FAQ : Module Task

FAQ : Module Task

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Puis-je créer des tâches et des réunions dans Zoho CRM ?

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer et associer des tâches professionnelles, des réunions et enregistrer des appels dans le module Task, Réunions et Appels correspondant. Chaque activité contient des informations clés comme la date, l'heure, le niveau de priorité et les paramètres de notification, accessibles à partir de l'enregistrement associé. Cette fonctionnalité est disponible dans l'édition gratuite et les éditions payantes.

Pour créer des tâches
  1. Dans le module Task , cliquez sur Créer une tâche .
  2. Dans la page Créer une tâche , spécifiez les détails de la tâche.

  3. Cliquez sur   Enregistrer .
Pour créer une réunion
  1. Dans la page Réunions , cliquez sur   Créer une réunion .
  2. Dans la page Informations de réunion , spécifiez les détails de l'événement.

  3. Cliquez sur Enregistrer.
Pour enregistrer un appel
  1. Dans la page Appels , cliquez sur Créer un appel > sélectionnez Enregistrer un appel.
  2. Dans la page Créer un appel , spécifiez les détails de l'appel.

  3. Cliquez sur Enregistrer .

Comment puis-je supprimer des tâches récurrentes ?

Les tâches récurrentes sont stockées en tant qu'enregistrements individuels pour chaque date dans la liste Task .
Les administrateurs et les utilisateurs disposant de la permission de consulter, modifier et supprimer , ainsi que de créer des tâches peuvent supprimer les tâches récurrentes.

Pour arrêter la récurrence des tâches
  1. Sélectionnez une instance quelconque de la tâche récurrente.
  2. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit de la page de détails de la tâche.
  3. Désactivez l'option Répéter dans la page Modifier la tâche .
  4. Cliquez sur Toutes les tâches à venir.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Comment puis-je définir un objet par défaut pour la tâche ?

Pour définir un objet par défaut pour les tâches

  1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs .

  2. Sélectionnez le Task module, puis sélectionnez une mise en page.

  3. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Modifier la mise en page .

  4. Cliquez sur Modifier les propriétés à côté du champ Objet .

  5. Sélectionnez la valeur dans Sélectionner la valeur par défaut. Pour ajouter d'autres valeurs par défaut, ajoutez-les dans Option de liste de sélection .

  6. Cliquez sur Enregistrer.


La valeur par défaut s'affichera automatiquement comme objet. Cela peut être modifié si nécessaire.

Comment puis-je recevoir des notifications pour mes Task et mes réunions ?

Lorsqu'une Task ou une réunion est créée, il existe une option pour définir des notifications de rappel par e-mail ou fenêtres contextuelles.

Pour définir des rappels pour les Task
  1. Accédez au module Task .
  2. Sélectionnez la Task requise.
  3. Cliquez sur Modifier la Task.
  4. Activez le bouton Rappel sur la page Modifier la Task .
  5. Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez être notifié.
  6. Sélectionnez le Type de répétition puis le type de notification dans la liste déroulante Notifier
  7. Cliquez sur Enregistrer.


Pour définir des rappels pour les réunions
  1. Accédez à une réunion et cliquez sur le bouton Modifier .
  2. Dans la fenêtre contextuelle Réunion , sélectionnez l'heure pour notifier les participants dans Rappel des participants.
  3. Sélectionnez les heures auxquelles vous souhaitez être notifié dans Rappel.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Puis-je modifier l'objet d'une Task ?

Oui, l'objet de la Task peut être modifié selon vos besoins.



Vous pouvez également modifier les objets de Task par défaut (E-mail, Téléphone, Réunion).

Pour modifier les valeurs d'objet par défaut
  1. Dans votre compte Zoho CRM, accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
  2. Accédez à Task > Mise en page > Modifier la mise en page.
  3. Cliquez sur Modifier les propriétés à côté d'Objet.
  4. Sélectionnez la valeur dans Sélectionner la valeur par défaut . Pour ajouter d'autres valeurs par défaut, ajoutez-les sous Option de liste de sélection.
  5. Cliquez sur Enregistrer.


Comment créer des tâches récurrentes ?

Les tâches récurrentes se répètent à intervalles réguliers pendant une période définie ou indéfiniment. La fréquence de récurrence peut être définie comme quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle, ou vous pouvez choisir un type de répétition personnalisé qui vous permet de spécifier la période.
 
Pour configurer des tâches récurrentes
  1. Sélectionnez le type de répétition comme Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel ou définissez un type de répétition personnalisé à partir de la liste déroulante.
  2. Choisissez quand la tâche doit cesser de se répéter dans Fin.
  3. Cliquez sur Terminé.

Quels types de notifications puis-je configurer lors de la création d'une tâche ou d'une réunion ?

Lors de la création d'une tâche ou d'une réunion dans Zoho CRM, vous pouvez configurer deux types de rappels :

  • Alerte par e-mail : Sélectionnez cette option pour recevoir des rappels concernant vos tâches ou réunions par e-mail.

  • Alerte par fenêtre contextuelle : Sélectionnez cette option pour recevoir des rappels sous forme de fenêtre contextuelle concernant vos tâches ou réunions.

Comment créer des tâches pour plusieurs contacts en masse ?

Vous pouvez créer des tâches pour plusieurs contacts en une seule fois. Cela ajoute des tâches identiques à tous les enregistrements sélectionnés. Par exemple, au lieu de créer des tâches individuellement pour chaque contact ayant demandé une démonstration de produit, vous pouvez simplement sélectionner tous les contacts et ajouter la même tâche à tous. Ces tâches s'affichent sur chaque enregistrement ainsi que comme rappel ou élément à faire pour terminer la préparation de la présentation et planifier une démonstration.

Pour créer des tâches pour plusieurs contacts
  1. Accédez au module Contacts .
  2. Cochez les cases des contacts souhaités et cliquez sur Créer une tâche.
  3. Entrez les détails de la tâche sur la page Créer une tâche et cliquez sur Enregistrer . Des tâches seront créées pour tous les contacts sélectionnés.

Vous pouvez également ajouter les détails de la tâche, notamment Propriétaire de la tâche, Nom du contact, Objet, etc., à une feuille Excel et l'importer dans le module Tâches. Cette méthode vous permet d'importer plusieurs tâches et d'attribuer des propriétaires différents à différentes tâches. Cela s'avère particulièrement utile si vous souhaitez assigner des tâches à d'autres utilisateurs.
Pour importer des tâches
  1. Accédez au module Tâches et cliquez sur le menu déroulant Créer une tâche .
  2. Sélectionnez Importer les tâches . Vous pouvez importer des tâches ou les migrer à partir d'un autre CRM.
  3. Parcourez, importez le fichier et mappez les champs pour terminer l'importation.

Vous pouvez également créer des tâches pour plusieurs enregistrements dans les modules Leads, Accounts, Deals, Cases et autres. Pour plus d'informations sur la création de tâches, consultez notre documentation Utilisation des tâches et des réunions .

Comment importer des tâches et des événements ?

Actuellement, vous ne pouvez pas importer de tâches et d'événements liés à d'autres enregistrements CRM à partir du module Activités. Cependant, vous pouvez importer ces enregistrements à partir de   la page Configuration > Administration des données > Importation , à condition qu'ils aient la relation de mapping appropriée avec les Leads/Contacts (ID associé) et d'autres entités CRM .

Vous pouvez également utiliser les API pour insérer des tâches et des événements dans le module Zoho CRM requis.

Comment définir des rappels pour les tâches ?

Pour définir des rappels pour les tâches
  1. Accédez au module Tâches .
  2. Cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez définir des rappels.
  3. Cliquez sur Modifier sur Détails de la Task page.
  4. Activez Rappel et :
  5. Indiquez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez être rappelé.
  6. Spécifiez la fréquence de répétition (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, etc.).
  7. Choisissez E-mail, Pop-up, ou Les deux selon vos besoins.
  8. Cliquez sur Enregistrer.


Comment modifier le statut des Task et réunions en « Terminé » ?

Les Task servent à organiser le travail qui doit être complété dans un délai spécifique. Lorsqu'une Task est terminée, vous devez la modifier manuellement et changer le statut en Terminé .

Pour terminer une Task
  1. Allez au module Task et sélectionnez la Task que vous souhaitez fermer.
  2. Cliquez sur Fermer la Task .
  3. Un message de confirmation s'affichera. Cliquez sur Marquer comme terminé.

Vous pouvez consulter la liste des Task terminées dans la vue de liste « Task fermées » accessible à partir du menu déroulant des vues.

Vous pouvez également terminer une Task à partir de la liste connexe de l'enregistrement.
  1. Accédez à l'enregistrement auquel appartient la Task que vous souhaitez fermer.
  2. Cliquez sur Activités ouvertes dans la liste connexe de l'enregistrement.
  3. Cliquez sur les points de suspension (...) dans les détails de la Task, puis cliquez sur Modifier.
  4. Marquez le statut en tant que Terminé dans la page Informations de la Task.
  5. Cliquez sur Enregistrez.
La Task sera maintenant déplacée vers les activités fermées de l'enregistrement.
Les réunions sont des activités qui se produisent à une heure spécifiée. Elles sont considérées comme terminées dès que l'heure de fin spécifiée arrive, elles sont donc automatiquement marquées comme fermées et affichées dans les Activités fermées de l'enregistrement.



Puis-je créer des Task pour d'autres utilisateurs ?

Vous ne pouvez créer des Task pour d'autres utilisateurs que si vous êtes un administrateur CRM.

Pour les Task, créez une Task et sélectionnez le propriétaire dans la liste des utilisateurs du champ Propriétaire de la Task.


Pourquoi les Task ne s'affichent-elles pas dans le calendrier ?

Les Task ne s'affichent pas dans le calendrier CRM car elles peuvent être terminées à tout moment dans un intervalle spécifié ; elles ne sont pas planifiées pour une heure précise. Contrairement aux Task, les réunions sont planifiées pour une heure spécifique, elles s'affichent donc dans le calendrier.
Les Task sont souvent créées pour rappeler de terminer un élément de travail spécifique qui peut être complété par la personne assignée travaillant seule, elles n'ont donc pas besoin d'être planifiées ni de bloquer du temps dans son calendrier. Les réunions ou appels impliquent généralement une ou plusieurs autres personnes, ils s'affichent donc dans le calendrier pour aider à les organiser et les coordonner en vérifiant la disponibilité et en bloquant le temps.

Pour plus d'informations sur les Task, les appels et les réunions, consultez notre documentation d'aide.

Lorsque je planifie une Task dans un projet et que je la termine, comment puis-je la marquer comme complétée ou la retirer de mon calendrier ?

Vous pouvez choisir l'option de pourcentage au sein de la Task et la marquer comme terminée. Vous pouvez également sélectionner manuellement la Task, cocher la case à côté et la marquer comme complétée. Vous ne pouvez pas supprimer ou retirer une Task du calendrier.





Info Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur les Task vous a été utile. Si vous avez d'autres questions qui n'ont pas été traitées, n'hésitez pas à nous les faire savoir ici . Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts et de les ajouter à l'avenir. N'oubliez pas non plus de nous partager votre avis ci-dessous !