Lorsque vous disposez de centaines ou de milliers d'enregistrements dans votre CRM, à mesure que votre entreprise se développe, il devient très difficile de vérifier les doublons. Zoho CRM vous aide à prévenir les doublons avant leur création en utilisant ce que nous appelons des « champs uniques ».

Lorsque vous marquez un champ comme unique, CRM recherchera les doublons dans les enregistrements existants en fonction de la valeur de ce champ. Par exemple, supposons que vous ayez marqué Adresse e-mail comme champ unique dans le module Leads. Lorsque vous essayez de créer un lead avec la même adresse e-mail qu'un lead existant, CRM affichera une alerte de duplication. De toute évidence, deux personnes ne peuvent pas avoir le même identifiant e-mail. Parmi les autres exemples, on trouve les numéros de sécurité sociale, les numéros de passeport, les codes produit, et autres. Dans Zoho CRM, vous pouvez marquer un champ de n'importe quel module comme « Unique ». Une fois marqués comme « Uniques », ces champs jouent un rôle essentiel dans la gestion des enregistrements en doublon dans Zoho CRM dans diverses instances, notamment la création manuelle d'enregistrements ainsi que les enregistrements créés via l'import, les API, la conversion de lead/commande client/devis.

Un administrateur ou un utilisateur disposant de l'autorisation Personnalisation des modules de profil peut marquer un champ comme unique. Une fois qu'un champ est marqué comme unique dans un module, vous serez en mesure d'empêcher la création d'enregistrements en doublon dans ce module via la création manuelle, les imports, les intégrations, les formulaires web, et ainsi de suite.

Même si vous marquez un champ comme unique, au fil du temps, si vous trouvez des enregistrements en doublon dans votre compte, vous pouvez utiliser les outils de dédoublonnage de CRM pour les nettoyer.

Marquer un champ comme unique

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Personnalisation des modules de leur profil peuvent activer cette fonctionnalité. Vous devez l'activer séparément pour les modules Leads et Contacts. Une fois activée, tous les utilisateurs peuvent l'utiliser, et ils seront notifiés lors de l'ajout d'un lead ou d'un contact dont l'adresse e-mail existe déjà dans CRM.

Cliquez sur ce lien pour apprendre comment marquer un champ comme unique et consulter les notes associées : Marquer un champ comme unique

Vérification des doublons lead-contact

Considérons un scénario : vous avez suivi un lead nommé James et l'avez converti avec succès en Contact, qui est maintenant enregistré dans le module Contacts. Cependant, un autre représentant commercial de votre équipe ajoute à nouveau le même lead, James, sans le savoir. Par conséquent, James est saisi comme lead une deuxième fois, créant une entrée en doublon.

Lorsque vous activez la Préférence de vérification des doublons, le système CRM empêchera la création de leads en doublon. Cette fonctionnalité garantit que tous les leads, qu'ils soient convertis en contacts ou directement ajoutés au module Contacts, sont vérifiés pour détecter les doublons. Une fois activée, toute tentative de création d'un lead en doublon dans le module Leads déclenchera une vérification par rapport aux leads et contacts existants. Si une correspondance est trouvée, CRM bloque la création de l'enregistrement en doublon.

Il existe deux méthodes pour activer la vérification des doublons pour les Leads :

1. Utiliser le lien Modifier la préférence :
   
   Une fois que vous avez marqué un champ comme Unique, cliquez sur les trois points pour trouver le lien Modifier la préférence.
   




2. Navigation via Paramètres :
   
   1. Allez à Paramètres > Personnalisation > Modules et champs > Leads
   2. Cliquez sur Plus d'options > Préférence de vérification des doublons
   
   Une fois que vous avez ouvert la fenêtre Préférence de vérification des doublons en utilisant l'une des méthodes décrites ci-dessus,
   
   Pour vérifier les doublons uniquement dans les leads convertis, cochez la case, sélectionnez « Leads convertis » dans la liste déroulante, puis cliquez sur Enregistrer.
   
   
   Pour vérifier les doublons dans le module Contacts, cochez la case, sélectionnez « Contacts » dans la liste déroulante, spécifiez le champ unique pour la comparaison, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez modifier ou éditer ce paramètre ultérieurement.
   

Lorsqu'un enregistrement en doublon est saisi dans le module Leads, un message d'alerte vous notifiera de l'enregistrement existant. Survolez l'icône Afficher le lead pour voir le nom et le propriétaire de l'enregistrement. Cliquer sur l'icône Afficher le lead affiche les détails complets de l'enregistrement. L'option Afficher le lead n'est disponible que s'il y a un seul enregistrement en doublon.

Si plusieurs enregistrements sont trouvés avec la même adresse e-mail, un message d'alerte vous invitera à fusionner les leads. Cette option vous permet de trouver et de fusionner facilement les enregistrements en doublon. Voir aussi : Fusion d'enregistrements en doublon.

Il existe plusieurs façons d'ajouter un enregistrement dans Zoho CRM, notamment en remplissant le formulaire de lead ou de contact, en clonant un enregistrement, en utilisant des formulaires web, en important des enregistrements, en utilisant les API, et bien d'autres. Voici les différents scénarios dans lesquels la vérification de duplication d'e-mail est effectuée.

• Créer et modifier des enregistrements - Vous recevrez un message de notification, et vous ne pourrez pas enregistrer l'enregistrement si l'adresse e-mail existe déjà dans un autre enregistrement.
   
• Listes associées - La vérification de duplication d'adresse e-mail sera également effectuée lorsque vous créez des contacts dans Listes associées.
   
• Boîte de dialogue contextuelle de recherche - Lors de la création de leads/contacts à partir de la boîte de dialogue contextuelle du champ de recherche, la vérification de duplication d'adresse e-mail sera effectuée.
   
• Formulaire web - Seuls les enregistrements provenant des formulaires web-to-lead/contact seront vérifiés pour la duplication d'e-mail. Si un doublon est trouvé, il sera automatiquement envoyé pour approbation, même si l'option Approbation du lead/Contact est désactivée. Les enregistrements ne seront ajoutés au module qu'après examen et approbation.Voir aussi : Approuver les enregistrements
   
• Cloner - Lorsque vous clonez un enregistrement, supprimez les valeurs des champs uniques sur la page Cloner <record>. Mettez-les à jour manuellement et enregistrez l'enregistrement, par exemple l'adresse e-mail d'un contact.
• Importer - Lors de l'import, si la valeur de l'enregistrement du fichier correspond à la valeur du champ unique d'un enregistrement CRM existant, l'enregistrement du fichier sera ignoré. Vous pouvez choisir d'ignorer ou de mettre à jour les enregistrements existants pour les entrées en doublon. Lorsque vous choisissez de mettre à jour les enregistrements existants, le champ unique (e-mail, téléphone) ou l'ID Lead/Contact peut être choisi pour identifier et mettre à jour les enregistrements existants.
   
• Application mobile - Lors de l'ajout d'un enregistrement via l'application mobile Zoho CRM, une vérification des doublons sera effectuée, et vous ne pourrez pas créer de leads ou de contacts en doublon.
   
• Pour les méthodes API
  
  - Voici les scénarios dans lesquels la vérification des doublons d'adresses e-mail est activée :
  
  • • Méthode API insertRecord - En utilisant cette méthode API, si vous ajoutez un enregistrement avec une adresse e-mail qui existe déjà dans le compte CRM, vous recevrez un message de notification : <message>L'enregistrement existe déjà</message>. L'enregistrement ne sera pas ajouté.
       
    • Méthode API updateRecord - En utilisant cette méthode API, si vous mettez à jour le champ E-mail dans un enregistrement, la vérification des doublons d'adresses e-mail sera effectuée. Si une adresse e-mail similaire existe déjà dans le compte CRM, l'enregistrement ne sera pas mis à jour. Lors de la mise à jour de plusieurs enregistrements, celui-ci sera ignoré.
       
    • Méthode API convertLead - Lors de la conversion d'un lead à l'aide de cette méthode API, la vérification des doublons d'adresses e-mail sera effectuée. Si une adresse e-mail similaire existe déjà dans le compte CRM, l'enregistrement ne sera pas converti.
      

Remarque

• Si le champ défini par le système E-mail est masqué, cette fonctionnalité ne sera pas disponible.

Limitations

La vérification des doublons d'adresses e-mail ne sera pas effectuée dans les scénarios suivants :

• Mise à jour ou ajout d'enregistrements via Zoho Sheet View.
• Lors d'une migration de données.
• Restauration d'enregistrements à partir de la Corbeille.
• Synchronisation des contacts à l'aide du plug-in Zoho CRM pour Microsoft Outlook, des fonctionnalités Google Contacts Sync.