Utiliser l'intégration Zoho Forms

Utiliser l'intégration Zoho Forms

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Qu'est-ce que Zoho Forms ?

Avec Zoho Forms, créez facilement un formulaire en ligne adapté à tous vos besoins métier. Construisez et personnalisez le formulaire, ajoutez les champs requis et envoyez-le à vos clients pour faciliter la collecte de données. Cette solution vous permet de capturer les soumissions de formulaires dans Zoho CRM et de pré-remplir certaines données, comme le nom, l'adresse e-mail, etc., à partir de CRM dans votre formulaire.

Par exemple, Zylker, un magasin de vêtements, a organisé une exposition et souhaite ajouter les clients intéressés en tant que leads dans son compte Zoho CRM. Pour ce faire, le responsable de Zylker crée un formulaire dans Zoho Forms et l'intègre à Zoho CRM. Désormais, lorsqu'un client intéressé soumet le formulaire, ses données sont automatiquement capturées en tant que lead dans le compte Zoho CRM.

Un mois plus tard, le responsable souhaite mettre à jour les informations de tous ses clients et obtenir leur consentement sur les politiques de confidentialité mises à jour de l'entreprise.

Il crée donc le formulaire, pré-remplit le nom et l'intègre de façon que les enregistrements existants du client soient mis à jour lors de la soumission du formulaire.

De plus, si le formulaire a été traduit en plusieurs langues, vous pouvez le partager via CRM dans la langue de votre choix. Vous pouvez sélectionner la version linguistique appropriée en fonction de vos besoins. Si le formulaire inclut des paramètres de suivi UTM, qu'il s'agisse des paramètres par défaut ou des paramètres personnalisés, vous pouvez également les sélectionner lors de l'envoi du formulaire ou de son intégration dans un modèle.

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant du profil Administrateur peuvent configurer l'intégration Zoho Forms.

Avantages de l'intégration de Zoho Forms et Zoho CRM

En intégrant Zoho Forms avec Zoho CRM, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Pré-remplir les données de Zoho CRM dans votre formulaire.
  • Envoyer les données des soumissions de formulaires vers Zoho CRM.
  • Une synchronisation bidirectionnelle garantit le transfert de données entre Zoho Forms et Zoho CRM.
  • Choisir et partager le formulaire dans différentes langues s'il a été traduit.
  • Sélectionner et utiliser les paramètres de suivi UTM lors de l'envoi du formulaire ou de son intégration dans un modèle.

Intégrer Zoho Forms

L'intégration de Zoho Forms avec CRM comprend les étapes suivantes :

Étape 1 : créer un formulaire

Avec Zoho Forms, vous pouvez créer un nouveau formulaire à partir de zéro ou choisir parmi les modèles disponibles.
Accédez à :https://forms.zoho.com et commencez à créer votre formulaire.

Voir aussi :Comment créer un formulaire.


Étape 2 : ajouter un champ Zoho CRM dans le formulaire

Vous pouvez déplacer le champ Zoho CRM dans le formulaire pour vous aider à effectuer les opérations suivantes :

  • Envoyer un formulaire personnalisé : l'ajout d'un champ Zoho CRM vous permet d'envoyer à vos clients existants un formulaire personnalisé contenant leurs informations importantes pré-remplies.
  • Envoyer les informations clients vers CRM : une fois que votre client soumet le formulaire, vous pouvez souhaiter ajouter ses informations en tant que nouvel enregistrement, ajouter des notes, des événements, des Task à la liste des éléments associés ou mettre à jour des enregistrements existants dans Zoho CRM.

Pour ajouter un champ Zoho CRM dans votre formulaire

  1. Déplacez lechamp Zoho CRM dans votre générateur de formulaires.
  2. Dans la fenêtreAjouter un champ Zoho CRM , effectuez les opérations suivantes :
    1. Sélectionnez unModule dans la liste déroulante.
    2. Sélectionnez laPrésentation et leChamp appropriés dans la liste déroulante.
    3. Cochez la case pour mapper les champs de Zoho CRM avec Zoho Forms et pré-remplir automatiquement les données du formulaire à partir de CRM.
    4. Mappez les champs et cliquez surEnregistrer.

Étape 3 : intégration depuis Zoho Forms 

L'intégration de votre formulaire avec Zoho CRM vous permet de

  • Ajouter un nouvel enregistrement : les informations saisies dans le formulaire seront ajoutées en tant que nouvel enregistrement dans votre compte CRM lors de la soumission.
  • Ajouter à la liste des éléments associés : les notes, événements, Task, etc. seront ajoutés en tant que liste des éléments associés à un enregistrement existant.
  • Mettre à jour l'enregistrement : la valeur d'un enregistrement existant sera mise à jour avec les entrées faites dans le formulaire.

Mappage des champs : cela vous permet de mapper les champs obligatoires et autres champs de CRM avec les champs correspondants du formulaire. En effet, chaque fois qu'un formulaire est soumis, les données saisies dans les champs sont capturées dans les champs appropriés de Zoho CRM.
Par exemple, le champ Nom de famille est ajouté au formulaire et mappé avec le champ Nom de famille dans Zoho CRM. Désormais, lorsque le client soumet le formulaire, le nom de famille dans CRM sera automatiquement capturé.

Actions : vous pouvez souhaiter effectuer certaines actions lors de la soumission d'un formulaire. Zoho Forms vous permet d'effectuer certaines actions.
En savoir plus :Actions

Pour intégrer le formulaire avec CRM

  1. Accédez à l'ongletIntégrations et choisissez la fonction requise à exécuter.
    1. Pour ajouter un nouvel enregistrement
      1. Accédez à l'ongletIntégrations > Zoho CRM > + Nouveau dossier.

      2. Sélectionnez le module et la disposition de votre choix.

      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.

      5. Sélectionnez le champ CRM dans la liste déroulante. Les champs de formulaire correspondants s'afficheront dans la liste déroulante sous Zoho Forms.
      6. Sélectionnez les actions nécessaires et cliquez sur Intégrer.
    1. Pour ajouter une liste connexe
      1. Accédez à l'onglet Intégrations > Zoho CRM > +Liste connexe.
      2. Sélectionnez le module, liste connexe, disposition dans la liste déroulante.

      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.
      5. Sélectionnez les actions nécessaires et cliquez sur Intégrer.
        Les workflows et les pièces jointes sont les actions disponibles.
    1. Pour mettre à jour un dossier
      1. Accédez à l'onglet Intégrations > Zoho CRM > Mettre à jour le dossier.
      2. Le module et la disposition que vous avez choisis s'afficheront par défaut.

      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.
      5. Sélectionnez les actions nécessaires et cliquez sur Intégrer.
        Les workflows et les pièces jointes sont les actions disponibles.

Étape 4 : Activez le suivi et la traduction de votre formulaire

Une fois les champs CRM ajoutés, vous pouvez activer le suivi et faire traduire votre formulaire dans plusieurs langues.

4.1. Définition des paramètres de suivi UTM

Le suivi UTM vous aide à identifier la source à partir de laquelle les répondants ont visité votre site web et ont soumis une entrée via un formulaire Zoho intégré. Pour utiliser le suivi UTM, définissez les paramètres de suivi, copiez le code généré par Zoho Forms qui inclut ces paramètres, et collez-le dans le pied de page de votre site web avant la balise </body>.

Pour définir les paramètres de suivi UTM
  1. Dans le générateur de formulaires, accédez à l'onglet Partage.
  2. Cliquez sur Suivi des entrées sur la gauche, puis cliquez sur Démarrer le suivi.

  3. Lorsque vous activez le suivi, les paramètres UTM par défaut utm_source, utm_medium, utm_channel, utm_name et utm_term seront utilisés pour le suivi.
    Vous pouvez également définir des paramètres UTM personnalisés pour suivre vos campagnes. Par exemple, utm_region, utm_refererURL etc.
  4. Cliquez sur Continuer pour enregistrer vos paramètres.

  5. Cliquez sur Obtenir le code de suivi et copiez le code fourni.
Pour plus de détails sur le suivi UTM dans Zoho Forms, cliquez ici.

4.2 Traduire le formulaire

Pour traduire votre formulaire dans une autre langue,
  1. Une fois le formulaire créé, accédez à Paramètres > Traduction et messages > Traduction.
  2. Cliquez sur Commencer la traduction.

  3. Dans la liste déroulante Langue du formulaire, vous pouvez sélectionner une autre langue par défaut pour le formulaire.
  4. Dans la liste déroulante Traduire en, sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez traduire votre formulaire parmi la liste des langues disponibles. Si vous ne trouvez pas la langue de votre choix dans la liste, vous pouvez traduire manuellement le formulaire dans n'importe quelle autre langue en utilisant l'option Langue personnalisée.
  5. Cliquez sur Traduire.
Dans la fenêtre contextuelle Paramètres de traduction, vous pouvez consulter la traduction appliquée à votre formulaire et modifier le contenu traduit selon vos besoins dans les sections suivantes :

Contenu du formulaire
Dans cette section, vous pouvez modifier les versions traduites du Nom du formulaire, de la Description du formulaire, du Titre de l'onglet du formulaire, ainsi que des boutons Enregistrer, Réviser et Soumettre.
Contenu des champs
Dans cette section, vous pouvez modifier le contenu traduit des étiquettes de champs, des éléments de champs, des instructions de champs, des choix des champs basés sur des choix, des boutons de navigation d'un formulaire multi-pages, des étiquettes de champs de sous-formulaire, etc.
NotesRemarque : Si vous avez personnalisé les étiquettes de champs ou appliqué une mise en forme de texte au contenu des champs Description et Conditions générales lors de la création de votre formulaire, la personnalisation ne sera pas reportée à la version traduite. Vous devrez réappliquer la même mise en forme au contenu traduit.
Contenu d'accusé de réception
Dans cette section, vous pouvez modifier le contenu traduit des pages de remerciement et des Messages écran configurés dans les paramètres d'Accusé de réception et Redirections ainsi que dans les Règles de formulaire.
Messages personnalisés
Dans cette section, vous pouvez modifier les versions traduites des messages d'erreur, des messages de validation et d'autres messages généraux qui s'affichent dans votre formulaire actif.

Pour traduire votre formulaire dans d'autres langues, répétez les étapes ci-dessus. Une fois le formulaire traduit, vous pouvez consulter une liste de toutes les langues dans lesquelles votre formulaire a été traduit dans la section Langue(s) traduite(s).

Pour en savoir plus sur la traduction de Zoho Forms, cliquez ici.
Remarques :
  1. Le nombre de paramètres personnalisés est limité à 10.
  2. Si un paramètre personnalisé ou une langue est supprimé côté formulaires, il ne sera pas répercuté dans les modèles d'e-mail du CRM.

Étape 5 - Intégration depuis Zoho CRM

En activant cette intégration, vous pouvez partager le formulaire avec vos clients avec certaines informations pré-remplies à partir de Zoho CRM dans votre formulaire.

Pour intégrer Zoho Forms depuis Zoho CRM

  1. Accédez à Zoho CRM Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Sur la page d'intégration Zoho Forms, cliquez sur Créer un compte.
    Cette option s'affichera si vous n'avez pas de compte dans Zoho Forms.



  3. Activez le Pré-remplissage des données bouton bascule.

NotesRemarque
  • Si vous n'avez pas de compte Zoho Forms, un nouveau sera créé automatiquement lors de l'intégration.

Étape 6 - Partager avec les clients

Envoyer le formulaire par e-mail

Si vous souhaitez suivre un modèle d'e-mail standard pour tous vos clients, vous pouvez créer un modèle d'e-mail contenant l'URL du formulaire approprié. Une fois créé, le modèle approprié peut être choisi et envoyé à vos prospects ou contacts.

D'autre part, vous pouvez ajouter directement le formulaire ou son URL lors de la rédaction d'un e-mail dans la fenêtre contextuelle d'envoi d'e-mail.

En savoir plus : Créer un modèle

6.1. Créer un modèle

Pour créer un modèle avec le formulaire
  1. Sélectionnez le texte auquel vous souhaitez ajouter le formulaire, puis cliquez sur le ajouter un lien bouton.
  2. Sélectionnez Zoho Forms en tant que type de lien.
  3. Dans la liste déroulante, sélectionnez le formulaire.

  4. Cliquez sur Paramètres avancés si nécessaire.

  5. Dans la fenêtre contextuelle Paramètres avancés, vous pouvez ajouter des paramètres UTM pour le suivi et choisir d'utiliser une version traduite du formulaire.

    1. Si vous souhaitez activer le suivi, ajoutez les paramètres UTM disponibles pour votre formulaire et enregistrez.
    2. Pour utiliser une version traduite du formulaire, activez la version traduite, sélectionnez la langue dans la liste déroulante et enregistrez.
  6. Le lien du formulaire sera rempli automatiquement.
  7. Vous pouvez ajouter une info-bulle pour le formulaire si nécessaire.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

6.2. Envoyer à partir de la fenêtre de rédaction d'e-mail

Pour ajouter l'URL du formulaire dans l'e-mail
  1. Accédez à l'enregistrement et cliquez sur Envoyer E-mail.
  2. Dans la section Rédiger l'e-mail, cliquez sur Insérer le lien du formulaire.

  3. Dans la fenêtre contextuelle Insérer Zoho Forms, effectuez les opérations suivantes :

    1. Nom du formulaire : choisissez un formulaire dans la liste déroulante.
    2. Dans le lien du formulaire, l'URL du formulaire s'affichera automatiquement.
    3. Ajoutez le texte à afficher qui servira de lien hypertexte vers votre formulaire.
    4. Cliquez sur Aperçu pour afficher le formulaire.
    5. Activez les paramètres UTM pour activer le suivi et sélectionnez les paramètres dans la fenêtre contextuelle.
    6. Activez l'utilisation d'une version traduite du formulaire et sélectionnez la langue dans la liste déroulante.
    7. Cliquez sur Insérer qui ajoute l'URL dans votre e-mail.
  4. Cliquez sur Envoyer.

Désactiver l'intégration Zoho Forms

Vous pouvez choisir de désactiver l'intégration Zoho Forms si nécessaire. Une fois l'intégration désactivée, vous ne pourrez plus effectuer les actions suivantes :

  • L'insertion de lien du formulaire dans les modèles d'e-mail ne sera plus disponible.
  • Les modèles d'e-mail contenant les liens du formulaire seront conservés, sauf si vous les supprimez manuellement.
  • Les formulaires envoyés via Zoho CRM n'auront pas de valeurs préremplies.

Pour désactiver l'intégration Zoho Forms

  1. Cliquez sur Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Désactivez le Préremplissage des données basculement.