Par exemple, votre organisation est située aux États-Unis et les horaires professionnels sont de 9 h à 17 h dans le fuseau horaire américain. Si votre entreprise étend ses services dans d'autres pays comme l'Europe, le Japon ou l'Inde, vous pouvez créer des horaires de travail pour ces fuseaux horaires spécifiques. De même, si les employés de votre organisation travaillent selon des horaires différents (quart de l'après-midi, quart du matin), vous pouvez créer des horaires de travail pour leurs heures de travail. En outre, vous pouvez également créer des listes de congés pour différents emplacements et les associer aux horaires de travail.

Définir les horaires professionnels

Selon les horaires de travail de votre organisation, vous pouvez :

1. Choisissez l'option 24/7 ou 24/5 comme horaires professionnels.
   
2. Si votre organisation suit des horaires différents chaque jour ou fonctionne les fins de semaine, vous pouvez personnaliser les horaires professionnels selon vos besoins.

Pour définir les horaires professionnels

1. Allez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Horaires professionnels.
2. Dans la page Horaires professionnels , cliquez sur Créer un horaire professionnel.
   
3. Sélectionnez un horaire professionnel dans la liste suivante.

1. 24 heures x 7 jours - Sélectionnez cette option si votre entreprise fonctionne 24/7. Sélectionnez le jour de début.
2. 24 heures x 5 jours - Sélectionnez cette option si votre entreprise fonctionne 24/5. Vous pouvez choisir le jour de début et sélectionner les jours ouvrables.
3. Horaires personnalisés - Sélectionnez cette option si vous souhaitez personnaliser les jours ou les horaires professionnels.
   
   • Mêmes horaires tous les jours - Sélectionnez cette option si les horaires professionnels de l'organisation sont identiques chaque jour. Choisissez les heures de début et de fin. Sélectionnez l'option jours ouvrables.
   • Horaires différents chaque jour - Sélectionnez cette option si les horaires professionnels de l'organisation varient chaque jour. Sélectionnez le jours ouvrables et choisissez les heures de début et de fin pour chaque jour ouvrable.
     

4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Créer et assigner des horaires de travail aux utilisateurs

Vous pouvez créer des horaires de travail pour les utilisateurs qui travaillent dans différents fuseaux horaires ou selon des horaires différents. Par exemple, si un utilisateur travaille pour des clients basés aux États-Unis, vous pouvez créer un horaire de travail pour le fuseau horaire américain et l'assigner à l'utilisateur. En outre, selon les besoins commerciaux, vous pouvez transférer un utilisateur d'un horaire de travail à un autre. Lors du transfert, vous pouvez choisir de transférer l'utilisateur immédiatement ou à une date ultérieure. Si un transfert est prévu pour une date ultérieure, vous pouvez sélectionner n'importe quelle date jusqu'à 6 mois à partir de la date actuelle.

A) Pour créer des horaires de travail

1. Allez à Configuration > Paramètres de l'entreprise > Heures d'ouverture.
   
2. Cliquez sur + Nouvelles heures de poste .
   
3. Dans la page Créer des heures de poste , entrez le Nom du poste .
   
4. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante.
5. Dans les heures de poste,
   
   a) Mêmes heures tous les jours - Sélectionnez cette option si les heures de poste sont identiques tous les jours et choisissez les heures de début et de fin.
   
   b) Heures différentes tous les jours - Sélectionnez cette option si les heures de poste varient chaque jour et choisissez les heures de début et de fin pour chaque jour.
   
6. Définissez les heures de pause si nécessaire. C'est facultatif et vous pouvez configurer jusqu'à deux heures de pause. Vous pouvez définir les heures de pause pour :
   
1. Mêmes heures tous les jours - Sélectionnez cette option si les heures de pause sont identiques tous les jours et choisissez les heures de début et de fin.
   
2. Heures différentes tous les jours - Sélectionnez cette option si les heures de pause varient chaque jour et choisissez les heures de début et de fin pour chaque jour.
   

B) Pour attribuer un poste

1. Dans la section Attribuer des utilisateurs , cliquez sur + Ajouter un utilisateur.
2. Sélectionnez les utilisateurs et cliquez sur Attribuer.
   
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des heures de pause

Vous pouvez inclure les heures de pause pour chaque poste, ce qui aidera à connaître l'indisponibilité des utilisateurs pendant un poste particulier. Cela vous aidera à planifier les événements en fonction de la disponibilité des utilisateurs. De plus, si un événement est créé pendant les heures de pause, une alerte sera affichée notifiant l'indisponibilité des utilisateurs.

Comme pour les heures de poste, vous pouvez choisir les mêmes heures de pause ou différentes pour chaque jour de la semaine. Voici quelques points importants à considérer avant de définir les heures de pause :

• Un poste peut avoir un maximum de deux heures de pause.
  
• Les heures de pause doivent être conformes aux heures de poste.
  

Pour ajouter des heures de pause

1. Accédez à Configuration > Paramètres de l'entreprise > Heures d'ouverture.
   
2. Sous Heures de poste , cliquez sur le poste auquel vous souhaitez ajouter des heures de pause.
   
3. Cliquez sur l'icône de modification à côté du nom du poste.
4. Sélectionnez le heures de pause . Sélectionnez Mêmes heures chaque jour ou Heures différentes chaque jour dans la liste déroulante. Définissez les heures de début et de fin.
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Créer des listes de jours fériés

Dans Zoho CRM, vous pouvez créer des jours fériés communs, c'est-à-dire des jours fériés célébrés couramment dans le monde entier, appelés jours fériés professionnels et des listes de congés spécifiques pour les utilisateurs travaillant selon différents horaires, en fonction de leur localisation géographique. Vous pouvez créer des listes de congés pour l'année en cours et les années à venir.

Les jours fériés professionnels s'appliquent à tous les employés de l'organisation. Par exemple, pour les utilisateurs travaillant selon différents horaires, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, etc., les jours fériés professionnels s'appliquent à tous les utilisateurs quel que soit leur horaire. En plus d'ajouter manuellement des jours fériés professionnels, vous pouvez utiliser la liste de congés prédéfinie pour votre pays à partir des jours fériés suggérés. Vous pouvez cliquer sur Jours fériés suggérés sous la liste des congés pour remplir automatiquement les jours fériés, qui peuvent être modifiés ou supprimés selon vos besoins.

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Congés.
   
2. Dans la page Détails des congés , cliquez sur Créer une liste de congés.
   
3. Dans Sélectionner l'année, choisissez l'année dans la liste déroulante
   
4. Dans Appliquer à, sélectionnez le(s) horaire(s) dans la liste déroulante.
   
   (Remarque : cette option n'apparaît que si vous avez déjà créé des horaires)
   
5. Entrez le Nom du congé et sélectionnez la Date dans le calendrier.
   
6. Cliquez sur l'icône plus pour ajouter d'autres congés.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

• Si vous créez une liste de congés avant de créer des horaires, la liste de congés s'appliquera par défaut à tous les horaires créés ultérieurement.
  

C) Pour dupliquer une liste de congés

1. Dans la page Détails des congés, cliquez sur le bouton Dupliquer à côté de la liste de congés.
   
2. Ajoutez/supprimez des congés ou modifiez les détails des congés existants.
   
3. Modifiez les listes déroulantes Année et Appliquer à si vous le souhaitez.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   

Marquer comme indisponible dans le calendrier

Vous pouvez vous marquer comme indisponible pour un moment précis de la journée dans le calendrier Zoho CRM, ce qui garantira que les autres utilisateurs sont alertés de votre indisponibilité si un événement est créé à ce moment.

Pour vous marquer comme indisponible

1. Cliquez sur l'Calendrier icône.
   
   
2. Cliquez sur une date.
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Marquer comme indisponible.
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la date et l'heure de début et la date et l'heure de fin.
5. Entrez des commentaires, si nécessaire.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
   

Comment les heures de travail influencent d'autres fonctions du CRM

Attribution d'événements

Vous pouvez attribuer un événement à l'utilisateur en fonction de sa disponibilité. Si un événement est attribué un jour marqué comme indisponible ou un jour non travaillé pour l'utilisateur, vous serez alerté pour reprogrammer l'événement à un autre jour. Vous pouvez reprogrammer l'événement ou l'attribuer quand même indépendamment de la disponibilité de l'utilisateur.

Définition de la date d'échéance dans les événements récurrents

Si un événement dans votre organisation se répète à intervalles réguliers, vous pouvez ignorer les week-ends/jours fériés/jours non travaillés. Pour les événements qui se répètent quotidiennement, vous pouvez ignorer les week-ends et les jours fériés. Si l'événement se répète mensuellement ou annuellement, vous pouvez éviter qu'il se répète un jour non travaillé de l'utilisateur.

Pour répéter un événement

1. Sélectionnez le type de récurrence dans la liste déroulante et effectuez les opérations suivantes :
   
   a) Quotidien - Cliquez sur Sauf les week-ends et jours fériés .
   
   b) Personnalisé - Sélectionnez Mensuel / Annuel dans la liste déroulante.
   
   c) Cochez la case Reprogrammer les événements au prochain jour travaillé si le jour sélectionné n'est pas un jour travaillé .
   
2. Cliquez sur Terminé.
   

Définition de la date d'échéance dans les Task récurrentes

Si une Task se répète chaque jour, vous pouvez ignorer les week-ends et les jours fériés. De même, si une Task se répète annuellement ou mensuellement, vous pouvez ignorer les jours non travaillés de l'utilisateur.

Pour répéter une Task,

1. Commencez le processus de création ou de modification d'une Task.
2. Sélectionnez le type de récurrence dans la liste déroulante et effectuez les opérations suivantes :
   
   a) Quotidien - Cliquez sur Sauf les week-ends et jours fériés .
   
   b) Personnalisé - Sélectionnez Mensuel / Annuel dans la liste déroulante.
   
   c) Cliquez sur Définir la date d'échéance au prochain jour ouvrable si le jour sélectionné n'est pas un jour travaillé .
   
3. Cliquez sur Terminé.
   

Workflow Rules

Déclencheur basé sur la date/heure

Vous pouvez configurer la Workflow Rule pour se déclencher avant ou après « n » jours/heures ouvrables afin d'ignorer les jours non travaillés de l'utilisateur. Pour en savoir plus, consultez Configuration des Workflow Rules.

Pour sélectionner la date/heure,

1. Dans Workflow Rules, sélectionnez Critères de règle > Quand souhaitez-vous exécuter cette règle ?
   
2. Sélectionnez À une date/heure.
   
3. Dans Exécuter, entrez le Nombre de jours/heures .
   
4. Sélectionnez Heure(s) de bureau/Jour(s) ouvrable(s) dans la liste déroulante.
   
5. Cliquez sur Suivant.
   

Actions instantanées

Lors de la création de tâches en tant qu'action instantanée, vous pouvez choisir la date d'échéance pour ignorer les jours non ouvrables.

Pour ignorer les jours non ouvrables,

1. Dans la Action instantanée, sélectionnez Task.
   
2. Dans la Assigner Task pop-up, sélectionnez Jours ouvrables dans la liste déroulante.
   

Actions planifiées

Les actions planifiées peuvent être configurées pour se déclencher après « n » jours/heures ouvrables afin d'ignorer les jours non ouvrables de l'utilisateur.

Pour ignorer les jours non ouvrables,

1. Cliquez sur Actions planifiées.
   
2. Dans Exécuter, entrez le nombre de jours.
   
3. Sélectionnez Heure(s) de bureau/Jour(s) ouvrable(s) dans la liste déroulante.
   

Task dans les transitions Blueprint

Lors de la définition d'une Task dans les transitions Blueprint, vous pouvez ignorer les jours non ouvrables de l'utilisateur afin de vous assurer que la date d'échéance est planifiée quand l'utilisateur est disponible. Pour en savoir plus, consultez Conception des blueprints.

Pour définir la date d'échéance de la Task,

1. Dans la Transitions Blueprint > cliquez sur Après .
   
2. Sélectionnez Task, dans Date d'échéance, entrez le nombre de jours.
   
3. Sélectionnez Jours ouvrables dans la liste déroulante.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.