées de lignes à un seul enregistrement.
Static Un sous-formulaire static, en revanche, est davantage un sous-formulaire prédéfini qui dicte au représentant commercial de collecter uniquement des valeurs spécifiques. Vous pouvez avoir un nombre fixe de lignes et des valeurs de champs prédéfinis, tout en permettant à votre représentant commercial d'ajouter des détails pour les autres champs de la ligne. Ceci est utile dans des scénarios tels que la vérification KYC bancaire ou la vérification de fournisseur, où vous devez stocker des détails spécifiques du fournisseur ou du client dans l'enregistrement.

Créer des sous-formulaires

Un sous-formulaire est créé à l'aide de l'éditeur de mise en page. Vous insérerez les types de champs requis sous forme de « colonnes » dans un sous-formulaire et ajouterez des champs d'agrégation si nécessaire. Les sections suivantes détaillent le processus de création d'un sous-formulaire dans Zoho CRM.

Pour créer un sous-formulaire

Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
Dans la liste des modules, cliquez sur le module et la mise en page requis. Exemple : Module Produits, mise en page Standard.
Dans l'éditeur de mise en page, glissez-déposez le Sous-formulaire bloc depuis la Nouveaux champs section sur la gauche.

Lors de l'ajout du sous-formulaire, vous pouvez déterminer le type de sous-formulaire, standard ou static, et cela ne peut pas être modifié une fois que le sous-formulaire est ajouté à la mise en page. La création d'un sous-formulaire suit des étapes différentes selon le type de sous-formulaire.

Pour un sous-formulaire standard,

Étape 1 : Configuration des propriétés du sous-formulaire.
Étape 2 : Ajout du sous-formulaire à la mise en page.
Étape 3 : Ajout de champs au sous-formulaire.

Pour un sous-formulaire static,

Étape 1 : Configuration des propriétés du sous-formulaire.
Étape 2 : Ajout de champs static au sous-formulaire.
Étape 3 : Ajout du sous-formulaire à la mise en page.
Étape 4 : Ajout de champs standard ou static supplémentaires selon les besoins.
Étape 5 : Pour les champs static, vous devez faire correspondre les valeurs au champ static existant.

Examinons les étapes pour chaque type de sous-formulaire.

Sous-formulaires standard

Configuration des propriétés du sous-formulaire :

Définissez le nom du sous-formulaire.
Choisissez le type de sous-formulaire en tant que Standard.
Sélectionnez le nombre maximum d'entrées (ou de lignes) autorisées dans le sous-formulaire, entre 1 et 100.
Vérifiez s'il faut marquer le sous-formulaire comme obligatoire.
Vérifiez si vous souhaitez réorganiser les entrées de lignes du sous-formulaire.
Vérifiez si vous souhaitez afficher une info-bulle pour le sous-formulaire et ajoutez le message de l'info-bulle en conséquence.
Cliquez sur Terminé.

Dans le sous-formulaire, vous devez ensuite insérer les colonnes requises. Ces colonnes ne sont que les différents types de champs tels que ligne simple, nombre, devise, formule, champ liste de sélection, champ de téléchargement de fichier, recherche, champ utilisateur, et ainsi de suite.

Voici les types de champs que vous pouvez inclure dans un sous-formulaire en tant que « Colonnes » du formulaire.

Ligne simple	Liste de sélection	Décimal
Multiligne	Liste de sélection multi-sélection	Pourcentage
E-mail	Date	Grand entier
Téléphone	Date/Heure	Case à cocher
Nombre	Devise	URL
Recherche	Formule	Utilisateur
Téléchargement de fichier

Sous-formulaires statiques

Définition des propriétés du sous-formulaire :

Définissez le nom du sous-formulaire.
Choisissez le type de sous-formulaire comme Statique.
Vérifiez s'il faut marquer le sous-formulaire comme obligatoire.
Vérifiez si vous souhaitez afficher une info-bulle pour le sous-formulaire et ajoutez le message de l'info-bulle en conséquence.
Cliquez sur Enregistrer et ajouter des champs statiques.
Sur l'écran suivant, effectuez les opérations suivantes :

Définissez l'étiquette du champ statique.
Sélectionnez le type de liste de sélection comme local si vous souhaitez ajouter les valeurs du champ statique manuellement, ou global ensemble si vous souhaitez sélectionner un ensemble de valeurs prédéfinies.
Ajoutez ou supprimez des valeurs statiques pour le champ.
Activez le codage par couleur pour la liste de sélection si nécessaire.
Vérifiez si vous souhaitez afficher une info-bulle pour le sous-formulaire et ajoutez le message de l'info-bulle en conséquence.

Cliquez sur Terminé.

Ajout de champs à un sous-formulaire statique

Pour ajouter un champ régulier :

Cliquez sur Ajouter Champ.
Sélectionnez le type de champ et nommez le champ.

Pour ajouter un champ statique :

Cliquez sur Ajouter Statique Champ.
Sur l'écran contextuel, effectuez les opérations suivantes :

Ajoutez les entrées de lignes statiques pour le champ statique.
Vous pouvez ajouter localement ou sélectionner à partir d'un ensemble global.
Activez le codage par couleur pour la liste de sélection si nécessaire.
Vérifiez si vous souhaitez afficher une info-bulle pour le sous-formulaire et ajoutez le message de l'info-bulle en conséquence.
Cliquez sur Suivant.
Sur l'écran suivant, mappez les valeurs du champ statique avec le champ statique précédent.
Ajoutez de nouvelles lignes statiques si nécessaire et cliquez sur Terminé et Ajouter Statique Champ.

Cliquez sur Terminé.

Remarque :

Les sous-formulaires sont spécifiques à la mise en page. Vous pouvez avoir des sous-formulaires entièrement différents pour la mise en page A et la mise en page B du même module.

Insertion de colonnes dans un sous-formulaire

Dans le sous-formulaire, vous devez ensuite insérer les colonnes requises. Ces colonnes ne sont rien d'autre que les différents types de champs tels que la ligne unique, le nombre, la devise, la formule, le champ de liste de sélection, le champ de téléchargement de fichier, la recherche, le champ utilisateur, et ainsi de suite.

Association de champs à partir d'un module de recherche

Lorsque vous ajoutez un champ de recherche à un sous-formulaire, vous pouvez également inclure des champs du module de recherche. Par exemple, lorsque vous ajoutez Fournisseurs comme module de recherche, vous pourrez ajouter des champs de ce module - « E-mail du fournisseur » et autres. Lorsque vous remplissez les articles en ligne dans ce sous-formulaire, vous verrez que le champ E-mail du fournisseur est automatiquement renseigné lorsque vous recherchez un fournisseur. Vous pouvez modifier ce champ dans le sous-formulaire à tout moment.

De même, vous pouvez avoir un champ utilisateur Ingénieur produit pour les différents modèles de tente disponibles. En plus de cela, vous pouvez avoir d'autres champs connexes comme E-mail, Pays, etc. du module utilisateurs listés, et les ajouter ensuite comme colonnes dans le sous-formulaire. La mise à jour du champ Ingénieur produit mettra automatiquement à jour les champs suivants.

Notez que si vous pouvez associer des champs du module de recherche à un sous-formulaire, ils ne sont pas synchronisés avec le sous-formulaire. C'est-à-dire que lorsque vous modifiez un champ E-mail du fournisseur, il est modifié dans le sous-formulaire mais pas dans le module Fournisseur d'origine. Cela s'explique par le fait que vous effectuez une association ici, mais pas une synchronisation.

Remarque :

Les champs du module de recherche ne seront pas renseignés lors de la conversion de lead, de la conversion de devis, de la mise à jour via API, de la migration de données, de l'import, etc.
Le champ de recherche utilisateur n'est pas pris en charge pour les modules d'inventaire.
Autoriser l'accessibilité des enregistrements (Les utilisateurs associés auront accès aux enregistrements) n'est pas pris en charge sur les champs utilisateur du sous-formulaire.

Pour insérer des colonnes dans un sous-formulaire

Dans votre sous-formulaire, cliquez sur Ajouter un champ.
À partir de la Type de champ liste déroulante, cliquez sur le type de champ requis.
Nommez le champ et définissez les propriétés du champ.
Si vous insérez un champ de recherche, vous pouvez ajouter des champs spécifiques du module de recherche connexe.

Voici les types de champs que vous pouvez inclure dans un sous-formulaire en tant que « Colonnes » du formulaire.

Ligne unique	Liste de sélection	Décimal
Multiligne	Liste de sélection à choix multiples	Pourcentage
E-mail	Date	Long entier
Téléphone	Date/Heure	Case à cocher
Nombre	Devise	URL
Recherche	Formule	Utilisateur
Téléchargement de fichier

Voici un exemple de sous-formulaire pour une entreprise qui vend des téléphones mobiles. Bien qu'un téléphone soit leur commande principale, il pourrait y avoir des sous-produits qui incluent des accessoires. Ce sous-formulaire inclut des colonnes telles que les suivantes :

Nom de l'accessoire
Fournisseur (Champ de recherche)
E-mail du fournisseur (Champ du module de recherche)
Tarif
Quantité
Prix
Remise
Montant.

Insertion d'un champ d'agrégation

Un champ d'agrégation permet d'effectuer une fonction mathématique sur un ensemble de données. Une fois que les colonnes nécessaires sont incluses dans votre formulaire, un champ d'agrégation peut être intégré. Cela est particulièrement utile dans des situations telles que le suivi des ventes de mobiles, où les détails des accessoires sont listés dans un sous-formulaire intitulé « Sous-produits », qui pourrait englober des champs de données tels que la quantité, le prix, la description, la remise, et plus encore.

Types de champs d'agrégation

Fonctions d'agrégation prédéfinies
Ces fonctions, telles que SUM, AVERAGE, MAXIMUM et MINIMUM, sont facilement disponibles dans le système. Si vous souhaitez additionner la colonne de prix de tous les articles, un champ d'agrégation nommé « Montant total » peut être introduit et SUM appliqué comme sa fonction à la colonne Prix. Lorsque des articles en ligne sont entrés dans le sous-formulaire « Sous-produits », les prix sont automatiquement additionnés.

Champs d'agrégation basés sur des conditions : Vous pouvez également définir des conditions pour le champ d'agrégation prédéfini de sorte que l'agrégation des valeurs de champ se fasse selon des critères spécifiques. Vous aurez la possibilité d'agréger les valeurs de toutes les lignes ou uniquement de celles qui répondent à une condition spécifiée.
Par exemple, un devis contenant des lignes pour les appareils mobiles vendus et les accessoires vendus avec lui, vous pouvez définir des conditions afin que le champ d'agrégation affiche l'agrégation uniquement pour les appareils mobiles.
Fonctions de formule
Pour toute autre fonction en dehors des fonctions d'agrégation prédéfinies, vous pouvez définir votre propre expression de formule en utilisant l'onglet Formule. Par exemple, votre champ Montant total n'est pas une somme des prix totaux mais Somme des prix totaux - Remise + Taxe. Cette expression peut être définie dans la section Formule de manière appropriée.
Lorsque des articles en ligne sont entrés dans le sous-formulaire Sous-produits, la fonction entrée sera exécutée automatiquement.
Entrées manuelles (Nouveaux champs)
Lorsque vous ne souhaitez pas que le système effectue ces calculs d'agrégation, vous pouvez ajouter un nouveau champ. Ce nouveau champ peut être un champ Devise, Nombre ou Décimal. Par exemple, vous souhaitez disposer d'un champ d'agrégation appelé Ajustements, où les entrées sont faites ponctuellement et manuellement. Dans ce cas, vous pouvez choisir Nouveau champ, sélectionner le type de champ (par exemple devise) et l'ajouter en tant que champ d'agrégation.

Pour insérer un champ d'agrégation prédéfini

Cliquez + Ajouter un champ d'agrégation dans le sous-formulaire.
Dans la fenêtre contextuelle Champs d'agrégation, accédez à Agrégation.
Libellé du champ : Entrez le nom du champ.
Fonction d'agrégation : Dans la liste déroulante, sélectionnez la fonction à utiliser (SUM, AVG, MAX, MIN)
CRM calculera automatiquement les valeurs d'agrégation en fonction des paramètres définis ici.
Sélectionnez le champ numérique du sous-formulaire sur lequel l'agrégation doit être basée.
Choisissez le nombre de décimales.
Cochez Agréger uniquement des lignes spécifiques si vous souhaitez que seules des lignes spécifiques soient prises en compte, et spécifiez les conditions.
Cliquez Terminé.

Pour insérer un champ d'agrégation basé sur une formule

Cliquez + Ajouter un champ d'agrégation dans le sous-formulaire.
Dans la fenêtre contextuelle Champs d'agrégation, accédez à Formule.
Libellé du champ : Entrez le nom du champ.
Type de retour de la formule : Choisissez parmi Décimal, Devise, Texte, Date, DateTime, Booléen.
En cas de Décimal ou Devise : Choisissez le nombre de décimales.
Si les fonctions prédéfinies ne sont pas suffisantes, concevez une fonction d'agrégation dans la section formule.
Cliquez Terminé.

Pour insérer un nouveau champ

Cliquez + Ajouter un champ d'agrégation dans le sous-formulaire.
Dans la Agrégation Champs, accédez à Nouveau champ.
Sélectionnez le type de nouveau champ : Nombre, Devise, Décimal.

Remarque

Les limitations des champs d'agrégation sont cohérentes avec les limitations des champs du module parent.
Lors de la spécification de critères pour les champs d'agrégation, seuls les champs du sous-formulaire seront inclus dans les options.
Les champs multi-lignes avec des types de caractères volumineux et les champs de téléchargement de fichiers ne sont pas pris en charge pour la sélection de critères.
Vous pouvez télécharger cinq fichiers par Téléchargement de fichier champ d'un sous-formulaire. Pour activer cette option, cochez la case Télécharger plusieurs fichiers - Maximum 5 fichiers dans les Propriétés de téléchargement de fichier.

Gérer les préférences du sous-formulaire

Les options de définition des autorisations du sous-formulaire et d'ajout en masse sont publiées de manière progressive.

Une fois que vous avez entré tous les colonnes et champs d'agrégation, il est temps de définir les autorisations et les propriétés du sous-formulaire et des champs du sous-formulaire.

Examinons d'abord les paramètres du sous-formulaire.

En fonction de vos exigences métier, les propriétés d'un sous-formulaire individuel peuvent être mises à jour. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée

sur le sous-formulaire et choisissez parmi les options suivantes.

Sous-formulaires standard

1. Marquer comme obligatoire : Si vous souhaitez que le sous-formulaire contienne des données avant d'enregistrer l'enregistrement, vous pouvez le marquer comme obligatoire.

Par exemple, vous pouvez obliger vos guichetiers à remplir les détails KYC pour ouvrir un compte bancaire.

Remarque :

S'il y a un champ obligatoire dans un sous-formulaire obligatoire, ce champ ne peut pas être vide.
Si un sous-formulaire n'est pas marqué comme obligatoire, vous pouvez enregistrer l'enregistrement avec ou sans valeurs.
Si vous n'avez pas marqué un sous-formulaire comme obligatoire, mais qu'il y a des champs dans le formulaire qui sont marqués comme obligatoires, vous pouvez toujours enregistrer l'enregistrement sans remplir de valeurs.
Si vous avez un sous-formulaire facultatif, les champs obligatoires seront appliqués uniquement lorsque les utilisateurs fourniront une valeur au sous-formulaire.

2. Définir les permissions : Activez l'accès utilisateur pour les sous-formulaires en définissant les permissions pour chaque profil. Choisissez parmi les options affichage, création, modification et suppression. Cochez les cases pour accorder des permissions spécifiques aux utilisateurs en fonction de leurs profils. Par exemple, vous pouvez donner aux responsables de la conformité un accès en visualisation pour les sous-formulaires tout en accordant aux associés commerciaux un accès complet, selon leurs besoins.

Remarque :

Les utilisateurs peuvent dupliquer les lignes du sous-formulaire uniquement s'ils disposent de la permission créer.
Les utilisateurs ayant la permission modifier peuvent réorganiser les lignes.
Pour supprimer les lignes, les utilisateurs doivent également avoir un accès en modification.
Pour les sous-formulaires obligatoires, la permission affichage et créerne peut pas être modifiée.

3. Modifier les propriétés : Vous pouvez mettre à jour vos préférences en modifiant les propriétés du sous-formulaire.

Mettez à jour le nom du sous-formulaire.
Limitez le nombre maximum de lignes autorisées dans le sous-formulaire.
Autoriser plusieurs lignes simultanément—Ajouts en masse par recherche.
Marquez ou démarquez le sous-formulaire comme obligatoire.
Autoriser ou restreindre l'option pour réorganiser les lignes.
Mettez à jour l'info-bulle pour guider les utilisateurs lors du remplissage du formulaire.

Pour ajouter plusieurs lignes à la fois à votre sous-formulaire :

Dans les préférences du sous-formulaire, cliquez sur modifier les propriétés, puis cochez l'option Autoriser l'ajout en masse.
Sélectionnez le champ de recherche sur la base duquel vous souhaitez sélectionner les enregistrements pour l'ajout en masse.
Sélectionnez les colonnes du sous-formulaire dont vous souhaitez que les valeurs soient mises à jour lors de l'ajout en masse.

Une fois l'ajout en masse activé, dans la page de création/modification d'enregistrement, vous pouvez ajouter des entrées en masse selon les étapes suivantes.

Cliquez sur la liste déroulante à côté du bouton Ajouter une ligne, puis cliquez sur Ajouter plusieurs lignes.
Dans la fenêtre contextuelle pour assigner des enregistrements au sous-formulaire, choisissez les enregistrements en masse en cochant les cases.
Cliquez sur Assigner.
De plus, vous pouvez cliquer sur Ajouter des valeurs pour la sélection pour définir les valeurs des colonnes du sous-formulaire avant d'ajouter les entrées en masse.

Par exemple, dans le cas de la colonne Quantité, vous pouvez ajouter ou modifier les valeurs de cette colonne. Après confirmation, les entrées choisies et les valeurs saisies rempliront les lignes, simplifiant la saisie et la gestion des données.

Voici une vidéo de référence sur la configuration et l'ajout d'entrées en masse à un sous-formulaire.

4. Champs inutilisés : Elle répertorie tous les champs qui ont été supprimés d'un sous-formulaire et déplacés vers la liste des champs inutilisés. Vous pouvez cliquer sur eux pour les ajouter à ce sous-formulaire ou les supprimer définitivement des champs inutilisés.

5. Champs du sous-formulaire restants : Cette option répertorie le nombre de champs que vous avez utilisés et le nombre de champs que vous pouvez encore utiliser, pour chaque type de champ.

6. Supprimer le sous-formulaire : Si vous n'avez plus besoin d'un sous-formulaire dans l'enregistrement, vous pouvez le supprimer et il sera stocké dans les éléments inutilisés de l'éditeur de mise en page.

Si vous souhaitez le supprimer définitivement, vous pouvez le faire en survolant le sous-formulaire et en cliquant sur l'icône poubelle

, sous la section des éléments inutilisés dans l'éditeur de mise en page.

Remarques :

Vous ne pouvez pas supprimer un sous-formulaire si le formulaire et les champs sont marqués comme obligatoires.

Sous-formulaires statiques

Le sous-formulaire statique offre les mêmes options de paramètres qu'un sous-formulaire standard, avec l'option supplémentaire de gestion des lignes statiques. Examinons cette option.

Gérer les lignes statiques : Vous pouvez gérer les différentes lignes de champs statiques du sous-formulaire dans l'écran contextuel Gérer les lignes statiques. Vous pouvez modifier le mappage des valeurs des différents champs statiques.

Vous pouvez également ajouter de nouvelles lignes statiques si nécessaire.

Définir un champ principal pour la chronologie

Vous pouvez suivre les modifications apportées aux lignes du sous-formulaire dans la chronologie d'un enregistrement. La chronologie enregistre les ajouts, les mises à jour et les suppressions apportés aux lignes du sous-formulaire, ce qui vous aide à examiner comment les données du sous-formulaire ont changé au fil du temps.

Pour identifier la ligne du sous-formulaire associée à chaque entrée de frise chronologique, vous devez sélectionner un champ Principal pour le sous-formulaire. La valeur de ce champ s'affiche dans la frise chronologique pour vous aider à identifier la ligne qui a été modifiée.

Par exemple, si le module Prospect contient un sous-formulaire Documents KYC, vous pouvez sélectionner Nom du document comme champ Principal. Lorsqu'un document est ajouté ou que son statut de vérification est mis à jour, la frise chronologique utilise le nom du document pour identifier la ligne affectée.

Pour définir un champ Principal :

1. Dans le sous-formulaire, survolez le champ que vous souhaitez utiliser comme champ Principal.

2. Cliquez sur l'icône Plus d'options (trois points).

3. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez modifier le champ Principal à tout moment. Les entrées de frise chronologique créées après la modification utiliseront le champ nouvellement sélectionné pour identifier la ligne du sous-formulaire.

Remarque : Pour les sous-formulaires existants où aucun champ Principal n'a été configuré, le champ N° S est utilisé comme champ Principal par défaut. Si le champ N° S est à l'état inutilisé, les modifications apportées aux lignes du sous-formulaire sont toujours suivies en interne par rapport au champ N° S. Cependant, ces modifications n'apparaîtront dans la frise chronologique que lorsque le champ N° S sera mis à l'état utilisé.

Définition des autorisations de champ dans un sous-formulaire

Chaque colonne (champ) d'un sous-formulaire peut se voir attribuer des droits d'accès tout comme n'importe quel autre champ de la mise en page. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Plus du champ et de choisir parmi les options suivantes.

Marquer comme obligatoire : Marquez ce champ comme obligatoire pour qu'un enregistrement ne puisse pas être enregistré sans valeur pour ce champ.
Définir les autorisations : Pour chaque profil ayant accès à ce champ, vous pouvez définir les autorisations de Lecture et écriture, Lecture seule ou Ne pas afficher.
Par exemple, Montant de l'affaire doit être un champ Lecture seule pour les représentants commerciaux mais peut être un champ Lecture et écriture pour les responsables.
Modifier les propriétés : Modifiez les paramètres de chaque champ en fonction du type de champ. Par exemple, Nombre de caractères pour les champs Chaîne, Nombre maximum de chiffres autorisés pour les champs Nombre, etc.
Vous pouvez également inclure Infobulles pour expliquer ce qui est requis pour chaque champ.
Supprimer le champ : Lorsque vous n'avez pas besoin d'un champ, vous pouvez le supprimer définitivement ou simplement le retirer de ce sous-formulaire.
Lorsque vous le retirez simplement du sous-formulaire, il est déplacé vers la liste Champs inutilisés du formulaire. Pour restaurer un champ supprimé, accédez à Paramètres du sous-formulaire et sélectionnez Champs inutilisés. Dans la liste des champs, cliquez simplement une fois sur le champ pour le restaurer au sous-formulaire.

Actions prises en charge dans les sous-formulaires

Certaines de ces fonctionnalités sont déployées progressivement et sont actuellement accessibles uniquement aux utilisateurs sélectionnés.

Ajouter des lignes : Ajoutez rapidement des lignes et des éléments supplémentaires au formulaire lorsque vous devez développer la liste de commandes avec d'autres produits/éléments.
Modifier : Vous pouvez mettre à jour les détails du formulaire, tels que les détails des produits, directement sur la page de détails.

Remarque :
Sur la page de détails ;

Pour une taxe ou une remise agrégée, la règle de mise en page ne sera pas exécutée si la ligne du sous-formulaire est modifiée.
Pour une taxe ou une remise agrégée, la règle de validation ne sera pas exécutée. Un message « Une erreur interne s'est produite » s'affichera à la place.

Dupliquer les lignes : Vous pouvez dupliquer des entrées pour des valeurs similaires, réduisant ainsi les saisies de données répétitives.

Remarque :

Dupliquer la ligne n'est pas pris en charge dans la fenêtre contextuelle de transition Blueprint.

Supprimer les lignes : Supprimez facilement les entrées inutiles, en gardant vos données propres et organisées sans effort.
Filtrer les enregistrements du sous-formulaire : Vous pouvez filtrer les enregistrements du sous-formulaire directement sur la page de détails de l'enregistrement. Cela vous permet de trouver facilement des enregistrements spécifiques dans le sous-formulaire.
Trier les enregistrements du sous-formulaire : Vous pouvez trier les enregistrements du sous-formulaire sur la page de détails. Cela vous aide à organiser les enregistrements selon vos critères préférés.

Remarque : Les filtres et le tri ne seront pas persistants ; ils sont destinés aux actions instantanées basées uniquement sur les résultats.

Ajouter des sous-formulaires dans les modèles de fusion de courrier

Vous pouvez ajouter des sous-formulaires créés dans un module à un modèle de fusion de courrier et l'envoyer à vos clients.
Par exemple, des informations telles que les détails des accessoires achetés, les détails de dépendance d'assurance-vie, l'historique des détails éducatifs, etc. qui sont capturées à l'aide de sous-formulaires peuvent être ajoutées à votre modèle de fusion de courrier.

Créer des rapports et des tableaux de bord basés sur des sous-formulaires

Lors de la création d'un rapport pour un module, vous pouvez le baser sur les sous-formulaires présents dans le module. Par exemple, quand vous créez un rapport pour Produits, où vous avez Sous-produits en tant que sous-formulaire, ce sous-formulaire Sous-produits sera répertorié dans la section Modules associés.

Si vous souhaitez afficher un rapport de chaque produit et le total cumulé de ses sous-produits, vous pouvez facilement obtenir ces informations en créant un rapport basé sur les sous-formulaires.

Pour créer un rapport basé sur les sous-formulaires

Accédez au Rapports module.
Cliquez sur Créer un rapport.
Sélectionnez le module principal. Exemple : Produits.
Dans la section Modules associés, sélectionnez le sous-formulaire requis. Exemple : Sous-produits.
Cliquez sur Continuer.
Choisissez le type de rapport. Exemple : Rapport de synthèse.
Cliquez sur Continuer.
Dans la section Représentation des rapports , sélectionnez les colonnes requises dans la section Colonnes disponibles et ajoutez-les aux Colonnes sélectionnées. Exemple : Montant, Remise, Quantité, Taux, etc.
Cliquez sur Continuer.
Ajoutez les filtres si nécessaire. Sinon, EXÉCUTEZ le rapport.
Vous pouvez également créer des tableaux de bord à partir des rapports ainsi créés.

Points à retenir

Un sous-formulaire est disponible dans l'édition Professional et versions supérieures.
Vous pouvez créer 1 sous-formulaire par module en Professional, 2 sous-formulaires par module dans l'édition Enterprise et 5 sous-formulaires par module dans l'édition Ultimate.
- Le nombre maximum de champs de sous-formulaire que vous pouvez ajouter dans une mise en page est 25.
- Le nombre maximum d'entrées dans tous les sous-formulaires sur un agrégat est 200.
Le nombre autorisé de lignes statiques par sous-formulaire et par mise en page est 25.
Le nombre de champs d'agrégat que vous pouvez créer s'inscrit dans les limites de champs du module parent.
Les sous-formulaires sont spécifiques à une mise en page. Vous pouvez avoir des sous-formulaires totalement différents pour la Mise en page A et la Mise en page B du même module. Cela inclut les champs du sous-formulaire ainsi que les champs d'agrégat.
Les sous-formulaires ne sont pas disponibles pour Task, Appels, Réunions (Activités), Catalogues de prix.
Les champs utilisés dans les sous-formulaires s'afficheront dans les rapports lorsque les sous-formulaires sont sélectionnés en tant que modules secondaires.
Les champs utilisés dans les sous-formulaires n'apparaîtront pas aux endroits suivants.
- Colonnes de vue personnalisée.
- Filtres avancés
- Règles de mise en page
- Validation Blueprint
- Formulaires Web
- Importation
- Recherche globale
- Champs de fusion de modèle
- Règles de validation
- Mise à jour et critères de champ de flux de travail
  
  Cependant, les champs d'agrégat d'un sous-formulaire seront disponibles aux endroits mentionnés ci-dessus.