Ajout, importation, modification et réinvitation d'utilisateurs

Ajout, importation, modification et réinvitation d'utilisateurs

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'intelligence artificielle et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.
L'ajout d'utilisateurs dans CRM dépend de votre édition et du nombre de licences utilisateur que vous possédez. Chaque utilisateur peut se connecter à son compte avec une adresse e-mail et un mot de passe. Pour un aperçu de la gestion des utilisateurs, consultez aperçu.

Disponibilité
Permission requise
Les utilisateurs ayant la permission Gestion des utilisateurs dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.
 

Cycle de vie d'un utilisateur CRM


À tout moment, votre utilisateur CRM peut être dans l'un des états suivants :
Non confirmé : L'utilisateur a été ajouté par l'administrateur, mais n'a pas encore accepté l'invitation pour rejoindre CRM.
Actif : L'utilisateur a accepté l'invitation et peut accéder à CRM.
Inactif : L'utilisateur précédemment actif a été désactivé et ne peut pas accéder à CRM pour le moment. Il peut être réactivé.
Supprimé : L'utilisateur a été supprimé de CRM.

Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle et profil. Le profil détermine les fonctionnalités auxquelles un utilisateur peut accéder, et le rôle détermine les données auxquelles l'utilisateur peut accéder en fonction de la hiérarchie de l'organisation. Assurez-vous d'avoir créé les rôles et profils appropriés avant d'ajouter ou d'importer des utilisateurs, car ils devront être attribués aux utilisateurs que vous ajoutez.

Types de profils
Administrateurs :   Utilisateurs qui peuvent accéder à l'ensemble du système. Il doit y avoir au moins un administrateur qui peut accéder à toutes les données et fonctionnalités de votre compte Zoho CRM. Exemple : PDG ou tout responsable faisant partie de la direction générale.

Utilisateurs standard : Utilisateurs qui peuvent accéder aux données selon leurs permissions définies (profils) et leurs rôles dans l'organisation. Exemple : responsables commerciaux, responsables marketing, représentants commerciaux, gestionnaires de comptes, etc.

Les utilisateurs ayant la permission Gestion des utilisateurs activée dans leur profil peuvent accéder à la liste des utilisateurs et effectuer des tâches telles que l'ajout d'utilisateurs individuels, l'importation de plusieurs utilisateurs, et la modification et la mise à jour des détails des utilisateurs existants.

Info
Points à prendre en compte lors de l'ajout d'utilisateurs

  1. Une fois le compte créé, le super administrateur doit confirmer le compte. Si un utilisateur est invité avant la confirmation, l'e-mail d'invitation ne sera pas envoyé. Le super administrateur doit confirmer le compte et réinviter l'utilisateur.

  2. L'administrateur ajoute un utilisateur en fournissant des détails basiques tels que le nom, l'adresse e-mail, le rôle et le profil.
  3. Vous pouvez également ajouter plusieurs utilisateurs en important un fichier contenant des détails tels que le nom, l'e-mail, l'adresse, le rôle et le profil.
  4. Quand les utilisateurs sont ajoutés manuellement, le système envoie automatiquement une e-mail d'invitation à l'adresse e-mail de l'utilisateur. D'autres détails tels que le numéro de téléphone, l'adresse, la photo, le fax, le site web, la date de naissance, la langue, etc. peuvent être saisis après l'ajout de l'utilisateur.
  5. Si les utilisateurs sont importés dans le système, les e-mails d'invitation aux utilisateurs doivent être déclenchés manuellement en cliquant sur le bouton Réinviter.  D'autres détails tels que les numéros de téléphone, l'adresse, la photo, le fax, le site web, la date de naissance, la langue, etc. peuvent être saisis après l'ajout de l'utilisateur.
  6. Les utilisateurs doivent accepter l'invitation en cliquant sur le lien d'accès dans l'e-mail d'invitation dans les 7 jours suivant sa réception.
  7. Après avoir accepté l'invitation, l'utilisateur complète l'une des étapes suivantes selon sa situation :
    • L'utilisateur est nouveau chez Zoho et n'a pas   de compte Zoho :
      • Après avoir cliqué sur le lien d'accès dans l'e-mail, l'utilisateur sera redirigé vers la page d'inscription.
      • L'utilisateur s'inscrira et créera un compte avec Zoho.
      • Après la création du compte, l'utilisateur doit cliquer sur le Continuer la connexion bouton.
      • L'utilisateur doit confirmer l'adresse e-mail en accédant au lien envoyé dans l'e-mail de confirmation.
    • L'utilisateur a déjà un compte avec Zoho, mais n'a pas de compte Zoho CRM :
      • Après avoir cliqué sur le lien d'accès dans l'e-mail, l'utilisateur doit cliquer sur le Continuer la connexion
        bouton.
      • L'utilisateur sera connecté au compte Zoho CRM qui est associé au compte de l'entreprise.

Ajout d'utilisateurs

Dans l'édition gratuite, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 utilisateurs. Dans les autres éditions, le nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter dépend des licences utilisateur achetées.
Notes
Remarque : Ce document fournit des instructions sur la façon d'ajouter des utilisateurs réguliers à Zoho CRM. Pour plus d'informations sur l'ajout d'utilisateurs d'équipe, consultez Ajout d'utilisateurs d'équipe.
Pour ajouter des utilisateurs
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur ou assurez-vous d'avoir la permission Gestion des utilisateurs activée dans votre profil.
  2. Allez à "Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Dans la Utilisateurs page, cliquez sur + Nouvel utilisateur.
  4. Dans la Ajouter un nouvel utilisateur fenêtre contextuelle, saisissez les détails obligatoires suivants :
    • Prénom et Nom : entrez le nom d'utilisateur.
    • E-mail : entrez l'adresse e-mail valide de l'utilisateur qui n'a pas déjà été utilisée pour créer un compte Zoho CRM.
      Une invitation sera envoyée à cette adresse e-mail.
    • Rôle : choisissez le rôle de l'utilisateur dans votre organisation. Cela déterminera les enregistrements auxquels l'utilisateur peut accéder.
    • Profil : choisissez un profil qui définit les droits d'accès de l'utilisateur dans votre compte Zoho CRM.
      Vous pouvez ajouter d'autres détails comme les numéros de téléphone, l'adresse, la photo, le fax, le site web, la date de naissance, la langue, et ainsi de suite, après l'ajout de l'utilisateur.
  5. Cliquez sur Enregistrer .
    Le système envoie une invitation à l'adresse e-mail de l'utilisateur. Le statut de l'utilisateur ne changera en Confirmé.

Import d'utilisateurs

L'importation d'utilisateurs est un moyen pratique d'ajouter plusieurs utilisateurs au système CRM ou de mettre à jour les informations des utilisateurs existants. Les utilisateurs ayant le profil Administrateur ou la permission Gestion des utilisateurs activée dans leur profil peuvent importer des utilisateurs dans leur compte d'organisation.

Formats pris en charge pour l'importation : .xls, .xlsx, .csv
Limitations d'importation : Un maximum de 1000 utilisateurs peut être importé à la fois. Cependant, le nombre d'utilisateurs pouvant être ajoutés au compte CRM dépend du nombre de licences utilisateur achetées.

Notes
Remarque :
  1. Lors de l'importation, les utilisateurs sont associés au Rôle et au Profil en utilisant le nom du rôle ou l'ID du rôle et le nom du profil ou l'ID du profil.
  2. Les utilisateurs existants peuvent être mis à jour en fonction de l'ID d'utilisateur ou de l'adresse e-mail.
  3. Une fois que les utilisateurs sont importés, les e-mails d'invitation ne sont pas envoyés aux utilisateurs. Ils doivent être invités manuellement en cliquant sur le bouton de réinvitation .
  4. En fonction de l'édition CRM abonnée et du nombre de licences utilisateur disponibles, les utilisateurs seront importés. Par exemple, si votre édition CRM autorise 3 utilisateurs et que vous avez déjà 2 utilisateurs, alors un seul utilisateur (le premier utilisateur mentionné dans le fichier d'importation) sera ajouté au compte CRM.
Pour importer des utilisateurs
  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Dans la Utilisateurs onglet, cliquez sur le menu près du + Nouvel utilisateur bouton et choisissez Importer les utilisateurs option.

  3. Dans la Importer les utilisateurs page, vous pouvez soit cliquer sur Glissez-déposez le fichier, ou Parcourir le fichier. Vous pouvez aussi télécharger un exemple de fichier pour remplir les données utilisateur et l'importer ensuite.

  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Dans Que souhaitez-vous faire avec les enregistrements du fichier ?, sélectionnez Ajouter en tant que nouveaux utilisateurs ou Mettre à jour les utilisateurs existants uniquement, ou Les deux.
  6. Si vous sélectionnez Mettre à jour les utilisateurs existants uniquement ou Les deux, procédez comme suit :
    1. Dans Rechercher les utilisateurs existants en fonction de, sélectionnez Identifiant utilisateur ou E-mail.
    2. Cochez « Ne pas mettre à jour les valeurs vides pour les utilisateurs existants » pour éviter de remplacer les valeurs vides des utilisateurs existants.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Mapper les champs importés avec les champs CRM appropriés.
  9. Cliquez sur Suivant pour terminer l'importation.

Les utilisateurs sont importés en fonction de l'édition CRM souscrite et du nombre de licences utilisateur disponibles. Par exemple, si votre édition CRM autorise 3 utilisateurs et que vous en avez déjà 2, un seul utilisateur (le premier utilisateur mentionné dans le fichier d'importation) sera ajouté au compte CRM.

Notes
Remarque :
Décalage de centre de données
Lors de l'ajout d'un utilisateur ou de l'importation d'utilisateurs dans votre compte, si l'adresse e-mail de l'utilisateur est déjà enregistrée auprès d'un centre de données, vous ne pourrez pas l'enregistrer auprès d'un autre centre de données. Par exemple, si M. John Parker est enregistré avec l'adresse e-mail john.parker@zylker.com dans le centre de données UE, vous ne pourrez pas l'ajouter dans le centre de données US avec la même adresse e-mail.

Cependant, vous pouvez ajouter le même utilisateur à votre compte en utilisant les options ci-dessous :
  1. Demandez à l'utilisateur de supprimer l'enregistrement auprès du centre de données existant, puis les ajouter à votre compte.
  2. Demandez à l'utilisateur de migrer son compte vers le centre de données de votre organisation.

Mapper les heures de quart lors de l'importation d'utilisateurs

Les Informations régionales des utilisateurs incluent les champs relatifs aux quarts—Quart actuel, Prochain quart et Quart effectif — pour chaque utilisateur. Lors de l'importation d'utilisateurs, vous pouvez mapper les données relatives aux quarts de vos utilisateurs à partir de vos champs de fichier avec ces champs dans Zoho CRM, soit manuellement, soit en utilisant Appliquer le mappage automatique.

Vous pouvez mapper les champs de quart actuel et prochain quart de votre fichier respectivement avec l'Identifiant d'heure de quart ou le Nom du quart des champs Quart actuel et Prochain quart dans Zoho CRM.

De même, vous pouvez mapper le champ contenant la date d'effectivité du prochain quart au champ Quart effectif à partir de Zoho CRM. Vous pouvez également sélectionner un Motif de date pour déterminer la façon dont les dates s'affichent dans CRM.
Après l'importation des utilisateurs avec leurs champs relatifs aux quarts mappés, toutes les données de quart correspondantes peuvent être consultées dans les Informations régionales des utilisateurs.

Modification des utilisateurs

Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous commencez par spécifier uniquement son nom, son adresse e-mail, son rôle et ses détails de profil. Vous pouvez modifier ces détails et en ajouter d'autres, tels que les numéros de téléphone, l'adresse, la photo, le fax, le site web, la date de naissance, la langue, etc., ultérieurement.

Pour modifier les détails d'un utilisateur

  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Dans la Utilisateurs page, sélectionnez l'utilisateur dans la liste pour modifier les détails de l'utilisateur ou ajouter d'autres informations.
  3. Dans la Détails de l'utilisateur section, cliquez sur Modifier pour la section correspondante dans laquelle vous souhaitez modifier les détails de l'utilisateur. Vous pouvez fournir les détails suivants :
    • Téléphone, Mobile, Site web, Fax, et Date de naissance : entrez les informations de contact et données biographiques concernant l'utilisateur.
    • Informations d'adresse : entrez les coordonnées complètes de l'utilisateur.
    • Langue : définissez la langue du compte Zoho CRM de l'utilisateur.
    • Paramètres régionaux du pays : sélectionnez le pays de l'utilisateur dans la liste.
    • Format de date : sélectionnez le format de date préféré dans la liste des options disponibles. (Le format de date sera défini en fonction des paramètres régionaux du pays de l'utilisateur, mais peut être modifié selon la préférence individuelle).
    • Format d'heure : choisissez entre un format d'heure sur 12 heures ou 24 heures.
    • Fuseau horaire : définissez le fuseau horaire du compte Zoho CRM de l'utilisateur.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Renvoyer une invitation aux utilisateurs

Tout utilisateur ajouté manuellement recevra une invitation par e-mail contenant un lien pour accéder au compte CRM. Si un utilisateur n'accepte pas l'invitation envoyée par l'administrateur dans un délai de sept jours, l'administrateur peut renvoyer l'invitation aux utilisateurs. Les utilisateurs qui n'ont pas accepté l'invitation pour rejoindre le compte CRM de l'organisation seront répertoriés dans Utilisateurs non confirmés. Vous pouvez renvoyer une invitation uniquement aux utilisateurs non confirmés. Si l'utilisateur est désactivé, vous devez d'abord l'activer. Voir aussi Activer les utilisateurs.

Sinon, si vous importez des utilisateurs via la fonctionnalité d'importation d'utilisateurs, l'e-mail d'invitation utilisant l'option Renvoyer une invitation doit être envoyé manuellement à chaque utilisateur.

Pour renvoyer une invitation à un utilisateur

  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec Administrateur profil ou avec la permission Gestion des utilisateurs activée dans votre profil.
  2. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Dans la page Utilisateurs , sélectionnez l'utilisateur souhaité. Dans la section Détails de l'utilisateur, cliquez sur Renvoyer une invitation.
  4. Vous pouvez également accéder à la vue Utilisateurs non confirmés et sélectionner l'utilisateur pour renvoyer une invitation. Un e-mail d'invitation sera envoyé à l'adresse e-mail de l'utilisateur.


Points à retenir
Lorsque vous êtes invité sur le compte CRM de la Société A et...Ce que vous devez faire
Vous n'avez pas de compte CRM existant.
Cliquez sur le lien d'accès dans l'e-mail d'invitation pour rejoindre le compte de la Société A.
Vous faites déjà partie du compte organisationnel de la Société B.
Cliquez sur le lien d'accès dans l'e-mail d'invitation pour rejoindre le compte de la Société A, car Zoho CRM prend en charge l'accès à plusieurs organisations CRM en utilisant la même adresse e-mail.