Gérer plusieurs devises

Gérer plusieurs devises

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La prise en charge multi-devises dans Zoho CRM vous permet de gérer facilement les transactions commerciales sur le marché mondial. Si vous traitez régulièrement avec des clients et des fournisseurs internationaux, la multi-devise facilitera vos achats et ventes internationaux. Avec la prise en charge multi-devises dans Zoho CRM, vous pouvez :

  1. Estimer la valeur d'une opportunité en utilisant la devise avec laquelle vous travaillez ainsi que la devise locale du client.
  2. Générer et consulter les rapports dans la devise de votre organisation.
  3. Importer un seul fichier contenant des données avec des valeurs en plusieurs devises.
Idea
Avantages généraux de l'utilisation de plusieurs devises
  1. Amélioration de l'expérience client : Les clients peuvent effectuer des paiements dans la devise de leur choix, ce qui améliore leur expérience et augmente leur satisfaction.
  2. Augmentation des ventes : En permettant aux clients d'effectuer des achats dans leur devise locale, les entreprises peuvent élargir leur portée et acquérir de nouveaux clients, ce qui entraîne une augmentation des ventes et des revenus.
  3. Portée mondiale : Les entreprises peuvent développer leurs activités à l'échelle mondiale, ce qui leur permet de vendre des produits ou des services à des clients en différentes devises. L'acceptation de paiements en plusieurs devises supprime les obstacles à l'entrée et permet aux entreprises de pénétrer de nouveaux marchés.
  4. Tarification précise : Garantit une tarification précise et cohérente dans les différentes devises, en évitant les confusions et les erreurs de tarification qui peuvent nuire aux ventes.
  5. Conversion de devises : Convertit automatiquement les devises, ce qui permet aux entreprises de gérer facilement les paiements sans avoir à convertir les devises manuellement ni à utiliser un outil tiers.
Terminologies de la fonctionnalité de devises

Devise de base
Il s'agit de la devise principale que votre organisation utilise pour ses activités. Il s'agit généralement de la devise utilisée pour générer les rapports annuels et calculer le revenu de l'entreprise. La devise de base est particulièrement pertinente pour les entreprises multinationales qui opèrent en plusieurs devises. Par exemple, une entreprise a des bureaux au Japon, en Inde et en Espagne, mais son siège est aux États-Unis. Par conséquent, les chiffres financiers de cette entreprise sont exprimés en dollars américains. Dans cet exemple, la devise de base est le dollar américain.

Devise active
Ce sont les devises dans lesquelles votre organisation opère. Seules les devises actives peuvent être saisies dans les transactions et autres champs.

Devise inactive
Ce sont les devises que votre organisation n'utilise plus. Une fois désactivées, ces devises ne seront pas supprimées. Elles seront toujours listées sous Devises.

Taux de change
Il s'agit du taux auquel une devise peut être échangée contre une autre. Dans votre compte CRM, le taux de change est utilisé pour convertir un montant d'une devise à la devise de base utilisée par votre organisation.

Devise de l'enregistrement
Il s'agit de la devise pour chaque enregistrement. Toutes les valeurs de devise pour un enregistrement seront basées sur la devise d'enregistrement sélectionnée.

Maintenant que nous sommes familiarisés avec la terminologie de la gestion des devises dans Zoho CRM, voyons comment l'utiliser.

Disponibilité

InfoDisponible dans toutes les éditions payantes de Zoho CRM.


Autorisations :
  1. Le paramètre d'autorisation requis pour accéder à l'onglet Devises est disponible dans les paramètres d'autorisations au niveau administrateur. Les utilisateurs ayant Gérer les devises l'autorisation dans les Autorisations de niveau administrateur peuvent Ajouter, Activer, Désactiver et Personnaliser les devises.


Choisir la devise de base et ajouter plusieurs devises

Vous pouvez sélectionner votre devise de base via l'onglet des devises, et nous recommanderons une valeur en fonction de votre choix dans l'option de localisation de devise lors de l'inscription.


La devise de base suggérée sera basée sur l'option choisie, et les utilisateurs peuvent soit la confirmer, soit apporter les modifications nécessaires à l'aide de l'onglet Devises. Les utilisateurs ayant l'autorisation de gestion des devises peuvent accéder à l'onglet des devises. Le paramètre d'autorisation requis pour accéder à l'onglet Devises a été ajouté aux paramètres d'autorisations au niveau administrateur.

Pour définir la devise de base
  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise.
  2. Dans la page Paramètres de l'entreprise, accédez à l'onglet Devises.

    Remarque : Cette valeur de devise de base est l'option que vous choisissez dans « Paramètres régionaux de devise » lors de la configuration initiale du CRM.

  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    1. Cliquez sur Modifier la devise de base si vous souhaitez modifier la devise que vous aviez initialement définie lors de la configuration du CRM.
      1. Modifiez la devise et son format.
        Remarque : Une fois que vous modifiez la devise de base en choisissant une devise dans la liste déroulante, un message d'alerte apparaît pour vous rappeler que la devise de base ne peut pas être modifiée davantage, et le code de devise sera appliqué à tous les enregistrements existants et les valeurs resteront inchangées.
      2. Cliquez sur Oui, confirmer la devise de base pour procéder à la modification.
    2. Cliquez sur Confirmer la devise de base si vous souhaitez continuer à utiliser la même devise de base.
      Remarque : En fonction de la devise que vous sélectionnez, le format de devise sera rempli automatiquement.
  4. Si nécessaire, cliquez sur Modifier pour modifier ce qui suit :
  5. Sélectionnez Code/Symbole dans la liste déroulante.
  6. Sélectionnez Séparateur de chiffres dans la liste déroulante.
  7. Sélectionnez Décimales dans la liste déroulante.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter plusieurs devises

AlertLes mises à jour automatiques des taux de change sont déployées par phases et sont actuellement disponibles uniquement pour les organisations dans des centres de données spécifiques. En savoir plus.

Après avoir choisi la devise de base, les utilisateurs autorisés à accéder à l'onglet des devises peuvent ajouter les autres devises utilisées par l'entreprise. Les autres utilisateurs pourront alors sélectionner ces devises pour les utiliser comme devise d'un enregistrement lors de la création de leads, contacts, transactions, etc.
Notes
Remarque
  1. Le champ Devise ne sera disponible dans les enregistrements que si une devise est ajoutée.
  2. Les champs définis par le système - Devise et Taux de change peuvent être supprimés de la mise en page s'il n'y a aucun champ de type Devise dans la mise en page. À tout moment, si un champ de type Devise est ajouté à la mise en page, les champs définis par le système - Devise et Taux de change seront automatiquement ajoutés.

Pour ajouter plusieurs devises

  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Devises.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter une devise.

  3. Dans la Ajouter une devise boîte de dialogue, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez une devise dans la liste déroulante qui sera la nouvelle devise ajoutée.
  2. Modifiez les options de format comme Code/Symbole, Position du symbole, Séparateur de chiffres, Décimales, etc. dans les listes déroulantes respectives.
  3. Définissez Taux de change Type de mise à jour sur Automatique ou Manuel.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Alert

À l'activation :

  • Vous ne pouvez pas désactiver cette fonctionnalité multi-devises.
  • Vous ne pouvez pas supprimer la devise ; vous pouvez uniquement désactiver la devise.
  • Tous les utilisateurs ayant le profil administrateur recevront un e-mail les informant que la fonctionnalité multi-devises est activée dans le compte CRM de l'organisation.
  • Les champs Devise et Taux de change seront ajoutés au module.
  • Les rapports peuvent ne pas fonctionner correctement si des champs de devise provenant de modules différents sont utilisés pour comparer les valeurs dans les filtres.

Devises actives et inactives

Une fois que vous avez ajouté plusieurs devises, vous pouvez les définir comme devises actives ou inactives. Vous avez également la possibilité de les filtrer.

Détails et journaux des devises

Lorsque vous cliquez sur une devise (affichée sous forme de lien hypertexte), les détails de la devise s'affichent avec trois onglets.

  1. Informations : Affiche les détails de la devise.
  2. Tendances des taux de change : Chaque devise supplémentaire qui est configurée (en dehors de la devise de base) inclut un graphique d'historique des taux de change qui montre comment les taux de change ont changé au fil du temps par rapport à la devise de base.

Les données de tendances des taux de change proviennent de Open Exchange Rates. Cela représente les données historiques des taux de change fournies par le fournisseur de services et ne reflète pas les valeurs exactes des taux de change qui ont été automatiquement appliquées aux enregistrements dans CRM.

Les statistiques suivantes s'affichent pour la période sélectionnée :

  • Le plus élevé
  • Le plus bas
  • Moyenne

Filtres de date disponibles

Vous pouvez afficher les tendances des taux de change à l'aide des filtres suivants :

  • Max
  • Les 365 derniers jours
  • Les 180 derniers jours
  • Les 120 derniers jours
  • Les 90 derniers jours
  • 60 derniers jours
  • 30 derniers jours
  • 7 derniers jours
  • Plage de dates personnalisée
Notes
Remarques :
  1. Si le type de mise à jour du taux de change d'une devise est défini sur Automatique, les tendances des taux de change s'affichent pour les mises à jour automatiques.
  2. Si le type de mise à jour du taux de change d'une devise est défini sur Manuel, les tendances des taux de change s'affichent pour les mises à jour automatiques et en direct.
  1. Journaux : Enregistre toutes les modifications apportées à la devise, notamment :
  • Confirmation de la devise de base
  • Modifications du symbole et de la position du symbole
  • Modifications du séparateur de chiffres
  • Modifications des décimales
  • Modifications du taux de change
  • Activation et désactivation de la devise
  • Mises à jour manuelles et automatiques du taux de change
Notes
Remarques :
  1. L'historique sera accessible pour les modifications apportées au cours des six derniers mois.
  2. Les tendances des taux de change reflètent les mouvements du marché selon les données du fournisseur de services.
  3. Les rapports, les analyses et les prévisions utilisent la valeur du taux de change appliquée aux enregistrements en fonction du comportement de mise à jour configuré.
  4. La période maximale disponible pour les tendances des taux de change est de deux ans.

Modifier le taux de change

Le taux de change est spécifié lors de l'ajout de plusieurs devises. Chaque enregistrement disposera du champ défini par Zoho nommé Taux de change avec la valeur de conversion en fonction de la devise de l'enregistrement. Ceci est ajouté pour conserver une trace du taux de conversion au moment de la création de l'enregistrement. Lorsque les autres devises sont ajoutées, la devise de base est définie en tant que devise de l'enregistrement pour tous les enregistrements existants.
Notes
Remarque : La modification des taux de change n'affectera pas les enregistrements existants par défaut.
Pour modifier le taux de change
  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Devises.
  2. Cliquez sur la devise pour laquelle vous souhaitez modifier le taux de change.
  3. Dans la Modifier [Devise] fenêtre contextuelle, modifiez le Taux de change de la devise.
          
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour les taux de change

Les taux de change sont spécifiés lors de l'ajout de plusieurs devises. Chaque enregistrement dispose d'un champ défini par le système nommé Taux de change, qui stocke la valeur de conversion en fonction de la devise de l'enregistrement. Par défaut, le taux de change appliqué au moment de la création de l'enregistrement est utilisé pour les calculs.


Vous pouvez gérer la façon dont les taux de change sont mis à jour en utilisant des méthodes de mise à jour manuelles ou automatiques, selon vos besoins professionnels.

Types de mise à jour du taux de change

Vous pouvez choisir la façon dont les taux de change sont mis à jour pour chaque devise :

  1. Manuel
    Lorsqu'une devise est définie sur Manuel, les utilisateurs disposant de la permission de gestion des devises peuvent mettre à jour le taux de change directement à partir de la page Devises. Le taux de change reste inchangé jusqu'à sa modification suivante.
  2. Automatique
    Lorsqu'une devise est définie sur Automatique, le taux de change est mis à jour automatiquement à l'aide de données provenant de Open Exchange Rates, en fonction des préférences configurées.
Notes
Remarques :
  1. Les mises à jour automatiques du taux de change sont prises en charge au niveau de la devise.
  2. Les taux de change ne seront pas mis à jour automatiquement pour les devises désactivées.


Préférences des taux de change

Le comportement de mise à jour du taux de change est configuré à partir de Préférences des taux de change dans les paramètres Devises.

À partir de cette section, vous pouvez définir :

  • La fréquence à laquelle les taux de change sont mis à jour pour les devises
  • La façon dont les taux de change sont mis à jour pour les enregistrements

Ces préférences ne s'appliquent qu'aux devises définies sur mise à jour automatique.

Fréquence de mise à jour du taux de change pour les devises

Pour les devises configurées pour les mises à jour automatiques, vous pouvez choisir la fréquence de mise à jour du taux de change :

  • Mise à jour en direct
     Les taux de change sont mis à jour environ toutes les 30 minutes.
  • Mise à jour quotidienne
     Les taux de change sont mis à jour une fois par jour à l'heure sélectionnée, selon le fuseau horaire de votre organisation.

Toutes les mises à jour automatiques du taux de change sont enregistrées dans les journaux des devises.

Mise à jour du taux de change pour les enregistrements

Vous pouvez contrôler la façon dont les taux de change sont mis à jour au niveau de l'enregistrement à l'aide des options suivantes.

1. Actualisation manuelle pour les enregistrements

L'actualisation manuelle permet aux utilisateurs de mettre à jour le taux de change appliqué à un enregistrement au besoin.

Cette option est contrôlée à deux niveaux.

  • Tout d'abord, vous pouvez autoriser l'actualisation manuelle au niveau de l'enregistrement en activant Autoriser les utilisateurs à actualiser le taux de change des enregistrements sous la section Mise à jour du taux de change pour les enregistrements .
  • Une fois cette option activée, la Actualiser le taux de change s'ajoute aux autorisations de profil. Les utilisateurs disposant de cette autorisation activée dans leur profil peuvent actualiser manuellement les taux de change pour les profils sélectionnés.

Une icône d'actualisation s'affiche à côté du champ Taux de change dans l'enregistrement. En utilisant cette option, vous mettez à jour le taux de change appliqué à cet enregistrement en fonction de la valeur la plus récente disponible.



Notes
Remarques :
  1. L'actualisation du taux de change au niveau de l'enregistrement est traitée comme une mise à jour de champ et peut déclencher des flux de travail et d'autres automatisations.
  2. Pour actualiser manuellement le taux de change au niveau de l'enregistrement, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation Actualiser le taux de change activée dans leur profil. Seuls les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent actualiser le taux de change pour un enregistrement.

2. Mise à jour automatique des enregistrements

Les taux de change peuvent être mis à jour automatiquement pour les enregistrements en fonction des préférences définies. Cela permet au taux de change appliqué à un enregistrement de changer dynamiquement, au lieu de rester fixe à la valeur capturée au moment de la création de l'enregistrement.

Les mises à jour automatiques sont configurées au niveau du module. Vous pouvez choisir les modules pour lesquels les taux de change doivent être mis à jour automatiquement et définir les conditions qui déterminent quand la mise à jour doit se produire. Seuls les modules contenant au moins un champ de devise sont disponibles pour la sélection.

En fonction des préférences configurées, le taux de change pour un enregistrement peut être mis à jour :

  • Lors de la modification d'un enregistrement
  • Lors de la mise à jour d'un champ liste de sélection vers n'importe quelle valeur
  • Lors de la mise à jour d'un champ liste de sélection vers des valeurs spécifiques

Cela garantit que le taux de change appliqué à un enregistrement reflète la valeur la plus pertinente au stade approprié du cycle de vie de l'enregistrement, sans que les utilisateurs aient besoin de l'actualiser manuellement.



Désactiver une devise

Lorsque votre organisation n'utilise plus une devise pour les affaires, vous pouvez la désactiver depuis votre compte CRM. Lors de la désactivation d'une devise :
  1. La devise ne sera pas supprimée, car vous pouvez uniquement les désactiver.
  2. Les nouveaux enregistrements ne peuvent pas être créés en utilisant la devise désactivée. Cependant, vous pouvez disposer d'enregistrements existants qui utilisent la devise désactivée.
  3. La devise désactivée sera disponible dans la liste des devises que vous avez ajoutées.
Pour désactiver des devises
  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Devises.
  2. Basculez le bouton Statut à l'état inactif pour la devise que l'organisation n'utilise plus.
  3. Cliquez sur Oui, désactiver.

  4. Une notification confirmant la désactivation réussie s'affiche.

Activer une devise

Activez les devises inactives ajoutées dans votre compte CRM quand vous le souhaitez.
Pour activer des devises
  1. Accédez à Configuration > Général > Paramètres de l'entreprise > Devises.
  2. Basculez le bouton Statut sur la devise que vous souhaitez activer.
Le tableau suivant montre le résultat de la désactivation d'une devise à différents points d'action.

Zones affectéesLorsqu'une devise est désactivée
Création de nouvel enregistrementAffiche une erreur de validation demandant à l'utilisateur de choisir une devise active.
Devise préférée de l'utilisateurRevient à la devise de référence
Devise préférée de l'utilisateur du portailRevient à la devise de référence
Actions de création d'enregistrement dans Workflow Rules et CommandCenterRevient à la devise de référence et les valeurs des champs de devise sont également converties.
Conversion d'enregistrementLes enregistrements convertis avec des devises inactives seront remplacés par la devise de référence et les valeurs des champs de devise seront également converties en fonction du taux de change. Lors de la création d'une transaction, une erreur de validation s'affichera pour demander à l'utilisateur de choisir une devise active si le champ de devise est présent dans le formulaire ; sinon, la transaction sera créée avec la devise de référence.

Utiliser plusieurs devises

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, l'administrateur du compte CRM de votre organisation doit ajouter la devise de référence et plusieurs autres devises. Ce n'est qu'après cela que les autres utilisateurs de profil peuvent commencer à utiliser les devises pour créer des opportunités, des devis, des factures, etc.

Les devises multiples sont utilisées pour :
  1. Spécifier la devise de l'enregistrement lors de la création d'enregistrements.
  2. Créer des devis et des factures dans la devise
  3. Importer des enregistrements qui ont une valeur dans diverses devises.

Dans les enregistrements

Les enregistrements dans Zoho CRM auront un champ Devise où vous pouvez sélectionner la devise disponible dans le compte CRM de votre organisation. Ce champ ne sera disponible qu'après l'activation de la fonctionnalité multi-devises. Tous les champs de montant dans un enregistrement auront la valeur dans la devise de l'enregistrement, suivie du montant dans la devise de référence entre parenthèses.
Notes
Remarque : Le champ Devise sera disponible dans les enregistrements uniquement après l'activation de la multi-devise.

Pour spécifier la devise d'un enregistrement

  1. Cliquez sur [Module] dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur Nouvel [enregistrement].
  3. Dans la Nouvel [enregistrement] page, saisissez les détails et sélectionnez la Devise dans la liste déroulante.
    Seules les devises actives seront répertoriées dans le champ déroulant.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Dans les devis, factures, commandes clients et commandes fournisseurs

Comme pour tout autre enregistrement, vous pouvez définir le champ Devise pour les devis et les factures aussi. Les lignes que vous sélectionnez seront dans la devise d'accueil. Elles seront converties dans la devise de l'enregistrement sélectionnée pour le devis ou la facture.

Dans les rapports

Par défaut, la valeur dans un rapport s'affichera dans la devise d'accueil.

Dans la vue en liste

La vue en liste filtre et affiche les enregistrements d'un module selon des critères. Par exemple, vous pouvez créer une vue en liste pour filtrer et voir les opportunités qui se ferment cette semaine. Lors de la spécification de critères, en utilisant un champ de devise, la valeur ne peut être spécifiée que dans la devise d'accueil.
Les colonnes de ces vues en liste peuvent être personnalisées pour ajouter les champs de devise. Voir aussi  Personnaliser les colonnes dans la vue en liste. Lorsque vous cliquez sur l'en-tête de la colonne de devise dans une vue en liste, les enregistrements avec différentes devises seront triés par ordre croissant ou décroissant selon la valeur de la devise d'accueil.

Lors de l'importation

Dans Zoho CRM, vous pouvez facilement importer des enregistrements avec plusieurs devises.
Lorsque le champ Devise d'un enregistrement n'est pas mappé, la devise d'accueil sera définie comme devise.
Lorsque le champ Devise de l'enregistrement est mappé mais que la valeur diffère dans le fichier d'importation et le CRM, la devise d'accueil sera définie comme devise.

Lors de la spécification de critères

Dans des fonctionnalités comme la vue en liste, les Workflow Rules, les rapports, etc., vous avez la possibilité de spécifier les critères. Lors de l'utilisation de plusieurs devises, les critères utilisant les champs de devise ne peuvent être définis que dans la devise d'accueil.

Dans les tableaux de bord

Le tableau de bord dans Zoho CRM est l'endroit où vous pouvez ajouter des représentations visuelles de vos rapports personnalisés, qui vous donnent un aperçu en temps réel des indicateurs clés de votre organisation. Il vous aidera également à visualiser facilement les modèles et les tendances dans les ventes, le marketing, etc. Le montant dans les composants du tableau de bord s'affichera dans la devise d'accueil.

Dans Rechercher et fusionner

Lorsque vous avez 2 ou 3 enregistrements similaires avec différentes devises, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Rechercher et fusionner pour fusionner les enregistrements en double. Les valeurs du champ Taux de change et Devise de l'enregistrement maître seront prises en compte et le montant sélectionné des autres enregistrements sera converti en conséquence pour être fusionné en un seul enregistrement.

Dans les formulaires web

Il existe deux cas pour utiliser le champ Devise dans votre formulaire web :
  1. Vous créez un formulaire web avec le champ Devise. Le visiteur qui remplit le formulaire sélectionnera la devise et spécifiera le montant, et celui-ci sera ajouté dans Zoho CRM.
  2. Vous créez un formulaire web avec le champ Devise et modifiez le code HTML pour masquer le champ et fournir une valeur unique pour le champ Devise. Par exemple, vous générez un formulaire web avec un champ masqué, Devise, dont la valeur est spécifiée comme INR. Lorsque le formulaire est publié et qu'un visiteur remplit le formulaire, le montant sera considéré comme INR et sera ajouté dans Zoho CRM.
Notes
Remarque : Si le champ Devise n'est pas ajouté dans le formulaire web, le montant sera considéré dans la devise d'accueil.

Dans les prévisions

La prise en charge de plusieurs devises n'est pas disponible dans le module Prévisions. Le montant dans les prévisions sera listé dans la devise d'accueil.

Dans la conversion de leads

Chaque enregistrement de lead aura une devise d'enregistrement dans votre compte. Lorsqu'un lead est converti, un compte, un contact et une opportunité sont créés. Ces nouveaux enregistrements auront la devise du lead converti.

Info

Points à retenir

  1. Lorsqu'un utilisateur passe d'une édition payante à une édition d'essai, il peut utiliser les devises jusqu'aux limites de son édition payante d'origine sans désactiver les devises ajoutées. Cependant, lors du passage à une édition avec des limites inférieures, les restrictions de l'édition inférieure s'appliqueront, ce qui pourrait empêcher l'ajout ou l'activation de devises si la limite est dépassée.
  2. L'édition gratuite ne prend pas en charge plusieurs devises. Le passage à la version gratuite entraîne la désactivation de toutes les devises ajoutées précédemment. Lors de la mise à niveau vers une édition supérieure, les utilisateurs doivent activer manuellement les devises pour reprendre leur utilisation.