Comment Zoho CRM aide-t-il les organisations à se conformer à la loi HIPAA ?

1. Sélectionner les modules contenant des données de santé personnelles : tous les modules qui contiennent des informations de santé protégées doivent être sélectionnés. Les modules standard et personnalisés peuvent être sélectionnés. Un total de 10 modules peut être sélectionné.
2. Marquer les champs contenant des informations de santé personnelles : dans un module, il ne peut y avoir que quelques champs contenant des informations de santé personnelles d'un client. Par exemple, antécédents chirurgicaux, symptômes, détails sur les médicaments, etc. Le fait de marquer ces champs comme étant des détails de santé personnels aidera le système à identifier et à restreindre l'accès à ces champs via l'API et à empêcher l'exportation des valeurs de ces champs. Dans chaque module, 25 champs au total peuvent être marqués comme contenant des données de santé personnelles.
   Remarque : les champs de recherche, de recherche à sélection multiple et de numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme des données de santé personnelles.
3. Définir des restrictions pour les données marquées comme informations de santé personnelles : il existe quatre options pour empêcher l'accès aux données personnelles en dehors de Zoho CRM. L'une de ces options peut être activée en fonction des exigences de l'organisation :
1. Limiter l'accès aux données via l'API : d'autres applications peuvent se connecter à CRM à l'aide de l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données de santé personnelles de vos clients ne sont pas partagées dans le processus, en limitant le transfert des données de santé personnelles à d'autres applications via l'API.
2. Restreindre l'exportation des données : lors de l'exportation de données à partir du compte CRM, vous pouvez refuser l'exportation d'informations de santé personnelles en cochant cette option.
3. Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho : si le compte CRM est intégré à d'autres applications Zoho telles que Desk, Campaigns, Projects, etc., les données seront transférées de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données, reportez-vous au tableau.
4. Limiter le transfert de données vers les applications tierces : si votre compte CRM est intégré à des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura des risques de flux de données entre CRM et ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données, reportez-vous au tableau.
4. Chiffrer les champs contenant des informations de santé personnelles : les champs contenant des informations de santé personnelles peuvent être chiffrés pour plus de sécurité. Bien que le chiffrement des champs ne soit pas une étape obligatoire dans Zoho CRM, nous vous recommandons vivement d'activer le chiffrement, car il s'agit de la meilleure pratique pour empêcher tout accès non autorisé aux données confidentielles.

En savoir plus pour configurer le chiffrement et comprendre ses limites. Consultez également le livre blanc Zoho sur le chiffrement pour comprendre en détail le processus de chiffrement et la gestion des clés.

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Où puis-je trouver l'option permettant de marquer les champs comme des informations de santé personnelles ?

Dans un module, il ne peut y avoir que quelques champs contenant des informations de santé personnelles d'un client. Par exemple, antécédents chirurgicaux, symptômes, détails sur les médicaments, etc. Le fait de marquer ces champs comme étant des détails de santé personnels aidera le système à identifier et à restreindre l'accès à ces champs via l'API et à empêcher l'exportation des valeurs de ces champs. Dans chaque module, 25 champs au total peuvent être marqués comme contenant des données de santé personnelles.

Remarque : les champs de recherche, de recherche à sélection multiple et de numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme des données de santé personnelles.

Pour marquer les champs qui contiennent des renseignements personnels sur la santé

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields.
2. Sélectionnez un module et cliquez sur l'icône More pour sélectionner la mise en page de votre choix.
   Vous pouvez également cliquer sur l'icône More et sélectionner Edit Layout.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur l'icône More.
4. Cliquez sur Edit Properties et cochez la case Contains Personal Health Data.
   Rappelez-vous que cette option n'apparaît que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.

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Où puis-je consulter les données de santé personnelles dans CRM ?

Tous les champs marqués comme contenant des données de santé personnelles seront répertoriés sur la page des détails de l'enregistrement. Sous Data Privacy, dans la section Personal Data, vous pouvez cliquer sur l'onglet Health pour afficher les champs contenant des données de santé personnelles.

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Zoho fournit-il un journal d'audit dans le cadre de la conformité HIPAA ?

En tant qu'entité couverte, exporter périodiquement les journaux et de les conserver pendant la période requise fait partie de vos responsabilités et est une meilleure pratique. Pour faciliter cette opération, nous vous autorisons à exporter des données selon les besoins à l'aide de l'option Export Audit Log. Dans Zoho CRM, le journal d'audit est disponible pendant 60 jours par défaut.

Pour exporter des entrées du journal d'audit

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
   
2. Accédez à Setup > Data Administration > Audit Log.
   
3. Sur la page Audit Log, cliquez sur Export Audit Log.
   Les entrées seront exportées au format .csv.

Si vous avez besoin de données au-delà de 60 jours, vous pouvez contacter support@zohocrm.com. 

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Comment configurer la conformité HIPAA dans mon compte CRM ?

Alors que de plus en plus d'établissements de santé utilisent le CRM pour gérer leurs activités de manière fluide et stocker les informations des clients dans une base de données partagée, il est essentiel qu'ils puissent garantir la confidentialité des informations de santé d'un individu. Dans Zoho CRM, nous proposons aux établissements de santé des moyens de sécuriser et de limiter l'exportation des informations de santé des individus, ainsi que de rester conformes aux directives HIPAA. 

1. Accédez à Setup > Users and Controls > Compliance Settings.
   
2. Cliquez sur l'onglet HIPAA Compliance.
   
3. Activez/Désactivez le bouton Enable HIPAA Compliance Settings.
   Sélectionnez les modules dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
4. Dans Personal Health Data Handling, activez/désactivez Restrict Data access through API, Restrict Data in Export ou les deux, selon vos besoins.
   
   

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Sélectionnez un module et cliquez sur l'icône More pour sélectionner la mise en page de votre choix.
   Vous pouvez également cliquer sur l'icône More et sélectionner Edit Layout.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur l'icône More.
   
4. Cliquez sur Edit Properties et cochez la case Contains Personal Health Data.
   Rappelez-vous que cette option n'apparaît que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.
   
   

1. Les champs chiffrés sont soumis à certaines restrictions.
   
2. Seule la recherche en texte intégral est prise en charge dans la recherche globale. Par exemple, si les données chiffrées sont « Joseph Wells », l'enregistrement du champ chiffré ne figure pas dans les résultats d'une recherche portant sur « Joseph ».
   
3. Les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés dans les filtres avancés.
   
4. Les champs chiffrés sont introuvables via une recherche par critère.
   
5. Les champs chiffrés ne sont pas visibles dans l'option Sort.
   
6. Les informations chiffrées ne sont stockées que dans le domaine crm.zoho.com. Utilisez les informations chiffrées dans d'autres domaines ou services tiers à votre seule discrétion.
   
7. Dans le module Forecasts, les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés comme Target Fields.

Notez que le chiffrement des champs est une entité distincte et ne fait pas partie de la conformité HIPAA. Les champs contenant des informations de santé personnelles peuvent être chiffrés même sans les marquer comme contenant des informations de santé personnelles (obligatoire pour la conformité HIPAA).

Quels types de restrictions peuvent être définis pour les champs contenant des informations de santé personnelles dans le cadre de la conformité HIPAA ?

Dans chaque module, 25 champs au total peuvent être marqués comme contenant des données de santé personnelles. Une fois marquées, certaines restrictions peuvent être définies pour empêcher tout accès non autorisé aux valeurs sensibles présentes dans les champs.

Remarque

Les champs de recherche, de recherche à sélection multiple et de numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme des données de santé personnelles.

Les restrictions suivantes peuvent être définies dans les champs contenant des informations de santé personnelles :

• Limiter l'accès aux données via l'API : d'autres applications peuvent se connecter à CRM à l'aide de l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données de santé personnelles de vos clients ne sont pas partagées dans le processus, en limitant le transfert des données de santé personnelles à d'autres applications via l'API.
• Restreindre l'exportation des données : lors de l'exportation de données à partir du compte CRM, vous pouvez refuser l'exportation d'informations de santé personnelles en cochant cette option.
  
• Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho : si le compte CRM est intégré à d'autres applications Zoho telles que Desk, Campaigns et Projects, les données seront transférées de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications. 
  

Le tableau suivant vous donnera les détails des différentes intégrations et les conséquences lorsque les données personnelles sont limitées. Certains champs sont obligatoires pour l'intégration, tels que le champ Email pour l'intégration de Zoho Project. Si vous marquez un e-mail comme un champ personnel, les données ne seront pas envoyées de CRM vers Projets. 

Intégrations aux applications Zoho

Intégrations aux applications Zoho	Champs obligatoires pour l'intégration	Que se passe-t-il lorsque les données de santé personnelles sont limitées ?
Zoho Desk	Nom et e-mail	Les données ne seront pas transmises depuis Zoho CRM.
Zoho Projects	E-mail	L'utilisateur client ne sera pas ajouté par le biais d'une création de projets ou d'une association.
Zoho Finance Suite	Nom et e-mail	Les données ne seront pas transmises depuis Zoho CRM.
Zoho Campaigns	E-mail	Les données ne seront pas transmises depuis Zoho CRM.
Zoho Recruit	E-mail	Les données ne seront pas transmises depuis Zoho CRM.
Zoho Cliq	SO	Les informations autres que celles des champs personnels seront partagées via Zoho Cliq.
Zoho Analytics	SO	Si l'un des champs précédemment synchronisés est limité, alors les rapports basés sur ces champs seront supprimés.
Zoho Writer	SO	SO
Zoho Motivator	SO	SO
Zoho Creator	SO	SO
Zoho Mail	SO	SO
Zoho Calendar	SO	SO
Zoho Social	SO	SO
Zoho Sales IQ	SO	SO
Zoho Survey	SO	SO

• Limiter le transfert de données vers les applications tierces : si votre compte CRM est intégré à des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura des risques de flux de données entre CRM et ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications.
  

Intégration à des applications tierces

Intégrations à d'autres applications	Champs obligatoires pour l'intégration	Que se passe-t-il lorsque les données de santé personnelles sont limitées ?
Microsoft Office 365	Prénom	Un Prénom ne pouvant pas être marqué comme un champ personnel, l'intégration fonctionnera comme d'habitude.
Microsoft Outlook	Prénom	Un Prénom ne pouvant pas être marqué comme un champ personnel, l'intégration fonctionnera comme d'habitude.
Contacts Google	Prénom	Un Prénom ne pouvant pas être marqué comme un champ personnel, l'intégration fonctionnera comme d'habitude.
Slack	SO	Les informations autres que celles des champs personnels seront partagées via Slack.
Reconnaissance vocale Android ou iOS (Zia Voice)	SO	Seuls les appels à l'action via Zia seront désactivés, la conversation avec Zia fonctionnera comme d'habitude.

Pour définir des restrictions sur les champs contenant des informations de santé personnelles

1. Accédez à Setup > Users and Controls > Compliance Settings.
2. Cliquez sur l'onglet HIPAA Compliance.
3. Activez/Désactivez le bouton Enable HIPAA Compliance Settings.
4. Sélectionnez les modules dans la liste déroulante.
5. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
6. Dans Personal Health Data Handling, activez/désactivez Restrict Data access through API, Restrict Data in Export ou les deux, selon vos besoins.
   

Comment Zoho gère-t-il les champs d'informations de santé personnelles pour se conformer à la loi HIPAA ?

Important

Zoho ne recueille, n'utilise, ne stocke et ne conserve pas les informations de santé protégées par l'HIPAA à ses propres fins.

Remarque

La loi HIPAA exige que les entités couvertes signent un accord de partenariat commercial (BAA) avec ses partenaires professionnels. Vous pouvez demander notre modèle de BAA en envoyant un e-mail à legal@zohocorp.com.

Zoho CRM fournit des fonctionnalités permettant à ses clients d'utiliser CRM dans le cadre de la conformité HIPAA. Pour permettre aux établissements de santé de se conformer à la loi HIPAA, nous autorisons les administrateurs à marquer les champs contenant des informations de santé personnelles des individus afin que certaines restrictions puissent être mises en place pour empêcher tout accès non autorisé à ces informations sensibles. Par exemple, l'identifiant du patient, les détails chirurgicaux et les affections constituent des informations de santé personnelles d'une personne, qui ne doivent pas être accessibles aux personnes extérieures à l'établissement.

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Sélectionnez un module et cliquez sur l'icône More pour sélectionner la mise en page de votre choix.
   Vous pouvez également cliquer sur l'icône More et sélectionner Edit Layout.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur l'icône More.
   
4. Cliquez sur Edit Properties et cochez la case Contains Personal Health Data.
   
5. N'oubliez pas que cette option n'apparaît que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.
    

1. Limiter l'accès aux données via l'API : d'autres applications peuvent se connecter à CRM à l'aide de l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données de santé personnelles de vos clients ne sont pas partagées dans le processus, en limitant le transfert des données de santé personnelles à d'autres applications via l'API.
   
2. Restreindre l'exportation des données : lors de l'exportation de données à partir du compte CRM, vous pouvez refuser l'exportation d'informations de santé personnelles en cochant cette option.
   
3. Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho : si le compte CRM est intégré à d'autres applications Zoho telles que Desk, Campaigns et Projects, les données seront transférées de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données, reportez-vous au tableau.
   
4. Limiter le transfert de données vers les applications tierces : si votre compte CRM est intégré à des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura des risques de flux de données entre CRM et ces applications. Cette option empêchera le transfert des données de santé personnelles vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données, reportez-vous au tableau.
   

1. Accédez à Setup > Users and Controls > Compliance Settings.
   
2. Cliquez sur l'onglet HIPAA Compliance.
   
3. Activez/Désactivez le bouton Enable HIPAA Compliance Settings.
   Sélectionnez les modules dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
4. Dans Personal Health Data Handling, activez/désactivez Restrict Data access through API, Restrict Data in Export ou les deux, selon vos besoins.
   
   

Le marquage d'un champ en tant qu'information de santé personnelle le chiffre-t-il automatiquement ?

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > [Select the module] .
   
2. Dans l'éditeur de mise en page du module, accédez au champ que vous souhaitez chiffrer, cliquez sur l'icône Settings, puis sur Edit Properties.
   
   
3. Dans la fenêtre contextuelleField Properties, cochez la case Encrypt Field.
   
   
4. Cliquez sur Done.
   
5. Enregistrez la mise en page.