Intégration de Zoho Campaigns avec Zoho CRM

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L'email marketing est l'une des méthodes les plus couramment utilisées pour engager vos prospects nouveaux et existants. Zoho Campaigns est une plateforme qui vous permet de créer, d'envoyer et de suivre vos campagnes email. En l'intégrant à Zoho CRM, vous pouvez facilement créer une liste de diffusion contenant tous les leads ou contacts auxquels vous souhaitez envoyer vos campagnes.

Zoho Campaigns ne doit pas être confondue avec le module Campaigns natif du CRM. Zoho Campaigns est une application de marketing par email de Zoho. Il existe un module appelé Campaigns dans Zoho CRM qui vous aidera à planifier toute campagne marketing pour votre entreprise, pas seulement des campagnes email.

Vous pouvez également suivre les réponses aux emails envoyés via Zoho Campaigns dans le module Campaigns intégré du CRM.

Cas d'usage

Zylker, une agence de voyage spécialisée dans les forfaits vacances personnalisés, utilise Zoho CRM pour capturer et gérer les détails des clients, tels que les préférences de voyage et les destinations préférées. En intégrant Zoho CRM à Zoho Campaigns, l'agence peut concevoir et envoyer des campagnes email et des newsletters hautement personnalisées en fonction des segments de clientèle.

Par exemple, les familles enregistrées dans le CRM peuvent recevoir automatiquement des campagnes mettant en avant des destinations de vacances adaptées aux enfants avec des réductions familiales exclusives, tandis que les amateurs d'aventure peuvent être ciblés avec des forfaits de trekking et de safari animalier.

Tous les indicateurs d'engagement tels que les ouvertures, les clics et les désinscriptions sont resynchronisés vers Zoho CRM. Cela donne aux agents une visibilité claire sur les prospects les plus intéressés par des destinations spécifiques. Avec ces informations, l'équipe commerciale peut assurer le suivi des bons leads au bon moment, ce qui renforce en fin de compte la satisfaction client en proposant des offres adaptées qui correspondent aux préférences individuelles.

Configuration de l'intégration entre Zoho Campaigns et CRM

L'intégration de Zoho Campaigns à Zoho CRM vous permet de cultiver vos leads et contacts par le biais de campagnes email bien planifiées en synchronisant les leads et contacts entre Zoho CRM et Zoho Campaigns.

L'intégration vous offre diverses options pour rester en contact avec vos prospects/clients au sujet de votre marque par le biais de newsletters, d'emails de bienvenue, d'enquêtes et d'emails transactionnels. Elle vous permet également de prendre de meilleures décisions en suivant leurs réponses aux emails. Par exemple, vous avez de meilleures chances avec un prospect qui clique sur un email qu'avec celui qui l'a marqué comme indésirable.

Remarque :

Cette intégration est disponible pour toutes les éditions et permet aux organisations d'envoyer des campagnes à partir de la plateforme Zoho Campaigns.
La création de campagnes en ligne à l'aide de l'API n'est pas possible.
Le support des mises en page pour Zoho Campaigns est disponible dans les éditions Standard, Professional, Enterprise et Ultimate. Cela signifie que Zoho Campaigns occupe, par défaut, une mise en page parmi le nombre de mises en page disponibles pour chaque édition du CRM.

La configuration de l'intégration implique les étapes suivantes :

Créer une nouvelle synchronisation

Accédez à la page des paramètres de Zoho Campaigns par la route suivante : Paramètres > Marketplace > Zoho > Zoho Campaigns > Gérer.
Cliquez sur Synchroniser maintenant.

Vous serez redirigé vers la page Zoho Campaigns pour la synchronisation.
La première page sera Configurer la synchronisation. Sur cette page, effectuez les actions suivantes :

Sélectionner le module : Sélectionnez le module dans Zoho CRM pour la synchronisation. Tous les enregistrements du module sélectionné seront synchronisés avec Zoho Campaigns.
Synchroniser avec les listes : À cette étape facultative, vous pouvez synchroniser les listes de diffusion que vous avez dans Zoho Campaigns ou créer une nouvelle liste.
Type d'abonnement : Sélectionnez si l'abonnement est Marketing ou Non-marketing.
Pour le type d'abonnement Marketing, vous pouvez choisir des sujets dans la liste disponible dans le Choisir les sujets champ.
Mettre à jour la valeur du champ vide : Activez cette option pour supprimer les valeurs des champs mappés dans Campaigns lorsque les valeurs correspondantes sont effacées dans Zoho CRM.

Après avoir fourni les valeurs requises, cliquez sur Suivant pour accéder à la page Mapper les champs .
Sur la page Mapper les champs mappez les champs du CRM avec ceux de Zoho Campaigns.
Une fois le mappage des champs terminé, cliquez sur Lancer.

Remarque : La synchronisation est disponible pour les modules Leads, Contacts et Custom (les modules doivent disposer d'un champ Email).

Une fois la synchronisation terminée, les valeurs des champs CRM mappés sont transférées aux champs Zoho Campaigns. L'utilisateur peut personnaliser le mappage des champs.

Champs qui ne peuvent pas être mappés :

Modifié par
Créé par
Heure de modification
Mise en page
Assistant
Recherche et recherche multi-utilisateur
Image de profil/enregistrement
Téléchargement de fichier
Sous-formulaire
Téléchargement d'image

Remarque :

Si un champ est créé dans un module lors du mappage des champs, ce champ ne sera visible que dans les enregistrements créés après l'activation de la synchronisation. Pour les contacts synchronisés à partir de CRM, ce champ n'apparaîtra QUE si vous relancez la synchronisation. Comme par exemple, si vous avez ajouté un champ appelé Réponse du client lors du mappage des champs, le champ n'apparaîtra pas dans les enregistrements qui ont été synchronisés auparavant. Vous devez relancer la synchronisation pour mettre à jour le champ Réponse du client pour ces enregistrements.

Créer des campagnes Zoho à partir de CRM

Vous pouvez créer et envoyer une campagne Zoho à partir du module Campagnes dans CRM sans avoir à créer une synchronisation. Par exemple, vous disposez d'une liste de diffusion contenant les adresses e-mail de tous les prospects que vous avez rencontrés lors d'un salon professionnel. Vous pouvez souhaiter envoyer un e-mail de bienvenue à seulement quelques prospects qui ont été ajoutés récemment. Vous pouvez ajouter ces prospects comme destinataires dans le module Campagnes et leur envoyer l'e-mail de bienvenue au lieu de les synchroniser d'abord.

Remarque : La création de campagnes à partir de Zoho CRM est disponible uniquement pour l'édition Enterprise et versions supérieures.

Pour créer une campagne

Connectez-vous à votre compte CRM et accédez au module Campagnes.
Cliquez sur l'icône + en mode liste et sélectionnez Zoho Campaigns dans la liste déroulante.
Entrez les informations suivantes dans la page Créer une campagne :

Détails de la campagne Zoho
Informations sur la campagne
Description

Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :

Les nouveaux utilisateurs de Zoho Campaigns verront une fenêtre contextuelle les invitant à entrer les détails de leur entreprise. Ces détails seront mis à jour dans la section pied de page de l'e-mail Zoho Campaigns.

Page de détails des campagnes

Une fois la campagne créée, vous pouvez afficher et suivre sa progression dans la section Étapes suivantes, qui vous affichera les étapes actuelles et suivantes. Vous pourrez également consulter le résumé et les autres détails que vous avez saisis lors de la création de la campagne.

Envoyer des campagnes à partir de Zoho CRM

Vous pouvez envoyer des campagnes à des leads ou des contacts à partir de votre compte CRM. La section Étapes suivantes de la page de détails vous affichera les étapes qui doivent être accomplies pour envoyer une campagne. Vous pouvez naviguer facilement dans le processus en cliquant sur chaque étape de cette section.

Les cinq étapes suivantes sont requises pour envoyer des campagnes à partir de Zoho CRM :

Choisissez ou créez un modèle pour la campagne : Zoho Campaigns propose une variété de modèles. Vous pouvez choisir un modèle prédéfini ou un modèle basique ou, si vous avez déjà créé des modèles, vous pouvez les rechercher dans Mes modèles ou Récemment envoyés. Vous pouvez également créer un nouveau modèle en utilisant l'éditeur de code HTML ou l'éditeur de texte brut.
Ajouter des destinataires : Sélectionnez les leads ou les contacts auxquels vous souhaitez envoyer la campagne. Vous pouvez sélectionner 400 000 destinataires au total (200 000 par module). Si la liste des destinataires se trouve dans CRM ou si vous devez ajouter des destinataires en masse, vous pouvez aussi les importer.
Associer une liste et un sujet :

Associez une liste de diffusion pour synchroniser les destinataires. Vous pouvez également créer une nouvelle liste de diffusion à partir de la fenêtre contextuelle.
Choisissez un sujet à associer à la campagne. Cela aidera les utilisateurs à éviter les campagnes sur certains sujets qui les intéressent le moins.
Base juridique de la communication : Si vous avez activé le RGPD dans Campagnes, vous disposerez de ce champ supplémentaire à mettre à jour dans la fenêtre contextuelle. Choisissez parmi la liste des bases de communication fournie en conformité avec les normes du RGPD.

Envoyer pour révision : Une fois que les destinataires sont associés à la liste de diffusion, la campagne peut être envoyée pour révision.
Lorsque la campagne est envoyée pour révision, les destinataires seront synchronisés avec la liste de diffusion et vous ne pourrez pas modifier la liste de diffusion ni ajouter ou supprimer des destinataires. Le temps nécessaire à la synchronisation dépendra du nombre de destinataires.

Remarque

Avant d'envoyer la campagne pour révision, vous serez invité à indiquer si les utilisateurs existants de la liste de diffusion sélectionnée doivent recevoir la campagne. Le système vérifiera qu'il n'y a pas de contenu indésirable et que l'adresse de l'expéditeur est sur un domaine privé (par exemple, @votreentreprise.com) et non un domaine public (par exemple, @gmail.com).

Les détails suivants seront disponibles :
1. Combien d'utilisateurs de CRM (Leads ou Contacts) ou Campagnes se trouvent dans la liste des destinataires.
2. Le nombre de contacts présents dans la liste qui ont des conflits dans le sujet particulier et ne recevront pas la campagne.
3. Le nombre de contacts auxquels la campagne sera envoyée et le sujet par défaut qui est associé.
4. Le nombre total de destinataires éligibles.

Le système vérifiera qu'il n'y a pas de contenu indésirable et que l'adresse de l'expéditeur est sur un domaine privé (par exemple, @votreentreprise.com) et non un domaine public (par exemple, @gmail.com). Lors de la révision, vous serez invité à mapper les champs du modèle de campagne avec les champs CRM dans les modules Leads et Contacts. Cela ne se fera que si les champs n'ont pas déjà été mappés lors de l'intégration.
Vous pouvez vous envoyer un e-mail de test pour vérifier la campagne avant de l'envoyer aux destinataires.
Vous devrez peut-être utiliser l'icône d'actualisation du composant Étapes suivantes pour voir l'état.

Envoyer la campagne : Vous pouvez envoyer une campagne aux destinataires une fois la révision terminée. Si certains destinataires sont ignorés lors de la synchronisation, une icône d'avertissement s'affichera sous Envoyer la campagne icône. Cliquez sur l'icône pour voir la raison pour laquelle les destinataires ont été ignorés et le nombre d'enregistrements qui ont été ignorés.

Les utilisateurs peuvent vérifier les détails, tels que la raison du non-envoi — Conflits de sujet, Adresse e-mail invalide, Contacts exclus de l'e-mail, etc., ainsi que le nombre de destinataires ignorés pour chaque raison. En développant les conflits de sujet, ils peuvent obtenir une catégorisation détaillée des sujets particuliers et le nombre respectif de destinataires ignorés.

Si la campagne est envoyée avec succès, l'état sera mis à jour à Envoyé.
Si la campagne n'a pas pu être envoyée, l'état sera mis à jour à Annulée ou Arrêtée. Cliquez sur Afficher les détails pour voir la raison et une option permettant de contacter le support Campagnes. Elles peuvent également être annulées si une vidéo du modèle est supprimée du site Web où la campagne est hébergée.

Pour envoyer des campagnes à partir de CRM

Cliquez sur Choisir un modèle dans la section Étapes suivantes de la page de détails de la campagne. Vous serez redirigé vers Zoho Campaigns.
Sélectionnez l'une des catégories dans la liste déroulante Choisir un modèle :

Modèles prédéfinis
Modèles basiques
Modèles enregistrés
Modèles récemment envoyés

Vous pouvez également créer le contenu de l'e-mail à l'aide de l'éditeur de texte brut ou de l'éditeur de code HTML.
Sélectionnez un modèle et cliquez sur Choisir.
Cliquez sur Aperçu et testez ou enregistrez les modifications.
Cliquez sur Enregistrer et Suivant.

Remarque : utilisez l'icône modifier/supprimer pour modifier ou supprimer le contenu de l'e-mail avant d'envoyer la campagne. La modification du modèle après son envoi pour révision déplacera la campagne en brouillon et vous devrez l'envoyer à nouveau pour révision.
Cliquez sur Ajouter un destinataire dans la section Étapes suivantes de la page de détails de la campagne.
Sélectionnez les destinataires à partir du module Leads ou Contacts. Vous pouvez également ajouter de nouveaux leads ou contacts, ou importer des destinataires en masse en cliquant sur Importer des destinataires.
Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le Statut des membres de la campagne dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Associer une liste et un sujet dans la section Étapes suivantes de la page de détails de la campagne.

Cliquez sur Sélectionner une liste existante ou Créer une nouvelle liste dans la fenêtre contextuelle Associer une liste et un sujet et effectuez l'une des opérations suivantes :

Choisissez une liste existante dans la liste déroulante, ou
Entrez le nom et le message pour les abonnés dans la zone Créer une nouvelle liste.

Sélectionnez un sujet dans la liste déroulante des options dans Choisissez un sujet que vous aimeriez associer à cette campagne.
Sélectionnez le Fondement juridique de la communication dans la liste des options disponibles.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Envoyer pour révision dans la fenêtre contextuelle Étapes suivantes de la page de détails de la campagne.
Sélectionnez le Envoyer la campagne aux membres existants de cette liste également case à cocher dans la Envoyer pour révision fenêtre contextuelle si vous souhaitez envoyer la campagne aux membres existants de la liste et pas seulement aux nouveaux destinataires.
Cliquez sur Oui, Continuer.
Mappez les champs du modèle aux champs du module CRM.

Une fois les champs mappés, la campagne sera envoyée pour révision et le statut sera mis à jour en Synchronisation des destinataires.

Une fois la synchronisation terminée, le statut sera mis à jour en À réviser.

Remarque : L'option Envoyer un e-mail de test vous permet d'envoyer un e-mail de test à jusqu'à cinq adresses e-mail à la fois pour vérifier le contenu avant de l'envoyer aux destinataires.
Cliquez sur Envoyer la campagne dans la section Étapes suivantes de la page de détails de la campagne

Suivre les réponses de la campagne

Vous pouvez envoyer des campagnes e-mail et Répondeurs automatiques (utilisés pour le marketing goutte-à-goutte) aux contacts et leads en les synchronisant de Zoho CRM vers Zoho Campaigns. Après avoir exécuté une campagne e-mail, vous pouvez facilement suivre différents types de réponses dans le module Campaigns de Zoho CRM. Vous pouvez explorer les membres de la campagne et consulter le statut des campagnes e-mail envoyées. De plus, vous pouvez afficher les statistiques détaillées des campagnes e-mail sans vous connecter à Zoho Campaigns. Sur la page d'accueil Campaigns, vous pouvez voir la liste de toutes les campagnes. La colonne nommée Type de campagne indique si la campagne a été créée dans Zoho CRM ou Zoho Campaigns.

Pour afficher les Zoho Campaigns/Répondeurs automatiques créés/synchronisés dans Zoho CRM

Dans Zoho CRM, cliquez sur l'onglet Campaigns.
Ouvrez une campagne récemment complétée de type Zoho Campaign.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône à côté de Zoho Campaigns pour un aperçu rapide.

Remarque :

Une campagne Répondeur automatique affichera un résumé global de tous les messages de campagne individuels ensemble, sous ce Répondeur automatique.
Cliquez sur les messages de campagne individuels sous la liste associée appelée Campagnes enfants pour afficher leur résumé respectif et les détails de l'activité des destinataires.

Résumé de la campagne et activité des destinataires

Une fois la campagne envoyée, vous pouvez consulter le résumé de la campagne et l'activité des destinataires dans le CRM. Vous pouvez voir le nombre de :

E-mails livrés avec succès.
E-mails rejetés de façon irréversible ou temporaire.
Destinataires qui ont ouvert et destinataires qui n'ont pas ouvert les e-mails.
E-mails qui ont été cliqués.
Plaintes reçues de la part des destinataires.
Destinataires qui se sont désabonnés de l'e-mail.

La section Résumé inclut les détails importants de la campagne tels que l'objet, les détails de l'expéditeur, etc., ainsi que les statistiques de réponse de la campagne.

Remarque :

Rejet irréversible— Un rejet irréversible indique qu'il y a un échec de livraison permanent qui pourrait être dû aux raisons suivantes :

L'adresse e-mail du destinataire n'existe pas.
Le nom de domaine n'existe pas.
Fautes de frappe dans l'adresse e-mail invalide. (Par exemple, gnail.com au lieu de gmail.com)
Le serveur de messagerie du destinataire a bloqué la livraison.
L'adresse e-mail est inactive ou expirée.

Rejet temporaire— Un rejet temporaire est simplement un échec de livraison temporaire qui peut être dû aux raisons suivantes :

La boîte de réception du destinataire est pleine
Problèmes techniques sur le serveur de messagerie destinataire

Activité des destinataires : Elle affiche la liste des destinataires qui ont cliqué, se sont désabonnés, ont ouvert, marqué la campagne comme spam, etc.Vous pouvez choisir l'indicateur clé de performance pour filtrer et afficher la liste respective des destinataires en fonction de leur activité.Vous pouvez également filtrer et afficher uniquement les Leads ou Contacts pour chaque type de réponse dans la liste déroulante sur le côté droit.

Filtrer les enregistrements en fonction de la performance de la campagne

Vous pouvez filtrer les Leads ou Contacts en fonction de leur réponse à une certaine campagne. Vous pouvez utiliser le statut du membre et le statut du service pour vérifier s'ils sont invités ou si la campagne est marquée comme planifiée. De même, vous pouvez utiliser le statut du service pour vérifier si une campagne e-mail est livrée, rejetée de façon irréversible, rejetée temporairement, reçue une réponse, etc.

Pour filtrer les leads ou contacts

Dans le module Campaigns, accédez à la liste associée Leads ou Contacts.
Cliquez sur l'icône filtre.
Sélectionnez un champ sous Membre et/ou Statut du service.
Cliquez sur Appliquer.

Les enregistrements qui satisfont aux critères seront affichés.

Désactiver l'intégration de Zoho Campaigns avec le CRM

Une fois que vous désactivez l'intégration de Zoho Campaigns :

Toutes les campagnes dans la mise en page Zoho Campaigns seront converties en campagnes hors ligne dans la mise en page standard.
Les données synchronisées ne seront plus disponibles dans les campagnes hors ligne.
Toute campagne non envoyée ne sera disponible à l'envoi que depuis Zoho Campaigns.

Désactiver l'intégration de Zoho Campaigns

Une fois que vous désactivez l'intégration de Zoho Campaigns :

Toutes les campagnes du CRM seront dissociées de Zoho Campaigns.
Vous ne pourrez plus synchroniser les données en direct avec les campagnes passées ou actives.
Toutes les synchronisations seront définitivement supprimées.

Voir aussi

Intégrer Zoho CRM avec Zoho Campaigns