FAQ : Réservation de calendrier dans Zoho CRM

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Qu'est-ce que la fonctionnalité de réservation de calendrier dans Zoho CRM ?

Interagir avec vos prospects est une nécessité métier qui exige un outil dédié. De nombreux types d'entreprises, comme le tourisme et les voyages, les services d'hôtellerie, les services d'assurance, les services de divertissement, la santé et le bien-être, et autres, ont besoin d'interactions bidirectionnelles. Elles privilégient les interactions en tête à tête pour comprendre les besoins et les intérêts de leurs clients.

La réservation de calendrier est une fonctionnalité de Zoho CRM qui vous permet de planifier une réunion ou un appel selon vos préférences, qu'il s'agisse d'une démonstration produit ou d'une demande de renseignements, d'une négociation tarifaire, d'une mise à jour de projet, d'une demande de service, d'une assistance ou d'un dépannage, d'une demande de devis, d'une disponibilité, et ainsi de suite.

Cette fonctionnalité permet aux prospects de vérifier la disponibilité des agents d'assistance et de planifier des réunions en conséquence, ainsi que d'annuler ou de reporter les rendez-vous au besoin.

Les utilisateurs internes et les clients peuvent tous deux réserver des réunions selon leur disponibilité. Zoho Calendar peut facilement être intégré à vos sites Web, e-mails, campagnes et annonces, ce qui permet à vos clients de planifier des réunions.

Supposons qu'une étudiante souhaite participer à un voyage éducatif pour son projet en cours. Pour s'informer sur ce voyage, elle consulte le site Web d'une agence de voyages et d'hôtellerie appelée Go India Travel, qui utilise Zoho CRM et a intégré cette fonctionnalité de réservation de calendrier sur son site. Grâce à ce bouton intégré, l'étudiante peut simplement planifier un rendez-vous à l'heure de son choix.

Vous pouvez également, en tant qu'agent, réserver un rendez-vous avec l'un de vos prospects pour une démonstration produit grâce à la fonctionnalité de réservation de calendrier directement dans Zoho CRM.

Le client et l'hôte recevront tous deux un e-mail confirmant la réunion programmée. Ils peuvent également reporter ou annuler la réunion à partir de cet e-mail.

Puis-je créer une Task dans Zoho CRM automatiquement quand un client réserve un rendez-vous via la réservation de calendrier ?

Non , vous ne pouvez pas créer une Task automatiquement quand un client réserve un rendez-vous avec vous via la réservation de calendrier. En revanche, vous pouvez créer automatiquement une réunion ou un appel dans Zoho CRM quand un rendez-vous est réservé.

Quels sont les types de réservations de calendrier disponibles dans Zoho CRM ?

Il existe deux catégories de réservations de calendrier disponibles dans Zoho CRM, qui sont les suivantes :

Réservation individuelle/utilisateur :Ce type de réservation répertorie la réunion qui a été réservée par l'utilisateur connecté. Dans ce cas, un commercial peut réserver une réunion de démonstration produit avec un prospect si le commercial dispose des autorisations de profil appropriées pour créer une réunion ou un appel.

Réservation d'équipe :Si vous souhaitez attribuer d'autres utilisateurs en tant qu'hôtes pour les réunions ou les appels, utilisez la fonctionnalité de réservation d'équipe. Cette catégorie s'affiche pour les utilisateurs disposant de profils administrateur ou pour ceux qui ont les autorisations de gestion des réservations de calendrier. Vous pouvez utiliser la réservation d'équipe si vous souhaitez permettre à vos clients de réserver une réunion avec les membres de l'équipe disponibles. Vous pouvez ajouter des utilisateurs internes afin que lorsqu'un client réserve une réunion, un hôte soit automatiquement affecté selon un modèle de rotation équitable.

Quelles sont les autorisations requises pour la réservation de calendrier dans Zoho CRM ?

Les utilisateurs ayant les autorisations de gestion des réservations de calendrier peuvent créer des réservations d'équipe. Les utilisateurs ayant les autorisations de création de réunions ou d'appels peuvent créer des réservations utilisateur.

Est-il possible de notifier l'hôte par e-mail quand quelqu'un réserve un rendez-vous via la réservation de calendrier ?

Oui, une réunion sera automatiquement créée dans CRM quand quelqu'un réserve un rendez-vous et l'hôte sera notifié par e-mail si cette option est activée dans les préférences de calendrier de CRM.

Je souhaite paramétrer un rappel pour les participants avant la réunion. Comment faire ?

Vous pouvez accéder à la page Configuration dans CRM > Général > Réservation de calendrier . Sur la page Gérer la réservation de calendrier , sélectionnez l'option Plus puis cliquez sur Modifier .

Sur la page de réservation, faites défiler vers le bas. SousParamètres avancés, vous trouverez une option pourRappeler les participants avant l'événement. Cliquez sur la liste déroulante et choisissez le délai avant la réunion auquel vous souhaitez que les utilisateurs reçoivent un rappel, ou vous pouvez simplement ajouter une valeur personnalisée.

Si le client n'est pas disponible au moment de la réunion, peut-il reporter ou annuler la réservation ?

Oui, les clients peuvent reporter ou annuler les rendez-vous directement à partir de l'e-mail envoyé au moment de la réservation.

Je ne souhaite pas que les réunions soient toujours affectées au même utilisateur en tant qu'hôte. Comment faire ?

Il existe deux types de réservations de calendrier : uneréservation utilisateuret uneréservation d'équipe. Si vous avez configuré une réservation utilisateur, elle ne sera affectée qu'à l'utilisateur pour lequel elle a été configurée.

Si vous souhaitez que les réservations soient affectées à plusieurs utilisateurs de votre organisation, accédez à la page Gérer la réservation de calendrier et dans la section Réservations d'équipe , sous Informations sur l'hôte,cliquez sur la liste déroulante Affecter à pour choisir parmi Utilisateurs/Groupes/Territoire .

La réunion/l'appel sera affecté aux utilisateurs sélectionnés selon un modèle de rotation équitable.

Puis-je sélectionner les utilisateurs d'un territoire particulier auxquels les réunions doivent être affectées ?

Oui, vous pouvez sélectionner les utilisateurs d'un territoire particulier. La seule condition est que votre organisation doit activer laGestion des territoiresdans les paramètres de CRM.

Combien de réservations d'équipe et d'utilisateur peuvent être créées dans CRM ?

Vous pouvez créer 25 réservations d'équipe actives et trois réservations d'utilisateur actives dans votre CRM.

Quels sont les champs obligatoires pour réserver une réunion via la réservation de calendrier dans CRM ?

Le nom et l' e-mail Les champs obligatoires pour les réunions, tandis que les nom et téléphone Les champs sont obligatoires pour les appels. Tous sont disponibles par défaut dans votre calendrier de réservation.

Est-il possible d'ajouter des questions supplémentaires non obligatoires pour les participants ?

Oui, vous pouvez ajouter des questions supplémentaires pour lesquelles la réponse peut être rendue facultative pour le participant.

J'ai créé une réservation de calendrier utilisateur dans Zoho CRM. Comment puis-je partager le lien avec mes clients ?

Il existe trois façons distinctes de partager votre lien de réservation de calendrier avec vos clients :

Vous pouvez ajouter le lien en tant que signature électronique. Pour ce faire, accédez à la Gestion du calendrier Réservation fenêtre et cliquez ensuite sur Plus > Ajouter à la signature électronique pour la réservation que vous souhaitez partager. Vous serez redirigé vers la Insérer un lien page, où vous devez ajouter du texte à la Texte sélectionné champ. L'URL de réservation sera automatiquement remplie. Entrez le Titre et cliquez sur OK .

Désormais, chaque fois que vous envoyez un e-mail à vos clients, le lien de réservation leur sera envoyé par défaut en tant que signature.

Vous pouvez choisir d'intégrer le code à votre site web. Il existe trois façons de procéder :

Intégrez-le en tant que bouton qui, lorsque vous cliquez dessus, affiche la page de réservation en tant que superposition.
Intégrez-le en tant que lien .
Intégrez-le en ligne sur votre site web.

Pour l'intégrer, dans la fenêtre Gestion de la réservation de calendrier , cliquez sur Plus > Intégrer pour la réservation que vous souhaitez partager. À partir de la Options d'intégration fenêtre contextuelle, choisissez parmi les trois options et entrez le Nom pour bouton et lien . Sélectionnez ensuite les thèmes et couleurs qui conviennent à votre site web. Copiez ensuite le code affiché automatiquement à cet endroit et cliquez sur Terminé . Vous pouvez coller le code dans le code source HTML de votre site web.

Vous pouvez également simplement copier le lien et le partager via SMS, e-mail, réseaux sociaux, WhatsApp, etc. Dans la Gestion de la réservation de calendrier fenêtre, cliquez sur Plus pour la réservation que vous souhaitez partager. Cliquez sur Copier le lien pour l'ajouter à votre presse-papiers, puis collez-le pour le partager où vous le souhaitez.

Comment puis-je désactiver une réservation utilisateur ?

Pour désactiver une réservation, accédez à la Gestion de la réservation de calendrier fenêtre et désactivez la barre de statut pour la réservation que vous souhaitez désactiver, et elle ne sera plus active.

Est-il possible d'envoyer le lien de réservation à mes clients en l'insérant dans ma signature ?

Oui , vous pouvez ajouter le lien en tant que signature électronique. Pour ce faire, accédez à la Gestion du calendrier Réservation fenêtre et cliquez ensuite sur Plus > Ajouter à la signature e-mail pour la réservation que vous souhaitez partager. Vous serez redirigé vers la Insérer un lien page où vous devez ajouter du texte à la Texte sélectionné zone. L'URL de la réservation se remplira automatiquement. Saisissez ensuite le Titre et cliquez sur OK .

J'ai créé une réunion de 30 minutes via la réservation de calendrier dans Zoho CRM. Quand mon client a réservé un rendez-vous, cela a créé une nouvelle réunion dans CRM avec le sujet « Réunion de 30 minutes ». Est-il possible de personnaliser le nom de la réservation ?

Non, il n'est pas possible de personnaliser le nom de la réservation « Réunion de 30 minutes » lors de la création d'une réservation dans Zoho CRM. Cependant, vous pouvez modifier le sujet après la création d'une nouvelle réunion dans CRM.

Quelles sont les limitations de champs pour mapper les questions aux réponses ?

Lors du mappage d'une réponse, vous pouvez la mapper à tous les champs pris en charge dans les modules réunions et appels de CRM, respectivement.

Comment puis-je définir la durée entre les créneaux horaires disponibles ?

Dans la Gérer le calendrier Réservation , cliquez sur Plus pour la réservation que vous souhaitez modifier. Sélectionnez Modifier. Choisissez la période parmi les options disponibles dans la liste déroulante sous Afficher la disponibilité par intervalles de dans Paramètres avancés .

Comment programmer un appel à partir du calendrier ?

Pour programmer un appel à partir du calendrier

Cliquez sur l'Calendrier icône dans l'onglet des modules dans CRM.
Cliquez sur le Créer bouton.
Sélectionnez Appel puis Programmer un appel dans la liste déroulante.

Vous pouvez également programmer un appel en cliquant sur la date du calendrier.

Comment modifier les jours fériés hebdomadaires dans Calendrier ?

Les jours fériés hebdomadaires tombent sur différents jours de la semaine selon les pays. Suivez ces étapes pour modifier les jours :

Cliquez sur l'Calendrier icône dans les modules de votre CRM.
Choisissez une vue – Jour, Semaine ou Mois
Cliquez sur Options > Préférences .
Sélectionnez le jour souhaité dans les champs de liste de sélection Jour férié hebdomadaire. Vous pouvez définir deux jours comme jours fériés hebdomadaires.
Cliquez sur Enregistrer.

Comment créer une réunion dans le Calendrier CRM ?

Pour créer une réunion dans votre calendrier

Cliquez sur le Créer lien dans le calendrier.
Vous pouvez également cliquer sur la date ou le créneau horaire du calendrier pour créer des événements.
Spécifiez le Titre de l'événement et le Lieu.
Sélectionnez la Toute la journée case à cocher si vous souhaitez le marquer comme événement sur toute la journée.
Sélectionnez la De et Au date et heure.
Pour un événement sur toute la journée, l'option de définition de l'heure n'est pas disponible.
Dans la Organisateur liste déroulante, sélectionnez le nom de l'utilisateur qui organisera l'événement.
Les utilisateurs affichés dans la Organisateur liste déroulante seront basés sur votre hiérarchie de rôles. L'événement sera créé dans le calendrier de l'utilisateur qui organise l'événement.
Sélectionnez Leads, Contacts, ou Autres modules pour spécifier à quoi l'événement est lié.
Cliquez sur le lien Modifier si vous souhaitez planifier la répétition de l'événement quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement.
Par défaut, l'option Répétition est définie sur Aucune.
Cliquez sur le lien Ajouter lien si vous souhaitez inviter des participants à l'événement. Vous pouvez sélectionner des contacts, des leads, des utilisateurs et des utilisateurs issus de rôles, de groupes, de territoires, etc.
Par défaut, l'option Participants est définie sur Aucun. Vous pouvez également spécifier l'adresse e-mail de contacts qui ne figurent pas dans votre compte Zoho CRM et les inviter à l'événement.
Définissez une Rappel pour l'événement.
Par défaut, quand vous créez un événement, les paramètres de rappel sont définis en fonction des préférences de calendrier de l'utilisateur qui organise l'événement. Vous pouvez cependant les modifier si nécessaire.
Cliquez sur Ajouter plus de détails si vous devez remplir d'autres champs pour ajouter plus de détails concernant l'événement.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Réunions était précédemment appelé Événements dans votre CRM.

Pourquoi les Task ne s'affichent pas dans le Calendrier ?

Le Calendrier Zoho CRM affiche les réunions et les appels par jour, semaine et mois. Il vous offre une visibilité claire des événements à venir. Le Calendrier affiche uniquement les réunions et les appels, mais ne s'affiche pas les Task créées. La raison en est que les Task sont souvent créées comme un rappel pour accomplir une activité et possèdent une date d'échéance. Les Task ne sont pas programmées, elles peuvent être complétées à tout moment. Par conséquent, les Task ne s'affichent pas dans le Calendrier. Contrairement aux Task, les réunions sont programmées à un moment précis et défini, elles s'affichent donc sur le calendrier.

Quel format de fichier accepte Zoho CRM pour l'importation ou l'exportation du calendrier ?

Zoho CRM accepte le format .ics pour l'importation et l'exportation dans le Calendrier.

Comment puis-je afficher les activités des autres utilisateurs dans le calendrier ?

Les activités des autres utilisateurs peuvent être affichées dans le calendrier selon votre rôle et votre position dans la hiérarchie de l'organisation. Le fait que les utilisateurs puissent visualiser les réunions des autres utilisateurs dépend de la manière dont la hiérarchie de rapports et la hiérarchie de territoires sont configurées dans votre organisation. Par exemple, le PDG peut afficher les activités de tous les enregistrements, mais un responsable commercial ne peut afficher que les réunions associées aux enregistrements de ses propres subordonnés et ne peut pas voir d'informations sur les enregistrements de ses supérieurs. Deux responsables commerciaux peuvent afficher les enregistrements les uns des autres si la case Partager les données avec les pairs est cochée pour leur rôle.

Comment puis-je reprogrammer un appel ?

Accédez à Calendrier.
Cliquez sur l'appel souhaité et cliquez sur Reprogrammer.
Définissez la date et l'heure pour laquelle vous souhaitez la reprogrammer.
Cliquez sur Terminé.

Je reçois une alerte de chevauchement quand j'essaie de créer un nouvel appel. Qu'est-ce que cela signifie ?

Zoho CRM vous permet de créer autant d'appels et de réunions que vous le souhaitez. La durée par défaut d'un appel est de 15 minutes et la durée par défaut d'une réunion est d'1 heure. Si vous programmez un appel à 17 h 00 et un autre appel à 17 h 10, vous recevrez une alerte de chevauchement car il y a un chevauchement dans le calendrier entre les appels.

Vous pouvez continuer à programmer l'appel ou la réunion malgré l'alerte. Vous pouvez également modifier la durée par défaut d'un appel ou d'une réunion à tout moment.

Accédez à Calendrier > Options > Préférences pour modifier la durée.

Comment puis-je définir l'affichage horaire d'une journée par défaut ?

L'affichage horaire est disponible dans l'affichage Journée du calendrier. De plus, vous pouvez également sélectionner l'affichage Semaine ou Mois.

Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur la Réservation de calendrier vous a été utile. Si vous avez d'autres questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous le faire savoir. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts métier et de les ajouter à l'avenir. N'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous !

Comment synchroniser mon calendrier Zoho Mail avec le calendrier Zoho CRM ?

Si vous utilisez à la fois Zoho Mail et Zoho CRM, vous pouvez gérer les calendriers dans chaque application séparément. Par exemple, vous pouvez utiliser Zoho Mail pour les événements personnels et Zoho CRM pour les activités commerciales. Bien que les deux services fassent partie de Zoho, leurs calendriers ne sont pas synchronisés automatiquement. Pour synchroniser votre calendrier Zoho CRM avec Zoho Mail :

Accédez à calendar.zoho.com.
Accédez à Settings > App Calendars > Zoho CRM.
Sélectionnez l'organisation Zoho CRM que vous souhaitez synchroniser.
Cliquez sur Synch now.

Lors de la création d'un événement dans Zoho Mail, assurez-vous de sélectionner le calendrier Zoho CRM dans la liste déroulante Calendriers. Les événements créés dans un autre calendrier ne seront pas synchronisés avec Zoho CRM.
Pour afficher les événements CRM dans Zoho Mail, développez le calendrier Zoho CRM dans le volet de gauche et sélectionnez le calendrier souhaité.